Hướng dẫn 600/HD-SNV năm 2016 về nội dung liên quan đến việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành
| Số hiệu | 600/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 25/02/2016 |
| Người ký | Lê Hoài Trung |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Căn cứ Điều 2, Điều 11 Nghị định số\r\n110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị\r\nđịnh số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung\r\nmột số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính\r\nphủ về công tác văn thư; Điều 16, Điều 17 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19\r\ntháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn\r\nbản hành chính và Điều 11 Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của\r\nBộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ\r\nquan, tổ chức, Sở Nội vụ hướng dẫn một số nội dung liên quan đến việc thực hiện\r\nbản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức như sau:
\r\n\r\nI. PHẠM VI ĐIỀU CHỈNH\r\nVÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
\r\n\r\nVăn bản này hướng dẫn một số nội dung\r\nliên quan đến việc thực hiện bản sao văn bản; được áp dụng đối với các cơ quan\r\nnhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức\r\nxã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân trên địa bàn\r\nThành phố (gọi chung là các cơ quan, tổ chức).
\r\n\r\nII. VỀ THỰC HIỆN BẢN\r\nSAO VĂN BẢN
\r\n\r\n1. Khái niệm các hình\r\nthức bản sao
\r\n\r\nCác hình thức bản sao văn bản gồm: Bản\r\nsao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
\r\n\r\na) “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy\r\nđủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản\r\nsao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
\r\n\r\nb) “Bản trích sao” là bản sao một phần\r\nnội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải\r\nđược thực hiện từ bản chính.
\r\n\r\nc) “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ,\r\nchính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình\r\nbày theo thể thức quy định.
\r\n\r\n2. Các văn bản thuộc\r\nđối tượng thực hiện bản sao văn bản
\r\n\r\na) Các cơ quan, tổ chức đã ban hành bản\r\nchính văn bản hoặc khi nhận được bản chính văn bản, bản sao y bản chính từ các\r\ncơ quan, tổ chức khác gửi đến và có nhu cầu sử dụng bản sao văn bản, thì có thể\r\nthực hiện các hình thức bản sao văn bản, cụ thể:
\r\n\r\n- Trường hợp nhận được bản chính văn bản,\r\ncó thể thực hiện bản sao y bản chính hoặc bản trích sao.
\r\n\r\n- Trường hợp nhận được bản sao y bản\r\nchính, có thể thực hiện bản sao lục.
\r\n\r\nb) Bản sao y bản chính, bản trích sao\r\nvà bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý\r\nnhư bản chính.
\r\n\r\nc) Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của\r\nvăn bản không được thực hiện sao văn bản theo quy định pháp luật chỉ có giá trị\r\nthông tin, tham khảo.
\r\n\r\n3. Thẩm quyền thực hiện\r\nbản sao văn bản
\r\n\r\na) Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định\r\nhoặc chỉ đạo thực hiện bản sao văn bản.
\r\n\r\nb) Thẩm quyền ký bản sao văn bản thuộc\r\nthủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc có thể giao cho cấp phó ký thay hoặc giao\r\nChánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh; Phó Chánh Văn phòng, Phó\r\nTrưởng phòng Hành chính có thể ký thay của ký thừa lệnh.
\r\n\r\n4. Các thành phần thể\r\nthức của bản sao
\r\n\r\nCác thành phần thể thức của bản sao\r\nvăn bản bao gồm: Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa\r\ndanh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;\r\ndấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
\r\n\r\n5. Kỹ thuật trình bày\r\nbản sao
\r\n\r\na) Vị trí trình bày các thành phần thể\r\nthức bản sao
\r\n\r\n- Thực hiện trên trang giấy khổ A4\r\ntheo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức bản sao như sau:
\r\n\r\n![](\"00537513_files/image001.jpg\")
- Các thành phần thể thức bản\r\nsao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn bản cần\r\nsao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang của\r\nvùng trình bày văn bản.
\r\n\r\nb) Kỹ thuật trình bày bản sao
\r\n\r\n- Cụm từ “SAO Y BẢN CHÍNH",\r\n“TRÍCH SAO" hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 bằng chữ in hoa, cỡ\r\nchữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
\r\n\r\n- Tên cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại\r\nô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày, tháng, năm sao (tại\r\nô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền (tại ô số 5a, 5b và\r\n5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi nhận (tại ô số 7).
\r\n\r\n- Mẫu chữ và chi tiết trình bày các\r\nthành phần thể thức bản sao được thực hiện theo Phụ lục IV, Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
\r\n\r\n- Mẫu bản sao y bản chính, bản trích\r\nsao và bản sao lục (kèm theo Mẫu số 1, 2 và 3).
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Các cơ quan, tổ chức quy định việc\r\nsao văn bản và thẩm quyền ký bản sao văn bản trong Quy chế công tác văn thư,\r\nlưu trữ cơ quan. Chỉ đạo, hướng dẫn việc thực hiện bản sao văn bản cho các cơ\r\nquan trực thuộc (nếu có).
\r\n\r\n2. Chi cục Văn thư - Lưu trữ theo dõi,\r\nkiểm tra và tổng hợp báo cáo việc thực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ\r\nchức theo quy định.
\r\n\r\nTrên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về\r\nthực hiện bản sao văn bản tại các cơ quan, tổ chức. Trong quá trình thực hiện nếu\r\ncó vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng\r\n6, Tòa nhà IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện\r\nthoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
............................................................................................................................................
\r\n\r\n............................................................................................................................................
\r\n\r\n....................................
\r\n\r\n............................................................................................................................................
\r\n\r\n............................................................................................................................................
\r\n\r\n....................................
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
Ghi chú:
\r\n\r\n(1) Hình thức sao: Sao y bản chính.
\r\n\r\n(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao\r\nvăn bản.
\r\n\r\n(3) Số bản sao.
\r\n\r\n(4) Ký hiệu bản sao.
\r\n\r\n(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức\r\nsao văn bản.
\r\n\r\n(6) Địa danh
(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người\r\nký bản sao.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
“Ghi nội dung phần trích sao ................................................................................................
\r\n\r\n..............................................................................................................................................”
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
Gh
(1) Hình thức sao: Trích sao.
\r\n\r\n(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao\r\nvăn bản.
\r\n\r\n(3) Số bản sao.
\r\n\r\n(4) Ký hiệu bản sao.
\r\n\r\n(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức\r\nsao văn bản.
\r\n\r\n(6) Địa danh.
\r\n\r\n(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người\r\nký bản sao.
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm\r\ntheo Hướng dẫn số 600/HD-SNV ngày 25 tháng 02 năm 2016 của Sở Nội vụ)
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
.............................................................................................................................................
\r\n\r\n.............................................................................................................................................
\r\n\r\n....................................
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
Ghi chú:
\r\n\r\n(1) Hình thức sao: Sao lục.
\r\n\r\n(2) Tên cơ quan, tổ chức thực hiện sao\r\nvăn bản.
\r\n\r\n(3) Số bản sao.
\r\n\r\n(4) Ký hiệu bản sao.
\r\n\r\n(5) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức\r\nsao văn bản.
\r\n\r\n(6) Địa danh.
\r\n\r\n(7) Ghi quyền hạn, chức vụ của người\r\nký bản sao.
\r\n\r\nĐược hướng dẫn () Xem thêm
Bị hủy bỏ () Xem thêm
Được bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ () Xem thêm
Bị đình chỉ () Xem thêm
Bị đinh chỉ 1 phần () Xem thêm
Bị quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bị bãi bỏ () Xem thêm
Được sửa đổi () Xem thêm
Được đính chính () Xem thêm
Bị thay thế () Xem thêm
Được điều chỉnh () Xem thêm
Được dẫn chiếu () Xem thêm
Văn bản hiện tại
| Số hiệu | 600/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 25/02/2016 |
| Người ký | Lê Hoài Trung |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Hướng dẫn () Xem thêm
Hủy bỏ () Xem thêm
Bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ 1 phần () Xem thêm
Quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bãi bỏ () Xem thêm
Sửa đổi () Xem thêm
Đính chính () Xem thêm
Thay thế () Xem thêm
Điều chỉnh () Xem thêm
Dẫn chiếu () Xem thêm
Tóm tắt
| Số hiệu | 600/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 25/02/2016 |
| Người ký | Lê Hoài Trung |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |