Công văn 3052/BTP-VP hướng dẫn Quyết định 2043/QĐ-BTP về Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp do Bộ Tư pháp ban hành

Kính gửi: Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ

Để triển khai thực hiện Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày 27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Danh mục các văn bản thông tin chính thức bằng hình thức văn bản điện tử trong phạm vi các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi tắt là Danh mục văn bản), Bộ Tư pháp hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ triển khai thực hiện như sau:

I. NỘI DUNG HƯỚNG DẪN

1. Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ giao cho bộ phận/cá nhân làm công tác văn thư theo dõi, cập nhật thông tin thường xuyên, liên tục trên hộp thư điện tử chung của đơn vị và Cổng thông tin điện tử của Bộ.

2. Văn bản điện tử sử dụng hình thức thông tin qua Cổng thông tin điện tử của Bộ thông qua địa chỉ hộp thư điện tử: [email protected].

3. Văn bản điện tử sử dụng hình thức thông tin qua thư điện tử được gửi trực tiếp đến hộp thư điện tử chung của đơn vị được nhận.

4. Văn bản quy định tại các mục: I, II, III, IV, VI và VII của Danh mục văn bản chỉ được thông tin bằng hình thức văn bản điện tử sau khi các văn bản đó được người có thẩm quyển ký, lấy số công văn, đóng dấu, lưu theo quy định hiện hành của pháp luật về văn thư, lưu trữ (nếu có).

Đối với văn bản có chữ ký hoặc ký và đóng dấu của người, cấp có thẩm quyền thì văn bản đó khi thông tin bằng hình thức văn bản điện tử phải ghi chữ “Đã ký” hoặc “Đã ký và đóng dấu” vào nơi ký của văn bản (trừ trường hợp sử dụng bản điện tử bằng hình thức chụp nguyên bản gốc của văn bản).

5. Đơn vị trực tiếp soạn thảo các văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của Bộ quy định tại mục: I, II, III, IV và VI của Danh mục văn bản phải đồng thời cập nhật văn bản điện tử vào Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành - mục văn bản đi của đơn vị, khi phát hành văn bản.

6. Các văn bản được quy định tại Danh mục văn bản này không được phát hành bằng văn bản giấy, trừ trường hợp cần thiết trong giải quyết công việc hoặc phục vụ thanh quyết toán về tài chính…

7. Các văn bản, tài liệu thuộc các loại văn bản mật hoặc theo quy định của pháp luật, theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền không được thông tin bằng hình thức văn bản điện tử.

8. Đối với các văn bản khác có tính chất tương tự các văn bản, tài liệu (mục VII) nêu tại Danh mục văn bản được thực hiện tương tự như loại văn bản tương ứng theo quy định tại Quyết định số 2043/QĐ-BTP và Công văn này.

II. PHÂN CÔNG THỰC HIỆN

1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, tổng hợp và báo cáo Lãnh đạo Bộ về tình hình triển khai thực hiện Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày 27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

2. Cục Công nghệ thông tin chịu trách nhiệm quản lý và đảm bảo về mặt kỹ thuật, công nghệ để triển khai thực hiện Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày 27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; rà soát lại để đảm bảo mỗi đơn vị thuộc Bộ có 01 hộp thư điện tử cố định đang hoạt động; hướng dẫn các đơn vị thuộc Bộ sử dụng hộp thư điện tử và cổng thông tin điện tử; tổ chức bồi dưỡng và tập huấn các kỹ năng sử dụng hộp thư điện tử, cổng thông tin điện tử cho cán bộ, công chức của các đơn vị thuộc Bộ.

3. Các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm: đảm bảo tính chân thực của văn bản được thông tin bằng hình thức văn bản điện tử với văn bản giấy được lưu theo quy định hiện hành; báo cáo về tình hình triển khai thực hiện Quyết định số 2043/QĐ-BTP ngày 27/7/2010 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp tại đơn vị mình theo yêu cầu của Văn phòng Bộ để tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Bộ.

4. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, theo dõi, đôn đốc cán bộ, công chức, viên chức đơn vị mình thực hiện tốt Quyết định số 2043/QĐ-BTP./.