Công văn 729/BTP-BTTP năm 2017 xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng do Bộ Tư pháp ban hành

Kính gửi: Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

Thực hiện Luật công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thời gian vừa qua, một số Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân) đã quan tâm chỉ đạo thực hiện quy định về xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương. Tuy nhiên, một số địa phương vẫn chưa triển khai thực hiện quy định nêu trên.

Để tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả Luật công chứng năm 2014, Bộ Tư pháp trân trọng đề nghị Ủy ban nhân dân quan tâm chỉ đạo một số nội dung như sau:

1. Về việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

- Về trách nhiệm chỉ đạo, thực hiện: Theo quy định tại khoản 2 Điều 62 của Luật công chứng năm 2014 thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng của địa phương và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng. Quy định này nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế - xã hội. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương có liên quan đến các cơ quan, tổ chức, đơn vị tại địa phương về kinh phí, chuyên môn, kỹ thuật công nghệ thông tin..., do vậy, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Tài chính, Sở Tài nguyên và Môi trường, Cục Thi hành án dân sự, Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập)... kịp thời tham mưu, đề xuất trình Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương.

- Về nội dung cơ sở dữ liệu công chứng, quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng: Việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng cần tính toán đến an toàn, bảo mật, thuận tiện khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu, khả năng kết nối cơ sở dữ liệu với hệ thống thông tin đất đai, nhà ở... Đối với quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng cần tập trung vào một số vấn đề chủ yếu như trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan trong quản lý, cung cấp, cập nhật thông tin vào cơ sở dữ liệu với trách nhiệm trong khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.

- Về kinh phí xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng: Theo quy định của Luật công chứng năm 2014 thì Ủy ban nhân dân có trách nhiệm xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng. Do đó, tùy vào điều kiện thực tế của địa phương, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo các cơ quan chuyên môn tham mưu, đề xuất bố trí từ nguồn ngân sách địa phương hoặc bằng nguồn kinh phí xã hội hóa, huy động sự đóng góp của các tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên... để xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại địa phương, về lâu dài, có thể nghiên cứu, xem xét đến phương án thu kinh phí khai thác, sử dụng từ các tổ chức, cá nhân để vận hành, duy trì, nâng cấp, hoàn thiện cơ sở dữ liệu công chứng.

2. Về việc sửa đổi, bổ sung cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng

Đối với các địa phương đã có cơ sở dữ liệu công chứng và đã thực hiện chia sẻ thông tin trong hoạt động công chứng giữa các cơ quan, tổ chức trong phạm vi địa phương, Ủy ban nhân dân xem xét chỉ đạo Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành ở địa phương, Hội công chứng viên (ở những nơi đã thành lập) rà soát, tham mưu, đề xuất Ủy ban nhân dân xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung để phù hợp với quy định của Luật công chứng năm 2014 về nội dung cơ sở dữ liệu công chứng (bao gồm các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng) và thực tiễn hoạt động công chứng tại địa phương.

3. Bên cạnh việc triển khai xây dựng hoặc sửa đổi, bổ sung cơ sở dữ liệu công chứng và quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, đề nghị Ủy ban nhân dân tiếp tục quan tâm chỉ đạo để bảo đảm sự chia sẻ thông tin đầy đủ, kịp thời giữa Sở Tư pháp với các cơ quan thi hành án dân sự ở địa phương (theo Quyết định số 2153/QĐ-BTP ngày 27/8/2013 của Bộ Tư pháp ban hành Quy chế phối hợp công tác giữa Cơ quan Tư pháp và Cơ quan Thi hành án dân sự địa phương và Công văn số 2656/BTP-TCTHADS ngày 09/8/2016 của Bộ Tư pháp về việc cung cấp thông tin đối với tài sản kê biên để đảm bảo thi hành án).

Trong quá trình triển khai thực hiện các nhiệm vụ nêu trên, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị Ủy ban nhân dân, Sở Tư pháp kịp thời phản ánh về Bộ Tư pháp và các Bộ, ngành có liên quan để xem xét tháo gỡ.

Bộ Tư pháp trân trọng đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương quan tâm, thực hiện./.