Hướng dẫn điền Phiếu xem xét sửa đổi phát sinh BM25-QT08

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM25-QT08 Phiếu xem xét các sửa đổi, phát sinh được thiết lập nhằm kiểm soát toàn bộ quá trình thay đổi phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng xây dựng. Mẫu phiếu này giúp đánh giá một cách có hệ thống các yêu cầu thay đổi về kỹ thuật, hợp đồng và nguồn lực trước khi đưa ra quyết định phê duyệt. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo mọi sửa đổi đều được xem xét kỹ lưỡng, tránh phát sinh chi phí ngoài dự kiến và đảm bảo tiến độ thi công.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người đề nghị thay đổi (thường là kỹ sư hiện trường, đội trưởng thi công hoặc cán bộ kỹ thuật) lập khi có phát sinh yêu cầu thay đổi so với thiết kế hoặc hợp đồng ban đầu. Phiếu được điền ngay khi phát hiện nhu cầu thay đổi, trước khi tiến hành bất kỳ công việc sửa đổi nào. Sau khi hoàn thành phần đánh giá, phiếu sẽ được trình lên Giám đốc phê duyệt để có quyết định cuối cùng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của công trình xây dựng đang thực hiện, ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ".
2. Hợp đồng số: Nhập số hợp đồng chính đã ký kết giữa các bên, thường có định dạng như "HD-2024-0123".
3. Yêu cầu thay đổi số: Đánh số thứ tự của yêu cầu thay đổi này trong hệ thống quản lý, ví dụ "YC-001".
4. Ngày yêu cầu: Ghi ngày tháng năm lập phiếu yêu cầu thay đổi, theo định dạng DD/MM/YYYY.
5. Mô tả việc thay đổi: Trình bày chi tiết nội dung thay đổi cần thực hiện, bao gồm lý do thay đổi, phạm vi ảnh hưởng và các yêu cầu kỹ thuật cụ thể.
6. Tài liệu/ Bản vẽ có liên quan: Liệt kê các tài liệu, bản vẽ kỹ thuật có liên quan đến yêu cầu thay đổi, kèm số hiệu và ngày ban hành.
7. Bảng đánh giá (mục 1, 2, 3): Đánh dấu "Có", "Không" hoặc "N/A" cho từng tiêu chí kiểm tra về bản vẽ kỹ thuật, ràng buộc hợp đồng và ràng buộc nguồn lực.
8. Kết luận của người đề nghị: Chọn một trong hai ô: "Công ty có đủ năng lực" hoặc "Cần xem xét thêm", nếu chọn ô thứ hai thì ghi rõ vấn đề cần xem xét.
9. Người đề nghị: Ghi họ tên, ký tên và ngày tháng năm lập phiếu.
10. Ý kiến phê duyệt: Để trống phần này cho Giám đốc hoặc người có thẩm quyền ghi nhận xét và ký phê duyệt.

Lưu ý quan trọng

• Phải điền đầy đủ thông tin vào tất cả các trường bắt buộc, không bỏ trống bất kỳ mục nào trừ phần dành cho phê duyệt.
• Việc đánh giá các tiêu chí ở mục 1, 2, 3 phải dựa trên cơ sở thực tế và tài liệu kèm theo, không đánh giá cảm tính.
• Nếu có bất kỳ mục nào đánh giá là "Không", cần giải thích rõ lý do và đề xuất hướng xử lý trong phần kết luận.
• Chỉ sử dụng ký hiệu "N/A" khi mục đó thực sự không áp dụng cho yêu cầu thay đổi này, không lạm dụng để tránh đánh giá.
• Phiếu phải được lưu trữ theo đúng quy định của hệ thống quản lý chất lượng, kèm theo các tài liệu liên quan.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "Không" và "N/A" dẫn đến đánh giá sai bản chất của yêu cầu thay đổi, gây khó khăn cho việc phê duyệt.
• Mô tả việc thay đổi quá sơ sài, thiếu thông tin về phạm vi ảnh hưởng và các yêu cầu kỹ thuật cụ thể.
• Bỏ sót việc liệt kê các tài liệu, bản vẽ liên quan, dẫn đến thiếu cơ sở đánh giá cho người phê duyệt.
• Người đề nghị không ký tên hoặc ghi thiếu ngày tháng, làm mất hiệu lực của phiếu yêu cầu.
• Đánh giá các tiêu chí một cách qua loa, không đối chiếu với thực tế thi công và điều khoản hợp đồng.