Công văn 5002/BNN-VP về duy trì áp dụng, khắc phục phòng ngừa, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành

Ngày 02 tháng 10 năm 2012, các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ đã tổ chức Hội nghị tổng kết xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 (HTQLCL ISO). Giai đoạn xây dựng và áp dụng đã được đánh giá và được cấp Giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn. Để tiếp tục thực hiện duy trì áp dụng HTQLCL ISO có hiệu quả góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước của Bộ, đề nghị các đơn vị tập trung triển khai tiếp những nội dung công việc sau:

I. CÁC ĐƠN VỊ THUỘC KHỐI CƠ QUAN BỘ

Tăng cường vai trò lãnh đạo của cấp ủy Đảng, trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức triển khai của lãnh đạo các cấp, vai trò phối hợp của tổ chức đoàn thể trong triển khai thực hiện toàn bộ các nội dung yêu cầu của hệ thống, tập trung chỉ đạo thực hiện tốt một số nội dung:

1. Tiếp tục tăng cường phổ biến bằng nhiều biện pháp để nâng cao nhận thức về nội dung yêu cầu, vai trò, mục đích thực hiện hệ thống quản lý chất lượng đối với công chức, viên chức và người lao động thuộc đơn vị.

2. Tổ chức duy trì thực hiện hệ thống, có giải pháp tích cực xây dựng thành nền nếp, thói quen không thể thiếu trong giải quyết công việc. Thủ trưởng các cấp thường xuyên giám sát công việc thông qua thực hiện các quy trình công việc đã được xây dựng.

3. Thường xuyên rà soát, cải tiến, bổ sung hoàn chỉnh nội dung các tài liệu, quy trình đảm bảo phù hợp với yêu cầu của hệ thống, trước mắt cần quan tâm xem xét, xử lý những điểm lưu ý theo Văn bản số 3650/BNN-VP ngày 01/8/2012.

4. Kịp thời xây dựng mở rộng, bổ sung các quy trình ISO thực hiện các thủ tục hành chính mới, các thủ tục nội bộ cần thiết; điều chỉnh, cải tiến các quy trình thực hiện đối với thủ tục hành chính được điều chỉnh, sửa đổi, đơn giản hóa.

5. Tổ chức thực hiện tốt việc giám sát, đánh giá kết quả thực hiện cụ thể đối với từng quy trình và toàn bộ hệ thống theo quy định, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện của từng quy trình theo hướng dẫn tại văn bản số 3651/BNN-VP ngày 01/8/2012.

6. Tăng cường thực hiện công tác tuyên truyền HTQLCL ISO 9001: 2008 bằng nhiều hình thức có hiệu quả thiết thực, trước mắt thực hiện tốt: Xây dựng khung treo (gồm CSCL, MTCL, giấy chứng nhận ISO), File (cặp) tài liệu của hệ thống tại đơn vị.

7. Tổng kết phong trào thi đua và bình xét khen thưởng tại đơn vị theo quy định tại văn bản số 3496/BNN-VP ngày 28/11/2011 về phát động phong trào thi đua xây dựng ISO và văn bản hướng dẫn của Văn phòng Bộ.

8. Xây dựng kế hoạch cụ thể hàng năm thực hiện duy trì áp dụng, xây dựng mới các quy trình tại đơn vị; xây dựng dự toán và bố trí kinh phí thực hiện (trong kế hoạch và kinh phí thực hiện cải cách hành chính hàng năm).

9. Tiếp tục duy trì của hoạt động của Tổ công tác: Kiện toàn Tổ công tác, cán bộ đầu mối ISO của đơn vị. Tổ công tác có trách nhiệm tham mưu để thủ trưởng đơn vị chỉ đạo triển khai thực hiện; đôn đốc, kiểm tra, giám sát, tổng hợp báo cáo kết quả thực hiện tại đơn vị.

10. Quan tâm bố trí nguồn lực (bao gồm cả nhân lực, kinh phí, trang thiết bị...) từng bước đáp ứng nhu cầu để thực hiện hệ thống có hiệu quả theo yêu cầu của hệ thống.

11. Thực hiện đầy đủ chế độ báo cáo theo định kỳ thực hiện HTQLCL ISO hàng quý, 6 tháng, năm (báo cáo trong nội dung báo cáo định kỳ về cải cách hành chính).

II. TỔ CÔNG TÁC ISO CƠ QUAN BỘ

1. Kiện toàn và tiếp tục duy trì hoạt động của Tổ công tác ISO cơ quan Bộ. Phân công nhiệm vụ cụ thể đối với các thành viên, mỗi thành viên Thường trực Tổ công tác chịu trách nhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện đối với một số đơn vị.

2. Thường trực Tổ công tác tham mưu cho lãnh đạo Bộ ban hành Quyết định chính thức áp dụng hệ thống văn bản, tài liệu theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 tại Khối cơ quan Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn (thực hiện trước 31/10/2012).

3. Thường trực Tổ công tác phối hợp với Văn phòng Bộ và các đơn vị để đưa file mềm tất cả các tài liệu và các quy trình ISO lên trang Website http://www.omard.gov.vn/, thông báo, hướng dẫn các đơn vị khai thác, sử dụng; phân công trách nhiệm cập nhật bổ sung khi có sự thay đổi.

4. Tổ chức thực hiện việc giám sát, kiểm tra thường xuyên để đánh giá tình hình thực hiện đối với từng đơn vị và toàn bộ hệ thống theo quy định; tổ chức đánh giá nội bộ kịp thời, thiết thực, hiệu quả khi cần thiết và trước khi đánh giá giám sát. Phối hợp với tổ chức đánh giá thực hiện đánh giá giám sát theo quy định.

5. Tổng hợp kế hoạch và dự trù đề xuất kinh phí thực hiện hàng năm.

6. Đề xuất và tổ chức đào tạo chuyên gia đánh giá trưởng về HTQLCL ISO cho các đơn vị thuộc Bộ.

Để việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 có hiệu quả thiết thực, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước của Bộ, đề nghị thủ trưởng các đơn vị tiếp tục chỉ đạo mạnh mẽ, quyết liệt hơn tại đơn vị mình và thực hiện tốt những nội dung trên./.