Quyết định 18/TC-KHKT năm 1990 ban hành tiêu chuẩn thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ của Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH TIÊU CHUẨN THẺ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC

Căn cứ vào Nghị định số 141-HĐBT ngày 24-8-1982 của Hội đồng Bộ trưởng ban hành điều lệ về công tác tiêu chuẩn hoá;
Căn cứ vào Nghị định số 34-HĐBT ngày 01-3-1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Trung tâm nghiên cứu khoa học lưu trữ;

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Nay ban hành tiêu chuẩn cấp ngành TCN1-90: Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ (gồm tiêu chuẩn và hướng dẫn áp dụng tiêu chuẩn).

Điều 2: Tiêu chuẩn trên ban hành để khuyến khích áp dụng trong tất cả các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, các lưu trữ cơ quan ở Trung ương, địa phương và có hiệu lực kể từ ngày 01-4-1990.

TIÊU CHUẨN NGÀNH

Nhóm:...........

1. Tiêu chuẩn này chỉ áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính thời kỳ sau cách mạng.

2. Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ được làm từ bìa cứng hoặc các tông mỏng không bị nhoè mực khi viết, có khuôn khổ kích thước như sau:

50 98

74 37 37

HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN THẺ TRA TÌM TÀI LIỆU LƯU TRỮ

1. Thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ được làm bằng bìa cứng hoặc các tông mỏng có các chỉ số kỹ thuật đường với loại bìa 272, không bị nhoè mực khi viết, có khuôn khổ, kích thước và nội dung như sau:

50 98

74 37 37

2. Các chữ cố định trên tấm thẻ được in ti pô bằng kiểu chữ in ti pô Rô man 10 (R.10)

3. Mẫu thẻ này chỉ áp dụng đối với các bộ thẻ hệ thống và bộ thẻ sự vật chuyên đề.

4. Các chỉ số về khuôn khổ, kích thước của tấm thẻ và các ô mục có thể được thu nhỏ cho phù hợp với thẻ thông tin có kích thước 9 x 12 và hiện nay không có điều kiện thay đổi bìa thẻ và tủ thẻ theo tiêu chuẩn thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ.

5. Mẫu thẻ này chỉ áp dụng đối với tài liệu quản lý hành chính giai đoạn sau Cách mạng tháng 8 - 1945.

6. Biên mục thẻ được quy định như sau:

Mỗi thẻ có thể được dùng biên mục cho một hồ sơ (đvbq) hoặc một văn bản hoặc một phần văn bản như biên bản, báo cáo, kế hoạch...

Địa chỉ tài liệu gồm tên phông, số phông, số mục lục, số hồ sơ (đvbq) và tờ số - đối với trường hợp biên mục theo từng văn bản trong một hồ sơ (đvbq).

- Tên phông ghi tên gọi chính thức của phông tài liệu lưu trữ theo bảng danh sách phông, trong trường hợp tên phông quá dài có thể viết tắt theo quy định chung.

- Số mục lục: ghi số của quyển mục lục mà hồ sơ (đvbq) được thống kê trong đó.

- Số hồ sơ (đvbq) là số thống kê của hồ sơ (đvbq) trong phông.

- Tờ số : Ghi số thứ tự của trang tài liệu trong hồ sơ được biên mục lên thẻ.

- Biên mục nội dung tài liệu :

+ Biên mục nội dung gồm biên mục nội dung tài liệu và biên mục đặc điểm tài liệu.

Nếu thẻ được biên mục cho từng hồ sơ (đvbq) thì ở phần ghi nội dung chép lại y nguyên tiêu đề hồ sơ (đvbq). Nếu thẻ được biên mục cho từng tài liệu thì ở ô này viết tên văn bản. Nếu thẻ dùng để giới thiệu từng phần của tài liệu thì ô này dùng để tóm tắt nội dung của phần tài liệu được biên mục. Phần giới thiệu nội dung của tài liệu phải nêu được tên loại tài liệu, tác giả, thời gian, vấn đề mà tài liệu phản ánh và phải ngắn gọn, chính xác, không mở rộng hoặc thu hẹp nội dung thông tin, không liệt kê tài liệu.

+ Biên mục đặc điểm tài liệu:

Tài liệu lưu trữ bằng giấy có thể có đặc điểm sau: đặc điểm về độ tin cậy như bản gốc, bản chính, bản sao các loại, các đặc điểm về ngôn ngữ, bút tích về phương pháp sao in.

Trong trường hợp tài liệu biên mục không phải là bản gốc thì ghi rõ tài liệu bản chính hoặc bản sao.

Đặc điểm về ngôn ngữ của tài liệu chỉ ghi khi ngôn ngữ của tài liệu không phải là tiếng Việt.

Đặc điểm về bút tích chỉ ghi khi tài liệu có bút tích của các nhà lãnh đạo cao cấp của Đảng và Chính phủ.

Trên tấm thẻ còn có hai ô dành riêng để ghi địa điểm và thời gian viết tài liệu.

+ Biên mục ký hiệu thông tin:

Ký hiệu thông tin được ghi theo bảng khung phân loại thống nhất thông tin tài liệu phông lưu trữ Nhà nước thời kỳ dân chủ nhân dân và xã hội chủ nghĩa. Khi biên mục cần sử dụng bảng chính và bảng trợ ký hiệu của khung phân loại để chọn các ký hiệu phù hợp với nội dung hồ sơ, tài liệu. Đối với bộ thẻ sự vật - chuyên đề thì ký hiệu thông tin áp dụng theo hệ thống ký hiệu của bộ thẻ sự vật - chuyên đề đó. Ký hiệu thông tin chỉ được ghi sau khi đã biên mục các ô khác trên tấm thẻ và được tiến hành theo các bước sau:

1. Tìm hiểu nội dung chính:

Cần phân tích tổng hợp nội dung tài liệu, xác định bản chất vấn đề được phản ánh trong tài liệu.

2. Tìm đề mục khung phân loại:

Sau khi đã xác định nội dung chính của tài liệu, đưa nội dung đó về ngành hoạt động đã được phân loại theo một đề mục A, B, C ở khung phân loại để tìm đề mục thích hợp.

3. Tìm cấp độ nhỏ trong đề mục:

So sánh nội dung tài liệu với các khái niệm thông tin trong đề mục để chọn được tiêu đề mục cần thiết.

4. Ghi ký hiệu thông tin:

Nếu cấp độ cuối cùng (biên mục) chưa xác định rõ thì có thể ghi lên một cấp độ cao hơn.

5. Kiểu chữ biên mục:

Kiểu chữ biên mục trên tấm thẻ chính thức phải là kiểu chữ in đối với trường hợp thẻ viết tay. Nếu cùng mục lục, kho lưu trữ xây dựng nhiều bộ thẻ thì các tấm thẻ phải được đánh máy.