Công văn 238/CV-UB xử lý hộ tịch có liên quan đến hồ sơ học tập của học sinh do Ủy ban nhân dân tỉnh Long An ban hành

Theo báo cáo của Sở Tư pháp, sở Giáo dục đào tạo, Công An tỉnh, trong thời gian qua trên địa bàn tỉnh phát sinh các trường hợp vướng mắc hộ tịch có liên quan đến hồ sơ học tập của học sinh như: Không có giấy khai sinh, mượn giấy khai sinh của người khác đi học; Có giấy khai sinh (nhỏ tuổi) lại mượn khai sinh người khác (lớn tuổi) để đủ tuổi đi học; Cấp bản sao khai sinh không đúng với sổ bộ gốc do nhận thức đơn giản hoặc vì tình cảm, cán bộ hộ tịch (xã phường thị trấn) đã đồng tình với gia đình học sinh cấp bản sao khai sinh có năm sinh tăng hơn 1 tuổi so với sổ bộ gốc để đủ tuổi đi học, dẫn tới tình trạng nhà trường sử dụng bản sao khai sinh đó để lập hồ sơ học sinh, đến khi yêu cầu sao lục khai sinh từ sổ bộ gốc thì hồ sơ này không trùng khớp với sổ bộ gốc khai sinh, kể cả hộ khẩu và giấy chứng minh nhân dân. Hoặc cũng có trường hợp một người đăng ký khai sinh hai lần và đều có trong sổ bộ hộ tịch,..v..v…

Để giải quyết tình hình trên sau khi xin chủ trương và được sự hướng dẫn của Bộ Tư pháp, UBND tỉnh chỉ đao như sau:

1. Những trường hợp sai sót hoặc không trùng khớp về hộ tịch, hộ khẩu liên quan đến hồ sơ học tập của học sinh thì xử lý như sau:

* Trường hợp mượn giấy khai sinh của người khác để đi học. Giao Sở Tư pháp kết hợp với Công An tỉnh, Sở Giáo dục đào tạo kiểm tra, xác minh chính xác các trường hợp mượn giấy khai sinh. Nếu đương sự chưa được đăng ký khai sinh thì cho tiên hành thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn, sau đó căn cứ vào giấy khai sinh hợp lệ của đương sự, Sở Giáo dục – Đào tạo, Công an tỉnh điều chỉnh lại hồ sơ học tập và các giấy tờ tùy thân khác theo giấy khai sinh hợp pháp của đương sự. Trường hợp đương sự đã có khai sinh hợp pháp nhưng lại sử dụng khai sinh của người khác thì trên cơ sở xác minh tính chính xác, Sở Giáo dục – Đào tạo, Công an tỉnh điều chỉnh lại hồ sơ học tập và các giấy tờ tùy thân khác cho phù hợp với khai sinh hợp pháp của đương sự.

* Trường hợp cấp sai bản sao khai sinh: Về nguyên tắc, bản chính giấy khai sinh được cấp hợp pháp (khớp với sổ bộ gốc) là căn cứ gốc để xác định các dữ kiện về nhân thân của một người. Trường hợp hồ sơ cá nhân không phù hợp với bản chính giấy khai sinh thì cơ quan đang quản lý hồ sơ căn cứ vào bản chính giấy khai sinh để điều chỉnh cho phù hợp. Vì vậy, bản sao giấy khai sinh cấp sai phải hủy bỏ, Giao UBND huyện, thị xã ký quyết định hủy bỏ bản sao khai sinh không hợp lệ, khai sinh không hợp lệ (trường hợp một người có 2 giấy khai sinh từ sổ bộ) và công nhận sự hợp lệ của giấy khai sinh phù hợp với sổ bộ gốc, Quyết định của UBND huyện, thị xã gởi cho Sở Tư pháp, Sở Giáo dục – Đào tạo, Công An tỉnh, trên cơ sở đó Sở Giáo dục – Đao tạo, Công An tỉnh điều chỉnh lý lịch cho đúng hộ tịch gốc.

2. Sở Giáo dục – Đào tạo thực hiện việc điều chỉnh trong những trường hợp ghi sai lý lịch học tập của học sinh do nhà trường làm sai hoặc do nhà trường không phát hiện việc sử dụng giấy khai sinh bất hợp pháp (cạo, sửa, mượn, bản sao sai với sổ bộ gốc…) yêu cầu các cấp quản lý phải kiểm điểm, xử lý người làm sai và kèm theo hồ sơ kiểm điểm xử lý đó trong hồ sơ điều chỉnh của học sinh.

Cần có hướng dẫn trình tự điều chỉnh hợp pháp, tránh gây phiền hà cho nhân dân; phân cấp rõ ràng theo hướng; cấp nào quản lý hồ sơ thì cấp đó thực hiện điều chỉnh, tránh sự đùn đẩy lên các cơ quan cấp trên không cần thiết.

3. Những trường hợp sau khi điều chỉnh lý lịch nếu học sinh thuộc diện đi học sớm so với tuổi quy định đều phải ở lại lớp cuối cấp hoặc lưu ban cho tương ứng với tuổi học quy định.

4. Ngoài những nội dung trên, việc cải chính hộ tịch phải thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 12/TT-BTP ngày 25/6/1999 của Bộ Tư pháp về việc hướng dẫn thi hành Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10/10/1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch.

Giao trách nhiệm cho Sở Tư pháp, Sở Giáo dục – Đào tạo, Công An tỉnh hướng dẫn và theo dõi thực hiện./.