Hướng dẫn điền Sổ giao nhận vật tư BM12/QT07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Sổ giao nhận vật tư BM12/QT07 là biểu mẫu quan trọng trong quy trình quản lý mua hàng và nhà cung cấp. Biểu mẫu này được thiết kế để ghi chép chi tiết quá trình xuất vật tư cho thầu phụ, theo dõi số lượng xuất theo từng ngày và cộng dồn đến hạn mức cho phép. Sổ giúp kiểm soát chặt chẽ lượng vật tư được giao, đảm bảo không vượt quá hạn mức đã thỏa thuận, đồng thời làm căn cứ đối chiếu giữa thủ kho và thầu phụ. Đây là công cụ không thể thiếu để minh bạch hóa quá trình giao nhận và tránh thất thoát vật tư tại công trường.

Ai điền và khi nào

Sổ giao nhận vật tư do thủ kho trực tiếp ghi chép và quản lý. Thủ kho có trách nhiệm điền sổ mỗi khi tiến hành xuất vật tư cho thầu phụ, không được để dồn hay ghi sau. Việc điền phải được thực hiện ngay tại thời điểm giao nhận, có sự chứng kiến và ký xác nhận của đại diện thầu phụ. Sổ được mở cho từng thầu phụ riêng biệt, theo từng loại vật tư cụ thể. Khi vật tư được xuất nhiều lần, thủ kho phải ghi tiếp vào các dòng tiếp theo của cùng một sổ để theo dõi cộng dồn chính xác.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của sổ giao nhận vật tư, thường được đánh số liên tục theo quy định của công ty để dễ dàng tra cứu và quản lý.
2. Tên Thầu phụ: Ghi đầy đủ tên của nhà thầu phụ hoặc đơn vị nhận vật tư. Cần viết chính xác theo hợp đồng hoặc thỏa thuận đã ký kết.
3. Tên vật tư: Ghi tên cụ thể của loại vật tư được xuất, ví dụ: xi măng, sắt thép, cát, đá... Không viết tắt hoặc ghi chung chung.
4. Đvt (Đơn vị tính): Ghi đơn vị tính của vật tư, ví dụ: kg, tấn, bao, m3, cây... Đơn vị tính phải thống nhất xuyên suốt quá trình ghi sổ.
5. Hạn mức: Ghi tổng số lượng vật tư tối đa được phép xuất cho thầu phụ theo hợp đồng hoặc quyết định cấp phát. Đây là căn cứ để kiểm soát số lượng cộng dồn.
6. Ngày: Ghi ngày tháng năm thực tế tiến hành xuất vật tư. Định dạng ngày/tháng/năm theo quy định chung của công ty.
7. Số lượng xuất: Ghi số lượng vật tư thực tế xuất trong lần giao nhận đó. Số liệu phải khớp với phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận kèm theo.
8. Số lượng cộng dồn: Ghi tổng số lượng vật tư đã xuất lũy kế từ đầu kỳ đến lần xuất hiện tại. Cách tính: lấy số lượng cộng dồn của lần trước cộng với số lượng xuất lần này.
9. Ký tên: Thủ kho và đại diện thầu phụ ký xác nhận vào ô này sau khi kiểm tra số lượng thực tế. Chữ ký phải rõ ràng, có ghi rõ họ tên bên cạnh.
10. Ghi chú: Ghi những thông tin bổ sung nếu có, như: tình trạng vật tư, lý do xuất bổ sung, số phiếu xuất kho kèm theo, hoặc các vấn đề phát sinh khác.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi loại vật tư phải được ghi riêng một sổ hoặc một trang riêng, không gộp chung nhiều loại vật tư vào cùng một sổ để tránh nhầm lẫn.
• Không được tẩy xóa, sửa chữa số liệu trên sổ. Nếu ghi sai, phải gạch ngang dòng sai và ghi lại dòng mới, có xác nhận của thủ kho và thầu phụ.
• Số lượng cộng dồn phải được cập nhật ngay sau mỗi lần xuất, tuyệt đối không để đến cuối tháng mới tính toán.
• Khi số lượng cộng dồn đạt đến hạn mức, thủ kho phải dừng xuất ngay và báo cáo cấp trên để được phê duyệt nếu muốn xuất thêm.
• Sổ giao nhận vật tư phải được lưu trữ cẩn thận, có thể đóng thành tập theo từng tháng hoặc từng dự án để phục vụ kiểm tra, đối chiếu sau này.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi ngày tháng hoặc ghi ngày không chính xác, dẫn đến khó khăn khi đối chiếu tiến độ xuất vật tư.
• Không cập nhật số lượng cộng dồn ngay sau mỗi lần xuất, khiến số liệu sai lệch và dễ vượt hạn mức.
• Ghi tên vật tư hoặc đơn vị tính không thống nhất giữa các lần xuất, gây nhầm lẫn khi tổng hợp.
• Thiếu chữ ký của thầu phụ hoặc thủ kho, làm mất giá trị pháp lý của sổ giao nhận.
• Để nhiều thầu phụ cùng ghi chung một sổ, dẫn đến lộn xộn và khó kiểm soát hạn mức riêng của từng thầu phụ.