Công văn số 449/NVTW về việc hướng dẫn quản lý hồ sơ tài liệu trong khi hợp nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành

Kính gửi: ……………………………….

Ngày 21 tháng 10 năm 1995, Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam khoá IX kỳ họp thứ 8 đã thông qua Nghị quyết về việc điều chỉnh tổ chức bộ máy một số cơ quan của Chính phủ.

Theo Nghị quyết này, Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm, Bộ Lâm nghiệp, Bộ Thuỷ lợi hợp nhất thành Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn; Bộ Năng lượng, Bộ Công nghiệp nhẹ và Bộ Công nghiệp nặng hợp nhất thành Bộ Công nghiệp; Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước và Uỷ ban Nhà nước về hợp tác và Đầu tư hợp nhất thành Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Thực hiện Nghị quyết của Quốc hội, để bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ tài liệu trong quá trình hợp nhất theo quy định tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia được Hội đồng Nhà nước công bố ngày 11 tháng 12 năm 1982, Cục Lưu trữ Nhà nước đề nghị các Bộ, Uỷ ban Nhà nước (cũ) và các Bộ mới thành lập thực hiện những việc sau đây:

1. Yêu cầu chung.

a) Toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ, Uỷ ban cũng như các đơn vị trực thuộc phải được thu thập, quản lý tập trung thống nhất theo nguyên tắc không xé lẻ, phân tán Phông tài liệu.

b) Không một Vụ, Phòng, Ban, đơn vị hay cá nhân nào được chiếm giữ hay tiêu huỷ trái phép hồ sơ tài liệu của cơ quan.

c) Khi bàn giao hồ sơ tài liệu phải lập biên bản và mục lục hồ sơ tài liệu bàn giao.

2. Đối với các Bộ, Uỷ ban Nhà nước (cũ).

a) Hồ sơ tài liệu ở kho lưu trữ của Bộ, Uỷ ban:

- Hồ sơ tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Nhà nước theo quy định tại Điều 32 Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142-CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ cần phân loại, xác định giá trị, thống kê. Hồ sơ tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp cho Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước. Hồ sơ tài liệu hết giá trị tiến hành làm thủ tục để tiêu huỷ theo quy định hiện hành.

- Hồ sơ tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ Nhà nước tiến hành thống kê và bàn giao cho lưu trữ Bộ mới quản lý.

b) Hồ sơ tài liệu ở các Vụ, Phòng, Ban, đơn vị và công chức, viên chức:

- Đối với những hồ sơ tài liệu này cần chỉ đạo, hướng dẫn các Vụ, Phòng, Ban, đơn vị và công chức, viên chức tập hợp, phân loại sơ bộ và thống kê.

- Hồ sơ tài liệu đã kết thúc (đã giải quyết xong công việc) thì bàn giao cho lưu trữ Bộ, Uỷ ban (cũ).

- Hồ sơ tài liệu chưa kết thúc được mang sang Bộ mới hoặc bàn giao cho người kế nhiệm để tiếp tục theo dõi, giải quyết. Trường hợp công chức, viên chức thay đổi công tác hay nghỉ việc thì bàn giao hồ sơ tài liệu cho người phụ trách đơn vị cũ và phụ trách đơn vị cũ bàn giao cho người kế nhiệm.

3. Đối với các Bộ mới thành lập.

- Bố trí kho tàng lưu trữ bảo đảm các thông số kỹ thuật bảo quản, trang bị đủ các phương tiện kỹ thuật cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.

- Tổ chức tiếp nhận và quản lý hồ sơ tài liệu do các Bộ, Uỷ ban (cũ) bàn giao.

- Bố trí đủ biên chế cán bộ lưu trữ để thực hiện chức năng quản lý công tác và tài liệu lưu trữ trong phạm vi cơ quan Bộ cũng như toàn ngành. Đặc biệt, các Bộ cần ưu tiên sắp xếp những cán bộ đã được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các Bộ, Uỷ ban phản ánh kịp thời cho Cục Lưu trữ Nhà nước để phối hợp giải quyết.