Công văn 198/TCDS-TTTL triển khai công tác cơ sỡ dữ liệu và báo cáo thống kê chuyên ngành Dân số - Kế hoạch hóa gia đình do Tổng cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình ban hành

Kính gửi: Chi cục Dân số - Kế hoạch hóa gia đình các tỉnh/thành phố

Thực hiện kế hoạch triển khai Cơ sở dữ liệu và báo cáo thống kê điện tử năm 2012 và Quyết định số 437/QĐ-TCDS ngày 16/11/2011 của Tổng cục trưởng Tổng cục Dân số-Kế hoạch hóa gia đình (DS-KHHGĐ) về việc ban hành quy định tạm thời về mẫu Sổ ghi chép ban đầu, mẫu phiếu thu thập thông tin của cộng tác viên dân số và mẫu biểu thống kê của kho dữ liệu điện tử phục vụ quản lý và điều hành Chương trình mục tiêu quốc gia Dân số-Kế hoạch hóa gia đình giai đoạn 2011-2015. Theo báo cáo của Chi cục DS-KHHGĐ việc cập nhật thông tin, hoàn thiện kho dữ liệu điện tử và kết xuất thông tin, dữ liệu thành các báo cáo thống kê chuyên ngành phục vụ quản lý, điều hành của các cấp quản lý đã được triển khai. Tuy nhiên qua rà soát toàn bộ kho dữ liệu điện tử, đối chiếu với hệ thống báo cáo tổng hợp thủ công, còn một số tồn tại như sau:

Số liệu về nhân khẩu thực tế thường trú tổng hợp của 63 tỉnh/thành phố được kết xuất từ kho dữ liệu điện tử so với số liệu của hệ thống báo cáo thống kê (báo cáo chính thức có ký, đóng dấu của Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh/ thành phố) tính đến cuối năm 2011, còn có sự chênh lệch;

+ Tổng số chung thiếu khoảng 7,2 triệu dân (sai số 8,1%), vượt quá mức cho phép về sai số thống kê dân số là dưới 5% (TĐTDS 2009 sai số 0,3%);

+ 40/63 tỉnh/thành phố có tỷ lệ chênh lệch số liệu dưới 5% (thuộc mức sai số cho phép của thống kê dân số);

+ 11/63 tỉnh/thành phố có tỷ lệ chênh lệch số liệu trên 5% và dưới 10%;

+ 12/63 tỉnh/thành phố có tỷ lệ chênh lệch số liệu trên 10% (sai số lớn, ngoài mức cho phép). Đặc biệt, có 02 tỉnh số liệu thiếu gần 1/2 (44,9% và 41,6%); 01 tỉnh sai số 1/3 (29%); 01 tỉnh sai số 1/4 (23,5%), 08 tỉnh còn lại mắc sai số từ 12,9% đến 17,7%.

+ Trong kỳ báo cáo tháng 2/2012, chưa có tỉnh/thành phố nào gửi báo cáo thống kê chuyên ngành được kết xuất từ kho dữ liệu điện tử.

Thực tế này ảnh hưởng trực tiếp tới việc cung cấp thông tin, số liệu định kỳ phục vụ công tác quản lý, điều hành chương trình DS-KHHGĐ.

Để khắc phục tình trạng trên, Tổng cục DS-KHHGĐ đề nghị Lãnh đạo Chi cục DS-KHHGĐ các tỉnh/thành phố chỉ đạo các đơn vị, cá nhân phụ trách công tác thông tin chuyên ngành DS-KHHGĐ của địa phương thực hiện các yêu cầu sau:

1. Tiếp tục duy trì việc thực hiện báo cáo giấy song song với việc triển khai chế độ báo cáo  thống kê điện tử để đảm bảo duy trì hệ thống báo cáo thống kê định kỳ hàng tháng/quí/năm.

2. Khẩn trương triển khai thực hiện thu thập, cập nhật thông tin, số liệu theo Quyết định số 437/QĐ-TCDS ngày 16/11/2011 và công văn hướng dẫn số 77/TCDS-KHTC ngày 22/02/2012 về việc Hướng dẫn ghi chép ban đầu vào sổ A0, ghi Phiếu thu tin và lập báo cáo thống kê chuyên ngành DS-KHHGĐ vào kho dữ liệu điện tử để kết xuất thành các báo cáo thống kê chuyên ngành và các báo cáo khác theo quy định ở cả cấp huyện, quận và cấp tỉnh, thành phố; Hoàn thiện cơ sở dữ liệu DS-KHHGĐ của tỉnh, thành phố và nộp về Tổng cục DS-KHHGĐ trước ngày 5/5/2012.

Tổng cục DS-KHHGĐ (Trung tâm Thông tin và Tư liệu dân số) sẽ thường xuyên hỗ trợ kỹ thuật cho các địa phương có nhu cầu. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn vướng mắc Các địa phương cần phản ánh kịp thời về Tổng cục DS-KHHGĐ (Trung tâm Thông tin và Tư liệu Dân số; Vụ Kế hoạch-Tài chính) để tổng hợp, giải quyết.