Hướng dẫn điền Bìa Nhật ký thi công công trình BM31A-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM31A-QT08 là bìa ngoài của Nhật ký thi công công trình, được ban hành theo hệ thống quản lý chất lượng QT08. Bìa này đóng vai trò nhận diện chính thức cho toàn bộ quyển nhật ký, giúp xác định rõ tên công trình, địa điểm, thời gian thi công và số lần ban hành. Đây là tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ hoàn công, phục vụ công tác nghiệm thu, thanh tra và quyết toán sau này. Việc điền đầy đủ và chính xác thông tin trên bìa giúp đảm bảo tính pháp lý và minh bạch cho toàn bộ quá trình thi công.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do kỹ sư trưởng hoặc chỉ huy trưởng công trình chịu trách nhiệm điền và kiểm tra. Thời điểm điền là ngay trước khi bắt đầu thi công, sau khi hợp đồng xây dựng đã được ký kết và công trình đã có đầy đủ giấy phép. Bìa nhật ký phải được hoàn thiện trước khi ghi chép bất kỳ nội dung nào vào bên trong quyển nhật ký. Trong trường hợp có thay đổi về thông tin công trình (ví dụ: thay đổi tên chủ đầu tư, địa điểm), bìa cần được cập nhật và ban hành lại với số lần mới.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục "Lần ban hành: 01": Ghi số lần ban hành của biểu mẫu này. Lần đầu tiên luôn ghi "01". Nếu có chỉnh sửa hoặc cập nhật thông tin, tăng dần số thứ tự lên 02, 03... Mỗi lần ban hành mới phải có chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền.
2. Mục "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ ……..": Điền tên đầy đủ của công trình. Ví dụ: "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ A12". Phần "Lô" cần ghi rõ số lô đất theo quy hoạch của dự án. Nếu công trình không nằm trong khu quy hoạch lô, có thể ghi địa chỉ cụ thể hoặc tên dự án.
3. Mục "TP. Nha Trang, …../20……": Ghi địa điểm và thời gian khởi công. Phần "TP. Nha Trang" là địa danh hành chính nơi công trình tọa lạc. Nếu công trình ở tỉnh/thành phố khác, thay thế cho phù hợp. Phần ngày tháng năm: ghi ngày bắt đầu thi công thực tế, ví dụ "15/03/2025". Lưu ý viết đầy đủ 4 số của năm.
4. Mục "Lần ban hành" (phía dưới): Ô này thường nằm ở góc phải hoặc cuối trang, dùng để ghi lại số lần ban hành hiện tại của bìa. Cần điền trùng khớp với số lần ban hành đã ghi ở đầu biểu mẫu (ví dụ: 01).
5. Mục "Ngày tháng năm" (phía dưới): Ghi ngày tháng năm hiện tại khi lập bìa. Thông thường là ngày bắt đầu thi công hoặc ngày ký ban hành. Định dạng: ngày/tháng/năm (ví dụ: 15/03/2025).
6. Mục ký tên, đóng dấu (nếu có): Dành cho chữ ký của người lập biểu (chỉ huy trưởng) và đại diện chủ đầu tư (nếu yêu cầu). Đây là phần xác nhận tính hợp lệ của bìa nhật ký. Cần ký rõ ràng, đóng dấu công ty nếu có quy định.

Lưu ý quan trọng

• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin trên bìa sau khi đã ký và đóng dấu. Nếu có sai sót, phải làm lại bìa mới với số lần ban hành tăng lên.
• Bìa nhật ký phải được in trên giấy chất lượng tốt, chịu được ẩm và bụi bẩn trong môi trường công trường.
• Thông tin trên bìa phải khớp hoàn toàn với thông tin trong hợp đồng xây dựng và giấy phép xây dựng.
• Mỗi công trình chỉ có một bìa nhật ký chính thức. Nếu công trình có nhiều hạng mục, cần có bìa riêng cho từng hạng mục.
• Lưu giữ bìa nhật ký cùng với toàn bộ quyển nhật ký trong suốt quá trình thi công, tránh thất lạc.

Lỗi thường gặp

• Ghi sai tên công trình hoặc số lô, dẫn đến không khớp với hồ sơ pháp lý. Ví dụ: ghi "BIỆT THỰ GIA ĐÌNH LÔ A12" nhưng trong hợp đồng lại là "LÔ B12".
• Quên cập nhật số lần ban hành khi có chỉnh sửa, dẫn đến nhiều bản bìa cùng mang số 01 gây nhầm lẫn.
• Điền ngày tháng năm không thống nhất giữa các mục, ví dụ ngày khởi công ghi 15/03 nhưng ngày lập bìa lại ghi 20/03 mà không có lý do chính đáng.
• Bỏ sót chữ ký hoặc đóng dấu không đúng quy định, làm mất hiệu lực pháp lý của bìa nhật ký.
• Sử dụng bìa nhật ký cũ cho công trình mới mà không thay đổi thông tin, dẫn đến sai lệch dữ liệu nghiệm thu.