| Số hiệu | 71/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Quận Phú Nhuận |
| Ngày ban hành | 16/01/2018 |
| Người ký | Võ Thành Minh |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 71 | \r\n \r\n Phú\r\n Nhuận, ngày 16 tháng 01 | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN PHÚ NHUẬN
\r\n\r\nCăn cứ Luật Tổ
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày\r\n29 tháng 11 năm 2005;
\r\n\r\nCăn cứ Nghị quyết số 36a/NQ-CP\r\nngày 14 tháng 10 năm 2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 4556/QĐ-UBND\r\nngày 24 tháng 8 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành\r\nphố về ban hành quy chế quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công\r\nviệc qua mạng tại Thành phố Hồ Chí Minh;
\r\n\r\nCăn cứ Quyết định số 99/QĐ-UBND\r\nngày 10 tháng 02 năm 2017 của Ủy ban nhân dân quận về phân công công việc đối với\r\nChủ tịch, các Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân quận Phú Nhuận, nhiệm kỳ 2016-2021;
\r\n\r\nXét đề nghị của Chánh Văn phòng Hội\r\nđồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận tại Tờ trình số 16
QUYẾT ĐỊNH:
\r\n\r\nĐiều 1.
Điều 2.
Điều 3.
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n KT.CHỦ TỊCH | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 71
Điều 1. Phạm vi\r\nđiều chỉnh và đối tượng áp dụng
\r\n\r\nQuy chế này quy định quản lý, sử dụng\r\nHệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng (trừ những loại văn bản mật\r\ntheo quy định).
\r\n\r\nQuy chế này áp dụng\r\nđối với các phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân 15 phường trên địa bàn quận\r\nPhú Nhuận (gọi tắt là đơn vị) và các cán bộ, công chức, viên chức, người lao động\r\n(gọi tắt là cá nhân) thuộc các đơn vị này khi quản lý, sử dụng Hệ thống quản lý\r\nvăn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ\r\ncông việc qua mạng tại Quận Phú Nhuận (gọi tắt là Hệ thống quản lý văn bản và hồ\r\nsơ công việc qua mạng) là Hệ thống phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp,\r\ntrao đổi thông tin giữa các đơn vị trên địa bàn thành phố. Hệ thống này bao gồm\r\nHệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị và Hệ thống trục liên\r\nthông của quận.
\r\n\r\n2. Hồ sơ công việc: là một tập văn bản,\r\ntài liệu có liên quan đến một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một\r\nsố đặc điểm chung hình thành trong quá trình theo dõi, xử lý công việc thuộc phạm\r\nvi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của đơn vị hoặc của cá nhân.
\r\n\r\n3. Đường công văn truyền thống: là\r\ncách chuyển văn bản thông qua các dịch vụ bưu chính của các doanh nghiệp bưu\r\nchính chuyển phát hoặc chuyển trực tiếp từ đơn vị gửi đến đơn vị nhận.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn\r\nvẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được trao đổi trên
2. Thống nhất quy trình, phương thức trao\r\nđổi văn bản điện tử Hệ thống quản lý văn bản\r\nvà hồ sơ công việc qua mạng theo đúng quy định của pháp luật hành chính.
\r\n\r\n3. Tạo điều kiện tiết giảm chi phí\r\nthường xuyên gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu dạng bản giấy\r\ntrong hoạt động của các đơn vị.
\r\n\r\n4. Thúc đẩy tính minh bạch, công khai\r\nvà khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân, đáp ứng\r\nyêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển chính quyền điện tử tại quận.
\r\n\r\nĐiều 4. Nguyên tắc\r\nthực hiện
\r\n\r\n1. Đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn\r\nbản và hồ sơ công việc để trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ đơn vị và giữa\r\ncác đơn vị với nhau.
\r\n\r\n2. Văn bản điện tử đã được ký bằng chữ\r\nký số theo quy định tại Nghị định số 26/2007/NĐ-CP của\r\nChính phủ, có giá trị pháp lý như văn bản giấy.
\r\n\r\n3. Trong quá trình gửi, nhận văn bản\r\nđiện tử qua hệ thống liên thông phải tuân thủ các yêu cầu về an toàn thông tin\r\nđược quy định tại Thông tư số 23/2011/TT-BTTTT ngày 11 tháng 8 năm 2011 của Bộ\r\nThông tin và Truyền thông quy định về việc quản lý, vận hành, sử dụng và bảo đảm\r\nan toàn thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng của\r\ncơ quan Đảng, Nhà nước và Công văn số 3240/BTTTT-ƯDCNTT\r\nngày 26 tháng 11 năm 2012 của Bộ Thông tin và Truyền thông về việc hướng dẫn việc\r\nbảo đảm an toàn mạng và thông tin trên mạng truyền số liệu chuyên dùng.
\r\n\r\n4. Ý kiến chỉ đạo, điều hành tại văn\r\nbản hợp lệ theo quy định tại Điều 8 Quy chế này được trao đổi trên hệ thống quản\r\nlý văn bản và điều hành có giá trị tương đương với ý kiến được ghi trên văn bản\r\ngiấy.
\r\n\r\nĐiều 5. Các hành\r\nvi bị nghiêm cấm
\r\n\r\n1. Cản trở hoặc ngăn cản trái phép\r\nquá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ\r\nsơ công việc qua mạng trong hoạt động của các đơn vị tại quận.
\r\n\r\n2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao\r\nchép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ\r\nvăn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng được\r\ntrao đổi.
\r\n\r\n3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc\r\nsử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng\r\nthư số của người khác để gửi, nhận văn bản trên Hệ thống quản
4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện\r\ntử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế
Điều 6. Tính hợp\r\nlệ của văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\n1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn\r\nbản phải thực hiện theo các quy định tại Chương V, Nghị định số 34/2016/NĐ-CP\r\nngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19\r\ntháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ đối với văn bản hành chính.
\r\n\r\n2. Các loại định dạng văn bản
a) Các văn bản, bảng tính, trình diễn\r\ndưới dạng cho phép đọc và chỉnh sửa (.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx,\r\nodt, .ods, .odp…);
\r\n\r\nb) Các văn bản điện tử
3. Tất cả các văn bản điện tử khi\r\nchuyển qua Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải có chữ ký\r\nsố theo đúng quy định tại Điều 8 của Quy chế này.
\r\n\r\nĐiều 7. Văn bản\r\nluân chuyển trên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\nTất cả các loại văn bản hành chính,\r\nvăn bản quy phạm pháp luật đều phải luân chuyển qua Hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng (trừ các văn bản mật,\r\nđơn thư tranh chấp, khiếu nại, tố cáo) theo quy trình như sau:
\r\n\r\n1. Đối với các văn bản điện tử phù hợp\r\nvới các quy định tại Điều 8 của Quy chế này thì có giá trị pháp lý tương đương\r\nvăn bản giấy. Các đơn vị chỉ cần chuyển văn bản qua Hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng, không cần gửi\r\nkèm văn bản giấy qua đường công văn truyền thống (trừ những\r\nvăn bản mà Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2015 quy định phải gửi\r\nbản giấy trong quy trình xây dựng văn bản quy phạm pháp luật).
\r\n\r\n2. Đối với các văn bản điện tử không\r\nphù hợp với quy định tại Điều 8 của Quy chế này thì chỉ có\r\ngiá trị tham khảo, không có giá trị pháp lý. Các đơn vị phải gửi
3. Sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn\r\nbản và hồ sơ công việc để gửi các loại văn bản (trừ văn bản mật)\r\nqua mạng (theo Phụ lục 1 danh mục các loại\r\nvăn bản gửi qua mạng).
\r\n\r\n4. Quá trình gửi, nhận văn bản điện tử\r\nqua hệ thống liên thông phải đảm bảo tuân thủ đúng theo quy trình hướng dẫn (đính\r\nkèm Phụ lục 2 hướng dẫn quy trình gửi, nhận văn bản điện tử\r\nqua hệ thống liên thông)
\r\n\r\nĐiều 8. Sử dụng\r\nchữ ký số trong Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\n1. Văn bản điện tử luân chuyển trên Hệ\r\nthống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải được tích hợp chữ ký số\r\ntheo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các\r\nvăn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ\r\nliệu.
\r\n\r\n2. Chữ ký số sử dụng trong Hệ thống quản\r\nlý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng phải được cung cấp và xác thực bởi Tổ chức\r\ncung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng là Cục\r\nChứng thực số và Bảo mật thông tin thuộc Ban Cơ yếu Chính phủ.
\r\n\r\n3. Văn bản điện tử sử dụng trong Hệ\r\nthống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng được xem là hợp lệ khi bao gồm:
\r\n\r\n- Chữ ký số của đơn vị.
\r\n\r\n- Chữ ký số của người có thẩm quyền\r\nký văn bản hoặc bản quét (scan) từ văn bản gốc (có chữ ký của người có thẩm quyền\r\nký văn bản và dấu đỏ của đơn vị).
\r\n\r\n4. Văn bản luân chuyển trên Hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng có tích hợp chữ\r\nký số hợp lệ thì có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
\r\n\r\nĐiều 9. Cá nhân sử\r\ndụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\n1. Mỗi cá nhân được cấp một tài khoản\r\n(account) để truy cập vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng,\r\nđược cấp tài liệu và hướng dẫn sử dụng hệ thống nhằm phục vụ công tác chuyên\r\nmôn, nghiệp vụ theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.
\r\n\r\n2. Khi chuyển công tác đến đơn vị mới\r\nhoặc tiếp nhận chức năng, nhiệm vụ mới tại đơn vị, cá nhân phải liên hệ với bộ\r\nphận phụ trách quản lý Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại\r\nđơn vị để đăng ký tài khoản người dùng, cấp quyền truy cập vào hệ thống và được\r\nđào tạo, hướng dẫn sử dụng các chức năng của hệ thống.
\r\n\r\n3. Phải thường xuyên sử dụng Hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng để kịp thời tiếp nhận và xử lý các\r\nvăn bản, công việc được phân công theo đúng trách nhiệm và\r\nquyền hạn được phân công và đúng quy trình được đơn vị quy\r\nđịnh.
\r\n\r\n4. Bảo vệ mật khẩu, không cung cấp hoặc\r\nđể lộ mật khẩu Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
\r\n\r\n5. Khi có sự cố kỹ thuật xảy ra trên\r\nhệ thống, phải ghi nhận lại sự cố và nhanh chóng thông báo với bộ phận phụ\r\ntrách quản lý Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị để\r\nđược hỗ trợ và xử lý kịp thời.
\r\n\r\nĐiều 10. Các đơn\r\nvị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\n1. Khi luân chuyển văn bản điện tử\r\ntrên Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng, đơn vị đã được cấp\r\nchứng thư số hợp lệ bắt buộc phải tích hợp chữ ký số theo quy định tại Khoản 3\r\nĐiều 8 nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu và chịu\r\ntrách nhiệm về nội dung văn bản điện tử.
\r\n\r\n2. Đơn vị có trách nhiệm trong việc\r\nquản lý các tài khoản đăng nhập (gồm: tạo mới, xóa, chỉnh sửa...) vào Hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng của các cá nhân thuộc đơn vị.
\r\n\r\n3. Khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc\r\nchức vụ của cá nhân tại đơn vị:
\r\n\r\na) Trường hợp nghỉ việc, về hưu hoặc\r\nchuyển công tác đến đơn vị khác: thực hiện vô hiệu hóa tài khoản người dùng\r\ntrên hệ thống của đơn vị, đảm bảo cá nhân không đăng nhập và sử dụng được hệ thống\r\nquản lý văn bản và hồ sơ công việc. Đơn vị lưu ý không xóa tài khoản của cá\r\nnhân để tránh trường hợp mất quá trình xử lý của văn bản, công việc;
\r\n\r\nb) Trường hợp tiếp nhận cá nhân mới:\r\nthực hiện tạo mới và phân quyền tài khoản người dùng để đăng nhập vào hệ thống;
\r\n\r\nc) Trường hợp thay đổi chức vụ hoặc vị\r\ntrí công tác của cá nhân tại đơn vị: thực hiện phân quyền, chỉnh sửa và cập nhật\r\nthông tin tài khoản người dùng trên hệ thống.
\r\n\r\n4. Trong trường hợp Hệ thống quản lý\r\nvăn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị xảy ra sự cố bị ngưng hoạt động,\r\nđơn vị phải tiến hành xử lý công việc trên giấy hoặc công cụ khác. Đồng thời,\r\nđơn vị phải nhanh chóng liên hệ với Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng HĐND và\r\nUBND quận để được hỗ trợ và xử lý kịp thời. Sau khi sự cố đã được khắc phục,\r\nđơn vị phải kiểm tra lại tính ổn định của hệ thống và thực hiện cập nhật các\r\nthông tin đã xử lý vào hệ thống.
\r\n\r\n5. Định kỳ hàng ngày sao lưu dữ liệu\r\nvăn bản tại đơn vị để đảm bảo an toàn, an ninh cho hệ thống.
\r\n\r\n6. Khi triển khai hay sử dụng các phần\r\nmềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị cần phối hợp với Sở Thông tin\r\nvà Truyền thông để thực hiện việc liên thông kết nối với\r\ntrục liên thông của thành phố.
\r\n\r\nĐiều 11. Công\r\ntác đảm bảo an toàn thông tin
\r\n\r\n1. Sử dụng Mạng đô thị băng thông rộng\r\ncủa thành phố (Metronet) để kết nối phần\r\nmềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của đơn vị với hệ thống trục liên thông\r\nthành phố.
\r\n\r\n2. Sử dụng giao thức an toàn HTTPS\r\n(TLS 1.0 trở lên) khi gửi, nhận văn bản điện tử trên hệ thống liên thông.
\r\n\r\n3. Thực hiện quét, kiểm tra và diệt\r\nmã độc cho các văn bản điện tử trước khi phát hành. Đảm bảo tập tin (file) văn\r\nbản điện tử an toàn, không bị lây nhiễm hoặc bị nhúng các mã độc.
\r\n\r\n4. Có các biện pháp tăng cường bảo đảm\r\nan toàn thông tin mạng đối với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc. Bảo\r\nđảm an toàn đối với các tài khoản người dùng để truy cập hệ\r\nthống liên thông và cặp khóa mã xác thực ứng dụng được cấp.\r\nHạn chế tối đa việc mở cổng kết nối trực tiếp phần mềm quản lý văn bản trên\r\nInternet khi chưa có các biện pháp bảo mật như: mã hóa kênh\r\ntruyền, xác thực người dùng bằng mật khẩu mạnh, truy cập hệ thống từ xa bằng mạng\r\nriêng ảo (VPN).
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 12. Tổ công\r\nnghệ thông tin
\r\n\r\n1. Đảm bảo Hệ thống trục liên thông của\r\nthành phố hoạt động ổn định và liên tục; Hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn
2. Làm đầu mối tiếp nhận và đăng ký chứng\r\nthư số cho các đơn vị và cá nhân; Hướng dẫn kỹ thuật cho các đơn vị ứng dụng chữ\r\nký số trong việc phát hành văn bản điện tử qua mạng.
\r\n\r\n3. Thống kê và báo cáo tình hình hoạt\r\nđộng của Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng cho Ủy ban nhân dân\r\nthành phố định kỳ hàng quý, 6 tháng, hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất.
\r\n\r\n4. Căn cứ vào kết quả đánh giá hiệu\r\nquả sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng của các đơn vị\r\nhàng năm, tham mưu cho Ủy ban nhân dân quận hình thức khen\r\nthưởng hoặc xử lý các vi phạm phù hợp.
\r\n\r\n5. Căn cứ nhu cầu của các đơn vị hàng\r\nnăm, phối hợp với phòng Tài chính kế hoạch để lập kế hoạch\r\nkinh phí cho việc quản lý, xây dựng và duy trì Hệ thống quản lý văn bản và hồ\r\nsơ công việc qua mạng để trình Ủy ban nhân dân quận xem xét, quyết định.
\r\n\r\n6. Thường xuyên theo dõi hoạt động của\r\nhệ thống và tiếp nhận thông tin thông báo sự cố kỹ thuật từ\r\ncác đơn vị tham gia vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
\r\n\r\n7. Hỗ trợ các đơn vị xử lý và khắc phục\r\ncác sự cố về kỹ thuật và lỗi xảy ra trên Hệ thống quản lý\r\nvăn bản và hồ sơ công việc qua mạng trong thời gian sớm nhất.
\r\n\r\nĐiều 13. Các đơn\r\nvị tham gia vào Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng
\r\n\r\n1. Chịu trách nhiệm tổ
2. Quán triệt và chỉ đạo cá
3. Ban hành Quy chế quản lý
4. Phải thường xuyên theo dõi hiệu quả\r\nsử dụng Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng tại đơn vị. Tổng kết,\r\nbáo cáo tình hình sử dụng về Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng HĐND và UBND quận\r\nhàng quý để tổng hợp báo cáo Ủy ban\r\nnhân dân thành phố.
\r\n\r\n5. Liên hệ với Tổ công nghệ thông tin\r\n- Văn phòng HĐND và UBND quận khi cần hỗ trợ về kỹ thuật, khắc phục sự cố hoặc\r\nhướng dẫn sử dụng, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng.
\r\n\r\n\r\n\r\nĐiều 14. Khen\r\nthưởng và xử lý vi phạm
\r\n\r\n1. Các đơn vị và cá nhân có thành\r\ntích xuất sắc trong việc tuân thủ và thực hiện Quy chế này sẽ được xem xét khen\r\nthưởng theo quy định.
\r\n\r\n2. Mọi hành vi vi phạm các điều khoản\r\ntrong Quy chế này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý kỷ luật, xử\r\nlý vi phạm hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện\r\nhành.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Thủ trưởng các đơn vị tham gia vào\r\nHệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc qua mạng có trách nhiệm tổ chức triển\r\nkhai và thực hiện Quy chế này tại đơn vị.
\r\n\r\n2. Tổ công nghệ thông tin - Văn phòng\r\nHĐND và UBND quận hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra các đơn vị và các tổ chức, cá\r\nnhân có liên quan thực hiện Quy chế này.
\r\n\r\n3. Văn phòng HĐND và UBND quận phối hợp\r\nPhòng Tài chính kế hoạch đề xuất kinh phí duy trì hoạt động và vận hành Hệ thố
4. Trong quá trình\r\nthực hiện Quy chế này, nếu có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các đơn vị phản ánh\r\nkịp thời về Tổ công nghệ thông tin Văn phòng HĐND và UBND quận Phú Nhuận để tổng\r\nhợp báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, sửa đổi, bổ\r\nsung cho phù hợp./.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 71/QĐ-UBND ngày 16
1. Văn bản được gửi 100% qua mạng:
\r\n\r\n- Giấy mời họp nội bộ;
\r\n\r\n- Tài liệu phục vụ họp;
\r\n\r\n- Văn bản để biết, để báo cáo;
\r\n\r\n- Thông báo chung của cơ quan;
\r\n\r\n- Các tài liệu cần trao đổi trong quá\r\ntrình xử lý công việc;
\r\n\r\n- Lịch công tác cơ quan;
\r\n\r\n- Công văn;
\r\n\r\n- Thông tin chỉ đạo, điều hành của\r\nlãnh đạo;
\r\n\r\n- Các chương trình, kế hoạch cơ quan.
\r\n\r\n2. Văn bản được gửi qua mạng và đồng\r\nthời gửi bản giấy:
\r\n\r\n- Tờ trình;
\r\n\r\n- Quyết định.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Ban hành kèm theo Quyết định số 71
I. Giải thích từ ngữ
\r\n\r\n- Hệ thống liên thông là hệ thống kết\r\nnối, liên thông các phần mềm quản lý văn bản giữa Văn phòng Hội đồng Nhân dân\r\nvà Ủy ban Nhân dân quận Phú Nhuận với các phòng chuyên môn thuộc quận và UBND\r\n15 phường. Hệ thống liên thông do Sở Thông tin và Truyền\r\nthông quản lý, vận hành.
\r\n\r\n- Sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký\r\nvăn bản đến điện tử qua hệ thống liên thông (sau đây gọi tắt là sổ văn bản đi,\r\nsổ văn bản đến) là sổ cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản đi, văn bản\r\nđến như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;\r\nnơi nhận và những thông tin khác trên hệ thống liên thông để quản lý và tra\r\ncứu văn bản.
\r\n\r\nII. Quy trình xử lý văn bản điện tử\r\ngửi, nhận trên hệ thống liên thông
\r\n\r\n1. Tiếp nhận, chuyển giao văn bản\r\nđến qua môi trường mạng
\r\n\r\n- Tiếp nhận văn bản đến
\r\n\r\n+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ hệ thống\r\nliên thông, văn thư cơ quan, đơn vị phải kiểm tra số lượng\r\nvăn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có\r\nsai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người\r\ncó trách nhiệm xem xét, giải quyết.
\r\n\r\n+ Vào sổ văn bản đến; Tất cả văn bản đang\r\nđược cập nhật những thông tin cần thiết về\r\nvăn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội\r\ndung.
\r\n\r\n- Chuyển giao văn bản đến
\r\n\r\n+ Sau khi vào sổ văn bản đến, văn\r\nthư phải trình kịp thời cho người đứng đầu\r\ncơ quan, đơn vị hoặc người được người đứng đầu\r\ncơ quan, đơn vị giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem\r\nxét và cho ý kiến phân công chỉ đạo giải quyết. Sau khi có ý kiến phân công, ý\r\nkiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển\r\ntrở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ văn bản đến và\r\nchuyển giao cho đơn vị giải quyết (khuyến khích chuyển phân\r\ncông trực tiếp trên mạng).
\r\n\r\n+ Hoặc căn cứ nội dung của văn bản đến;\r\nquy chế làm việc của cơ quan, đơn vị; chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn\r\nvị, văn thư chuyển giao văn bản cho đơn vị giải quyết. Đối với văn bản đến liên\r\nquan đến nhiều đơn vị thì cần ghi rõ đơn vị chủ trì, đơn vị phối hợp và thời hạn\r\ngiải quyết của mỗi đơn vị (nếu cần).
\r\n\r\n- Theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn\r\nbản đến: Văn thư cơ quan, đơn vị (hoặc đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ) có\r\ntrách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản đến của đơn vị\r\n(hoặc chuyên viên) chủ trì được phân công giải quyết công việc. Đối với các văn\r\nbản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung cấp thông tin, văn thư (hoặc đơn\r\nvị, cá nhân được giao nhiệm vụ) phải có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, hướng dẫn\r\nđơn vị (hoặc chuyên viên) chủ trì lập hồ sơ giải quyết công việc được giao gắn\r\nvới văn bản đến.
\r\n\r\n2. Xử lý văn bản đến
\r\n\r\nQuy trình xử lý văn bản đến được thực\r\nhiện trên phần mềm quản lý văn bản của các cơ quan, đơn vị. Tuy nhiên, lưu ý một\r\nsố nội dung sau:
\r\n\r\n- Cấp chuyên viên, khi lập hồ sơ giải\r\nquyết công việc được giao cần phải gắn với văn bản đến. Thời hạn xử lý văn bản\r\nđược tính kể từ thời gian nhận được văn bản đến.
\r\n\r\n- Cấp lãnh đạo cơ quan, đơn vị: Xem\r\nxét, kiểm tra hồ sơ trình và dự thảo văn bản. Nếu đồng ý thì phê duyệt phiếu\r\ntrình, ký duyệt văn bản (khuyến khích áp dụng ký số cá nhân của lãnh đạo trên văn\r\nbản điện tử). Nêu không đồng ý thì\r\ntrao đổi lại với thủ trưởng đơn vị, chuyên viên chủ trì để xem xét, quyết định.
\r\n\r\n3. Xử lý văn bản đi
\r\n\r\nQuy trình xử lý văn bản đi được thực\r\nhiện như quy trình phát hành văn bản giấy. Tuy nhiên, lưu ý một số nội dung\r\nsau:
\r\n\r\n- Sau khi văn bản đã được lãnh đạo cơ\r\nquan, đơn vị duyệt, văn thư kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản điện\r\ntử; thực hiện ký số trên file văn bản đã được duyệt để chuẩn bị phát hành.
\r\n\r\n- Vào sổ, phát hành văn bản đi: Tất cả\r\nvăn bản phát hành được cập nhật những thông tin cần thiết về văn
Trường hợp văn bản đi có đề nghị văn\r\nbản phản hồi, phải cập nhật đầy đủ thông tin yêu cầu phản hồi, thời hạn xử lý.
\r\n\r\nTrường hợp văn bản đi để xử lý hoặc\r\nphản hồi cho văn bản đến, phải có liên kết với văn bản đến.
\r\n\r\n- Theo dõi việc chuyển phát văn bản\r\nđi:
\r\n\r\n+ Văn thư của cơ quan, đơn vị phát\r\nhành văn bản có trách nhiệm theo dõi việc tiếp nhận văn bản của cơ quan, đơn vị\r\nthuộc đối tượng phát hành.
\r\n\r\n+ Chuyên viên chủ trì có trách\r\nnhiệm theo dõi việc tiếp nhận, xử lý văn bản do cơ quan, đơn vị\r\nmình phát hành. Đối với các văn bản có nội dung yêu cầu phải báo cáo hoặc cung\r\ncấp thông tin, chuyên viên phải cập nhật, theo dõi, đôn đốc thường xuyên; đồng\r\nthời đề xuất, báo cáo lãnh đạo cơ quan, đơn vị biết, xử lý đối với các trường hợp\r\nchậm trễ (nếu có).
\r\n\r\n4. Phân loại
Chuyên viên khi lập hồ sơ giải quyết\r\ncông việc được giao cần phải đề xuất, phân loại văn bản, bao gồm: văn bản không\r\nphải phản hồi ý kiến và văn bản phải phản hồi ý kiến.
\r\n\r\n- Văn bản không phải phản hồi ý kiến\r\nlà loại văn bản mang tính chất phổ biến để đơn vị cấp dưới, đơn vị liên quan biết,\r\nthực hiện.
\r\n\r\n- Văn bản phải phản hồi ý kiến là loại\r\nvăn bản có nội dung yêu cầu, đề nghị đơn vị cấp dưới, các\r\nđơn vị liên quan báo cáo, cung cấp thông tin về các nội dung nhiệm vụ, công việc\r\ncụ thể. Đối với loại văn bản này, khi cơ quan, đơn vị nhận\r\nđược văn bản đến, sẽ thực hiện quy trình xử lý văn bản như\r\nđã nêu ở trên, phải gửi báo cáo hoặc cung cấp thông tin về đơn vị theo yêu cầu\r\ntại văn bản đi.
\r\n\r\nIII. Hướng dẫn gửi, nhận văn bản\r\nđi, văn bản đến
\r\n\r\n1. Thông tin chung
\r\n\r\n- Phông chữ tiếng Việt sử dụng trong\r\nvăn bản điện tử là bộ mã các ký tự chữ Việt Unicode theo tiêu chuẩn TCVN\r\n6909:2001.
\r\n\r\n- Tất cả các văn bản đi, văn bản đến\r\ngửi qua hệ thống liên thông bắt buộc phải có file đính kèm, có nội dung như văn\r\nbản giấy.
\r\n\r\n- Các văn bản đi, văn bản đến có định\r\ndạng: *.txt, *.doc, *.docx; các tài liệu bảng tính có định dạng *.csv, *.xls,\r\n*.xlsx; các tài liệu chỉ đọc có định dạng *.pdf; các tài liệu dạng ảnh, đồ thị,\r\nđồ họa chuyên ngành.
\r\n\r\n2. Yêu cầu cụ thể
\r\n\r\n- Các phòng ban, chuyên môn thuộc quận\r\nvà UBND 15 phường thực hiện kết nối phần mềm quản lý văn\r\nbản của đơn vị mình với hệ thống liên thông tại địa chỉ\r\nhttps://truclienthong.tphcm.gov.vn, http://10.188.177.38:8081.Tài khoản truy cập\r\nhệ thống, cặp mã khóa xác thực ứng dụng kết nối với hệ thống\r\nliên thông do Sở Thông tin và Truyền thông cung cấp.
\r\n\r\n- Các nội dung văn bản đi, văn bản đến\r\ngửi, nhận qua hệ thống liên thông phải đảm bảo đóng gói đúng chuẩn edXML theo\r\nquy định của Bộ Thông tin và Truyền thông (tại văn bản số 2803/BTTT-THH và\r\nThông tư số 10/2016/BTTTT-THH) và gói tin edXML dành cho\r\nphản hồi trạng thái xử lý văn bản do Văn phòng Chính phủ hướng dẫn.
\r\n\r\n- Đảm bảo xác định, kiểm tra đúng\r\ndanh sách cơ quan, đơn vị nhận trước khi phát hành văn bản đi, tránh trường hợp\r\ngửi nhầm văn bản đi, đến những cơ quan, đơn vị không có trong danh sách phát\r\nhành. Đảm bảo không phát hành cùng một văn bản đi lặp lại nhiều lần cho cùng một\r\nđơn vị nhận.
\r\n\r\n- Thường xuyên kiểm tra, theo dõi và\r\nđồng bộ đồng hồ thời gian thực trên máy chủ quản lý văn bản của các phòng, ban\r\nchuyên môn thuộc quận và UBND 15 phường khi kết nối với hệ thống liên thông đảm\r\nbảo đúng theo múi giờ Việt Nam (GMT+7).
\r\n\r\n- Các phòng, ban chuyên môn thuộc quận\r\nvà UBND 15 phường xây dựng kế hoạch triển khai chữ ký số do Ban cơ yế
| Số hiệu | 71/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Quận Phú Nhuận |
| Ngày ban hành | 16/01/2018 |
| Người ký | Võ Thành Minh |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 71/QĐ-UBND |
| Loại văn bản | Quyết định |
| Cơ quan | Quận Phú Nhuận |
| Ngày ban hành | 16/01/2018 |
| Người ký | Võ Thành Minh |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |