Công văn số 3721 TCT/NV1 về việc sử dụng hóa đơn, chứng từ do Tổng cục Thuế ban hành

Kính gửi: Cục thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.

Vừa qua, Tổng cục thuế có nhận được ý kiến phản ánh của một số cơ sở sản xuất, kinh doanh về những vướng mắc trong việc sử dụng hóa đơn, chứng từ khi áp dụng các luật thuế mới.

Căn cứ quy định tại mục IV phần B Thông tư số 89/1998/TT/BTC ngày 27/6/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị dịnh số 28/1998/NĐ-CP ngày 11/5/1998 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật thuế giá trị gia tăng (GTGT); Thông tư số 175/1998/TT-BTC ngày 24/12/1998 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 102/1998/NĐ-CP ngày 21/12/1998 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 28/1998/NĐ-CP (nêu trên); Căn cứ các chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hóa đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số 885/1998/QĐ/BTC ngày 16/7/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính; Thông tư số 73 TC/TCT ngày 20/10/997 hướng dẫn chế độ hóa đơn chứng từ đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường và Thông tư số 17/1999/TT-BTC ngày 5/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điểm của Thông tư số 73 TC/TCT (nêu trên); Tổng cục thuế hướng dẫn thêm một số điểm về việc sử dụng hóa đơn bán hàng, dịch vụ như sau:

1- Về sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ:

a- Cơ sở sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ sử dụng thống nhất một loại hóa đơn GTGT (trừ cơ sở kinh doanh dịch vụ, sản xuất hàng hóa chịu thuế TTĐB nói tại điểm 1c dưới đây và các trường hợp khác theo quy định của Bộ Tài chính).

Trường hợp cơ sở sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế có bán cả hàng hóa, dịch vụ thuộc diện không chịu thuế GTGT thì khi bán hàng cơ sở lập hóa đơn GTGT riêng cho các loại hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT. Khi ghi hóa đơn chỉ ghi dòng giá bán chưa có thuế GTGT, dòng thuế GTGT không ghi và gạch chéo.

Ví dụ: Một Xí nghiệp in vừa in sách chịu thuế GTGT vừa in sách không chịu thuế GTGT thuộc đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế, dùng một loại hóa đơn GTGT, nhưng khi lập hóa đơn cho loại sách không chịu thuế GTGT thì phải ghi riêng hóa đơn theo hướng dẫn trên đây.

b- Cơ sở kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp tính trực tiếp trên GTGT chỉ sử dụng một loại hóa đơn bán hàng (hóa đơn thông thường).

c- Cơ sở kinh doanh dịch vụ, sản xuất hàng hóa chịu thuế tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) khi bán hàng hóa, dịch vụ chịu thuế TTĐB sử dụng hóa đơn bán hàng (hóa đơn thông thường), trên hóa đơn bán hàng ghi theo giá bán thực tế. Trường hợp cơ sở có kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT và cơ sở thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, cơ sở phải đăng ký với cơ quan thuế để được sử dụng hóa đơn GTGT đối với hàng hóa, dịch vụ này.

2- Về cách ghi hóa đơn GTGT:

Hóa đơn GTGT phải ghi đầy đủ các yếu tố đã quy định trên hóa đơn và phải thi rõ 3 yếu tố vào đúng các dòng quy định trên hóa đơn:

Dòng cộng tiền hàng ghi số tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra theo giá thực bán chưa có thuế GTGT.

Thuế GTGT ghi đúng thuế suất và số tiền thuế của hàng hóa, dịch vụ bán ra.

Tổng giá thanh toán là tổng cộng số tiền bán hàng hóa, dịch vụ và thuế GTGT.

Trường hợp thu tiền dịch vụ du lịch trọn gói, lữ hành, hóa đơn GTGT ghi theo giá trọn gói, không ghi thuế GTGT. Tổng giá thanh toán được xác định là giá đã có thuế GTGT để tính thuế GTGT theo quy định tại Thông tư số 89/1998/TT-BTC và Thông tư số 175/1998/TT-BTC.

Trường hợp cơ sở kinh doanh bán hàng thực hiện giảm giá (chiết suất) cho khách hàng để tiếp thị, quảng cáo ... thì hóa đơn ghi theo giá thực bán. nếu việc quyết định giảm giá bán được xác định theo giá đơn vị hàng hóa bán ra thì khi lập hóa đơn GTGT ghi giá bán chưa có thuế GTGT là giá bán đã giảm giá của đơn vị sản phẩm để tính ra giá bán của số lượng sản phẩm bán ra. Trường hợp tính giảm giá theo một tỷ lệ (%) chung cho cả lô hàng cùng trên một hóa đơn thì cơ sở kinh doanh phải ghi rõ khoản giảm giá và giá đã giảm trên hóa đơn, thuế GTGT tính trên giá bán thực tế (đã trừ giảm giá). Trường hợp quyết định giảm giá sau khi bán hàng và đã lập hóa đơn thì phần giảm giá bán cơ sở hạch toán vào chi phí kinh doanh, phần chi phí khác (chi phí tiếp thị, quảng cáo ...) không điều chỉnh giá bán đã ghi trên hóa đơn.

3- Cơ sở kinh doanh xuất nguyên, vật liệu đưa đi gia công: sử dụng phiếu xuất kho ghi rõ là "xuất đưa đi gia công", khi vận chuyển đi gia công phải kèm theo hợp đồng gia công.

Khi cơ sở gia công xuất trả hàng gia công phải sử dụng phiếu xuất kho của cơ sở và ghi rõ là "xuất trả hàng gia công". Tiền gia công, thuế GTGT đối với tiền gia công lập hóa đơn riêng: Hóa đơn GTGT đối với cơ sở gia công thuộc đối tượng tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế, hoặc hóa đơn bán hàng với cơ sở gia công là đối tượng tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT.

4- Trường hợp phải điều chỉnh hóa đơn mua bán hàng hóa do:

- Hàng hóa đã bán bị người mua trả lại (toàn bộ hoặc một phần) do hàng hóa không hợp quy cách, chất lượng ....

- Do áp dụng phương thức giao nhận hàng tại kho người mua nhưng hàng thực tế bên mua nhận không đúng với hóa đơn hoặc không đúng với hợp đồng.

Để có căn cứ điều chỉnh trong thanh toán tiền hàng và thuế GTGT của những hóa đơn này, tùy theo từng trường hợp hai bên mua và bán phải lập biên bản xác định rõ nguyên nhân và số liệu cần điều chỉnh của hóa đơn về hàng hóa và thuế (biên bản ghi rõ điều chỉnh của hóa đơn nào, số, ngày tháng của hóa đơn, nội dung điều chỉnh về số lượng, chủng loại, giá cả ... ghi trên hóa đơn), biên bản này được mỗi bên đính kèm hóa đơn làm chứng từ điều chỉnh hóa đơn; Trường hợp phải trả lại hàng hóa thì ngoài biên bản đã xác lập, bên xuất trả hàng phải lập phiếu xuất kho trả hàng, bên nhận phải làm thủ tục nhập kho.

Trong các trường hợp điều chỉnh trên đây không được tự sửa chữa thay đổi nội dung trên hóa đơn đã lập hoặc hủy bỏ hóa đơn.

5- Sử dụng hóa đơn đối với hàng bán thông qua đại lý hưởng hoa hồng (đại lý hưởng hoa hồng theo quy định của Luật Thương mại);

a- Cơ sở tính thuế theo phương pháp khấu trừ thuế có hàng bán thông qua đại lý bán đúng giá hưởng hoa hồng, khi xuất hàng cho đại lý sử dụng hóa đơn GTGT;

a1- Đối với hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, trên hóa đơn ghi giá bán là giá chưa có thuế (cũng là giá quy định cho đại lý hưởng hoa hồng được bán) và thuế suất, mức thuế GTGT.

Cơ sở nhận bán đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5.a1 này là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng đại lý sử dụng hóa đơn GTGT của đại lý. Việc ghi hóa đơn thực hiện như quy định đối với bên có hàng đưa đi bán đại lý thống nhất về giá bán là giá chưa có thuế GTGT, thuế suất, mức thuế GTGT.

Cơ sở nhận bán đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5.a1 này là đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng, trên hóa đơn ghi giá bán theo giá quy định của bên có hàng đưa đi đại lý đã bao gồm cả thuế GTGT.

a2- Đối với hàng không thuộc diện chịu thuế GTGT cũng sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn chỉ ghi dòng giá bán, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi và gạch chéo.

Cơ sở nhận đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5.a2 này là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn chỉ ghi giá thanh toán chưa có thuế là giá bán do bên có hàng đưa đi bán đại lý quy định, dòng thuế suất và tiền thuế GTGT gạch chéo và không ghi.

Cơ sở nhận bán đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5.a2 này là đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, khi bán hàng đại lý sử dụng hóa đơn bán hàng (hóa đơn thông thường), trên hóa đơn ghi giá bán theo giá do bên có hàng đưa đi bán đại lý quy định.

b- Cơ sở tính thuế theo phương pháp trực tiếp có hàng bán thông qua đại lý, bán đúng giá hưởng hoa hồng. Khi xuất hàng cho đại lý sử dụng hóa đơn bán hàng áp dụng cho cả hàng thuộc diện chịu thuế và không chịu thuế GTGT.

Cơ sở nhận bán đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5b này là đối tượng nộp thuế theo phương pháp khấu trừ thuế, khi bán hàng sử dụng hóa đơn GTGT, trên hóa đơn GTGT chỉ ghi dòng giá bán là giá bán theo quy định của bên có hàng đưa đi bán đại lý. Dòng thuế suất và tiền thuế GTGT không ghi và gạch chéo.

Cơ sở nhận bán đại lý hưởng hoa hồng cho đối tượng quy định tại điểm 5b này là đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng sử dụng hóa đơn bán hàng áp dụng cho cả hàng thuộc diện chịu thuế và không chịu thuế GTGT. Trên hóa đơn ghi giá bán theo quy định của bên có hàng đưa đi bán đại lý.

c- Cơ sở làm đại lý bán hàng đúng giá hưởng hoa hồng thì khi lập hóa đơn thanh toán tiền hoa hồng, đại lý sử dụng hóa GTGT nếu đại lý là đối tượng áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế nhưng hóa đơn GTGT không ghi thuế GTGT, chỉ ghi tiền hoa hồng; lập hóa đơn bán hàng hóa (hóa đơn thông thường) nếu là đại lý thuộc đối tượng nộp thuế trực tiếp trên GTGT.

6- Sử dụng hóa đơn đối với hàng hóa cho, biếu, tặng, khuyến mại:

Theo quy định tại điểm 2.b Thông tư số 17/1999/TT-BTc ngày 5/2/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn sửa đổi, bổ sung một số điểm về chế độ hóa đơn, chứng từ đối với hàng hóa lưu thông trên thị trường thì các trường hợp cơ sở sản xuất kinh doanh xuất hàng hóa cho, biếu, tặng có giá trị từ 100.000 đồng trở lên đều phải xuất hóa đơn bán hàng (đối với cơ sở nộp thuế theo phương pháp trực tiếp) hoặc hóa đơn GTGT (đối với cơ sở nộp thuế theo phương pháp khấu trừ). Khi lập hóa đơn cơ sở phải ghi rõ là hàng cho, tặng không thu tiền.

Trường hợp xuất hàng hóa khuyến mại dưới hình thức cho, biếu, tặng cho khách hàng không đồng thời với việc bán hàng hóa cũng phải lập hóa đơn như đối với hàng hóa bán ra, phải ghi rõ là hàng khuyến mại không thu tiền; Trường hợp khuyến mại, cho, tặng cùng với loại hàng hóa bán ra nếu ghi chung trên cùng hóa đơn thì phải ghi rõ loại hàng, số lượng hàng khuyến mại không tính tiền.

7- Để thực hiện thống nhất việc cấp phát, quản lý và sử dụng hóa đơn, đề nghị Cục thuế các địa phương chỉ đạo kiểm tra thực hiện thống nhất việc bán hóa đơn như sau:

Đối với các cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế chỉ bán một loại hóa đơn GTGT; Trường hợp đơn vị nào đang sử dụng hại loại hóa đơn (trừ cơ sở kinh doanh dịch vụ, sản xuất mặt hàng chịu thuế TTĐB có sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT) thì thông báo cho đơn vị biết và thu hồi lại hóa đơn bán hàng loại thông thường.

Đối với đối tượng nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT chỉ được sử dụng một loại hóa đơn bán hàng, nếu nơi nào đã cấp hoặc cho sử dụng hóa đơn GTGT phải thu hồi lại.

Đề nghị Cục thuế các địa phương thông báo và hướng dẫn cho các đối tượng nộp thuế biết, thực hiện thống nhất theo các hướng dẫn nêu trên. Trong qúa trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các địa phương, đơn vị phản ánh về Tổng cục thuế để nghiên cứu giải quyết.