Công văn 365/TTLLTPQG-HCTH năm 2014 về hướng dẫn nghiệp vụ lý lịch tư pháp do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia ban hành

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk

Trả lời Công văn số 345/STP-LLTP ngày 30 tháng 6 năm 2014 của Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk về việc đề nghị hướng dẫn nghiệp vụ lý lịch tư pháp, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia có ý kiến như sau:

1. Về việc xác minh người bị kết án có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay kể từ khi chấp hành xong bản án

Theo quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp, trong trường hợp người bị kết án đã có đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích theo quy định của Bộ luật Hình sự, nhưng chưa nhận được Giấy chứng nhận xóa án tích của Tòa án thì Sở Tư pháp tiến hành xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không.

Tại điểm a khoản 1 Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP ngày 10/5/2012 của Bộ Tư pháp, Tòa án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Bộ Công an, Bộ Quốc phòng hướng dẫn về trình tự, thủ tục tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp quy định, Sở Tư pháp gửi văn bản yêu cầu xác minh (theo mẫu số 06/TTLT-LLTP và mẫu số 07/TTLT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này) hoặc trực tiếp xác minh tại Ủy ban nhân dân cấp xã, cơ quan, tổ chức nơi người bị kết án cư trú sau khi chấp hành xong bản án về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không.

Theo quy định tại Điều 64 Bộ luật hình sự năm 1999 được sửa đổi, bổ sung năm 2009, người bị kết án không phải về các tội quy định tại Chương XI và Chương XIV của Bộ luật hình sự thì đương nhiên được xóa án tích nếu từ khi chấp hành xong bản án hoặc từ khi hết thời hiệu thi hành bản án người đó không phạm tội mới trong một khoảng thời hạn nhất định tùy thuộc vào hình phạt chính đã được Tòa án tuyên. Cách tính thời hạn để xóa án tích được quy định tại Điều 67 Bộ luật Hình sự.

Căn cứ các quy định trên có thể thấy thời hạn đang có án tích của người bị kết án chính là khoảng thời gian kể từ khi người bị kết án chấp hành xong bản án đến khi đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích theo quy định tại Điều 64 Bộ luật Hình sự. Nội dung hướng dẫn xác minh và trả lời kết quả xác minh “người bị kết án có hay không bị điều tra, truy tố xét xử kể từ khi chấp hành xong bản án đến nay” tại mẫu số 06/TTLT-LLTP và mẫu số 07/TTLT-LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP hoàn toàn phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP và điểm a khoản 1 Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012/TTLT-BTP-TANDTC-VKSNDTC-BCA-BQP.

Do vậy, khi xác minh điều kiện đương nhiên được xóa án tích của người bị kết án theo quy định tại Điều 17 Nghị định số 111/2010/NĐ-CP và Điều 25 Thông tư liên tịch số 04/2012, Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk phải tiến hành xác minh về việc người đó có bị khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử trong thời hạn đang có án tích hay không (từ khi người đó chấp hành xong bản án đến khi đủ thời gian để đương nhiên được xóa án tích quy định tại Điều 64 Bộ luật Hình sự năm 1999, được sửa đổi, bổ sung năm 2009).

2. Về thứ tự tài liệu và đánh số tờ đối với tài liệu được lưu trữ trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

2.1. Về thứ tự tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Theo quy định tại khoản 3 và khoản 4 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP ngày 06/02/2014 của Bộ Tư pháp hướng dẫn việc quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp theo thứ tự như sau: (a) Danh mục tài liệu; (b) Lý lịch tư pháp; (c) các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan tổ chức cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Sở Tư pháp; (d) các văn bản khác có liên quan. Các văn bản quy định tại điểm b, điểm c, điểm d nêu trên được sắp xếp theo thứ tự thời gian nhận được văn bản, đánh số tờ, bắt đầu từ tờ số 01 cho đến tờ cuối cùng.

Để bảo đảm việc sắp xếp tài liệu trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được thống nhất, Sở Tư pháp thực hiện việc lưu tài liệu trong hồ sơ theo thứ tự được quy định tại khoản 3 Điều 17, trong đó Lý lịch tư pháp được sắp xếp theo thứ tự đầu tiên trong hồ sơ, các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan, tổ chức cung cấp cho Sở Tư pháp và các văn bản khác có liên quan được sắp xếp sau bản Lý lịch tư pháp và theo thứ tự thời gian nhận được văn bản.

Ý kiến góp ý của Sở Tư pháp tỉnh Đắk Lắk liên quan đến việc đề nghị sửa đổi khoản 4 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia sẽ ghi nhận và tổng hợp để báo cáo Bộ trưởng Bộ Tư pháp trong quá trình nghiên cứu sửa đổi, bổ sung Thông tư số 06/2013/TT-BTP sau này.

2.2. Về việc đánh số tờ tài liệu được lưu trữ trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy

Theo quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, sau khi Lý lịch tư pháp đã được lập, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy để đưa vào lưu trữ.

Theo quy định tại các khoản 1, 2, 3 Điều 18 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, sau khi cập nhật thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào Lý lịch tư pháp đã được lập trong dữ liệu lý lịch tư pháp điện tử, người làm công tác lý lịch tư pháp có trách nhiệm bổ sung các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện đánh số tờ của tài liệu đối với các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 4 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP và ghi thông tin vào Danh mục tài liệu. Khi người bị kết án đã chấp hành xong bản án và thông tin về việc chấp hành xong bản án được cập nhật vào Lý lịch tư pháp điện tử thì người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ in toàn bộ phần thông tin về tình trạng thi hành bản án đã được cập nhật, bổ sung để đưa vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy của người đó.

Căn cứ vào các quy định nêu trên, sau khi lập Lý lịch tư pháp điện tử trên cơ sở Phần mềm, người làm công tác lý lịch tư pháp có nhiệm vụ in bản Lý lịch tư pháp (bao gồm phần thông tin nhân thân và thông tin về bản án của người có Lý lịch tư pháp) để lập hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy. Phần thông tin về Tình trạng thi hành án trong Lý lịch tư pháp của người đó chỉ được in và lưu trữ vào hồ sơ giấy sau khi người có Lý lịch tư pháp đã chấp hành xong bản án và thông tin này được cập nhật vào Lý lịch tư pháp điện tử. Quy định này nhằm tạo thuận lợi cho Trung tâm Lý lịch tư pháp và các Sở Tư pháp trong việc lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, không phải in ấn nhiều lần trong quá trình cập nhật thông tin bổ sung vào Lý lịch tư pháp.

Như vậy, khi in phần thông tin về Tình trạng thi hành án của người có Lý lịch tư pháp để bổ sung vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy, người làm công tác lý lịch tư pháp thực hiện đánh số tờ theo quy định tại khoản 4 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, cụ thể như sau: “trường hợp bổ sung thêm số tờ của Lý lịch tư pháp trong quá trình cập nhật thông tin bổ sung thì đánh số trùng với số tờ trước đó của Lý lịch tư pháp và thêm chữ cái a, b, c...”.

Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung là văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do Sở Tư pháp cung cấp cho Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, không phải là Lý lịch tư pháp. Do đó, việc sắp xếp và đánh số tờ đối với Phiếu cung cấp thông tin lý lịch tư pháp bổ sung khi đưa vào lưu trữ trong hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy có thể được thực hiện như đối với những văn bản chứa thông tin lý lịch tư pháp theo quy định tại khoản 3, khoản 4 Điều 17 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, cụ thể được sắp xếp sau bản Lý lịch tư pháp và các văn bản có chứa thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan cung cấp cho Sở Tư pháp (bản án, quyết định, giấy chứng nhận liên quan đến quá trình thi hành án của người bị kết án).

3. Về việc phê duyệt của người có thẩm quyền khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng văn bản giấy.

Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Thông tư số 06/2013/TT-BTP, Giám đốc Sở Tư pháp có trách nhiệm quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phân cấp quyền tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, quyền khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp.

Việc phê duyệt của người có thẩm quyền khi bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy là một trong những hoạt động quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Vì vậy, tùy vào điều kiện cụ thể của Sở Tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp có thể phân công cán bộ thực hiện nhiệm vụ này. Việc phân cấp quyền tiếp nhận, kiểm tra, phân loại thông tin, lập Lý lịch tư pháp, cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, quyền khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp cũng như quyền phê duyệt bổ sung tài liệu vào hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy cần được quy định cụ thể trong Quy chế quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp trên cơ sở Quy chế mẫu về quản lý, sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp tại Sở Tư pháp của Giám đốc Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia ban hành kèm theo Quyết định số 43/QĐ-TTLLTPQG ngày 24 tháng 6 năm 2014 và điều kiện cụ thể của địa phương.

DANH MỤC TÀI LIỆU

* Những nội dung in đậm do Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia chỉnh sửa, bổ sung.