Mục đích sử dụng

Biên bản kiểm tra vật tư BM07/QT07 được sử dụng để ghi nhận kết quả kiểm tra chất lượng, số lượng và quy cách của lô hàng vật tư, nguyên liệu khi được nhà cung cấp giao đến kho. Đây là căn cứ pháp lý để quyết định việc nhập kho, trả lại hoặc chờ xử lý lô hàng. Biểu mẫu này giúp doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ đầu vào, đảm bảo vật tư đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất hoặc lưu kho.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do Nhân viên vật tư chủ trì lập, phối hợp với Nhân viên kỹ thuật và Thủ kho. Thời điểm lập biên bản là ngay khi lô hàng được giao đến kho, trước khi tiến hành nhập kho chính thức. Cả ba bên (vật tư, kỹ thuật, thủ kho) cùng có mặt để kiểm tra thực tế và ký xác nhận. Nếu lô hàng có khiếm khuyết, biên bản này là cơ sở để yêu cầu nhà cung cấp xử lý hoặc đổi trả.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Số: Ghi số thứ tự của biên bản theo quy tắc đánh số của phòng vật tư, ví dụ: BBKT/2024/001. Để trống nếu chưa có quy định cụ thể.
2. Nhà cung cấp: Ghi tên đầy đủ của nhà cung cấp, địa chỉ, mã số thuế nếu có. Đánh dấu vào ô "Nội địa" hoặc "Nhập khẩu" tương ứng với nguồn gốc lô hàng.
3. Chứng từ đính kèm: Liệt kê các chứng từ đi kèm lô hàng như hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng nhận chất lượng (CO/CQ), phiếu cân, v.v. Ghi rõ số hiệu và ngày của từng chứng từ vào các dòng (1), (3), (5).
4. STT: Đánh số thứ tự từ 1 đến hết cho từng mặt hàng trong lô hàng.
5. Tên hàng và quy cách: Ghi chính xác tên vật tư, quy cách kỹ thuật, kích thước, chủng loại theo đúng hóa đơn hoặc hợp đồng.
6. Mã hàng: Ghi mã số vật tư theo danh mục mã hàng của công ty.
7. ĐVT: Ghi đơn vị tính như cái, kg, mét, lít, hộp, v.v.
8. Số lượng: Ghi số lượng thực tế kiểm đếm được, không phải số lượng trên chứng từ.
9. Kết quả kiểm tra chất lượng: Ghi chi tiết các chỉ tiêu kiểm tra (ví dụ: độ dày, màu sắc, độ bền), tiêu chuẩn yêu cầu, số liệu thực tế đo được và kết luận "Đạt" hoặc "Không đạt" cho từng chỉ tiêu.
10. Kiến nghị cho lô hàng: Đánh dấu vào ô "Cho nhập kho chờ xử lý" nếu lô hàng có vấn đề nhỏ cần theo dõi thêm. Nếu lô hàng không đạt yêu cầu, đánh dấu vào ô "Không đạt" và ghi rõ các điểm không phù hợp vào phần dòng trống bên dưới.
11. Chữ ký: Nhân viên vật tư, Nhân viên kỹ thuật và Thủ kho ký tên, ghi rõ họ tên và ngày tháng năm thực hiện kiểm tra.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại phòng vật tư, một bản giao cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho.
• Không được bỏ qua bước kiểm tra chất lượng thực tế, đặc biệt với các chỉ tiêu kỹ thuật quan trọng ảnh hưởng đến sản xuất.
• Nếu lô hàng có nhiều mặt hàng khác nhau, phải ghi riêng từng dòng cho từng mặt hàng, không gộp chung.
• Chữ ký của cả ba bên là bắt buộc; nếu thiếu một chữ ký, biên bản không có giá trị pháp lý để nhập kho.
• Lưu giữ biên bản ít nhất 5 năm để phục vụ kiểm toán và truy xuất nguồn gốc khi cần.

Lỗi thường gặp

• Ghi số lượng trên biên bản giống với số lượng trên hóa đơn mà không kiểm đếm thực tế, dẫn đến sai lệch tồn kho.
• Bỏ sót mục "Chứng từ đính kèm" hoặc ghi không đầy đủ, gây khó khăn khi đối chiếu sau này.
• Không ghi chi tiết các chỉ tiêu kiểm tra chất lượng, chỉ ghi chung chung "đạt" hoặc "không đạt" mà không có số liệu cụ thể.
• Nhân viên kỹ thuật ký mà không thực sự kiểm tra hàng hóa, dẫn đến rủi ro chất lượng về sau.
• Đánh dấu nhầm ô "Cho nhập kho chờ xử lý" trong khi lô hàng thực tế không đạt yêu cầu, gây lãng phí và ảnh hưởng sản xuất.