Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM13-QT08 "Danh mục kiểm tra công tác chuẩn bị" được ban hành nhằm giúp đội ngũ quản lý dự án và giám sát thi công rà soát toàn bộ các hạng mục cần chuẩn bị trước khi khởi công xây dựng. Tài liệu này liệt kê 22 nội dung bắt buộc từ giấy phép xây dựng, bảo hiểm, trang thiết bị cho đến các điều kiện hạ tầng như điện, nước, PCCC. Việc sử dụng biểu mẫu giúp đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu pháp lý hay kỹ thuật nào, từ đó giảm thiểu rủi ro chậm tiến độ và vi phạm quy định. Đây là công cụ kiểm soát chất lượng đầu vào quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình QT08.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật, giám sát trưởng hoặc người được ủy quyền phụ trách công tác chuẩn bị thi công điền. Thời điểm lập biểu mẫu là ngay sau khi hợp đồng thi công được ký kết và trước khi tiến hành bất kỳ hoạt động xây dựng nào trên công trường. Người lập cần phối hợp với các bộ phận liên quan như an toàn lao động, hành chính, kế hoạch để thu thập đầy đủ thông tin. Sau khi điền xong, biểu mẫu sẽ được chuyển cho người kiểm tra (CHT CT hoặc cấp quản lý) ký xác nhận. Biểu mẫu này cũng có thể được cập nhật định kỳ nếu có thay đổi về nhân sự, thiết bị hoặc giấy phép trong quá trình chuẩn bị.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trình: Ghi tên đầy đủ của dự án hoặc hạng mục công trình theo đúng hợp đồng hoặc quyết định phê duyệt. Ví dụ: "Nhà máy sản xuất linh kiện điện tử XYZ".
2. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm hiện tại khi tiến hành lập biểu mẫu, theo định dạng ngày/tháng/năm.
3. STT: Cột số thứ tự đã được đánh sẵn từ 1 đến 22, không cần điều chỉnh.
4. NỘI DUNG: Đây là danh sách các hạng mục cần kiểm tra, đã được liệt kê sẵn. Người dùng chỉ cần đọc và đối chiếu thực tế, không sửa nội dung.
5. KHÔNG CẦN: Đánh dấu "X" vào ô này nếu hạng mục đó không áp dụng cho công trình hiện tại. Ví dụ: nếu công trình không có lối ra vào riêng thì bỏ qua mục "Kiểm tra lối vào Công trường".
6. CẦN: Đánh dấu "X" nếu hạng mục đó bắt buộc phải có nhưng chưa được chuẩn bị. Đây là tín hiệu để đội thi công khẩn trương bổ sung.
7. ĐÃ CÓ: Đánh dấu "X" khi hạng mục đã được hoàn thành hoặc đã có đầy đủ giấy tờ, thiết bị. Ví dụ: nếu đã có giấy phép xây dựng thì đánh dấu vào ô "ĐÃ CÓ" ở dòng số 1.
8. PHÂN CÔNG: Ghi rõ tên người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thực hiện hạng mục đó. Ví dụ: "Kỹ sư A" hoặc "Phòng Hành chính".
9. NGÀY GIAO: Ghi ngày giao nhiệm vụ cho người được phân công. Thông thường là ngày lập biểu mẫu hoặc ngày họp giao ban.
10. NGÀY H/THÀNH: Viết tắt của "Ngày hoàn thành". Ghi ngày thực tế hạng mục đã được hoàn tất. Nếu chưa hoàn thành thì để trống và cập nhật sau.
11. GHI CHÚ: Dùng để ghi thêm thông tin cần lưu ý như số văn bản, lý do chậm trễ, hoặc yêu cầu đặc biệt. Ví dụ: "Chờ Sở Xây dựng phê duyệt".

Lưu ý quan trọng

• Chỉ đánh dấu một trong ba ô "KHÔNG CẦN", "CẦN" hoặc "ĐÃ CÓ" cho mỗi dòng, không đánh dấu đồng thời hai ô vì sẽ gây nhầm lẫn về trạng thái.
• Mục "CHT CT" ở cuối biểu mẫu là viết tắt của "Chỉ huy trưởng công trường" hoặc người có thẩm quyền kiểm tra. Người này sẽ ký và ghi rõ họ tên sau khi rà soát toàn bộ danh mục.
• Biểu mẫu phải được lưu trữ trong hồ sơ chất lượng công trình, có thể dưới dạng bản giấy hoặc bản scan điện tử, phục vụ cho công tác nghiệm thu và thanh tra sau này.
• Đối với các hạng mục như "Bảo hiểm Công trình" và "Bảo hiểm Công nhân", cần kiểm tra kỹ thời hạn hiệu lực và phạm vi bảo hiểm trước khi đánh dấu "ĐÃ CÓ".

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa ô "CẦN" và "ĐÃ CÓ": nhiều người đánh dấu "ĐÃ CÓ" khi mới chỉ có kế hoạch mà chưa có giấy tờ thực tế. Chỉ đánh dấu "ĐÃ CÓ" khi đã cầm trên tay bản cứng hoặc bản mềm hợp lệ.
• Bỏ sót cột "PHÂN CÔNG" hoặc "NGÀY GIAO": điều này khiến không ai chịu trách nhiệm cụ thể, dẫn đến công việc bị trì hoãn. Luôn ghi rõ tên người và ngày giao việc.
• Không cập nhật "NGÀY H/THÀNH" sau khi hoàn tất: biểu mẫu sẽ trở nên vô giá trị vì không phản ánh đúng tiến độ thực tế. Cần cập nhật ngay khi hạng mục được hoàn thành.
• Ghi chung chung ở cột "GHI CHÚ" như "đã làm" hoặc "ok" mà không nêu rõ tình trạng. Nên ghi cụ thể như "Đã nộp hồ sơ ngày 10/03, chờ phản hồi".
• Quên ký xác nhận ở mục "CHT CT" và "Người kiểm tra": biểu mẫu thiếu chữ ký sẽ không có giá trị pháp lý trong hồ sơ nghiệm thu. Phải đảm bảo có đầy đủ chữ ký trước khi lưu trữ.