Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM33-QT08 Báo cáo công tác được sử dụng để tổng hợp và báo cáo toàn bộ tình hình thi công tại công trình trong một khoảng thời gian nhất định (thường là theo tuần hoặc theo tháng). Mục đích chính của biểu mẫu là giúp Chỉ huy trưởng công trình (CHTCT) và ban lãnh đạo công ty nắm rõ số lượng nhân lực từng ngày, tình hình hoạt động, tiến độ thi công, chất lượng công trình, các sự cố phát sinh và đánh giá tổng quan. Đây là công cụ quan trọng để kiểm soát và lập kế hoạch chất lượng công trình theo đúng quy trình QT08.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do Chỉ huy trưởng công trình (CHTCT) trực tiếp điền và ký xác nhận. Thời điểm điền là vào cuối mỗi kỳ báo cáo, thường là cuối tuần hoặc cuối tháng, sau khi đã tổng hợp đầy đủ số liệu từ các tổ đội thi công. Ngoài ra, biểu mẫu còn có phần phụ lục "Báo cáo tổng hợp công tác ATLĐ" (An toàn lao động) cũng do CHTCT điền để thống kê các sự cố an toàn trong tháng. Nhân viên kế toán công trình và thủ kho có trách nhiệm cung cấp số liệu thu chi, vật tư để CHTCT tổng hợp vào biểu mẫu.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề báo cáo: Ghi rõ khoảng thời gian báo cáo từ ngày... đến ngày... tháng... năm... và tên công trình vào dòng đầu tiên. Ví dụ: "Từ ngày 01 đến ngày 15 tháng 10 năm 2024" và "Tên công trình: Nhà máy XYZ".
2. Mục I. NHÂN LỰC: Đây là bảng thống kê số lượng nhân sự theo từng ngày trong kỳ. Chia làm 4 nhóm: A. Gián tiếp (Cai, Tổ trưởng, Kế toán, Thủ kho, Bảo vệ, An toàn LĐ), B. Bán gián tiếp, C. Trực tiếp (Mộc, Hồ, Điện nước, Cơ khí, Lao động), D. Thầu phụ. Điền số lượng người có mặt thực tế từng ngày vào các cột tương ứng từ 1 đến 31. Cuối mỗi nhóm tính tổng cộng.
3. Mục II. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG TRONG KỲ: Gồm 2 phần nhỏ: "1. Thu chi" ghi số dư tồn đầu kỳ, thu trong kỳ, chi trong kỳ, tồn cuối kỳ của tiền mặt công trình. "2. Phát sinh" ghi tên hạng mục thi công, giá trị phát sinh thực tế, giá trị được A duyệt và ghi chú.
4. Mục III. NHẬN XÉT VÀ ĐÁNH GIÁ: Đánh dấu ✓ vào ô phù hợp cho từng tiêu chí: Tiến độ (Vượt/Đạt/Trễ), Chất lượng (Tốt/Đạt/Thấp), Sự cố (Không có/Nhẹ/Nghiêm trọng), Thiết kế (Tốt/Trung bình/Sai sót ít/Sai sót nhiều), Nhân lực (Đủ/Thừa/Thiếu). Nếu có lý do trễ, thấp, thừa thiếu thì ghi rõ vào dòng bên cạnh.
5. Mục III.6 Đánh giá nhân viên: Đánh giá năng lực, nhiệt tình, trách nhiệm, đoàn kết của nhân viên theo các mức Khá/Trung bình/Yếu (hoặc Cao/Trung bình/Thấp). Ghi rõ nguyên nhân và đề xuất nếu có, đặc biệt là nêu tên cá nhân cần lưu ý.
6. Mục III.7 và III.8: Đánh giá chung công trình (Thuận lợi/Bình thường/Khó khăn) và cảm nhận về sự hài lòng của Bên A (Rất hài lòng/Hài lòng/Chưa hài lòng). Nếu chưa hài lòng, đánh dấu vào nguyên nhân: Nhân lực, Vật tư, Tiến độ, Chất lượng hoặc Khác.
7. Mục IV. ĐỀ NGHỊ (GÓP Ý): Viết tự do các đề xuất, kiến nghị hoặc góp ý của CHTCT gửi lên cấp trên. Có thể đề cập đến nhu cầu vật tư, nhân lực, hoặc các vấn đề cần hỗ trợ.
8. Phần cuối: Ghi địa điểm, ngày tháng năm lập báo cáo, sau đó CHTCT ký và ghi rõ họ tên.
9. Phụ lục BÁO CÁO TỔNG HỢP CÔNG TÁC ATLĐ: Điền tháng báo cáo và tên công trình. Thống kê số vụ tai nạn gây thương tích (nhẹ, nghiêm trọng, chết người) và làm hư hỏng máy móc (nhẹ, nặng, phá hủy hoàn toàn) theo từng ngày. Cuối cùng ghi lũy kế số giờ làm việc an toàn và CHTCT ký.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu này thuộc hệ thống quản lý chất lượng QT08, cần được lưu trữ cẩn thận làm căn cứ nghiệm thu và thanh quyết toán công trình.
• Phần nhân lực phải điền chính xác số người có mặt thực tế từng ngày, không điền số dự kiến hoặc số định biên.
• Khi đánh giá tiến độ "Trễ" hoặc chất lượng "Thấp", bắt buộc phải chọn lý do và ghi chú cụ thể, không được bỏ trống.
• Nếu có sự cố tai nạn lao động dù nhẹ cũng phải ghi chú kèm theo Phiếu trình theo đúng quy định của công ty.
• Phần thu chi tiền mặt phải khớp với sổ quỹ của kế toán công trình, tránh sai lệch số liệu.
• Báo cáo ATLĐ phải được điền đầy đủ ngay cả khi không có sự cố nào xảy ra (ghi 0 vào các ô).

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các nhóm nhân lực: thường xảy ra khi xếp thợ hồ vào nhóm "Gián tiếp" thay vì "Trực tiếp", hoặc ngược lại. Cần đọc kỹ danh mục từng nhóm.
• Bỏ sót cột ngày: do bảng có tới 31 cột ngày, nhiều người chỉ điền vài ngày đầu rồi bỏ trống các ngày cuối. Phải điền đủ tất cả các ngày trong kỳ báo cáo.
• Đánh giá tiến độ "Đạt" nhưng lại chọn lý do trễ: đây là mâu thuẫn logic. Nếu tiến độ đạt thì không được chọn lý do trễ.
• Không ghi rõ họ tên người bị đánh giá thấp ở mục III.6: cần nêu cụ thể "Ai?" để có biện pháp xử lý, không chỉ ghi chung chung.
• Phần đề nghị thường bị bỏ trống: đây là cơ hội để CHTCT kiến nghị, nên tận dụng để đề xuất các vấn đề cần hỗ trợ từ cấp trên.
• Thiếu chữ ký CHTCT ở cuối báo cáo và cuối phụ lục ATLĐ: đây là lỗi hành chính nghiêm trọng làm mất giá trị pháp lý của biểu mẫu.