Hướng dẫn điền Sổ theo dõi nhà cung cấp BM04-QT07 chi tiết

Mục đích sử dụng

Sổ theo dõi nhà cung cấp (BM04-QT07) là công cụ quản lý quan trọng trong quy trình mua hàng và quản lý nhà cung cấp của doanh nghiệp. Biểu mẫu này giúp ghi chép một cách có hệ thống toàn bộ thông tin về các nhà cung cấp, từ tên công ty, người phụ trách cho đến chi tiết từng lần giao dịch. Mục tiêu chính của sổ là tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung, cho phép doanh nghiệp đánh giá khách quan năng lực cung ứng của từng đối tác dựa trên các tiêu chí về số lượng, chất lượng và thời gian giao hàng. Nhờ đó, ban lãnh đạo và bộ phận thu mua có thể đưa ra quyết định chính xác về việc duy trì, mở rộng hay chấm dứt hợp tác với từng nhà cung cấp.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do nhân viên phụ trách mua hàng hoặc nhân viên quản lý nhà cung cấp trực tiếp điền và cập nhật. Người được phân công theo dõi một nhà cung cấp cụ thể sẽ là người chịu trách nhiệm chính trong việc ghi chép thông tin vào sổ. Thời điểm điền sổ là ngay sau khi mỗi đơn hàng hoặc hợp đồng được hoàn tất, cụ thể là sau khi hàng hóa được giao nhận và kiểm tra chất lượng. Việc cập nhật kịp thời ngay sau mỗi lần giao dịch sẽ đảm bảo dữ liệu trong sổ luôn phản ánh đúng thực tế, tránh tình trạng ghi nhớ sai lệch hoặc bỏ sót thông tin quan trọng. Ngoài ra, sổ cũng cần được rà soát định kỳ hàng tháng hoặc hàng quý để tổng hợp đánh giá hiệu suất tổng thể của nhà cung cấp.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tên nhà cung cấp: Ghi đầy đủ và chính xác tên công ty hoặc cá nhân cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Nên viết bằng chữ in hoa có dấu để tránh nhầm lẫn, ví dụ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ABC.
2. Người phụ trách theo dõi: Ghi rõ họ tên của nhân viên trong công ty được giao nhiệm vụ quản lý và liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp này. Đây là đầu mối thông tin chính cho mọi giao dịch.
3. Ngày: Ghi ngày tháng năm diễn ra việc giao nhận hàng hóa hoặc ngày lập biên bản nghiệm thu. Định dạng ngày/tháng/năm, ví dụ: 15/10/2024.
4. Tên hàng hóa cung cấp: Mô tả cụ thể tên sản phẩm, mã hàng hoặc quy cách hàng hóa được giao trong lần này. Cần ghi chi tiết để dễ dàng đối chiếu với đơn đặt hàng.
5. Đơn đặt hàng số/Hợp đồng số: Ghi số hiệu của đơn đặt hàng hoặc hợp đồng đã ký kết tương ứng với lô hàng này. Thông tin này giúp truy xuất nguồn gốc và đối chiếu chứng từ sau này.
6. Thời hạn cung cấp: Ghi ngày giao hàng theo thỏa thuận trong hợp đồng hoặc đơn hàng. Mục này dùng để so sánh với ngày giao hàng thực tế nhằm đánh giá mức độ đúng hạn của nhà cung cấp.
7. Số lượng (Đạt/Không đạt): Đánh dấu "Đạt" nếu số lượng hàng giao đúng như đơn hàng, không thiếu, không thừa. Đánh dấu "Không đạt" nếu có sai lệch về số lượng.
8. Chất lượng (Đạt/Không đạt): Đánh dấu "Đạt" nếu hàng hóa đáp ứng đúng tiêu chuẩn chất lượng, quy cách, mẫu mã đã thỏa thuận. Đánh dấu "Không đạt" nếu có lỗi, hư hỏng hoặc không đúng chủng loại.
9. Khắc phục (Đạt/Không đạt): Sau khi yêu cầu nhà cung cấp khắc phục các lỗi về số lượng hoặc chất lượng, đánh dấu "Đạt" nếu họ đã khắc phục xong và đạt yêu cầu. Đánh dấu "Không đạt" nếu việc khắc phục chưa hoàn tất hoặc không đạt yêu cầu.

Lưu ý quan trọng

• Mỗi nhà cung cấp nên được mở một sổ theo dõi riêng biệt để dễ dàng quản lý và đánh giá độc lập. Không gộp chung nhiều nhà cung cấp vào cùng một sổ.
• Toàn bộ thông tin phải được ghi chép ngay sau khi có kết quả kiểm tra hàng hóa, không để dồn vào cuối tháng hoặc cuối quý vì dễ dẫn đến sai sót và thiếu chính xác.
• Khi đánh giá các tiêu chí "Đạt" hoặc "Không đạt", cần dựa trên biên bản kiểm tra hàng hóa hoặc phiếu nhập kho đã được ký xác nhận, tránh đánh giá cảm tính.
• Lưu giữ sổ theo dõi cùng với các chứng từ liên quan như đơn đặt hàng, hợp đồng, biên bản giao nhận để phục vụ cho việc kiểm toán và đánh giá định kỳ.
• Định kỳ cuối tháng hoặc cuối quý, tổng hợp số lần "Không đạt" của từng nhà cung cấp để làm cơ sở xếp loại và có biện pháp xử lý phù hợp như nhắc nhở, cảnh báo hoặc ngừng hợp tác.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu hoặc ghi sai tên nhà cung cấp, dẫn đến nhầm lẫn giữa các đối tác khác nhau, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều nhà cung cấp cùng lĩnh vực.
• Không ghi số đơn đặt hàng hoặc hợp đồng, khiến việc đối chiếu sau này gặp khó khăn, mất thời gian tra tìm lại chứng từ gốc.
• Đánh giá chất lượng hoặc số lượng một cách chủ quan mà không dựa trên biên bản kiểm tra thực tế, làm sai lệch dữ liệu đánh giá nhà cung cấp.
• Bỏ sót mục "Khắc phục" khi nhà cung cấp đã có hành động sửa lỗi, dẫn đến đánh giá không công bằng và thiếu cơ sở để theo dõi tiến độ xử lý.
• Điền thông tin không đồng nhất về định dạng ngày tháng, ví dụ lúc ghi 15/10/2024, lúc ghi 15-10-24, gây khó khăn khi sắp xếp và thống kê dữ liệu theo thời gian.