Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM16-QT08, tên đầy đủ là "Sổ theo dõi công văn đi và đến", được thiết kế để kiểm soát toàn bộ luồng văn bản, tài liệu ra vào tại công trường. Mục đích chính là ghi nhận chi tiết từng công văn, bao gồm nội dung, số lượng bản sao, ngày tháng, nơi gửi và nơi nhận. Sổ này giúp đảm bảo mọi văn bản đều được theo dõi xuyên suốt, tránh thất lạc hoặc chậm trễ trong quá trình thi công. Đây là công cụ quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08 – Lập kế hoạch chất lượng công trình.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên hành chính, thư ký công trường hoặc cán bộ phụ trách văn thư tại công trường trực tiếp điền và cập nhật. Thời điểm điền là ngay khi có công văn đến hoặc trước khi gửi công văn đi, không được để dồn cuối ngày hay cuối tuần. Mỗi lần phát sinh một văn bản mới (cả đi lẫn đến) đều phải ghi ngay vào sổ để đảm bảo tính kịp thời và chính xác. Người lập sổ (Done by) phải ký tên xác nhận ở đầu trang để chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung ghi chép.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên công trình: Ghi rõ tên dự án hoặc công trình đang thi công. Nếu tên dài, có thể viết tắt nhưng phải thống nhất trong toàn bộ sổ. Ví dụ: "Dự án Khu đô thị X – Gói thầu số 2".
2. Quyển số:…/20…: Điền số thứ tự của quyển sổ và năm hiện hành. Ví dụ: "01/2025" nghĩa là quyển số 1 năm 2025. Mỗi công trường có thể có nhiều quyển sổ riêng cho từng hạng mục.
3. Người lập / Done by: Ghi họ tên người chịu trách nhiệm lập và cập nhật sổ. Đây là người duy nhất được phép ghi chép, sửa chữa nếu có sai sót.
4. STT (No.): Đánh số thứ tự tăng dần cho mỗi công văn, bắt đầu từ 1. Không được nhảy số hoặc đánh lại số cho văn bản đã hủy.
5. NỘI DUNG VĂN BẢN (Description): Mô tả ngắn gọn nội dung chính của công văn. Ví dụ: "Thông báo nghiệm thu hạng mục móng", "Công văn xin phép thi công ban đêm".
6. SỐ LƯỢNG (No. of copy): Ghi số bản sao của văn bản. Nếu là bản chính duy nhất thì ghi 1. Nếu có nhiều bản sao gửi đến nhiều nơi thì ghi tổng số.
7. NGÀY/THÁNG (Date): Ghi ngày tháng năm của công văn (ngày ban hành hoặc ngày nhận). Định dạng chuẩn: DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/03/2025.
8. NƠI GỬI (From): Tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân gửi công văn. Đối với công văn đi, ghi tên công trường; đối với công văn đến, ghi tên đơn vị gửi đến.
9. NƠI NHẬN (To): Tên đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân nhận công văn. Đối với công văn đi, ghi tên đơn vị nhận; đối với công văn đến, ghi tên công trường.
10. GHI CHÚ (Remarks): Ghi thêm thông tin cần lưu ý như tình trạng văn bản (đã trả lời, đang xử lý, lưu hồ sơ...), hoặc số hiệu văn bản gốc nếu có.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi chép ngay khi nhận hoặc gửi công văn, không để quá 1 giờ sau khi phát sinh văn bản.
• Không tẩy xóa, bôi đen thông tin đã ghi. Nếu sai, gạch ngang một đường và ghi lại nội dung đúng ở dòng kế tiếp, kèm chữ ký xác nhận của người lập.
• Mỗi quyển sổ chỉ dùng cho một công trình duy nhất, không được gộp chung nhiều công trình vào một quyển.
• Định kỳ cuối tháng, người lập phải kiểm tra và đối chiếu số lượng công văn với bộ phận liên quan để đảm bảo không thiếu sót.
• Sổ phải được bảo quản tại phòng làm việc của công trường, không mang ra khỏi khu vực quản lý khi chưa có phê duyệt.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin cột "Nơi gửi" hoặc "Nơi nhận", dẫn đến không xác định được nguồn gốc văn bản khi cần tra cứu.
• Đánh sai số thứ tự STT, ví dụ nhảy từ số 5 lên số 7 do quên ghi một văn bản, gây rối trong quá trình kiểm tra.
• Ghi ngày tháng không đúng định dạng, như ghi "15/3" thay vì "15/03/2025", gây khó khăn khi tổng hợp báo cáo cuối kỳ.
• Bỏ trống cột "Số lượng" hoặc ghi không chính xác, dẫn đến thiếu bản sao khi cần gửi cho các bên liên quan.
• Nhầm lẫn giữa công văn đi và công văn đến, ví dụ ghi "Nơi gửi" là công trường nhưng thực tế đây là văn bản đến từ chủ đầu tư.
• Không ghi chú tình trạng xử lý ở cột "Ghi chú", khiến người sau không biết văn bản đã được giải quyết hay chưa.