Chỉ thị 35/CT-UBND năm 2016 thực hiện công tác lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng do thành phố Hải Phòng ban hành

CHỈ THỊ

VỀ VIỆC THỰC HIỆN CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ LẬP HỒ SƠ TRÊN MÔI TRƯỜNG MẠNG

Sau khi Luật Lưu trữ có hiệu lực thi hành, công tác văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn thành phố có sự chuyển biến tích cực và từng bước đi vào nề nếp: hoạt động quản lý nhà nước được củng cố và tăng cường; trình độ chuyên môn nghiệp vụ của công chức, viên chức làm công tác văn thư lưu trữ được nâng lên, vai trò của công tác văn thư lưu trữ được nhìn nhận đúng đắn hơn, góp phần thực hiện tốt các nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, địa phương và sự phát triển kinh tế, xã hội của thành phố.

Tuy nhiên, trong thực tế hiện nay vẫn còn nhiều cơ quan, đơn vị, địa phương chưa chú trọng đúng mức về công tác văn thư, lưu trữ, đặc biệt là chưa thực hiện nghiêm việc lập hồ sơ công việc. Nguyên nhân chính là do nhận thức về trách nhiệm và việc tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về văn thư, lưu trữ của một số cơ quan, đơn vị, địa phương, cá nhân còn hạn chế; thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương chưa thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ; công chức, viên chức chưa thực hiện tốt nhiệm vụ lập hồ sơ công trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc được giao theo quy định của pháp luật. Việc không lập hồ sơ công việc dẫn đến mất mát, thất lạc tài liệu, gây khó khăn khi cần tra tìm, sử dụng; do đó chưa phát huy được hết giá trị của tài liệu lưu trữ.

Để thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; Quyết định số 693/2015/QĐ-UBND ngày 03/4/2015 của Ủy ban nhân dân thành phố quy định công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng và sớm khắc phục những hạn chế, tồn tại nêu trên nhằm đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, đơn vị, địa phương, đồng thời tiết kiệm chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng, Ủy ban nhân dân thành phố yêu cầu các Sở, ban, ngành thành phố, Ủy ban nhân dân các quận, huyện, nghiêm túc tổ chức thực hiện các nội dung sau:

1.Tăng cường tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, hướng dẫn lập hồ sơ công việc nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa của hồ sơ và trách nhiệm của mỗi công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc.

2. Tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ công việc cho từng công chức, viên chức tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc; giúp công chức, viên chức thành thạo trong việc lập hồ sơ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

3. Tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo các tiêu chuẩn ngạch theo quy định của Bội Nội vụ nhằm tăng cường hiệu quả công tác tham mưu của các bộ phận giúp việc lĩnh vực này tại mỗi cơ quan, đơn vị, địa phương.

4. Chỉ đạo xây dựng danh mục hồ sơ hàng năm đúng quy định và tổ chức lập hồ sơ theo danh mục đã ban hành.

5. Đưa nội dung lập hồ sơ công việc là một trong những tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ hàng năm đối với mỗi công chức, viên chức và tập thể cơ quan, đơn vị, địa phương theo quy định của Luật Lưu trữ.

6. Giao Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập hồ sơ công việc và lập hồ sơ trên môi trường mạng; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Chỉ thị này. Hàng năm phát hiện những điển hình, tiên tiến, đề xuất khen thưởng; đồng thời báo cáo danh sách những cơ quan, đơn vị, địa phương chưa thực hiện lập hồ sơ công việc với Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố để có biện pháp xử lý trách nhiệm người đứng đầu và tập thể cơ quan, đơn vị, địa phương.

7. Giao Sở Tài chính hàng năm cân đối ngân sách, bố trí kinh phí đảm bảo cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của Luật Lưu trữ, trong đó ưu tiên bố trí kinh phí để thực hiện lập hồ sơ, chỉnh lý tài liệu; cải tạo, nâng cấp phòng, kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử. Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương lập dự toán ngân sách hàng năm cho hoạt động văn thư, lưu trữ.

Yêu cầu Giám đốc các Sở, ban, ngành thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện; Thủ trưởng các đơn vị sự nghiệp công lập, doanh nghiệp nhà nước thuộc Ủy ban nhân dân thành phố; Thủ trưởng các cơ quan ngành dọc đóng tại thành phố và các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu nghiêm túc thi hành chỉ thị này. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan phản ánh kịp thời về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân thành phố xem xét, giải quyết./.