ỦY BAN NHÂN DÂN | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM |
Số: 2155/QĐ-UBND | Huế, ngày 05 tháng 7 năm 2025 |
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HUẾ
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;
Căn cứ Nghị định số 118/2025/NĐ-CP ngày 09 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ về thực hiện thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông tại Bộ phận Một cửa và Cổng Dịch vụ công quốc gia;
Căn cứ Quyết định số 1845/QĐ-UBND ngày 26 tháng 6 năm 2025 của Chủ tịch UBND thành phố Công bố danh mục thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ lĩnh vực lưu trữ thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Nội vụ;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ trình số 2364/TTr-SNV ngày 27 tháng 6 năm 2025.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.Phê duyệt kèm theo Quyết định này 03 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thuộc trong lĩnh vực Lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ (Có Phụ lục kèm theo).
Điều 2.Sở Nội vụ, Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố có trách nhiệm thiết lập quy trình điện tử giải quyết các thủ tục hành chính này trên phần mềm Hệ thống xử lý dịch vụ công tập trung thành phố Huế.
Điều 3.Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 4.Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ, Chủ tịch UBND các xã, phường; Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
| KT. CHỦ TỊCH |
QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH THỰC HIỆN THEO CƠ CHẾ MỘT CỬA, MỘT CỬA LIÊN THÔNG LĨNH VỰC LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN QUYẾT ĐỊNH CỦA SỞ NỘI VỤ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2155/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm 2025 của Chủ tịch UBND thành phố Huế)
Stt | Tên Quy trình (Mã số TTHC) | Lĩnh vực | Quyết định công bố Danh mục TTHC[1] |
1. | Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước (1.013932) | Lưu trữ | Quyết định số 1845/QĐ-UBND ngày 26/6/2025 của Chủ tịch UBND thành phố về vệc Công bố danh mục thủ tục hành chính mới ban hành, bãi bỏ lĩnh vực Lưu trữ thuộc phạm vi, chức năng quản lý của Sở Nội vụ |
2. | Cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ (1.013934) | ||
3. | Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt (1.013937) |
PHẦN II. NỘI DUNG QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH
1. Thủ tục Sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử của Nhà nước (1.013932)
- Thời hạn giải quyết:
+ Thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ; chậm nhất là 02 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.
+ Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện, thời hạn cung cấp tài liệu chậm nhất là 07 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ, Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ.
- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:
a) Đối với trường hợp đọc tài liệu lưu trữ:
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gianthực hiện |
Bước 1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. c) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ. | 01 giờ |
Bước 2 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Tiếp nhận hồ sơ; xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. - Phân công xử lý | 01 giờ |
Bước 3 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | - Hướng dẫn tổ chức/cá nhân điền thông tin vào Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ. - Rà soát điều kiện pháp lý (Luật Lưu trữ, bí mật nhà nước, thời hạn bảo quản...); tra cứu tình trạng tài liệu. | 05 giờ |
Bước 4 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Ký phê duyệt kết quả giải quyết | 01 giờ |
Bước 5 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 08 giờ | ||
b) Đối với trường hợp sao và xác thực tài liệu lưu trữ:
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gianthực hiện |
Bước 1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. c) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ. | 01 giờ |
Bước 2 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Tiếp nhận hồ sơ; xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. - Phân công xử lý | 01 giờ |
Bước 3 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | - Hướng dẫn tổ chức/cá nhân điền thông tin vào Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. - Rà soát điều kiện pháp lý (Luật Lưu trữ, bí mật nhà nước, thời hạn bảo quản...); tra cứu tình trạng tài liệu. | 12 giờ |
Bước 4 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Ký phê duyệt kết quả giải quyết | 02 giờ |
Bước 5 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 08 giờ | ||
c) Đối với tài liệu lưu trữ tiếp cận có điều kiện:
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gianthực hiện |
Bước 1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. c) Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ. | 04 giờ |
Bước 2 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Tiếp nhận hồ sơ; xem xét, phê duyệt Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ của độc giả. - Phân công xử lý | 04 giờ |
Bước 3 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | - Hướng dẫn tổ chức/cá nhân điền thông tin vào Phiếu yêu cầu đọc tài liệu lưu trữ hoặc Phiếu yêu cầu sao và xác thực tài liệu lưu trữ. - Rà soát điều kiện pháp lý (Luật Lưu trữ, bí mật nhà nước, thời hạn bảo quản...); tra cứu tình trạng tài liệu; - Tham mưu văn bản xin ý kiến tiếp cận tới cơ quan chủ quản hoặc đơn vị tạo lập tài liệu; | 44 giờ |
Bước 4 | Lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ | - Ký phê duyệt kết quả giải quyết TTHC | 04 giờ |
Bước 5 | Lãnh đạo và Lưu trữ viên Phòng Nghiệp vụ | Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ về việc sử dụng tài liệu lưu trữ. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 42 giờ | ||
2. Cấp, cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
- Thời hạn giải quyết:
+ Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ: 10 ngày làm việc tại Sở Nội vụ kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện.
+ Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ: 03 ngày làm việc tại Sở Nội vụ kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện.
- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:
a) Đối với cấp Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gianthực hiện |
Bước 1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ. | 04 giờ |
Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ | Nhận hồ sơ (điện tử) và phân công giải quyết | 04 giờ |
Bước 3 | Lãnh đạo Văn phòng và Chuyên viên Văn phòng Sở Nội vụ | Kiểm tra hồ sơ cấp Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ cho tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ có hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. | 60 giờ |
Bước 4 | Lãnh đạo Sở Nội vụ | Ký Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ | 08 giờ |
Bước 5 | Bộ phận văn thư của Sở Nội vụ | Vào số văn bản, đóng dấu, ký số, chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | 04 giờ |
Bước 6 | Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | Xác nhận trên phần mềm một cửa; Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 80 giờ | ||
b) Đối với cấp lại Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gianthực hiện |
Bước 1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Ban Dân tộc - Tôn giáo. | 02 giờ |
Bước 2 | Lãnh đạo Văn phòng Sở Nội vụ | Nhận hồ sơ (điện tử) và phân công giải quyết | 02 giờ |
Bước 3 | Lãnh đạo Văn phòng và Chuyên viên Văn phòng Sở Nội vụ | Kiểm tra hồ sơ cấp lại Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ cho tổ chức đầu tư kinh doanh dịch vụ lưu trữ có hồ sơ hợp lệ và nội dung tài liệu trong hồ sơ đáp ứng đầy đủ điều kiện. | 16 giờ |
Bước 4 | Lãnh đạo Sở Nội vụ | Ký Giấy Chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ | 02 giờ |
Bước 5 | Bộ phận văn thư của Sở Nội vụ | Vào số văn bản, đóng dấu, ký số, chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | 02 giờ |
Bước 6 | Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | Xác nhận trên phần mềm một cửa; Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 24 giờ | ||
3. Công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt
- Thời hạn giải quyết: 60 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định. Trong đó: 53 ngày làm việc tại Sở Nội vụ; 07 ngày làm việc tại UBND thành phố.
- Quy trình nội bộ, quy trình điện tử:
Thứ tựcông việc | Đơn vị/người thực hiện | Nội dung công việc | Thời gian thực hiện |
I | TẠI SỞ NỘI VỤ |
| 424 giờ |
Bước 1.1 | a) Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công thành phố; b) Bộ phận HC-TH của Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố. | - Kiểm tra, hướng dẫn, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho cá nhân/tổ chức; - Số hóa hồ sơ, chuyển hồ sơ trên phần mềm một cửa và hồ sơ giấy (trừ trường hợp hồ sơ nộp trực tuyến) cho Lãnh đạo Văn phòng Sở | 04 giờ |
Bước 1.2 | Lãnh đạo Văn phòng Sở | Nhận hồ sơ (điện tử) và phân công giải quyết. | 04 giờ |
Bước 1.3 | Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Sở | - Kiểm tra và nhận hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ đầy đủ, chính xác theo quy định; yêu cầu cơ quan, tổ chức bổ sung, hoàn thiện hồ sơ đối với trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa chính xác; trường hợp từ chối nhận hồ sơ phải nêu rõ lý do. - Trình Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. | 356 giờ |
Bước 1.4 | Hội đồng Xác định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt | Xem xét hồ sơ, đánh giá giá trị của tài liệu và kiểm tra trực tiếp tài liệu trong trường hợp cần thiết. | 24 giờ |
Bước 1.5 | Lãnh đạo và chuyên viên Văn phòng Sở | - Hoàn chỉnh hồ sơ công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; - Trình Lãnh đạo Sở phê duyệt Tờ trình và dự thảo quyết định của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. | 24 giờ |
Bước 1.6 | Lãnh đạo sở | Ký Tờ trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. | 08 giờ |
Bước 1.7 | Bộ phận văn thư của Sở Nội vụ | Vào số văn bản, đóng dấu, ký số, chuyển hồ sơ cho Bộ phận TN&TKQ của Văn phòng UBND thành phố tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành/Trả kết quả giải quyết TTHC. | 04 giờ |
II | TẠI UBND THÀNH PHỐ |
| 56 giờ |
Bước 2.1 | Bộ phận TN&TKQ của Văn phòng UBND thành phố tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | Kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ, gửi phiếu hẹn trả cho Sở Nội vụ và chuyển hồ sơ cho chuyên viên Văn phòng UBND thành phố thụ lý | 04 giờ |
Bước 2.2 | Chuyên viên Văn phòng UBND thành phố | Xem xét, xử lý hồ sơ, trình Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố | 32giờ |
Bước 2.3 | Lãnh đạo Văn phòng UBND thành phố | Kiểm tra, phê duyệt ký vào hồ sơ | 08 giờ |
Bước 2.4 | Lãnh đạo UBND thành phố | Ký Quyết định công nhận tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt. | 08 giờ |
Bước 2.5 | Bộ phận văn thư Văn phòng UBND thành phố | Vào số văn bản, đóng dấu, ký số, chuyển kết quả cho Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | 04 giờ |
Bước 3 | Bộ phận TN&TKQ của Sở Nội vụ tại Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố | Xác nhận trên phần mềm một cửa; Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân. |
|
Tổng thời gian giải quyết TTHC | 480 giờ | ||
[1] Nội dung cụ thể về Quyết định công bố danh mục TTHC truy cập trên Cổng dịch vụ công quốc gia (https://dichvucong.gov.vn/).