Công văn 6815/BTC-VP thực hiện thống nhất kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ Tài chính ban hành

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ đã có Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Để thực hiện thống nhất thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ Tài chính và các đơn vị thuộc Bộ ban hành, Lãnh đạo Bộ yêu cầu thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ quán triệt và tổ chức thực hiện tốt những quy định trong Thông tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP và những nội dung hướng dẫn cụ thể về kỹ thuật trình bày văn bản dưới đây:

1. Quốc hiệu

- Dòng chữ trên: "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.

- Dòng chữ dưới: "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc" trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Chữ cái đầu các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch ngang nhỏ, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ "Độc lập - Tự do - Hạnh phúc".

2. Tên cơ quan, tổ chức soạn thảo văn bản

Văn bản do Bộ Tài chính ban hành:

Chữ "Bộ Tài chính" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm, đứng. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Văn bản do các đơn vị thuộc Bộ Tài chính ban hành:

Tên cơ quan chủ quản cấp trên của đơn vị - chữ "Bộ Tài chính" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.

Tên đơn vị ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đậm, đứng. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

3. Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng, sau địa danh có dấu phẩy.

4. Tên loại và trích yếu nội dung đối với văn bản

Đối với các loại văn bản có ghi tên loại (Thông tư, quyết định, chỉ thị, tờ trình, báo cáo, thông báo …):

Tên loại văn bản trình bày cân đối giữa dòng, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

Trích yếu nội dung văn bản trình bày cân đối giữa dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng 1/3 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Đối với công văn:

Trích yếu nội dung công văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng.

5. Nội dung văn bản

- Phần nội dung văn bản trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

- Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, Mục, Điều Khoản, Điểm thi trình bày như sau:

Phần, chương: từ "phần", "chương" và số thứ tự của phần, chương trình bày trên một dòng riêng, giữa dòng bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La mã. Tiêu đề của phần, chương đặt ngay dưới, giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

- Mục: từ "Mục" và số thứ tự của Mục trình bày trên một dòng riêng, giữa dòng bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Mục dùng chữ số Ả rập. Tiêu đề của Mục đặt ngay dưới, giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng, đậm.

- Điều: từ "Điều", số thứ tự và tiêu đề của Điều trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của Điều dùng chữ số Ả rập và có dấu chấm ở ngay sau số.

- Khoản: số thứ tự các Khoản trong mỗi Điều dùng chữ số Ả rập và có dấu chấm ở ngay sau số, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

- Điểm: thứ tự các Điểm trong mỗi Khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự a, b, c sau có dấu ngoặc đơn, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

6. Chức vụ, họ tên người ký

Quyền hạn, chức vụ của người ký trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

Họ và tên người ký văn bản và học hàm, học vị (nếu có) trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm.

7. Nơi nhận

- Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng. Sau từ "kính gửi" có dấu hai chấm.

Nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ "kính gửi" có dấu hai chấm ngay sau và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trình bày trên cùng một dòng.

Nếu công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì từ "kính gửi" có dấu hai chấm ngay sau và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân đầu tiên trình bày trên cùng một dòng. Mỗi cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trình bày trên một dòng riêng. Đầu mỗi dòng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có gạch ngang. Cuối mỗi dòng có dấu chấm phẩy. Cuối dòng cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân cuối cùng có dấu chấm.

- Từ "nơi nhận" trình bày trên một dòng riêng, có dấu hai chấm ngay sau, bằng chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm.

Tên mỗi cơ quan, đơn vị, cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận văn bản trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch ngang, cuối dòng có đến dấu chấm phẩy. Dòng cuối cùng là chữ "lưu" có dấu hai chấm ngay sau, tiếp đến là VT (văn thư của cơ quan, tổ chức), chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo văn bản, số lượng bản lưu đặt trong dấu ngoặc đơn (chỉ trong trường hợp cần thiết) cuối cùng là dấu chấm, trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng.

8. Các thành phần thể thức khác

- Các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành "trả lại sau khi họp (hội nghị)", "xem xong trả lại", "lưu hành nội bộ" …, chỉ dẫn về dự thảo "dự thảo lần …" … trình bày trong khung hình chữ nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

- Địa chỉ cơ quan Bộ, đơn vị thuộc Bộ; địa chỉ e-mail; địa chỉ trên mạng (website); số điện thoại; số telex; số fax được trình bày trên trang đầu của văn bản (nếu cần thiết) bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền dài hết bề ngang của vùng trình bày văn bản.

- Phụ lục kèm theo văn bản trình bày trên các trang giấy riêng. Từ "phụ lục" và số thứ tự của phụ lục (trường hợp có từ hai phụ lục trở lên) trình bày trên một dòng riêng, giữa dòng, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm. Tiêu đề của phụ lục đặt ngay dưới, giữa dòng bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm.

- Số trang của văn bản trình bày tại góc phải, cuối trang giấy, bằng chữ số Ả rập, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng.

9. Kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức bản sao

Hình thức sao: cụm từ "sao y bản chính", "trích sao", "sao lục" trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng, đậm. Tên cơ quan, đơn vị sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh và ngày, tháng, năm sao, chức vụ, họ tên người ký, nơi nhận trình bày tương tự như đã hướng dẫn đối với văn bản ban hành.

Cục Tin học và thống kê tài chính căn cứ vào Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và hướng dẫn tại công văn này, phối hợp với Văn phòng Bộ Xây dựng mẫu các loại văn bản để các đơn vị, cán bộ công chức của cơ quan Bộ và các đơn vị thuộc Bộ thuận tiện và thống nhất trong thực hiện.

Văn phòng Bộ, bộ phận hành chính của các đơn vị thuộc Bộ tuân thủ các quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ và hướng dẫn tại công văn này trong rà soát, lưu hành văn bản của Bộ, của đơn vị mình.

Trong quá trình triển khai thực hiện, nếu phát sinh những vấn đề vướng mắc thì phản ánh kịp thời qua Văn phòng Bộ để nghiên cứu, giải quyết.