Mục đích sử dụng
Biểu mẫu BM26-QT08 (Sổ theo dõi các thay đổi, phát sinh) được thiết kế để ghi nhận, kiểm soát và theo dõi toàn bộ các thay đổi phát sinh trong quá trình thi công công trình. Mỗi khi có khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng, thay đổi thiết kế, điều chỉnh chủng loại vật tư hoặc bất kỳ biến động nào ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí, nhân sự phải cập nhật ngay vào sổ này. Sổ đóng vai trò là cơ sở pháp lý để đối chiếu, thanh quyết toán với chủ đầu tư (Bên A) và lưu trữ hồ sơ hoàn công. Việc ghi chép đầy đủ, chính xác giúp công ty tránh thất thoát doanh thu, tranh chấp hợp đồng và đảm bảo tuân thủ quy trình quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn QT08.
Ai điền và khi nào
Sổ này do cán bộ kỹ thuật công trình, giám sát hiện trường hoặc nhân viên quản lý dự án trực tiếp điền. Thời điểm điền là ngay khi phát sinh thay đổi hoặc nhận được yêu cầu từ Bên A, không để cuối tháng hay cuối đợt mới ghi. Đối với mỗi lần phát sinh, người điền phải lập một phiếu đề nghị thay đổi (Variation) riêng, sau đó cập nhật vào sổ theo dõi này. Trưởng bộ phận kỹ thuật hoặc chỉ huy trưởng công trình có trách nhiệm kiểm tra, ký xác nhận tính chính xác của từng dòng ghi. Sổ được lưu tại văn phòng công trường và nộp về phòng Kỹ thuật – Chất lượng khi kết thúc dự án.
Hướng dẫn điền từng mục
- Phần đầu trang (Tên công trình, Quyển số, Công trường, HĐ số, Khách hàng): Ghi tên công trình đầy đủ theo hợp đồng, quyển số theo năm hiện tại (ví dụ: 01/2025), tên công trường, số hợp đồng chính và tên khách hàng (chủ đầu tư). Các thông tin này chỉ ghi một lần ở trang đầu, các trang sau không cần lặp lại.
- STT (Số thứ tự): Đánh số liên tục từ 1 đến hết quyển, không nhảy số, không gạch xóa. Mỗi lần phát sinh mới ghi một số mới, không dùng lại số cũ.
- Số phiếu đề nghị (Variation No.): Ghi mã số phiếu đề nghị thay đổi do công ty phát hành, thường có cấu trúc: VT- [mã công trình] - [số thứ tự]. Ví dụ: VT-HN01-001. Mỗi phiếu chỉ được ghi một lần duy nhất.
- Ngày đề nghị (Date): Ghi ngày lập phiếu đề nghị thay đổi, định dạng dd/mm/yyyy. Ngày này phải trùng với ngày trên phiếu đề nghị gốc.
- Nội dung của thay đổi (Description of Variation): Mô tả ngắn gọn, rõ ràng nội dung thay đổi phát sinh. Ví dụ: "Thay đổi chủng loại gạch lát nền từ gạch ceramic 400x400 lên gạch granite 600x600" hoặc "Phát sinh đào móng sâu thêm 0,5m do địa chất yếu". Không viết chung chung như "phát sinh thêm khối lượng".
- Đề xuất của công ty (CMC's proposal) – Ngày/Date và Amount/Giá trị: Ghi ngày công ty gửi đề xuất giá cho Bên A và tổng giá trị đề xuất (bằng số, đơn vị VNĐ hoặc USD). Giá trị này phải khớp với bảng báo giá hoặc dự toán kèm theo phiếu đề nghị.
- Chấp thuận Bên A (Client's Approval) – Ngày/Date và Amount/Giá trị: Ghi ngày Bên A ký xác nhận chấp thuận và giá trị được duyệt (thường thấp hơn hoặc bằng đề xuất). Nếu Bên A chưa phê duyệt, để trống và đánh dấu "Chờ duyệt" ở cột Ghi chú.
- Ghi chú (Remarks): Ghi các thông tin bổ sung như: tình trạng thanh toán, số văn bản phê duyệt, lý do từ chối (nếu có), hoặc các ràng buộc về tiến độ. Ví dụ: "Đã thanh toán đợt 1 ngày 15/03/2025" hoặc "Bên A yêu cầu giảm 5% giá trị".
Lưu ý quan trọng
- Không được tẩy xóa, bôi đen số liệu trên sổ. Nếu ghi sai, gạch ngang một đường và ký xác nhận bên cạnh, sau đó ghi lại dòng mới.
- Mỗi thay đổi phải có đầy đủ chữ ký của người lập, người kiểm tra và người phê duyệt trên phiếu đề nghị gốc trước khi ghi vào sổ.
- Giá trị ghi trong sổ phải thống nhất tuyệt đối với phiếu đề nghị và biên bản nghiệm thu khối lượng phát sinh. Sai lệch dù nhỏ cũng gây rủi ro thanh toán.
- Sổ phải được đánh số trang, đóng dấu giáp lai giữa các trang để tránh thất lạc hoặc thay thế trái phép.
- Khi kết thúc công trình, sổ được nộp cùng bộ hồ sơ hoàn công và lưu trữ tối thiểu 5 năm theo quy định của công ty.
Lỗi thường gặp
- Ghi chung nhiều lần phát sinh vào một dòng, không tách riêng từng phiếu đề nghị, gây khó khăn khi đối chiếu thanh toán.
- Bỏ trống cột "Giá trị đề xuất" hoặc "Giá trị chấp thuận", dẫn đến không biết khoản phát sinh đã được duyệt hay chưa và giá trị bao nhiêu.
- Nhầm lẫn ngày tháng giữa ngày đề nghị và ngày chấp thuận, hoặc ghi ngày không đúng định dạng dd/mm/yyyy.
- Không cập nhật kịp thời, để đến cuối tháng mới ghi dồn, dễ sai sót và mất chứng từ gốc.
- Ghi nội dung thay đổi quá sơ sài, không đủ căn cứ để xác định khối lượng phát sinh thực tế, gây tranh cãi khi quyết toán.
- Không có chữ ký xác nhận của người kiểm tra trên từng dòng, làm mất giá trị pháp lý của sổ theo dõi.
