QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 222-TC/ĐKT NGÀY 11 THÁNG 10 NĂM 1980 BAN HÀNH CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG CÁC XÍ NGHIỆP QUỐC DOANH

BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH

Căn cứ vào Nghị định số 61-CP ngày 29 tháng 3 năm 1974 và Quyết định số 90-CP ngày 18 tháng 4 năm 1978 của Hội đồng Chính phủ ban hành điều lệ tổ chức và hoạt động của Bộ Tài chính;
Căn cứ vào Điều lệ tổ chức kế toán Nhà nước ban hành theo Nghị định số 175 - CP ngày 28 tháng 10 năm 1961;
Căn cứ vào những kinh nghiệm đã đúc kết được trong quá trình chấn chỉnh và cải tiến công tác kế toán tài sản cố định ở các đơn vị xí nghiệp thuộc các ngành kinh tế quốc dân;
Sau khi trao đổi thống nhất với Tổng cục Thống kê và các Bộ, Tổng cục chủ quản,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1 - Nay ban hành chế độ kế toán tài sản cố định trong các xí nghiệp quốc doanh kèm theo quyết định này, áp dụng cho tất cả các đơn vị xí nghiệp thuộc các ngành sản xuất kinh doanh không phân biệt tính chất và quy mô hoạt động, nhằm bổ sung sửa đồi và hoàn chỉnh một bước thể lệ hiện có để hướng dẫn thực hiện thống nhất chế độ quản lý tài sản cố định của Nhà nước, làm cho số liệu kế toán trở thành cơ sở vững chắc trong các nguồn thông tin về tài sản cố định, nâng cao vai trò kiểm tra kiểm soát bằng đồng tiền quá trình hình thành, sử dụng và đổi mới tài sản cố định.

Điều 2 - Các Bộ, Tổng cục chủ quản hướng dẫn cách thức vận dụng chế độ kế toán này thích hợp với tình hình và đặc điểm của ngành để áp dụng thống nhất cho các đơn vị, xí nghiệp trực thuộc Bộ, Tổng cục và các đơn vị, xí nghiệp cùng ngành do địa phương quản lý. Giám đốc các xí nghiệp, thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức kinh tế có trách nhiệm tổ chức thực hiện chế độ kế toán này theo sự hướng dẫn của các Bộ, Tổng cục. Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cùng các Bộ, Tổng cục hoặc tự mình kiểm tra việc thực hiện chế độ kế toàn này ở các đơn vị, xí nghiệp do địa phương quản lý, cũng như các đơn vị, xí nghiệp khác đóng ở địa phương.

Điều 3 - Quyết định này thi hành từ ngày ký. Những quy định về kế toán tài sản cố định ban hành trước đây trái với quyết định này đều bãi bỏ.

CHẾ ĐỘ

KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG CÁC XÍ NGHIỆP QUỐC DOANH
(Ban hành theo Quyết định số 222-TC/CĐKT ngày 11 tháng 10 năm 1980 của Bộ Tài chính)

NGUYÊN TẮC CHUNG

Điều 1 - Tài sản cố định là những tư liệu lao động có giá trị đơn vị từ 500 đồng trở lên, thời gian sử dụng trên một năm và những từ liệu lao động đặc biệt, được coi là tài sản cố định theo quy định tại chế độ khấu hao tài sản cố định hiện hành (Quyết định số 215-TC/CĐTC ngày 2 tháng 10 năm 1980). Những tư liệu lao động thiếu một trong những điều kiện nói trên được coi là công cụ lao động thuộc tài sản lưu động.

Điều 2 - Tài sản cố định của xí nghiệp được phân loại thống nhất theo cách phân loại hiện hành trong nền kinh tế quốc dân, gồm có:

1. Nhà cửa,

2. Vật kiến trúc,

3. Máy móc thiết bị động lực,

4. Máy móc thiết bị công tác,

5. Thiết bị truyền dẫn,

6. Công cụ,

7. Dụng cụ làm việc, đo lường, thí nghiệm,

8. Thiết bị và phương tiện vận tải,

9. Dụng cụ quản lý,

10. Súc vật làm việc và súc vật sinh sản.

11. Cây lâu năm,

12. Tài sản cố định khác (bao gồm các chi phí đầu tư được coi là tài sản cố định).

Ngoài cách phân loại trên, trong sổ sách kế toán, tài sản cố định của xí nghiệp còn được phân loại theo các cách phân loại khác quy định trong chế độ báo cáo kế toán - thống kê hiện hành của Nhà nước (như phân loại theo công dụng, phân loại theo nguồn vốn...).

Điều 3 - Kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ:

- Ghi chép, phản ánh, tổng hợp đầy đủ, đúng sự thật, kịp thời số lượng, giá trị số hiện có, tình hình tăng giảm và hiện trạng của tài sản cố định trong toàn xí nghiệp và ở từng đơn vị sử dụng tài sản cố định;

- Ghi chép, phản ánh tình hình sử dụng từng đối tượng tài sản cố định, từng loại tài sản cố định và toàn bộ tài sản cố định ở từng đơn vị sử dụng và trong toàn xí nghiệp; tính toán xác định hiệu quả sử dụng tài sản cố định;

- Tính trích và hạch toán chính xác số khấu hao tài sản cố định vào giá thành sản phẩm hoặc chi phí lưu thông, tính và hạch toán kịp thời giá trị hao mòn tài sản cố định. Giám sát việc trích nộp khấu hao cơ bản cho Nhà nước, cho cấp trên và hoàn trả vốn vay Ngân hàng theo chế độ Nhà nước quy định;

- Hạch toán đúng đắn các chi phí về sửa chữa tài sản cố định, tính toán kịp thời giá thành các công trình sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành, giám sát việc sử dụng đúng mục đích quỹ khấu hao sửa chữa lớn, việc chấp hành các định mức và dự toán chi phí sửa chữa lớn;

- Hạch toán kịp thời kết quả về thanh lý tài sản cố định và xác định đúng đắn những thiệt hại hoặc lợi ích do tài sản cố định phải thanh lý trước hoặc sau thời hạn sử dụng quy định;

- Lập báo cáo kế toán về tài sản cố định, phân tích tình hình trang bị, huy động, bảo quản, sử dụng tài sản cố định; đề xuất các biện pháp nhằm không ngừng tăng cường việc giữ gìn, bảo dưỡng đổi mới và nâng cao công suất sử dụng tài sản cố định.

Điều 4 - Tài sản cố định được phản ánh trên sổ sách và báo cáo kế toán theo nguyên giá (giá trị ban đầu). Nguyên giá của tài sản cố định là toàn bộ các chí phí liên quan đến việc xây dựng hoặc mua sắm tài sản cố định kể cả các chi phí về vận chuyển, lắp đặt và chi phí kiến thiết cơ bản khác. Nguyên giá của tài sản cố định trừ đi giá trị hao mòn của chúng gọi là giá trị còn lại của tài sản cố định. Giá trị còn lại của tài sản cố định là vốn cố định hiện có của xí nghiệp.

Nguyên giá tài sản cố định trong từng trường hợp cụ thể được xác định như sau:

- Nguyên giá của tài sản cố định xây dựng, tự chế tạo hoặc mua sắm mới là giá trị được ghi tăng vốn cố định phản ánh trong báo cáo quyết toán công trình hoàn thành đã được duyệt y.

- Nguyên giá của tài sản cố định nhận chuyển giao hoặc mua lại của các xí nghiệp, cơ quan khác là nguyên giá ghi trong biên bản giao nhận tài sản cố định đã được duyệt y, trừ chi phí cũ (nếu có) về vận chuyển, lắp đặt, chạy thử..., cộng chi phí mới (nếu có) về vận chuyển, lắp đặt, chạy thử... trước khi dùng.

- Nguyên giá của tài sản cố định đã được đánh giá lại theo quyết định của Nhà nước là giá mới tính trong điều kiện hiện tại (giá khôi phục) áp dụng cho việc đánh giá lại tài sản cố định.

Điều 5 - Nguyên giá của từng đối tượng tài sản cố định ghi trên sổ sách và báo cáo kế toán không thay đổi trong suốt thời gian tồn lại của tài sản cố định tại xí nghiệp, trừ những trường hợp sau đây:

1. Trang bị, đổi mới bộ phận làm tăng giá trị của tài sản cố định.

2. Tháo bớt một vài bộ phận của tài sản cố định làm giảm giá trị tài sản cố định.

3. Đánh giá lại tài sản cố định theo quyết định của Nhà nước.

Điều 6 - Đối với tài sản cố định cho bên ngoài thuê dài hạn, xí nghiệp cho thuê vẫn ghi nguyên giá của tài sản cố định cho thuê trong bảng tổng kết tài sản của mình, còn xí nghiệp đi thuê phải căn cứ giá trị ghi ở hợp đồng để ghi vào tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản.

Nếu xí nghiệp đi thuê tài sản cố định bỏ vốn xây dựng thêm, trang bị thêm hoặc đổi mới một số bộ phận của tài sản cố định thuê ngoài, theo sự thoả thuận trong hợp đồng giữa đôi bên, thì xí nghiệp đi thuê phải hạch toán công trình xây dựng thêm, trang bị thêm đó vào tài sản cố định của xí nghiệp mình và phải tiến hành trích khấu hao.

Hết hạn hợp đồng. xí nghiệp đi thuê giao trả tài sản cố định bao gồm cả công trình xây dựng thêm hoặc đổi mới cho đơn vị cho thuê. Khi giao nhận đôi bên ghi sổ theo nguyên giá và số khấu hao của phần công trình xây dựng thêm hoặc trang bị thêm đó theo phương pháp kế toán nhượng bán tài sản cố định giữa hai xí nghiệp.

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 7 - Kế toán tài sản cố định phải ghi sổ theo từng đối tượng tài sản cố định (gọi là đối tượng ghi tài sản cố định).

Đối tượng ghi tài sản cố định là từng vật kết cấu hoàn chỉnh với tất cả các vật gá lắp và phụ tùng kèm theo, hoặc là những vật thể riêng biệt về mặt kết cấu dùng để thực hiện những chức năng độc lập nhất định, hoặc là từng tổ hợp bao gồm nhiều vật kết cấu hợp thành cùng thực hiện một chức năng nhất định.

Các Bộ, Tổng cục chủ quản căn cứ vào quy định chung trên đây và bản chỉ dẫn (phụ lục số 1), quy định cụ thể đối tượng ghi tài sản cố định cho từng loại tài sản cố định để áp dụng thống nhất cho các xí nghiệp thuộc ngành mình quản lý.

Điều 8 - Mỗi đối tượng ghi tài sản cố định không phân biệt đang sử dụng hay dự trữ đều phải có số hiệu riêng.

Số hiệu tài sản cố định là một tập hợp số bao gồm nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định để chỉ loại tài sản cố định, nhóm tài sản cố định và đối tượng tài sản cố định trong nhóm. Số hiệu dành cho mỗi nhóm tài sản cố định phải đủ để ghi những tài sản cố định hiện có và những tài sản cố định sẽ tăng thêm trong những năm tới thuộc nhóm tài sản cố định đó.

Đối với những đối tượng ghi tài sản cố định gồm nhiều bộ phận riêng lẻ hợp thành, thì ngoài số hiệu chung của đối tượng tài sản cố định đó còn có thể đánh thêm số hiệu phụ cho từng bộ phận.

Điều 9 - Số hiệu tài sản cố định do phòng kế toán phối hợp với phòng kỹ thuật cơ điện (hoặc phòng chức năng tương ứng) của xí nghiệp xây dựng và do phòng kế toán quản lý để ghi vào các chứng từ, các sổ kế toán tài sản cố định khi có tăng tài sản cố định và thông báo cho bộ phận sử dụng khác hay viết bằng sơn số hiệu đó vào đối tượng tài sản cố định.

Số hiệu của mỗi đối tượng ghi tài sản cố định không thay đổi trong suốt thời gian tài sản cố định sử dụng hay bảo quản tại xí nghiệp.

Số hiệu của những đối tượng ghi tài sản cố định ghi tài sản có định đã thanh lý hoặc nhượng bán cho xí nghiệp khác không được dùng lại cho những tài sản cố định mới nhận về.

Đối với những tài sản cố định thuê ngoài, xí nghiệp đi thuê không được thay đổi số hiệu của bên cho thuê mà sử dụng ngay số hiệu đã có.

Điều 10 - Mỗi đối tượng ghi tài sản cố định phải có một bộ hồ sơ gốc, bao gồm các hồ sơ về kỹ thuật (lý lịch tài sản cố định, bản vẽ thiết kế và các tài liệu khác liên quan đến đặc điểm, tính năng và chế độ sử dụng tài sản cố định) và các hồ sơ về kế toán (gồm biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành, bản sao các tài liệu kỹ thuật có liên quan đến việc theo dõi sử dụng và khấu hao tài sản cố định...)

Hồ sơ tài sản cố định về kỹ thuật do phòng kỹ thuật cơ điện (hoặc phòng chức năng tương ứng) lập và giữ; hồ sơ tài sản cố định về kế toán do phòng kế toán lập và giữ. Mỗi bộ hồ sơ của từng đối tượng ghi tài sản cố định phải được đánh số, ghi rõ số hiệu của đối tượng ghi tài sản cố định và phải được sắp xếp bảo quản ngăn nắp theo loại tài sản cố định tương ứng.

Điều 11 - Kế toán chi tiết theo đối tượng ghi tài sản cố định do phòng kế toán đảm nhiệm và được thực hiện trên các thẻ tài sản cố định do Nhà nước thống nhất quy định (chế độ ghi chép ban đầu).

Mỗi đối tượng ghi tài sản cố định phải có một thẻ tài sản cố định riêng để theo dõi.

Đối với những tài sản cố định cùng loại, có giá trị nhỏ (theo quy định của mỗi ngành) số lượng nhiều, có công dụng và giá trị như nhau cùng nhận trong một thời điểm và cùng được sử dụng ở một nơi (phân xưởng, phòng ban) có thể mở chung một thẻ, nhưng trong thẻ phải kê khai tên và số hiệu của từng đối tượng.

Đối với những tài sản cố định phức tạp gồm nhiều bộ phận, trên thẻ tài sản cố định phải kê khai đầy đủ tên và đặc điểm của các bộ phận đó.

Điều 12 - Căn cứ lập thẻ tài sản cố định là các hồ sơ gốc của tài sản cố định (hồ sơ kỹ thuật và hồ sơ kế toán). Trên thẻ phải ghi đầy đủ các nội dung: tên tài sản cố định, số hiệu tài sản cố định... địa điểm đặt tài sản cố định, nguyên giá tài sản cố định, tỷ lệ khấu hao, số khấu hao đã trích, chi phí sửa chữa lớn, xây dựng trang bị thêm v.v... Những đặc điểm kỹ thuật của tài sản cố định và các bộ phận cấu thành được ghi trên thẻ một cách ngắn gọn nhưng thể hiện được đặc trung cơ bản của tài sản cố định đó.

Điều 13 - Thẻ tài sản cố định lập xong phải được đăng ký vào sổ tài sản cố định của xí nghiệp và được bảo quản trong hòm thẻ tài sản cố định để tại phòng kế toán xí nghiệp.

Hòm thẻ tài sản cố định của xí nghiệp phải được thiết kế thuận tiện cho việc sắp xếp, kiểm tra và sử dụng thẻ hàng ngày. Hòm thẻ tài sản cố định chia làm ba ngăn lớn:

- Ngăn thứ nhất xếp thẻ tài sản cố định đang dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản.

- Ngăn thứ hai xếp thẻ tài sản cố định đang dùng ngoài sản xuất kinh doanh cơ bản.

- Ngăn thứ ba xếp các loại thẻ tài sản cố định còn lại.

Trong mỗi ngăn lớn lại được chia ra nhiều ngăn nhỏ để sắp xếp thẻ tài sản cố định phục vụ yêu cầu phân loại và theo dõi kiểm tra tình hình sử dụng tài sản cố định trong xí nghiệp. Trong ngăn thứ nhất: tài sản cố định đang dùng trong sản xuất kinh doanh cơ bản, thẻ tài sản cố định được sắp xếp theo cách phân loại theo kết cấu (nhà cửa, vật kiến trúc, máy móc thiết bị truyền dẫn v.v...) và trong mỗi loại, thẻ được xếp theo đơn vị sử dụng. Trong ngăn thứ hai: tài sản cố định đang dùng ngoài sản xuất kinh doanh cơ bản, thẻ được xếp theo lĩnh vực hoạt động (theo các đơn vị sản xuất kinh doanh ngoài cơ bản), trong mỗi lĩnh vực hoạt động thẻ lại được sắp xếp theo kết cấu. Trong ngăn thứ ba thẻ tài sản cố định được sắp xếp theo các loại khác nhau: tài sản cố định đang sửa chữa lớn, tài sản cố định chờ thanh lý, tài sản cố định không cần dùng, tài sản dự trữ ... và lưu trữ tạm thời các thẻ tài sản cố định của những tài sản cố định đã thanh lý, nhượng bán, chuyển giao.

Điều 14 - Ngoài thẻ tài sản cố định theo từng đối tượng, mỗi nhóm tài sản cố định (theo kết cấu) phải lập một thẻ hạch toán tăng giảm tài sản cố định theo nhóm (phụ lục số 2) để theo dõi tổng hợp giá trị tài sản cố định hiện có theo nhóm, tình hình biến động, số khấu hao và chi phí sửa chữa lớn của từng nhóm tài sản cố định phục vụ cho việc kiểm tra đối chiếu với kế toán tổng hợp hàng tháng và lập báo cáo kế toán định kỳ về tăng, giảm tài sản cố định. Thẻ hoạch toán tăng giảm tài sản cố định theo nhóm mở cho cả năm (mỗi năm một tờ), trong đó mỗi tháng ghi một dòng, cuối mỗi quý, 6 tháng và cả năm phải cộng tổng số. Thẻ được sắp xếp trong hòm thẻ tại vị trí đầu tiên của mỗi ngăn thẻ tương ứng của từng nhóm tài sản cố định.

Điều 15 - Mọi biến động về tài sản cố định phát sinh trong tháng (như tăng, giảm tài sản cố định, tài sản cố định đưa đi sửa chữa lớn, tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành, khấu hao tài sản cố định, di chuyển tài sản cố định...) đều phải được ghi chép kịp thời vào thẻ tài sản cố định của từng đối tượng trên cơ sở các chứng từ gốc (biên bản giao nhận tài sản cố định, biên bản thanh lý tài sản cố định...). Cuối mỗi tháng kế toán phải căn cứ vào chứng từ gốc nói trên để tổng hợp số liệu ghi vào thẻ hạch toán tăng giảm tài sản cố định theo nhóm và sử dụng số liệu của thẻ hạch toán tăng giảm tài sản cố định theo nhóm đối chiếu với phần kế toán tổng hợp, cuối mỗi quý, 6 tháng và cả năm, kế toán tổng hợp số liệu trên các thẻ hạch toán tăng giảm tài sản cố định theo nhóm để làm Căn cứ lập báo cáo kế toán định kỳ về tăng, giảm tài sản cố định.

Điều 16 - Tại mỗi xí nghiệp và mỗi bộ phận sử dụng (phân xưởng, đội sản xuất...) phải lập một quyển sổ tài sản cố định (phụ lục số 3) để ghi chép toàn bộ số tài sản cố định hiện có của xí nghiệp và của từng bộ phận sử dụng. Trong sổ, các đối tượng tài sản cố định được sắp xếp theo thứ tự phù hợp với cách sắp xếp thẻ tài sản cố định theo nhóm trong hòm thẻ. Tổng số các đối tượng tài sản cố định ghi trong sổ phải khớp đúng với tổng số các đối tượng tài sản cố định ghi trên thẻ tài sản cố định trong hòm thẻ. Sổ tài sản cố định là sổ kế toán gốc xác minh về mặt pháp lý số lượng tài sản cố định hiện phải có của xí nghiệp và của từng bộ phận sử dụng.

KẾ TOÁN TĂNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 17 - Mọi trường hợp tăng tài sản cố định bất kỳ do nguyên nhân nào (xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao, mua sắm, tự chế tạo, nhận của xí nghiệp khác không phải trả tiền...) và bằng bất kỳ nguồn vốn nào (vốn ngân sách cấp, vốn vay dài hạn ngân hàng, vốn tự có của xí nghiệp), xí nghiệp đều phải làm thủ tục nghiệm thu và lập biên bản giao nhận tài sản cố định theo mẫu quy định thống nhất của Nhà nước (chế độ ghi chép ban đầu).

Biên bản giao nhận tài sản cố định phải lập cho từng đối tượng ghi tài sản cố định. Đối với những tài sản cố định là công cụ, dụng cụ quản lý cùng loại, cùng giá đơn vị, được kiểm nhận cùng một lúc, do cùng một đơn vị giao thì được ghép lập một biên bản giao nhận chung.

Biên bản giao nhận tài sản cố định do ban kiểm nhận lập thành hai bản, có chữ ký của ban kiểm nhận, của bên giao bên nhận, mỗi bên giữ một bản chuyển về phòng kế toán xí nghiệp mình sau khi được kế toán trưởng ký xác nhận và giám đốc xí nghiệp duyệt y.

Điều 18- Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định và các tài liệu kỹ thuật, các chứng từ khác có liên quan, phòng kế toán tiến hành các việc như sau:

- Đánh số hiệu cho tài sản cố định và ghi số hiệu đó vào các chứng từ giao nhận tài sản cố định.

- Lập thẻ tài sản cố định theo từng đối tượng và xếp thẻ đó vào ngăn tương ứng trong hòm thẻ.

- Ghi sổ tài sản cố định của xí nghiệp và sổ tài sản cố định theo đơn vị sử dụng.

- Lập hồ sơ kế toán cho từng đối tượng tài sản cố định, chuyển toàn bộ tài liệu kỹ thuật của tài sản cố định cho phòng kỹ thuật bảo quản và sử dụng.

- Hạch toán tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định của xí nghiệp theo nguyên giá vào sổ sách kế toán tổng hợp.

Điều 19 - Đối với các công trình xây dựng, trang bị thêm cho những tài sản cố định hiện có, giá trị tài sản cố định mới tăng thêm được hạch toán tăng tài sản cố định, vốn cố định, đồng thời được ghi bổ sung vào nguyên giá của đối tượng tài sản cố định được xây dựng, trang bị thêm trên thẻ tài sản cố định. Trường hợp việc ghi bổ sung trên thẻ tài sản cố định cũ gặp khó khăn thì có thể lập một thẻ tài sản cố định mới thay thế thẻ tài sản cố định cũ, nhưng thẻ tài sản cố định cũ phải được đính kèm để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.

Điều 20 - Đối với những tài sản cố định đã sử dụng cho các xí nghiệp khác chuyển giao không phải trả tiền được ghi tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định của xí nghiệp theo nguyên giá quy định ở Điều 5, đồng thời ghi tăng giá trị hao mòn tài sản cố định và giảm vốn cố định số khấu hao cơ bản đã trích phản ánh trên biên bản giao nhận tài sản cố định trên cơ sở số liệu kế toán của xí nghiệp giao.

Điều 21 - Đối với tài sản cố định mua lại của xí nghiệp khác, xí nghiệp phải xác định nguyên giá của tài sản cố định theo quy định ở Điều 5, và ghi tăng giá trị tài sản cố định, vốn cố định, đồng thời ghi tăng giá trị hao mòn và ghi giảm vốn cố định số chênh lệch giữa nguyên giá tài sản cố định của bên bán (trừ chi phí cũ về vận chuyển lắp đặt...) và giá thoả thuận phản ánh trên biên bản giao nhận tài sản cố định.

Điều 22 - Trường hợp chuyển công cụ lao động thuộc tài sản lưu động thành tài sản cố định, căn cứ vào quyết định của cấp có thẩm quyền, ghi tăng giá trị tài sản cố định, giảm giá trị công cụ lao động thuộc tài sản lưu động và ghi tăng vốn cố định, giảm vốn lưu động theo nguyên giá của công cụ lao động đó.

Nếu công cụ lao động thuộc tài sản lưu động đã dùng trước khi chuyển thành tài sản cố định thì ghi giảm vốn lưu động và ghi tăng vốn cố định theo giá trị còn lại. Phần giá trị đã phân bổ vào chi phí sản xuất của công cụ lao động đang dùng được chuyển thành giá trị hao mòn của tài sản cố định bằng cách ghi tăng giá trị hao mòn của tài sản cố định và ghi giảm số đã phân bổ về công cụ lao động thuộc tài sản lưu động.

Điều 23 - Đối với các chi phí đầu tư khai hoang, bốc đất đá xây dựng và cải tạo hầm mỏ, cải tạo chua mặn, nạo vét luồng lạch... tính vào tài sản cố định, hàng năm xí nghiệp ghi tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định bằng số chi phí thực tế của những công trình đầu tư hoàn thành đưa vào sử dụng trong năm báo cáo. Trường hợp công trình đầu tư kéo dài nhiều năm (như đầu tư khai hoang...) thì hàng năm xí nghiệp được ghi tăng giá trị tài sản cố định và vốn cố định bằng số chi phí thực tế trong năm báo cáo đã được các cơ quan có thẩm quyền xác nhận và duyệt y của những diện tích đã đưa vào sử dụng hoặc khai thác mà không chờ đến khi kết thức toàn bộ công trình.

Đối với khoản lãi vay ngân hàng phát sinh trong quá trình chuẩn bị và thi công công trình, không tính vào giá trị của tài sản cố định tương ứng, thì khi quyết toán công trình được duyệt y phải hạch toán thành một đối tượng tài sản cố định riêng để thực hiện thu hồi vốn bằng cách khấu hao tính dần vào chi phí sản xuất hoặc phí lưu thông và theo dõi thanh toán. Nguồn vốn thanh toán khoản lãi vay này cũng giống như nguồn vốn thanh toán tiền vay đầu tư.

Điều 24 - Đối với tài sản cố định thuê ngoài dài hạn, xí nghiệp đi thuê và xí nghiệp cho thuê phải làm thủ tục giao nhận và ký kết hợp đồng cho thuê tài sản cố định, kế toán đơn vị thuê phải hạch toán nguyên giá của tài sản cố định đó vào tài khoản ngoài bảng tổng kết tài sản và xếp bản sao thẻ tài sản cố định do bên cho thuê chuyển giao vào ngăn tài sản cố định thuê ngoài trong hòm thẻ tài sản cố định.

Điều 25 - Đối với những công trình xây dựng, trang bị thêm vào tài sản cố định thuê ngoài theo như quy định ở Điều 7, xí nghiệp đi thuê phải làm thủ tục kiểm nhận, lập biên bản giao nhận tài sản cố định cho phần xây dựng trang bị thêm, hạch toán tăng giá trị tài sản cố định, vốn cố định của xí nghiệp và lập thẻ tài sản cố định cho công trình xây dựng hoặc trang bị thêm.

HOẠCH TOÁN SỬ DỤNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 26 - Tất cả tài sản cố định hiện có của xí nghiệp, vô luận hình thành bằng nguồn vốn nào đều phải được huy động sử dụng triệt để và có hiệu quả kinh tế cao cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp. Xí nghiệp phải chịu trách nhiệm vật chất và được khuyến khích vật chất theo chế độ Nhà nước về việc bảo quản, giữ gìn và sử dụng có hiệu quả mọi tài sản cố định hiện có của xí nghiệp.

Điều 27 - Phòng kế toán xí nghiệp phải tổ chức hạch toán sử dụng tài sản cố định ở từng tổ, đội sản xuất, từng phân xưởng và trong toàn xí nghiệp, nhằm theo dõi, kiểm tra chặt chẽ tình hình và hiệu quả sử dụng tài sản cố định trong xí nghiệp, trước hết là những tài sản cố định trực tiếp tham gia vào sản xuất kinh doanh (máy móc thiết bị động lực, máy móc thiết bị truyền dẫn, máy móc thiết bị công tác...)

Điều 28 - Hạch toán sử dụng tài sản cố định hàng ngày được tiến hành theo từng tài sản cố định, loại tài sản cố định và gồm các chỉ tiêu chủ yếu sau đây:

- Số lượng máy móc thiết bị được huy động sử dụng;

- Công suất máy móc thiết bị thực tế được huy động;

- Thời gian hoạt động thực tế của máy móc thiết bị và thời gian ngừng việc theo các nguyên nhân;

- Nhiên liệu và động lực tiêu hao ...;

- Số lượng sản phẩm hoặc khối lượng công việc hoàn thành.

Điều 29 - Hạch toán sử dụng tài sản cố định được thực hiện trên các chứng từ ban đầu do Nhà nước thống nhất quy định (các chứng từ theo dõi hoạt động của máy móc thiết bị) và sổ tổng hợp sử dụng tài sản cố định của từng tổ, đội, phân xưởng và xí nghiệp do từng xí nghiệp quy định phù hợp với đặc điểm sử dụng và yêu cầu quản lý tài sản cố định ở mỗi xí nghiệp (phụ lục số 4).

Điều 30 - Các chứng từ theo dõi hoạt động của máy móc thiết bị do công nhân đứng máy, người phụ trách chính của máy (trường hợp một máy do nhiều công nhân điều khiển) hoặc tổ trưởng sản xuất (trường hợp cả tổ sản xuất điều khiển một máy) ghi chép hàng ngày căn cứ vào tình hình hoạt động thực tế của máy móc thiết bị do mình phụ trách và số lượng sản phẩm (hoặc khối lượng công việc) hoàn thành đã được kiểm tra kỹ thuật.

Cuối mỗi ca, tổ trưởng sản xuất ký xác nhận và chuyển các chứng từ theo dõi hoạt động của máy móc thiết bị cho nhân viên hạch toán phân xưởng (đội).

Điều 31 - Căn cứ vào các chứng từ theo dõi hoạt động của máy móc thiết bị nhận được hàng ngày, nhân viên hạch toán phân xưởng, đội sản xuất ghi sổ tổng hợp sử dụng tài sản cố định của từng tổ, đội, phân xưởng và hàng ngày hoặc định kỳ 3 hoặc 5 ngày một lần (tuỳ theo yêu cầu cụ thể ở mỗi xí nghiệp) báo cáo quản đốc phân xưởng, đội trưởng sản xuất về tình hình sử dụng máy móc thiết bị trong phân xưởng, đội sản xuất, đồng thời lập báo cáo tổng hợp sử dụng tài sản cố định kèm theo các chứng từ theo dõi hoạt động của máy móc thiết bị và các kiến nghị gửi về phòng kế toán xí nghiệp để tổng hợp tình hình sử dụng tài sản cố định trong toàn xí nghiệp.

Điều 32 - Định kỳ (năm, quý, tháng ...) từng xí nghiệp, từng phân xưởng, tổ, đội sản xuất phải tổ chức cho quần chúng phân tích tình hình sử dụng máy móc thiết bị trong tháng, quý, năm ở đơn vị mình, xác nhận thành tích, khuyết điểm, đánh giá tiềm năng và biện pháp huy động sử dụng hết tiềm năng.

Những số liệu, tài liệu chủ yếu cần thiết cho việc phân tích gồm:

- Tổng số tài sản cố định hiện có và việc phân bổ, sử dụng tài sản cố định trong xí nghiệp;

- Số lượng và công suất tài sản cố định được huy động sử dụng so với số lượng và công suất tài sản cố định hiện có;

- Thời gian làm việc thực tế của tài sản cố định so với tổng quỹ thời gian theo chế độ, thời gian ngừng việc theo các nguyên nhân;

- Giá trị sản lượng làm ra trên một đơn vị giá trị tài sản cố định;

- Mức lợi nhuận thu được trên một đơn vị giá trị tài sản cố định.

Và các số liệu, tài liệu cần thiết khác theo yêu cầu cuả từng lần phân tích.

KẾ TOÁN KHẤU HAO VÀ GIÁ TRỊ HAO MÒN CỦA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 33 - Giá trị ban đầu cuả tài sản cố định bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng và được hoàn lại bằng cách trích khấu hao tính vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông.

Tất cả những tài sản cố định hiện có ở xí nghiệp (kể cả những tài sản cố định do xí nghiệp tự xây dựng, mua sắm bằng nguồn vốn tự có của mình dùng cho hành chính, sự nghiệp, phúc lợi và các chi phí đầu tư nói ở Điều 23) đều phải trích khấu hao, trừ các trường hợp đặc biệt quy định trong chế độ khấu hao tài sản cố định hiện hành.

Điều 34 - Việc trích khấu hao tài sản cố định được tiến hành Căn cứ vào nguyên giá của tài sản cố định và định mức khấu hao quy định cho từng đối tượng tài sản cố định hoặc nhóm tài sản cố định cùng loại trong tập định mức khấu hao tài sản cố định hiện hành của Nhà nước.

Đối với những tài sản cố định sử dụng trong những môi trường đặc biệt, được áp dụng hệ số điều chỉnh tăng giảm tỷ lệ khấu hao thì khi trích khấu hao ngoài việc phải căn cứ vào các định mức khấu hao chung còn phải căn cứ vào các hệ số điều chỉnh tăng giảm định mức khấu hao (khấu hao cơ bản, khấu hao sửa chữa lớn), quy định trong tập định mức khấu hao tài sản cố định.

Điều 35 - Việc tính trích khấu hao tài sản cố định phải được tiến hành hàng tháng, căn cứ vào số tài sản cố định hiện có đầu tháng, sau khi đã loại trừ những tài sản cố định không trích khấu hao theo chế độ quy định. Những tài sản cố định tăng, giảm trong tháng này thì bắt đầu từ đầu tháng sau mới tính trích khấu hao hoặc thôi trích khấu hao. Số khấu hao trích được hàng tháng phải tính riêng cho khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn.

Để đơn giản việc tính trích khấu hao, hàng tháng xí nghiệp có thể căn cứ vào số tài sản cố định tăng giảm trong tháng trước để tính số khấu hao tăng thêm hoặc giảm bớt trong tháng này. Số khấu hao trích trong tháng này được xác định bằng cách lấy số khấu hao đã trích tháng trước cộng (+) số khấu hao tăng và trừ (-) số khấu hao giảm trong tháng này.

Điều 36 - Số tiền trích khấu hao tài sản cố định hàng tháng ( khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn) được hạch toán vào các khoản mục tương ứng trong chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông căn cứ vào mục đích sử dụng tài sản cố định. Kế toán ghi tăng tài khoản vốn khấu hao ( khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn) và ghi tăng chi phí sản xuất có liên quan hoặc tài khoản chi phí lưu thông.

Điều 37 - Đối với những hạng mục công trình xây dựng cơ bản hoàn thành đã đưa vào sử dụng nhưng chưa làm xong thủ tục bàn giao, cơ sở để tính khấu hao hàng tháng là định mức khấu hao quy định và giá trị dự toán của hạng mục công trình hoặc từng bộ phận của hạng mục công trình phản ánh trên sổ sách kế toán của đơn vị kiến thiết. Số khấu hao phải trích hàng tháng ( khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn) vẫn hạch toán vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông nhưng chưa ghi giảm vốn cố định.

Khi hoàn thành thủ tục bàn giao và ghi tăng tài sản cố định, vốn cố định, phải điều chỉnh lại số khấu hao đã trích và xác định giá trị hao mòn của tài sản cố định trong thời gian sử dụng để ghi giảm vốn cố định.

Điều 38 - Đối với tài sản cố định đã khấu hao cơ bản hết (kể cả tài sản cố định thuộc vốn vay Ngân hàng) nhưng còn sử dụng được theo quy định tại Thông tư số 260-TTg ngày 20 tháng 6 năm 1977 của Thủ tướng Chính phủ, xí nghiệp vẫn phải trích khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn theo định mức khấu hao và nguyên giá của tài sản cố định. Số khấu hao trích được hàng tháng của những tài sản cố định này được hạch toán vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông nhưng không ghi giá trị hao mòn và giảm vốn cố định. Xí nghiệp được giữ lại số khấu hao cơ bản để bổ sung vào quỹ khuyến khích phát triển sản xuất, hoặc quỹ chuyên dùng của xí nghiệp. Khi chuyển khoản khấu hao này vào quỹ, kế toán ghi giảm tài khoản vốn khấu hao (khấu hao cơ bản) và ghi tăng tài khoản các quỹ xí nghiệp (quỹ khuyến khích phát triển sản xuất hoặc quỹ chuyên dùng) đồng thời chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng sang tài khoản tiền gửi Ngân hàng khác (tiền gửi Ngân hàng về quỹ xí nghiệp hoặc quỹ chuyên dùng).

Điều 39 - Đối với tài sản cố định chưa khấu hao cơ bản hết đã bị hư hỏng (do khuyết điểm chủ quan của xí nghiệp) thì xí nghiệp phải xác định nguyên nhân và người chịu trách nhiệm vật chất đồng thời làm thủ tục thanh lý theo quy định tại Thông tư số 260-TTg của Thủ tướng Chính phủ. Phần giá trị chưa khấu hao hết (nguyên giá trừ khấu hao cơ bản đã trích) xí nghiệp phải tiếp tục nộp hết vào ngân sách hoặc hoàn trả vốn vay Ngân hàng (nếu tài sản cố định xây dựng, mua sắm bằng vốn vay Ngân hàng) và phải ghi vào lỗ. Mức nộp ngân sách (hoặc hoàn trả Ngân hàng) và phân bổ vào lỗ hàng tháng tương ứng với mức trích khấu hao cơ bản của tài sản cố định đó khi còn sử dụng được. Phần giá trị chưa khấu hao hết kế toán ghi vào tài khoản vốn khấu hao (khấu hao cơ bản) và từ đây nộp dần vào ngân sách (hoặc trả Ngân hàng) và ghi vào lỗ theo phương pháp kế toán quy định. Trường hợp xí nghiệp dùng quỹ khuyến khích phát triển sản xuất (phần khấu hao cơ bản trích được của những tài sản cố định nói ở Điều 38) để nộp ngân sách (hoặc hoàn trả Ngân hàng) về số thiệt hại do khấu hao chưa hết, kế toán ghi tăng vốn khấu hao, giảm quỹ khuyến khích phát triển sản xuất đồng thời ghi giảm tiền gửi Ngân hàng về quỹ xí nghiệp và ghi giảm vốn khấu hao.

Điều 40 - Đối với tài sản cố định cho bên ngoài thuê dài hạn thì số khấu hao cơ bản do bên cho thuê tính trích và nộp theo quy định chung và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh ngoài cơ bản (nếu là đơn vị chuyên kinh doanh cho thuê tài sản cố định thì hạch toán vào chi phí kinh doanh cơ bản).

Số khấu hao sửa chữa lớn tuỳ theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên mà giải quyết như sau:

Nếu xí nghiệp cho thuê chịu trách nhiệm sửa chữa lớn tài sản cố định cho thuê thì xí nghiệp cho thuê phải tính trích khấu hao sửa chữa lớn và hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh ngoài cơ bản như quy định chung.

Nếu xí nghiệp đi thuê chịu trách nhiệm sửa chữa tài sản cố định thuê ngoài thì xí nghiệp đi thuê phải tính trích và hạch toán khấu hao sửa chữa lớn cho thời gian sử dụng tài sản cố định như quy định tại Điều 51 dưới đây.

Điều 41 - Số khấu hao cơ bản thực tế trích được hàng tháng (sau khi trừ đi số khấu hao cơ bản phải trả Ngân hàng, phải nộp cấp trên hoặc để lại cho xí nghiệp theo chế độ quy định) xí nghiệp phải nộp kịp thời vào ngân sách, không lệ thuộc vào mức nộp ghi trong kế hoạch.

Số khấu hao cơ bản trích được hàng tháng của những tài sản cố định xây dựng, mua sắm bằng vốn vay Ngân hàng, kể cả khoản lãi vay ngân hàng trong quá trình tiến hành đầu tư nói ở Điều 23, xí nghiệp phải nộp kịp thời cho ngân hàng để hoàn trả vốn và lãi vay, hoặc nộp kịp thời cho ngân sách Nhà nước nếu tài sản cố định đó đã hoàn trả đủ vốn vay nhưng chưa khấu hao cơ bản hết.

Đối với các xí nghiệp trực thuộc liên hiệp các xí nghiệp, nếu trong kế hoạch tài chính năm có ấn định khoản khấu hao cơ bản phải nộp liên hiệp để hình thành quỹ đầu tư xây dựng cơ bản tập trung của liên hiệp, thì hàng tháng xí nghiệp phải trích nộp kịp thời số khấu hao cơ bản đó cho cơ quan liên hiệp theo mức do liên hiệp quy định.

Trong tất cả các trường hợp nộp khấu hao cơ bản nói trên, kế toán ghi giảm tài khoản vốn khấu hao (khấu hao cơ bản) và ghi giảm tài khoản tiền gửi Ngân hàng về vốn lưu động. Riêng đối với trường hợp nộp Ngân hàng để trả nợ vốn vay còn phải ghi giảm tài khoản vay dài hạn Ngân hàng và tài khoản thanh toán tiền vay Ngân hàng về đầu tư xây dựng cơ bản theo trình tự kế toán quy định.

Điều 42 - Toàn bộ số tiền khấu hao sửa chữa lớn thực tế trích được hàng tháng, xí nghiệp được giữ lại để dùng cho mục đích sửa chữa lớn tài sản cố định. Số tiền này xí nghiệp phải gửi vào một tài khoản riêng ở Ngân hàng (tiền gửi Ngân hàng về sửa chữa lớn). Hàng tháng xí nghiệp phải làm thủ tục yêu cầu Ngân hàng chuyển số tiền khấu hao sửa chữa lớn thực tế trích được trong tháng từ tài khoản tiền gửi Ngân hàng về vốn lưu động sang tài khoản tiền gửi Ngân hàng về sửa chữa lớn.

Điều 43 - Giá trị hao mòn của tài sản cố định được xác định đối với tất cả những tài sản cố định hiện có.

Đối với những tài sản cố định có trích khấu hao, giá trị hao mòn hàng tháng là số khấu hao cơ bản của tài sản cố định đó phải trích trong tháng. Đối với những tài sản cố định không trích khấu hao, để nắm được giá trị còn lại và bảo đảm bù đắp kịp thời bằng vốn cấp phát, giá trị hao mòn cũng phải được xác định hàng tháng Căn cứ vào nguyên giá của những tài sản cố định đó và mức khấu hao cơ bản quy định trong tập định mức khấu hao tài sản cố định. Thời gian bắt đầu tính giá trị hao mòn hoặc thôi không tính giá trị hao mòn đối với những tài sản cố định tăng giảm trong năm được thực hiện như quy định về thời gian tính khấu hao của tài sản cố định tăng giảm nói ở Điều 35.

Giá trị hao mòn của tài sản cố định xác định hàng tháng được ghi giảm vốn cơ bản (vốn cố định) của xí nghiệp (ghi tăng tài khoản khấu hao tài sản cố định, ghi giảm tài khoản vốn cơ bản).

Điều 44 - Việc xác định giá trị hao mòn cho từng đối tượng ghi tài sản cố định tiến hành mỗi khi cần thiết (như thanh lý, chuyển giao, nhượng bán tài sản cố định, thay đổi mức khấu hao...) Căn cứ vào các số liệu phản ánh trên thẻ (hoặc sổ) tài sản cố định (như nguyên giá tài sản cố định, tháng, năm đưa tài sản cố định vào sử dụng, định mức khấu hao cơ bản. ..)

KẾ TOÁN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 45 - Sửa chữa tài sản cố định bao gồm hai loại: sửa chữa lớn tài sản cố định và sửa chữa thường xuyên tài sản cố định.

Sửa chữa lớn tài sản cố định là các công việc sửa chữa có chu kỳ tương đối dài, mức độ sửa chữa phức tạp, phải thay thế toàn bộ hoặc phần lớn các bộ phận hoặc chi tiết quan trọng đã hư hỏng nặng để khôi phục lại tính năng kỹ thuật và công dụng cơ bản của tài sản cố định. Sửa chữa thường xuyên tài sản cố định là công việc sửa chữa nhỏ, từng bộ phận nhằm bảo đảm cho tài sản cố định có thể hoạt động bình thường giữa hai kỳ sửa chữa lớn.

Các Bộ, Tổng cục chủ quản xí nghiệp căn cứ vào tính chất, đặc điểm của công tác sửa chữa tài sản cố định của ngành mà quy định cụ thể nội dung công việc sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên cho từng loại tài sản cố định để áp dụng thống nhất cho các xí nghiệp thuộc ngành mình quản lý. Những quy định của các Bộ, Tổng cục chủ quản ở Trung ương đồng thời được áp dụng cho các xí nghiệp cùng ngành ở địa phương.

Trường hợp chưa có quy định thống nhất của Bộ, Tổng cục thì giám đốc xí nghiệp được phép quy định để thực hiện trong xí nghiệp mình.

Điều 46 - Hàng năm, xí nghiệp phải căn cứ vào chế độ sử dụng và tình trạng kỹ thuật của tài sản cố định, xây dựng kế hoạch sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên tài sản cố định cho cả năm, trong đó chia ra kế hoạch quý, tháng theo từng đối tượng, từng loại tài sản cố định.

Kế hoạch sửa chữa lớn tài sản cố định do giám đốc xí nghiệp quyết định và cơ quan chủ quản cấp trên chuẩn y, còn kế hoạch sửa chữa thường xuyên tài sản cố định do giám đốc xí nghiệp quyết định.

Điều 47 - Trên cơ sở kế hoạch sửa chữa tài sản cố định đã được chuẩn y, phòng kỹ thuật cơ điện (hoặc phòng chức năng tương ứng) và phòng kế toán với sự tham gia của các phòng ban liên quan lập dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định.

Dự toán chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định được lập cho từng loại tài sản cố định và từng bộ phận quản lý và sử dụng tài sản cố định (phân xưởng, đơn vị sản xuất...) Căn cứ vào nội dung, khối lượng công việc sửa chữa, định mức tiêu hao vật tư, đơn giá tiền lương sửa chữa hoặc đơn giá tiền công (trường hợp thuê ngoài).

Dự toán chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định phải lập cho từng công trình sửa chữa lớn của từng đối tượng tài sản cố định căn cứ vào quy mô, mức độ sửa chữa, nhu cầu về vật tư, phụ tùng thay thế và các tài liệu cần thiết khác xác định được qua kiểm tra, phân tích tình trạng kỹ thuật của đối tượng tài sản cố định phải sửa chữa.

Dự toán sửa chữa tài sản cố định phải được giám đốc xí nghiệp duyệt y và mọi việc chi tiêu cho các nhu cầu sửa chữa tài sản cố định đều được thực hiện trong khuôn khổ của các dự toán đã được duyệt.

Điều 48 - Mỗi khi tiến hành sửa chữa lớn tài sản cố định, phòng kỹ thuật cơ điện (hoặc phòng chức năng tương ứng) phải thông báo cho phòng kế toán và cho các phân xưởng, bộ phận có tài sản cố định sửa chữa biết trước, đồng thời giao nhiệm vụ cho bộ phận sửa chữa (nếu sửa chữa theo phương pháp tự làm) hoặc tiến hành ký kết hợp đồng với đơn vị nhận thầu (nếu sửa chữa theo phương pháp cho thầu).

Phòng kế toán Căn cứ vào thông báo xếp thẻ tài sản cố định sửa chữa từ ngăn thẻ tương ứng vào ngăn thẻ tài sản cố định đang sửa chữa lớn trong hòm thẻ để theo dõi kiểm tra tình hình sửa chữa tài sản cố định, đồng thời phải mở sổ sách để ghi chép, tổng hợp chi phí và tính giá thành của từng công trình sửa chữa lớn tài sản cố định.

Mọi chứng từ ban đầu phản ánh các chi phí (vật tư, lao động, vốn bằng tiền...) về sửa chữa lớn tài sản cố định phải lập riêng cho từng công trình, từng đối tượng tài sản cố định sửa chữa lớn, chứng từ ban đầu thuộc công trình, đối tượng tài sản cố định sửa chữa lớn nào được tập hợp ghi chép trực tiếp vào sổ sách kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành mở cho công trình, đối tượng tài sản cố định đó.

Điều 49 - Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành, xí nghiệp phải làm thủ tục nghiệm thu và lập biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành theo mẫu quy định của Nhà nước (chế độ ghi chép ban đầu).

Biên bản được lập hai bản có chữ ký của ban nghiệm thu, của đại diện đơn vị sửa chữa và của đại diện đơn vị có tài sản cố định sửa chữa. Biên bản sau khi được kế toán trưởng ký xác nhận và giám đốc xí nghiệp duyệt y, một bản giao cho đơn vị nhận sửa chữa giữ, một bản giao cho đơn vị có tài sản cố định sửa chữa giữa để ghi chép những điều cần thiết vào sổ tài sản cố định và sau đó chuyển về phòng kế toán xí nghiệp. Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định sửa chữa lớn hoàn thành, kế toán ghi giá trị sửa chữa lớn tài sản cố định hoàn thành được duyệt y vào thẻ tài sản cố định, xếp thẻ tài sản cố định từ ngăn thẻ tài sản cố định đang sửa chữa lớn vào ngăn thẻ tương ứng trong hòm thẻ, đồng thời ghi giảm nguồn vốn sửa chữa lớn tài sản cố định.

Điều 50- Kế toán chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định cần phân biệt mấy trường hợp sau:

- Trường hợp công việc sửa chữa lớn tài sản cố định do các bộ phận sản xuất phụ, xây lắp phụ hoặc do phân xưởng sản xuất chính của xí nghiệp tự làm thì toàn bộ chi phí thực tế phát sinh trong quá trình sửa chữa được tập hợp vào tài khoản sản xuất phụ, xây lắp phụ hoặc sản xuất chính. Giá thành thực tế của công trình sửa chữa lớn hoàn thành được hạch toán từ tài khoản sản xuất phụ, xây lắp phụ hoặc sản xuất chính vào tài khoản tiêu thụ, để từ đây kết chuyển ghi giảm nguồn vốn sửa chữa lớn.

- Trường hợp sửa chữa lớn tài sản cố định tiến hành theo phương pháp cho thầu thì các chi phí thực tế về sửa chữa lớn (số tiền phải thanh toán với đơn vị nhận thầu) được hạch toán vào tài khoản sửa chữa lớn. Các chi phí liên quan đến việc vận chuyển tài sản cố định đi và về xí nghiệp được hạch toán vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông (khoản mục chi phí quản lý).

Giá trị phế liệu thu hồi được trong quá trình sửa chữa lớn tài sản cố định được ghi giảm chi phí thực tế về sửa chữa lớn tài sản cố định.

Điều 51- Đối với các chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định cho thuê, thì tuỳ theo hợp đồng quy định mà kế toán như sau:

Nếu chi phí sửa chữa lớn do bên cho thuê chịu thì bên cho thuê phải tổ chức kế toán như quy định ở Điều 50 trên đây.

Nếu chi phí sửa chữa lớn do bên đi thuê chịu thì bên đi thuê phải căn cứ vào dự toán chi phí sửa chữa lớn phải tiến hành mà trích trước hàng tháng một khoản nhất định hạch toán vào tài khoản chi phí trích trước và tính vào chi phí của các bộ phận sử dụng tài sản cố định thuê ngoài.

Khi tiến hành sửa chữa lớn tài sản cố định đi thuê, toàn bộ chi phí thực tế về sửa chữa tuỳ theo từng trường hợp cụ thể mà hạch toán như quy định tại Điều 50. Khi công việc sửa chữa lớn hoàn thành, chi phí thực tế về sửa chữa lớn được kết chuyển vào tài khoản chi phí trích trước. Trường hợp chi phí thực tế của công việc sửa chữa lớn tài sản cố định thuê ngoài nhiều hơn số trích trước thì phải trích thêm cho đủ và tính vào chi phí của bộ phận sử dụng tài sản cố định tháng đó. Trường hợp số trích trước nhiều hơn số chi phí thực tế về sửa chữa lớn thì điều chỉnh bằng mực đỏ để giảm số chi phí trích trước đã tính vào chi phí của các bộ phận sử dụng tài sản cố định.

Khi bàn giao tài sản cố định cho xí nghiệp cho thuê, xí nghiệp thuê tài sản cố định phải thông báo cho xí nghiệp cho thuê biết số chi phí sửa chữa lớn hoàn thành để làm căn cứ ghi sổ, thẻ tài sản cố định.

Điều 52. Chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định được tính vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông hàng tháng.

Trường hợp việc sửa chữa thường xuyên không đều đặn giữa các tháng làm cho giá thành sản phẩm hoặc chi phí lưu thông cao hạ thất thường thì xí nghiệp có thể áp dụng phương pháp trích trước một mức nhất định chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định. Số trích trước hàng tháng được hạch toán vào tài khoản chi phí trích trước và phân phối vào các tài khoản chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông liên quan. Toàn bộ chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định thực tế phát sinh trong năm phải tính hết vào chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông của năm đó. Vì vậy đến cuối năm nếu tài khoản chi phí trích trước còn số dư thì số dư này không được chuyển sang năm sau mà phải điều chỉnh tăng hoặc giảm chi phí sản xuất hoặc chi phí lưu thông trong năm báo cáo.

Việc hạch toán chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định thuê ngoài được thực hiện như việc hạch toán chi phí sửa chữa thường xuyên tài sản cố định của xí nghiệp.

Điều 53- Phòng kế toán xí nghiệp phải thường xuyên kiểm tra giám sát việc thực hiện kế hoạch sửa chữa và việc chấp hành các định mức dự toán chi phí sửa chữa tài sản cố định; kịp thời phát hiện để uốn nắn những trường hợp nhầm lẫn giữa công việc sửa chữa lớn với sửa chữa thường xuyên; quyết toán kịp thời, chính xác, đúng nguồn vốn các công trình sửa chữa tài sản cố định hoàn thành; định kỳ tổ chức phân tích xác định hiệu quả công việc sửa chữa tài sản cố định của xí nghiệp và đề nghị Giám đốc xí nghiệp ra những quyết định cần thiết nhằm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn sửa chữa lớn tài sản cố định hiện có.

KẾ TOÁN GIẢM TÀI SẢN CỐ ĐỊNH VÀ DI CHUYỂN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TRONG NỘI BỘ XÍ NGHIỆP

Điều 54- Tài sản cố định của xí nghiệp giảm chủ yếu do thanh lý, nhượng bán hoặc chuyển giao tài sản cố định cho các cơ quan, xí nghiệp khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

Điều 55- Mọi trường hợp thanh lý tài sản cố định trong xí nghiệp không kể trong kế hoạch hay ngoài kế hoạch thanh lý tài sản cố định và bất kỳ do nguyên nhân nào (Tài sản cố định đó hư hỏng vì đã hết thời gian sử dụng hoặc vì sự cố do những nguyên nhân chủ quan hay khách quan gây ra) đều phải có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định trong chế độ thanh xử lý tài sản của Nhà nước.

Điều 56- Khi tiến hành thanh lý tài sản cố định, xí nghiệp phải thành lập ban thanh lý tài sản cố định. Thành phần của ban thanh lý do Giám đốc xí nghiệp chỉ định nhưng nhất thiết phải có đại diện của kỹ thuật, kế toán trưởng và trưởng bộ phận quản lý tài sản cố định thanh lý.

Ban thanh lý phải lập biên bản thanh lý tài sản cố định theo mẫu quy định của Nhà nước (chế độ ghi chép ban đầu). Biên bản thanh lý được lập thành hai bản, kế toán trưởng xí nghiệp ký xác nhận và Giám đốc xí nghiệp duyệt y. Một biên bản giao cho bộ phận có tài sản cố định thanh lý giữ, một biên bản gửi về phòng kế toán xí nghiệp làm căn cứ ghi sổ sách kế toán.

Điều 57- Khi có tài sản cố định thanh lý, kế toán căn cứ thẻ tài sản cố định xác định số khấu hao cơ bản đã trích và giá trị còn lại của tài sản cố định thanh lý, nếu tài sản cố định thanh lý đượ xây dựng, mua sắm bằng vốn vay ngân hàng thì phải xác định số vốn vay còn nợ ngân hàng để làm cơ sở cho việc lập biên bản thanh lý tài sản cố định và xử lý phần giá trị còn lại của tài sản cố định theo chế độ quy định.

Điều 58- Các chi phí phát sinh cho quá trình thanh lý tài sản cố định được hạch toán giảm nguồn vốn lưu động. Trường hợp công việc thanh lý kéo dài nhiều tháng thì các chi phí thanh lý trước hết được tập hợp vào tài khoản sản xuất phụ (hoặc xây lắp phụ). Khi công việc thanh lý kết thúc, toàn bộ chi phí thực tế về thanh lý tài sản cố định tập hợp trên tài khoản sản xuất phụ hoặc xây lắp phụ được kết chuyển ghi giảm nguồn vốn lưu động.

Giá trị thu hồi được do thanh lý tài sản cố định được hạch toán tăng nguồn vốn lưu động.

Điều 59- Khi công việc thanh lý tài sản cố định hoàn thành, căn cứ vào biên bản thanh lý tài sản cố định kế toán ghi những điều cần thiết vào thẻ tài sản cố định, sổ tài sản cố định của đơn vị sử dụng, xếp thẻ tài sản cố định và hồ sơ của tài sản cố định vào ngăn lưu trữ trong hòm thẻ và ghi giảm tài sản cố định, vốn cố định theo nguyên giá, đồng thời ghi giảm giá trị hao mòn của tài sản cố định thanh lý.

Khoản chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý tài sản cố định xí nghiệp được dùng để bổ sung quỹ khuyến khích phát triển sản xuất, vì vậy kế toán phải ghi chuyển khoản chênh ệch đó, từ tài khoản vốn cơ bản (vốn lưu động) sang tài khoản các quỹ xí nghiệp (quỹ khuyến khích phát triển sản xuất) và chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi ngân hàng về vốn lưu động sang tài khoản tiền gửi ngân hàng khác (tiền gửi ngân hàng về các quỹ xí nghiệp). Đối với những xí nghiệp chưa thực hiện chế độ ba quỹ, khoản chênh lệch thu lớn hơn chi về thanh lý tài sản cố định xí nghiệp phải nộp ngân sách Nhà nước.

Điều 60- Trong điều kiện sản xuất bình thường của xí nghiệp nếu có những tài sản cố định thừa không cần dùng, xí nghiệp có nhiệm vụ báo cáo và đề nghị cơ quan chủ quản cấp trên điều đi nơi khác theo phương thức nhượng bán. Giá nhượng bán tài sản cố định do hai bên mua và bán thoả thuận theo quy định tại Thông tư số 260/TTg ngày 20/6/1977 của Thủ tướng Chính phủ.

Khi nhượng bán tài sản cố định xí nghiệp phải lập biên bản giao nhận tài sản cố định thành hai bản, có chữ ký của đại diện bên nhận, đại diện bên giao. Một biên bản kèm với các tài liệu kỹ thuật của tài sản cố định nhượng bán giao cho bên nhận, một biên bản chuyển về phòng kế toán xí nghiệp làm căn cứ hạch toán nhượng bán tài sản cố định sau khi được kế toán trưởng ký xác nhận và Giám đốc xí nghiệp duyệt y.

Căn cứ vào biên bản giao nhận tài sản cố định, kế toán ghi những điều cần thiết vào thẻ và sổ tài sản cố định, xếp thẻ tài sản cố định vào ngăn lưu trữ trong hòm thẻ và ghi giảm tài sản cố định, vốn cố định như trường hợp thanh lý tài sản cố định quy định ở Điều 59.

Điều 61- Các nghiệp vụ liên quan đến việc nhượng bán tài sản cố định đều được hạch toán qua tài khoản sản xuất kinh doanh ngoài cơ bản. Bên Nợ tài khoản này hạch toán số tiền phải nộp ngân sách (hoặc hoàn trả ngân hàng) và số chênh lệch bổ sung vào quỹ khuyến khích phát triển sản xuất hoặc quỹ chuyên dùng. Bên Có hạch toán số tiền thu được về nhượng bán tài sản cố định và khoản chênh lệch tính vào lỗ (trường hợp số thu nhượng bán tài sản cố định nhỏ hơn số phải nộp ngân sách hoặc trả ngân hàng). Khi nộp ngân sách (hoặc hoàn trả ngân hàng) số tiền về nhượng bán tài sản cố định kế toán ghi giảm tài khoản thanh toán với ngân sách (hoặc tài khoản vay dài hạn ngân hàng) và ghi giảm tài khoản tiền gửi ngân hàng về vốn lưu động theo trình tự kế toán quy định. Trên tài khoản thanh toán với ngân sách, khoản thanh toán với ngân sách về nhượng bán tài sản cố định được hạch toán vào tiểu khoản các khoản thanh toán khác. Khi bổ sung khoản chênh lệch giữa số thu về nhượng bán tài sản cố định lớn hơn số phải nộp ngân sách (hoặc phải trả ngân hàng) vào quỹ khuyến khích phát triển sản xuất hoặc quỹ chuyên dùng thì đồng thời phải ghi chuyển tiền gửi ngân hàng về vốn lưu động vào tài khoản tiền gửi ngân hàng khác (tiền gửi ngân hàng về các quỹ xí nghiệp, hoặc quỹ chuyên dùng).

Điều 62- Trường hợp chuyển giao tài sản cố định cho xí nghiệp khác trong ngành theo phương thức ghi tăng, giảm vốn do quyết định của cơ quan chủ quản cấp trên, xí nghiệp vẫn phải làm đầy đủ thủ tục giao nhận tài sản cố định như trường hợp nhượng bán tài sản quy định ở Điều 60. Căn cứ biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán ghi những điều cần thiết vào thẻ và sổ tài sản cố định, xếp thẻ tài sản cố định vào ngăn tương ứng trong hòm thẻ, đồng thời hạch toán giảm tài sản cố định và vốn cố định như quy định ở Điều 59.

Điều 63- Trường hợp chuyển tài sản cố định thành công cụ lao động thuộc tài sản lưu động, xí nghiệp phải lập bảng kê khai cụ thể từng đối tượng tài sản cố định chuyển thành công cụ lao động thuộc tài sản lưu động, báo cáo cơ quan chủ quản cấp trên duyệt, căn cứ vào quyết định của cơ quan chủ quản cấp trên, kế toán ghi giảm tài sản cố định và ghi tăng tài sản lưu động (công cụ lao động thuộc tài sản lưu động) theo nguyên giá đồng thời ghi giảm vốn cố định, ghi tăng vốn lưu động theo giá trị còn lại của những tài sản cố định đó. Giá trị hao mòn của tài sản cố định được chuyển từ tài khoản khấu hao tài sản cố định sang tài khoản phân bổ công cụ lao động thuộc tài sản lưu động.

Điều 64- Việc di chuyển tài sản cố định từ bộ phận này sang bộ phận khác trong nội bộ xí nghiệp phải có lệnh của Giám đốc xí nghiệp. Kế toán phải cùng với đại diện bộ phận giao và bộ phận nhận tài sản cố định lập biên bản di chuyển tài sản cố định trong nội bộ xí nghiệp. Sau khi có chữ ký của đại diện bên giao, bên nhận và Giám đốc xí nghiệp duyệt y, biên bản được chuyển về phòng kế toán xí nghiiệp.

Căn cứ vào biên bản di chuyển tài sản cố định trong nội bộ xí nghiệp, kế toán ghi số hiệu biên bản di chuyển và những nội dung cần thiết vào thẻ và sổ tài sản cố định, đồng thời chuyển thẻ tài sản cố định từ ngăn thẻ của bộ phận sử dụng cũ sang ngăn thẻ của bộ phận sử dụng mới. Các chi phí có liên quan đến việc di chuyển tài sản cố định trong nội bộ xí nghiệp (chi phí về tháo dỡ, vận chuyển, lắp đặt....) được hạch toán vào các tài khoản chi phí sản xuất liên quan hoặc tài khoản chi phí lưu thông.

Điều 65- Mọi trường hợp giảm tài sản cố định nói ở các Điều 55, 60, 62, 63 trên đây đều dẫn đến sự giảm vốn cố định của xí nghiệp, vì vậy phòng kế toán xí nghiệp phải thông qua việc ghi chép kế toán hàng ngày, kiểm tra giám sát chặt chẽ các thủ tục xuất tài sản cố định quy định trong chế độ quản lý tài sản hiện hành của Nhà nước; tính toán xác định lợi ích và thiệt hại xảy ra trong từng trường hợp thanh lý, nhượng bán hoặc chuyển giao tài sản cố định, trên cơ sở đó đề nghị Giám đốc xí nghiệp ra quyết định xử lý có hiệu quả nhất đối với từng trường hợp đặt ra.

KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Điều 66- Kiểm kê tài sản cố định là nhằm xác định chính xác số tài sản cố định hiện có ở xí nghiệp so với sổ sách kế toán, tình hình bảo quản, sử dụng tài sản cố định và đánh giá năng lực thực có để trên cơ sở đó có biện pháp nâng cao trách nhiện của từng người, từng bộ phận trong việc giữ gìn và sử dụng tài sản cố định có hiệu quả kinh tế cao.

Điều 67- Tài sản cố định phải được kiểm kê ít nhất mỗi năm một lần vào cuối năm trước khi lập báo cáo quyết toán. Tuỳ theo tình hình cụ thể ở mỗi nơi, Bộ, Tổng cục hoặc Sở, Ty chủ quản có thể quy định cho các xí nghiệp trực thuộc ngày bắt đầu kiểm kê tài sản cố định cuối năm nhưng không được sớm hơn ngày 1 tháng 10 năm báo cáo. Riêng đối với tài sản cố định thường xuyên hoạt động ở xa xí nghiệp (như ô-tô, tàu hoả, tàu thuỷ....) xí nghiệp phải căn cứ vào lịch hoạt động của những tài sản cố định đó để định thời gian tiến hành kiểm kê thích hợp trước khi tài sản cố định rời khỏi xí nghiệp lần cuối cùng trong năm.

Điều 68- Việc kiểm kê tài sản cố định phải được tiến hành theo đúng những quy định trong chế độ kiểm kê tài sản hiện hành của Nhà nước. Trước khi bắt đầu kiểm kê, xí nghiệp phải tiến hành kiểm tra lại toàn bộ các hồ sơ tài liệu của từng đối tượng tài sản cố định (kể cả tài sản cố định cho thuê và tài sản cố định giữ hộ), xác định tình trạng lập và ghi chép thẻ tài sản cố định, các sổ sách kế toán tổng hợp. Trong quá trình kiểm tra nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu hoặt thẻ, sổ tài sản cố định thì xí nghiệp phải sưu tầm hoặc lập cho đầy đủ. Mọi sai sót về ghi chép kế toán phải được bổ sung điều chỉnh kịp thời theo nguyên tắc kế toán quy định.

Điều 69- Khi tiến hành kiểm kê, ban kiểm kê phải trực tiếp xem xét, kiểm tra từng đối tượng tài sản cố định, ghi chép đầy đủ, chính xác các chỉ tiêu trên phiếu kiểm kê. Đối với những tài sản cố định có các phụ tùng phụ kiện kèm theo thì phải kiểm kê cụ thể từng phụ tùng, phụ kiện và ghi kết quả vào phiếu kiểm kê.

Điều 70- Căn cứ vào số liệu gốc theo sổ sách kế toán và số thực có xác định trong kiểm kê, ban kiểm kê phải lập bảng tổng hợp đối chiếu kiểm kê, xác định số thừa, số thiếu, lập hồ sơ về thực trạng và nguyên nhân của từng trường hợp thừa thiếu, để trên cơ sở đó lập báo cáo kết quả kiểm kê và cung cấp tài liệu cho việc xử lý các trường hợp thừa thiếu của các cấp có thẩm quyền theo trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp.

Điều 71- Giám đốc xí nghiệp có trách nhiệm nghiên cứu phân tích chu đáo các kết quả kiểm kê và áp dụng các biện pháp cần thiết để khắc phục những thiếu sót trong việc bảo quản, sử dụng và hạch toán tài sản cố định phát hiện qua kiểm kê, đảm bảo công tác quản lý và hạch toán tài sản cố định trong xí nghiệp có nền nếp chặt chẽ, đúng chế độ, thể lệ quy định của Nhà nước, đồng thời bảo đảm sử dụng có hiệu quả kinh tế cao nhất vốn cố định ở xí nghiệp.

Điều 72- Căn cứ vào quyết định của Giám đốc xí nghiệp, kết quả kiểm kê phải được phản ánh kịp thời vào sổ sách kế toán trước khi khoá sổ và lập báo cáo quyết toán.

Đối với tài sản cố định của xí nghiệp để ngoài sổ sách phát hiện trong kiểm kê thì xí nghiệp phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê và hồ sơ tài sản cố định lập thẻ, sổ tài sản cố định, đồng thời hạch toán tăng tài sản cố định và vốn cố định.

Nếu tài sản cố định để ngoài sổ sách là tài sản cố định đang sử dụng thì phải tính toán xác định số khấu hao cơ bản và khấu hao sửa chữa lớn để tính vào chi phí sản xuất hoặt chi phí lưu thông và hạch toán giá trị hao mòn của tài sản cố định trong thời gian sử dụng.

Đối với tài sản cố định thiếu phát hiện trong kiểm kê không thuộc quyền xử lý của Giám đốc xí nghiệp, kế toán ghi giảm tài sản cố định và vốn cố định, đồng thời chuyển giá trị còn lại của tài sản cố định sang nguồn vốn lưu động và ghi vào tài khoản - tài sản hư hỏng, thiếu hụt hoặt thừa chờ giải quyết. Khi nhận được quyết định của cơ quan có thẩm quyền, kế toán căn cứ vào quyết định xử lý ghi sổ theo quy định chung.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 73- Chế độ kế toán tài sản cố định này áp dụng cho các xí nghiệp quốc doanh thuộc tất cả các ngành kinh tế quốc dân.

Điều 74- Đối với các xí nghiệp thuộc sở hữu tập thể, các Bộ, Tổng cục chủ quản căn cứ vào chế độ này hướng dẫn thực hiện thích hợp với đặc điểm kinh doanh và yêu cầu quản lý của từng loại xí nghiệp.