Quyết định 33/2010/QĐ-UBND về Quy chế quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÀO CAI

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND & UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003; Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11năm 2005;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;

CăncứNghịđịnhsố64/2007/NĐ-CPngày10tháng4năm2007củaChínhphủ về ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động cơ quan nhà nước;

CăncứQuyếtđịnhsố246/2005/QĐ-TTgngày06tháng10năm2005củaThủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chiến lược phát triển Công nghệ thông tin và Truyền thông Việt Nam đến năm 2010 và định hướng đến năm 2020;

CăncứChỉthịsố34/2008/CT-TTgngày03tháng12năm2008củaThủtướng Chínhphủvềviệctăngcườngsửdụnghệthốngthưđiệntửtronghoạtđộngcủacơ quan nhà nước;

XétđềnghịcủaGiámđốcSởThôngtinvàTruyềnthôngtạiTờtrìnhsố44/TTr- STTTT ngày 07/9/2010,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều1.BanhànhkèmtheoQuyếtđịnhnàyQuychếquảnlý,sửdụnghệthống thư điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Lào Cai.

Điều2.Quyếtđịnhnàycóhiệulựcsau10ngàykểtừngàykývàthaythếQuyết địnhsố123/2005/QĐ.UBngày23/03/2005củaUBNDtỉnhLàoCaivềviệcbanhành Quy định về quản lý, sử dụng hệ thống thư điện tử của UBND tỉnh Lào Cai.

Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Thông tin và Truyềnthông;Thủtrưởngcácsở,ban,ngành;ChủtịchUBNDcáchuyện,thànhphố và các đơn vị, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

QUẢN LÝ, SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÀO CAI
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 33/2010/QĐ-UBND ngày 05 tháng 10 năm 2010 của UBND tỉnh Lào Cai)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1.Phạmviđiềuchỉnh:Quychếnàyquyđịnhviệcquảnlý,vậnhànhvàsửdụng hệthốngthưđiệntửcủatỉnhtronghoạtđộngcủacáccơquannhànướctrênđịabàn tỉnh Lào Cai (sau đây gọi là Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai).

2.Đốitượngápdụng:Quychếnàyápdụngđốivớicáccơquanhànhchínhnhà nước,đơnvịsựnghiệp;cáctổchứcchínhtrị-xãhội;tổchứcchínhtrị-xãhội-nghề nghiệp;tổchứckinhtế;đơnvịvũtrang(sauđâygọichunglàcơquan,tổchức)trên địabàntỉnhLàoCaivàcánbộ,côngchức,viênchức(sauđâyviếttắtlàCCVC)trong các cơ quan, tổ chức đó.

Điều 2.Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai

1.HệthốngthưđiệntửtỉnhLàoCailàthànhphầntronghệthốngMạngthông tin tỉnh Lào Cai, là phần mềm ứng dụng để các cơ quan, tổ chức và các CCVC sử dụng đểtraođổithôngtindướidạngthưđiệntửthôngquamạngInternettạiđịachỉhttp:// mail.laocai.gov.vnphụcvụcôngtácchuyênmôn,nghiệpvụtheochứcnăngnhiệmvụ được giao.

2. Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai được cài đặt trên máy chủ của Trung tâm Mạng thông tin tỉnh Lào Cai được đặt tại Trung tâm Công nghệ thông tin (CNTT) và Viễn thông trực thuộc Sở Thông tin và Truyền thông.

Điều 3.Quản lý nhà nước về Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai

Ủybannhândân(UBND)tỉnhLàoCaithốngnhấtquảnlýHệthốngthưđiệntử tỉnhLàoCaivàủyquyềnchoSởThôngtinvàTruyềnthôngchịutráchnhiệmquản lýhoạtđộngcủahệthốngthưđiệntửtheoquyđịnhcủaQuychếnàyvàcácquyđịnh khác của pháp luật.

Chương II

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI

Điều 4.Định dạng chung địa chỉ hộp thư điện tử

Mỗicơquan,tổchức,mỗiCCVCchỉđượccấpmộthộpthưđiệntửvàđịnhdạng như sau:

1.Hộp thư điện tử của đơn vị: [email protected]; trong đó: tendonvi là viết tắt tên của cơ quan, tổ chức được cấp hộp thư (có danh sách kèm theo).

2.Hộp thư điện tử của các CCVC có 2 dạng:

a)[email protected];trongđó:hodemlàviếttắthọvàđệmtên củaCCVC;tenlàviếtđầyđủkhôngdấutêncủaCCVC;tendonvilàviếttắttêncủacơ quan, tổ chức quản lý CCVC đó;

b)Trongtrườnghợpmộtcơquan,tổchứccóhaiCCVCtrùnghọ,đệmvàtên, thì hộp thư điện tử của CCVC thứ hai có dạng: [email protected]; trongđó:tenlàviếtđầyđủkhôngdấutêncủaCCVC;hodemlàviếttắthọvàđệmcủa CCVC;tendonvilàviếttắttêncủacơquan,tổchứcquảnlýCCVCđó.Trườnghợp nhiều hơn hai CCVC thì tăng dần ký tự kế tiếp trong họ và đệm của CCVC đó.

Điều 5.Nơi lưu trữ, quản lý danh bạ thư điện tử

Cáccơquan,tổchứcvàCCVCkhiđăngkýsửdụnghệthốngthưđiệntửtỉnh LàoCaibằngvănbảngửiSởThôngtinvàTruyềnthôngsẽđượctạolậptrênphần mềmhệthốngthưđiệntửcủatỉnhvàlưutrữtrongcơsởdữliệutrênmáychủđặttại Trung tâm Mạng thông tin tỉnh Lào Cai được gọi là Danh bạ điện tử tỉnh Lào Cai.

Điều 6.Quy trình cấp mới, thay đổi, hủy bỏ hộp thư điện tử

1.Hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức:

a)Đốivớicơquan,tổchức:CăncứvàoThôngtưhoặcQuyếtđịnhcủacấp cóthẩmquyềnphêduyệtthànhlậpmới,giảithểhoặcthayđổitên;SởThôngtinvà Truyền thông sẽ tạo lập, thay đổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của cơ quan, tổ chức đó.

b)Đốivớicácđơnvịtrựcthuộc:Khithànhlậpmới,giảithểhoặcthayđổitên, đơnvịchủquảncóvănbảngửiSởThôngtinvàTruyềnthôngđểtạolập,thayđổi hoặc hủy bỏ hộp thư điện tử của đơn vị trực thuộc đó.

2.Hộp thư điện tử của CCVC:

a)Đốivớitrườnghợptuyểndụnghoặcluânchuyển,điềuđộngCCVC:Saukhi cóquyếtđịnh,đơnvịchủquảnCCVCcóvănbảnđềnghịgửiSởThôngtinvàTruyền thông để tạo lập hoặc thay đổi hộp thư điện tử cho CCVC đó.

b)ĐốivớitrườnghợpCCVCnghỉhưu,nghỉviệchoặcchuyểncôngtáckhác ngoàicáccơquan,tổchứctrongtỉnh:Saukhicóquyếtđịnh,đơnvịchủquảnCCVC phải có văn bản gửi Sở Thông tin và Truyền thông để hủy bỏ hộp thư điện tử của CCVC đó.

Chương III

SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI

Điều 7.NhữngloạivănbảntraođổiquaHệthốngthưđiệntửtỉnhLàoCai và tính hợp pháp của nội dung thông tin

1.Các loại văn bản gửi, nhận qua hệ thống thư điện tử gồm: Quyết định quy phạmphápluật,chỉthị,vănbảnsaoy,saolục,tríchlục,vănbảndựthảoxinýkiến, giấymời,chươngtrình,kếhoạchcôngtác,côngvăn,báocáovàcáctàiliệutraođổi phụcvụcôngviệc,tàiliệuphụcvụcáccuộchọp,tàiliệudựán,nhữngthôngtinchỉ đạo,điềuhànhcủalãnhđạotrừcácvănbản,tàiliệuchứanộidungthuộcdanhmục bímậtNhànướcquyđịnhtạiQuyếtđịnhsố67/2007/QĐ-UBNDngày11/9/2007của UBNDtỉnhLàoCaivềQuychếbảovệbímậtNhànướctỉnhLàoCaivàdanhmụcbí mật Nhà nước của các Bộ, ngành, địa phương quy định.

2.Nhữngvănbảnđượcchuyểnquahệthốngthưđiệntửphùhợpvớiquyđịnh củaphápluậtvềgiaodịchđiệntửcógiátrịpháplýtươngđươngvớivănbảngiấy tronggiaodịchgiữacáccơquanNhànướcvàcơquangửikhôngphảigửithêmvăn bản giấy.

3.SửdụngbộmãkýtựchữViệttheotiêuchuẩnTCVN6909:2001vàdùngbộ gõchữViệtUnicodeđểthểhiệncácnộidung,vănbảntraođổitronghệthốngthư điện tử tỉnh Lào Cai.

Điều 8.Tần suất kiểm tra thư và phản hồi thư

Cáccơquan,tổchứcvàCCVCthườngxuyêntruycậpvàohộpthưđiệntửđể nhậnvàhồiđápkịpthờithưđiệntửcủacáccơquan,tổchức,ngườidânvàdoanh nghiệp gửi đến:

1.Đốivớihộpthưđiệntửcủađơnvị(hộpthưđiệntửcôngvụ):Kiểmtrathưít nhất 04 lần mỗi ngày vào đầu giờ, giữa giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc.

2.ĐốivớihộpthưđiệntửCCVC:Kiểmtrathưítnhất02lầnmỗingàyvàođầu giờ buổi sáng và buổi chiều các ngày làm việc.

Chương IV

QUẢN LÝ, DUY TRÌ HOẠT ĐỘNG HỆ THỐNG THƯ ĐIỆN TỬ TỈNH LÀO CAI

Điều 9.Trách nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông

1.TổchứctriểnkhaithựchiệncácquyđịnhcủaBộThôngtinvàTruyềnthông vàcủaUBNDtỉnhcóliênquanđếncôngtácquảnlý,sửdụngHệthốngthưđiệntử tỉnh Lào Cai.

2.Tổchứcnângcấp,pháttriểnvàmởrộnghạtầngnhằmđảmbảotínhổnđịnh, tốc độ trao đổi và dung lượng hộp thư của Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai.

3.Triểnkhaicácchínhsáchbảomật,anninh,antoànchoHệthốngthưđiệntử tỉnh Lào Cai.

4.Xâydựngvàtriểnkhaikếhoạchđàotạo,tậphuấnkỹnăngkhaithác,sửdụng thưđiệntửchoCC,VCcủacáccơquan,tổchứcnhằmbảođảmchoviệcsửdụngHệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai thông suốt và đạt hiệu quả.

5.Tổchứcthanhtra,kiểmtrahoạtđộngcủaHệthốngthưđiệntửtỉnhLàoCai và xử lý các vi phạm đúng theo quy định của pháp luật.

6.QuảnlýDanhbạđiệntửtỉnhLàoCai:Tạolập,sửađổi,loạibỏvà quảnlý quyềntruycậpsửdụngcáchộpthưđiệntửchocáccơquan,tổchứcvàcácCCVC trên Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai.

7.Căncứkếhoạchhàngnăm,lậpdựtoánkinhphíchoviệcquảnlý,xâydựng, phát triển và bảo trì hệ thống thư điện tử của tỉnh trình UBND tỉnh xem xét, phê duyệt.

8.Báo cáo định kỳ, đột xuất về hoạt động của Hệ thống thư điện tử tỉnh Lào Cai.

9.Xemxét,đềxuấtUBNDtỉnhbiểudương,khenthưởngcácđơnvị,cánhân thường xuyên sử dụng hộp thư điện tử để trao đổi công việc.

Điều 10.Trách nhiệm của CCVC sử dụng hộp thư điện tử

1.HộpthưđiệntửcủaCCVCđượccấpđểsửdụngtraođổithôngtinphụcvụtác nghiệphàngngày,hỗtrợthựchiệnnhiệmvụvàcôngtácchuyênmônđượcgiao;Khi đượccấphộpthưđiệntửvàmậtkhẩu(password),CCVCphảitruycậpvàohộpthưvà thay đổi mật khẩu để đảm bảo an toàn, bảo mật của hộp thư điện tử được cấp.

2.Sử dụng hệ thống thư điện tử đúng quy trình, đúng mục đích; thực hiện nghiêmchếđộbímậtthưđiệntửvàchịutráchnhiệmvềthôngtincủamìnhkhigửi, nhận qua hộp thư điện tử.

3.Quảnlývàlưutrữcácthưđiệntửcánhânbảođảmantoàn,bảomậtthôngtin trong quá trình sử dụng.

4.Khôngtruynhậpvàohộpthưđiệntửcủangườikhácvàkhôngđểngườikhác sử dụng hộp thư điện tử của mình.

5.Nghiêmcấmviệccungcấphoặcđểlộmậtkhẩutruycậpvàohộpthưđiệntử chocánhân,tổchứckhôngthuộcphạmvivàtráchnhiệmsửdụnghộpthưđiệntửtrên hệthốngthưđiệntửcủatỉnh.Cótráchnhiệmbảoquảnmậtkhẩuđểđảmbảoantoàn chohộpthưđiệntửđượccấp.TrườnghợpbịlộhoặcquênmậtkhẩuphảibáocáoThủ trưởngcơquanmìnhvàbáocáoSởThôngtinvàTruyềnthôngđểđượccấplạimật khẩu mới.

6. Nghiêm cấm sử dụng hộp thư điện tử để gửi, nhận các nội dung thông tin trái với các qui định tại khoản 1 Điều 7 của Qui chế này. Không được sử dụng các kỹ thuật tin học để phát tán vi rút máy tính thông qua hộp thư điện tử của mình.

7.Khipháthiệncácvănbản,tàiliệutronghộpthưcóchứacácnộidungthuộc danhmụcbímậtNhànướcthìphảikhẩntrươngbáocáovớiThủtrưởngcơquan,tổ chứcmình.Thủtrưởngcơquan,tổchứcnơipháthiệncáctàiliệuMậtphảithôngbáo cholãnhđạoSởThôngtinvàTruyềnthôngvàlãnhđạocơquannơigửiđicácvăn bản,tàiliệuđóđểkịpthờigỡbỏ,đồngthờiphảithôngbáochocáccơquanchứcnăng xem xét mức độ lộ, lọt thông tin, tài liệu Mật để tìm biện pháp khắc phục.

8.Khipháthiệnnhữngthưđiệntửkhôngđúngmụcđích,thưđiệntửcóvirút, thưrácphảixóabỏ;trườnghợpthưđiệntửcónguycơpháttánlớnphảibáocáoThủ trưởng cơ quan và Sở Thông tin và Truyền thông để phối hợp xử lý kịp thời.

9. Khi phát hiện có lỗi hoặc gặp sự cố về sử dụng hộp thư điện tử phải thông báo về Sở Thông tin và Truyền thông qua Trung tâm CNTT và Viễn thông để khắc phục, sửa chữa.

Điều 11.Trách nhiệm của cá nhân quản lý hộp thư điện tử công vụ

1.Hộpthưđiệntửcôngvụlàhộpthưcấpchocáccơquan,tổchứcđểtraođổi côngtác,doThủtrưởngcơquan,tổchứcquảnlýhoặcủyquyềnbằngvănbảncho người có trách nhiệm trong đơn vị quản lý.

2.KhicóthayđổiThủtrưởngcơquan,tổchứcphảibàngiaođịachỉhộpthư, mậtkhẩuvàtoànbộnộidungdữliệucótronghộpthưđiệntửcôngvụchongườicó trách nhiệm tiếp nhận.

3.KhinhậnđượcthưđiệntửgửivàohộpthưđiệntửcôngvụthìThủtrưởngcơ quan,tổchức(hoặcngườiđượcủyquyền)phảicótráchnhiệmxửlý,tổchứcthực hiệnvàhồiđápkịpthờithưđiệntửchocáccơquan,tổchức,ngườidânvàdoanh nghiệp gửi đến.

Điều 12.Trách nhiệm của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức

1.Quảnlý,chỉđạoviệcsửdụnghộpthưđiệntửđúngmụcđích,cóhiệuquảvà chịu mọi trách nhiệm về nội dung thông tin, bí mật tài khoản hộp thư điện tử công vụ.

2.ĐônđốcviệcsửdụngHệthốngthưđiệntửtỉnhLàoCaitạicơquan,tổchức mìnhquảnlýtronggửinhậnvănbản,tàiliệu,traođổicôngviệcvớicáccơquan,tổ chức,cácCCVCvàvớingườidân,doanhnghiệp,nhấtlàtrongcôngtáccungcấpcác dịch vụ công.

3.BanhànhquychếsửdụngHệthốngthưđiệntửtạicơquan,tổchứcmình quảnlý.CoiviệcsửdụngHệthốngthưđiệntửtỉnhLàoCainhưlàphươngtiệncông bố mệnh lệnh hành chính của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức.

Chương V

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 13. Công tác kiểm tra

Cáccơquan,tổchứcphảithườngxuyênkiểmtra,đánhgiáviệcsửdụngthưđiện tửcủaCCVCtrongcôngviệcvàcoiđâylàtráchnhiệm,quyềnhạncủaCCVCtrong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm. Xem xét đưa hoạt động này vào các phong trào thi đua, bình xét khen thưởng.

Điều 14.Công tác báo cáo

Cáccơquan,tổchứchàngnămbáocáokếtquảthựchiệnQuychếnày,báocáo khicóyêucầuđộtxuấtvàgửivềSởThôngtinvàTruyềnthôngtổnghợpbáocáo UBND tỉnh.

Điều 15.Khen thưởng và xử lý vi phạm

1.CáctậpthểvàcánhâncóthànhtíchxuấtsắctrongviệcthựchiệnQuychếnày được xét khen thưởng theo quy định.

2.TrườnghợpviphạmQuychếnàythìtùytheotínhchất,mứcđộviphạmsẽbị xửlýkỷluật,xửphạtviphạmhànhchínhhoặctruycứutráchnhiệmhìnhsự,nếugây thiệt hại phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

Điều 16.Trongquátrìnhthựchiện,nếucókhókhăn,vướngmắccầnbổsung, điềuchỉnh,cácđơnvịkịpthờiphảnánhbằngvănbảngửivềSởThôngtinvàTruyền thông tổng hợp trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.