Mục đích sử dụng

Biểu mẫu BM06-QT08 "Dự trù khối lượng vật tư chính" được thiết kế để giúp các đội thi công, kỹ thuật viên và cán bộ quản lý dự án lập kế hoạch chi tiết về số lượng vật tư chính cần sử dụng cho từng hạng mục công trình. Mục tiêu chính của biểu mẫu là đảm bảo việc dự trù vật tư được thực hiện chính xác, đầy đủ, từ đó hỗ trợ quá trình mua sắm, nhập kho và cấp phát vật tư diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ. Biểu mẫu này là một phần quan trọng trong hệ thống quản lý chất lượng công trình theo quy trình QT08, giúp kiểm soát chi phí và tránh lãng phí vật tư.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do cán bộ kỹ thuật công trường hoặc người phụ trách thi công trực tiếp lập, dựa trên bản vẽ thiết kế, tiên lượng mời thầu và hợp đồng thi công. Thời điểm lập biểu mẫu là trước khi bắt đầu thi công một hạng mục hoặc giai đoạn công trình, nhằm xác định rõ nhu cầu vật tư chính cần chuẩn bị. Sau khi lập, biểu mẫu sẽ được trình lên người duyệt (thường là chỉ huy trưởng công trường hoặc trưởng phòng kỹ thuật) để kiểm tra và phê duyệt trước khi tiến hành mua sắm hoặc xuất kho.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Công trường: Ghi rõ tên công trường hoặc dự án đang thi công, ví dụ: "Công trường Nhà máy XYZ – Gói thầu số 2".
2. Hợp đồng: Nhập số hiệu hợp đồng thi công chính mà công trường đang thực hiện, ví dụ: "HĐ-2024-015/XD".
3. Ngày lập: Ghi ngày tháng năm lập biểu mẫu này, theo định dạng dd/mm/yyyy.
4. TÊN VẬT TƯ: Ghi tên cụ thể của từng loại vật tư chính cần dự trù, ví dụ: "Xi măng PCB40", "Thép phi 12", "Cát vàng".
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho mỗi dòng vật tư.
6. HẠNG MỤC: Ghi tên hạng mục công trình mà vật tư này sẽ được sử dụng, ví dụ: "Móng cột", "Đổ bê tông sàn tầng 1".
7. KL (Khối lượng): Nhập số lượng dự trù cho từng loại vật tư, tính bằng số nguyên hoặc số thập phân (ví dụ: 1500, 2.5).
8. ĐVT (Đơn vị tính): Ghi đơn vị đo lường tương ứng, ví dụ: "kg", "m3", "tấn", "cây".
9. Các cột (A), (B), (C), (D) và (1) đến (8): Đây là các cột phụ để ghi chú thêm thông tin chi tiết như mã vật tư, quy cách, kích thước, nhà cung cấp hoặc các ghi chú kỹ thuật khác. Tùy theo quy định của từng công trường, người lập cần điền đầy đủ các thông tin này để phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng và đối chiếu sau này.
10. Tổng cộng: Dòng cuối cùng tổng hợp toàn bộ khối lượng vật tư đã liệt kê ở các dòng trên.
11. Quy đổi / Đơn vị quy đổi: Nếu có nhu cầu quy đổi khối lượng sang một đơn vị khác (ví dụ từ kg sang tấn), ghi rõ kết quả quy đổi và đơn vị mới.
12. Người lập: Ký và ghi rõ họ tên của người trực tiếp lập biểu mẫu.
13. Người duyệt: Ký và ghi rõ họ tên của người có thẩm quyền phê duyệt biểu mẫu.

Lưu ý quan trọng

• Biểu mẫu phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại công trường, một bản gửi về phòng kế hoạch hoặc kho vật tư.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin sau khi đã có chữ ký duyệt. Nếu cần điều chỉnh, phải lập biên bản điều chỉnh kèm theo.
• Đơn vị tính (ĐVT) phải thống nhất trong toàn bộ biểu mẫu, tránh nhầm lẫn giữa các loại đơn vị như "kg" và "tấn".
• Thông tin ở cột "HẠNG MỤC" phải khớp với danh mục hạng mục trong hợp đồng và bản vẽ thiết kế.
• Người duyệt cần kiểm tra kỹ số liệu khối lượng so với tiên lượng trước khi ký, tránh tình trạng dự trù thiếu hoặc thừa vật tư.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa các cột phụ (A), (B), (C), (D) và (1)-(8) do không hiểu rõ chức năng của từng cột, dẫn đến ghi sai thông tin kỹ thuật.
• Không ghi đầy đủ tên vật tư hoặc ghi tên không chính xác, ví dụ chỉ ghi "xi măng" mà không ghi rõ loại "PCB40" hay "PC50".
• Bỏ sót dòng "Tổng cộng" hoặc không tính toán đúng tổng khối lượng, gây khó khăn cho việc đối chiếu sau này.
• Ngày lập và ngày duyệt không khớp với tiến độ thi công thực tế, dẫn đến việc mua sắm vật tư bị chậm trễ.
• Không ký hoặc ký không đúng thẩm quyền ở phần "Người duyệt" và "Người lập", làm biểu mẫu không có hiệu lực pháp lý trong quản lý chất lượng.