Công văn 9435/BYT-VPB5 năm 2021 hướng dẫn thu thập và nộp lưu hồ sơ tài liệu về đại dịch Covid 19 do Bộ Y tế ban hành

Trong thời gian qua, các cơ quan, đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Y tế, Sở Y tế các tỉnh, thành phố, các bệnh viện trong cả nước đã chỉ đạo và tổ chức thực hiện phòng, chống dịch Covid-19 đạt được những thành quả quan trọng, đến nay dịch bệnh cơ bản đã cơ bản được khống chế. Quá trình triển khai thực hiện phòng chống đại dịch Covid-19, các cơ quan, đơn vị đã sản sinh ra các tài liệu lưu trữ có giá trị phản ánh chân thực, khách quan về công cuộc phòng chống đại dịch Covid-19 tại các địa phương trong cả nước.

Để kịp thời thu thập, sưu tầm bảo quản an toàn, lâu dài và phát huy tối đa giá trị của các tài liệu lưu trữ, đồng thời tránh tình trạng mất mát, thất lạc nguồn hồ sơ, tài liệu cũng như tư liệu phòng chống dịch Covid-19 quý giá, Bộ Y tế đề nghị các cơ quan, đơn vị nhanh chóng triển khai các nhiệm vụ sau:

1. Xây dựng kế hoạch lập và nộp hồ sơ đối với những văn bản chỉ đạo về công tác phòng chống dịch Covid-19 vào lưu trữ cơ quan, đơn vị sau khi giải quyết xong công việc. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu (hồ sơ hành chính thông thường, tài liệu, tư liệu tranh, ảnh, phim...) trong giai đoạn phòng chống đại dịch sẽ là bằng chứng ghi nhận vai trò của Lãnh đạo Bộ, vai trò của đội ngũ cán bộ, nhân viên y tế trong công tác khám chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe nhân dân trong đại dịch Covid-19. Đồng thời là những tư liệu vô giá cho thế hệ trẻ nghiên cứu học hỏi những kinh nghiệm về phòng chống dịch. Đề nghị công chức, viên chức người lao động sau khi kết thúc công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, đơn vị (sau thời hạn 10 năm kể từ năm công việc kết thúc sẽ tiến hành nộp lưu những hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo quy định của Điều 21 Luật Lưu trữ năm 2011).

2. Đối với các tổ chức, đơn vị, cá nhân, trong quá trình tham gia phòng, chống dịch tự sưu tầm các tư liệu như: các bức ảnh xây dựng bệnh viện dã chiến; ghi chép cá nhân trong quá trình tham gia công tác khám chữa bệnh; nhật ký; những câu chuyện; những bức thư của người bệnh, của nhân dân; pano, áp phích tuyên truyền về công tác phòng chống dịch; các bản ảnh, scan, video, file ghi âm... có nhu cầu nộp lưu, hiến tặng vào Lưu trữ Lịch sử xin gửi tài liệu về Văn phòng Bộ hoặc liên hệ trực tiếp với Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, số 34 Phan Kế Bính, Ba Đình, Hà Nội. Các tư liệu sưu tầm hiến tặng sẽ được Trung tâm Lưu trữ Quốc gia bảo quản vĩnh viễn và tổ chức trưng bày triển lãm giúp nhân dân và thế hệ tương lai hiểu về mức độ nguy hiểm của đại dịch, tạo điều kiện cho nhân dân thích nghi với việc phòng chống dịch (Mọi tư liệu hiến tặng, giao nộp xin gửi theo phụ lục công văn này).

Trong quá trình triển khai nếu gặp khó khăn, vướng mắc xin liên hệ với Văn phòng Bộ Y tế theo số điện thoại: 024.627.333.04 hoặc Trung tâm lưu trữ quốc gia III (Bà Nguyễn Thị Hằng -ĐT 0243.7626620 - 0986501196, email: [email protected])./.