PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN HÀNG TỒN KHO

Hµng tån kho lµ 1 bé phËn cña tµi s¶n ng¾n h¹n trong doanh nghiÖp d­íi h×nh th¸i vËt chÊt. Hµng tån kho cña doanh nghiÖp cã thÓ ®­îc mua tõ bªn ngoµi, cã thÓ do doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®Ó dïng cho môc ®Ých s¶n xuÊt, kinh doanh cña doanh nghiÖp, cung cÊp dÞch vô hoÆc ®Ó b¸n. Nh­ v©y hµng tån kho xuÊt hiÖn ë c¶ ba kh©u: cung cÊp, s¶n xuÊt vµ tiªu thô cña qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh.

Hµng tån kho lµ mét bé phËn quan träng cña tµi s¶n ng¾n h¹n trong doanh nghiÖp, th­êng rÊt ®a d¹ng, viÖc x¸c ®Þnh chÊt l­îng, t×nh tr¹ng vµ gi¸ trÞ hµng tån kho lu«n lµ c«ng viÖc khã kh¨n, phøc t¹p, hµng tån kho th­êng ®­îc b¶o qu¶n, b¶o qu¶n ë nhiÒu ®Þa ®iÓm kh¸c nhau do nhiÒu ng­êi qu¶n lý. Do ®ã dÔ x¶y ra mÊt m¸t, c«ng viÖc kiÓm kª, qu¶n lý vµ b¶o qu¶n sö dông gÆp nhiÒu khã kh¨n, chi phÝ lín. §ång thêi hµng tån kho th­êng cã c¸c nghiÖp vô nhËp xuÊt x¶y ra víi tÇn suÊt nhiÒu, lu«n biÕn ®æi vÒ mÆt h×nh th¸i hiÖn vËt.

Theo chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh kÕ to¸n hµng tån kho ®­îc tiÕn hµnh theo mét trong hai ph­¬ng ph¸p sau:

·Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn (KKTX).

·Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú (KK§K)

Doanh nghiÖp chØ ®­îc ¸p dông mét ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho vµ ph¶i qu¸n triÖt nguyªn t¾c nhÊt qu¸n sö dông trong suèt niªn ®é kÕ to¸n. ViÖc lùa chän ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n hµng tån kho trong doanh nghiÖp ph¶i c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng SXKD, yªu cÇu qu¶n lý, tÝnh chÊt s¶n phÈm, sè l­îng, chñng lo¹i vËt t­ hµng ho¸... ®Ó cã sù vËn dông thÝch hîp.

1.4.1. Ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn.

Ph­¬ng ph¸p KKTX theo dâi vµ ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh NhËp - XuÊt - Tån kho hµng tån kho trªn sæ kÕ to¸n.

Víi ph­¬ng ph¸p KKTX, c¸c tµi kho¶n hµng tån kho (Lo¹i 15...) ®ù¬c dïng ®Ó ph¶n ¸nh sè hiÖn cã vµ t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt t­ hµng ho¸. Do vËy, gi¸ trÞ hµng tån kho trªn sæ kÕ to¸n cã thÓ x¸c ®Þnh t¹i bÊt cø thêi ®iÓm nµo trong kú kÕ to¸n. Cuèi kú kÕ to¸n, c¨n cø vµo sè liÖu kiÓm kª thùc tÕ vËt t­, hµng ho¸ tån kho, so s¸nh víi sè liÖu vËt t­, hµng ho¸ tån kho trªn sæ kÕ to¸n. VÒ nguyªn t¾c sè liÖu tån kho thùc tÕ lu«n lu«n phï hîp vãi sè liÖu trªn sæ kÕ to¸n. NÕu cã chªnh lÖch ph¶i x¸c ®Þnh nguyªn nh©n vµ xö lý theo quyÕt ®Þnh cña cÊp cã thÈm quyÒn.

¦u ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn:

Ph­¬ng ph¸p KKTX theo dâi vµ ph¶n ¸nh th­êng xuyªn liªn tôc cã hÖ thèng t×nh h×nh NhËp - XuÊt - Tån kho vËt t­ hµng ho¸ gióp cho viÖc gi¸m s¸t chÆt chÏ t×nh h×nh biÕn ®éng cña hµng tån kho trªn c¬ së ®ã b¶o qu¶n hµng tån kho c¶ vÒ sè l­îng vµ gi¸ trÞ.

 Nh­îc ®iÓm cña ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn:

 Do ghi chÐp th­êng xuyªn liªn tôc nªn khèi l­îng ghi chÐp cña kÕ to¸n lín v× vËy chi phÝ h¹ch to¸n cao.

§iÒu kiÖn ¸p dông cña ph­¬ng ph¸p kª khai th­êng xuyªn:

Ph­¬ng ph¸p KKTX th­êng ®­îc ¸p dông cho c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt c«ng nghiÖp, doanh nghiÖp x©y l¾p vµ c¸c doanh nghiÖp th­¬ng m¹i kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã gi¸ trÞ lín: m¸y mãc, thiÕt bÞ...

1.4.2. Ph­¬ng ph¸p kª kª ®Þnh kú

Lµ ph­¬ng ph¸p h¹ch to¸n c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm kª thùc tÕ ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ trÞ hµng ho¸ vËt t­ tån kho cuèi kú trªn sæ kÕ to¸n, tõ ®ã x¸c ®Þnh gi¸ trÞ vËt t­ hµng ho¸ xuÊt kho trong kú theo c«ng thøc :

Theo Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, mäi biÕn ®éng cña hµng tån kho (Nh©p kho, xuÊt kho) kh«ng theo dâi, ph¶n ¸nh trªn c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n hµng tån kho (Lo¹i 1.5....) Gi¸ trÞ hµng hµng ho¸ vËt t­ mua vµo trong kú ®­îc theo dâi trªn TK mua hµng (TK 611).

C«ng t¸c kiÓm kª hµng ho¸ vËt t­ ®­îc tiÕn hµnh cuèi mçi kú kÕ to¸n ®Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng tån kho thùc tÕ lµm c¨n cø ghi sæ kÕ to¸n c¸c tµi kho¶n hµng tån kho. §ång thêi c¨n cø vµ trÞ gi¸ vËt t­ hµng ho¸ tån kho ®Ó x¸c ®Þnh trÞ gi¸ hµng ho¸ vËt t­ xuÊt kho trong kú .

Nh­ vËy, khi ¸p dông Ph­¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, c¸c tµi kho¶n kÕ to¸n nhãm hµng tån kho chØ sö dông ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ hµng ho¸ vËt t­ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú kÕ to¸n. TK 611 dïng ®Ó ph¶n ¸nh t×nh h×nh biÕn ®éng t¨ng gi¶m hµng tån kho.

Ph­¬ng ph¸p KK§K cã ­u ®iÓm lµ gi¶m nhÑ c«ng viÖc h¹ch to¸n. Nh­îc ®iÓm lµ ®é chÝnh x¸c vÒ gi¸ trÞ hµng ho¸ vËt t­ xuÊt dïng trong kú kh«ng cao, nã phô thuéc vµo c«ng t¸c qu¶n lý hµng ho¸ vËt t­ cña DN. Ph­¬ng ph¸p KK§K th­êng ¸p dông cho c¸c DN s¶n xuÊt kinh doanh nh÷ng mÆt hµng cã nhiÒu chñng lo¹i, cã gi¸ trÞ nhá, th­êng xuyªn ph¸t sinh nghiÖp vô nhËp xuÊt.