Hướng dẫn điền Phiếu đề xuất vật tư BM05-QT07 cho thầu phụ

Mục đích sử dụng

Phiếu đề xuất vật tư BM05-QT07 được thiết kế dành riêng cho thầu phụ hoặc đội thi công công trường thuộc Công ty Cổ phần Tư vấn Quản lý Xây dựng KC24. Mục đích chính của biểu mẫu là ghi nhận nhu cầu vật tư từ các đơn vị thi công trước khi tiến hành xuất kho. Phiếu này giúp bộ phận quản lý vật tư và giám đốc duyệt có cơ sở để kiểm tra, đối chiếu và phê duyệt số lượng vật tư cần cấp. Đồng thời, biểu mẫu cũng là căn cứ để theo dõi tình hình sử dụng vật tư theo từng hạng mục, khu vực thi công cụ thể.

Ai điền và khi nào

Phiếu này do người yêu cầu – thường là đội trưởng thi công, chỉ huy công trường hoặc đại diện thầu phụ – trực tiếp điền. Thời điểm điền là khi có nhu cầu xuất vật tư từ kho của công ty để phục vụ thi công tại công trường. Phiếu phải được lập trước khi tiến hành xuất kho, không điền sau khi đã nhận vật tư. Sau khi điền đầy đủ, phiếu sẽ được chuyển lên người kiểm tra và giám đốc duyệt trước khi thực hiện xuất hàng.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Người yêu cầu: Ghi rõ họ tên người đại diện thầu phụ hoặc đội thi công đề xuất vật tư. Viết chữ in hoa có dấu, không viết tắt.
2. Hạng mục: Ghi tên hạng mục thi công cụ thể mà vật tư sẽ được sử dụng, ví dụ: "Móng nhà A", "Tường rào B".
3. Vật tư có vào ngày: Ghi ngày tháng năm dự kiến vật tư sẽ được đưa vào sử dụng tại công trường. Định dạng ngày/tháng/năm.
4. Khu vực thi công: Ghi rõ vị trí, khu vực thi công trên công trường, ví dụ: "Lô đất số 5", "Tầng 2 tòa nhà C".
5. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng loại vật tư trong danh sách.
6. Tên vật tư: Ghi tên đầy đủ, chính xác của từng loại vật tư cần xuất, ví dụ: "Xi măng PCB40", "Thép phi 12".
7. Đơn vị tính: Ghi đơn vị tính tương ứng như "kg", "m3", "cây", "thùng", "bao".
8. Số lượng: Ghi số lượng vật tư cần đề xuất, viết bằng số, không viết hoa.
9. Mục đích sử dụng: Mô tả ngắn gọn mục đích dùng vật tư, ví dụ: "Đổ bê tông móng", "Gia cố nền".
10. Ghi chú: Ghi thêm thông tin cần lưu ý nếu có, như "Vật tư thay thế", "Cần gấp trước ngày...".
11. TP. Nha Trang, ngày…tháng……năm……: Ghi địa danh và ngày tháng năm lập phiếu. Phần này thường do người yêu cầu ghi hoặc đóng dấu ngày.
12. Giám đốc duyệt, Người kiểm tra, Người yêu cầu: Đây là các dòng chữ ký. Người yêu cầu ký trước, sau đó chuyển cho người kiểm tra và giám đốc duyệt. Không tự ý ký thay.

Lưu ý quan trọng

• Phiếu phải được điền đầy đủ tất cả các mục, không bỏ trống. Nếu không có ghi chú thì ghi "Không".
• Chỉ sử dụng phiếu này cho thầu phụ hoặc đội thi công công trường, không dùng cho các mục đích khác như xuất văn phòng phẩm.
• Chữ ký phải đúng người, đúng chức danh. Người yêu cầu không được tự ý ký thay giám đốc hoặc người kiểm tra.
• Số lượng vật tư đề xuất phải phù hợp với khối lượng thi công thực tế, tránh đề xuất dư thừa gây lãng phí.
• Phiếu sau khi được duyệt phải được lưu giữ tại bộ phận kho và kế toán để đối chiếu khi cần.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin ở mục "Hạng mục" hoặc "Khu vực thi công", dẫn đến khó xác định vị trí sử dụng vật tư.
• Viết tên vật tư không chính xác, ví dụ ghi "Xi măng" thay vì "Xi măng PCB40", gây nhầm lẫn khi xuất kho.
• Không ghi đơn vị tính hoặc ghi sai đơn vị, ví dụ ghi "cây" cho thép nhưng thực tế tính bằng "kg".
• Số lượng viết bằng chữ hoặc viết tắt, khó đọc và dễ sai sót khi nhập liệu.
• Bỏ qua dòng chữ ký của người kiểm tra hoặc giám đốc, khiến phiếu không hợp lệ và không được xuất kho.
• Ghi ngày tháng không thống nhất giữa các phần, ví dụ ngày lập phiếu khác ngày "vật tư có vào".