Quyết định 2663/QĐ-UBND năm 2016 về ban hành Quy trình xử lý và luân chuyển hồ sơ giải quyết đơn phản ánh kiến nghị tại các Phòng, Ban thuộc Quận 6, thành phố Hồ Chí Minh

ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN 6
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: 2663/QĐ-UBND

Quận 6, ngày 08 tháng 6 năm 2016

Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- UBND/TPHCM;
- Thanh tra TP.HCM;
- UBND/Q6;
- Thanh tra Q6;
- VP.UBND: CPVP; Ban TCD, TH;
- Lưu: VT.

TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH




Ngô Thành Luông

STT

NỘI DUNG CÔNG VIỆC

CÁC BƯỚC THỰC HIỆN

CHỈ TIÊU KIỂM SOÁT

Thời gian thực hiện

BIỂU MẪU GHI CHÉP

GHI CHÚ

1

Tiếp nhận đơn

03 ngày

Nhận đơn tại Ban TCD quận

Nhận trực tiếp tại nơi tiếp dân.

Đơn phải kiểm tra trước khi nhận.

01 ngày

- Biên nhận đơn (nếu nhận trực tiếp).

- Nếu nhận qua bưu điện phải lưu lại bao thư.

- Sổ nhận đơn

Nhận qua đường bưu điện.

Nếu đơn chưa đúng quy định thì có VB yêu cầu bổ sung.

Nhận đơn tại các Phòng, Ban

Nhận trực tiếp tại nơi tiếp dân.

Chỉ nhận đơn thuộc thẩm quyền của Phòng, Ban; đơn phải kiểm tra trước khi nhận.

01 ngày

- Biên nhận đơn (nếu nhận trực tiếp).

- Nếu nhận qua bưu điện phải lưu lại bao thư.

- Sổ nhận đơn

Nhận qua đường bưu điện.

- Nếu đơn thuộc thẩm quyền của Phòng, Ban thì thực hiện như trên; nếu đơn chưa đúng quy định thì có VB yêu cầu bổ sung, chỉ ghi sổ nhận đơn khi đã nhận đủ hồ sơ.

- Nếu đơn không thuộc thẩm quyền của Phòng, Ban thì vẫn nhận đơn và ghi vào sổ.

Kiểm tra đơn

Kiểm tra đơn, nếu đúng quy định đóng dấu nhận đơn, viết biên nhận và ghi vào sổ nhận đơn. Nếu chưa đúng, hướng dẫn theo đúng quy định.

Nếu không thuộc thẩm quyền thì hướng dẫn trả đơn, không nhận đơn.

Đơn có chữ ký sống, có địa chỉ rõ ràng, có nội dung phản ảnh, kiến nghị rõ ràng, tài liệu liên quan (nếu có). Chỉ tiếp nhận đơn sau khi đã kiểm tra đơn và hồ sơ, tài liệu liên quan.

Đối với đơn có nhiều ND khác nhau thuộc thẩm quyền giải quyết nhiều cơ quan: hướng dẫn người gửi đơn tách riêng từng ND đơn trước khi tiếp nhận.

02 ngày

- VB yêu cầu cung cấp hồ sơ.

- Biên bản tiếp xúc.

Ban TCD quận; Phòng - Ban

2

Xử lý đơn

07 ngày

Tại Ban TCD quận

Lập phiếu đề xuất xử lý đơn; VB giao Phòng - Ban tham mưu giải quyết trình lãnh đạo UBND quận phê duyệt.

PĐX nêu rõ họ tên, địa chỉ người PAKN; nội dung PAKN; thuộc lĩnh vực tham mưu của cơ quan nào; nội dung đề xuất.

05 ngày

PĐX

Ban TCD quận

Nếu đơn thuộc TQ quận, đề xuất giao cơ quan tham mưu giải quyết.

VB giao tham mưu giải quyết theo mẫu TT 07/2014

Nếu đơn không thuộc TQ UBND quận, đề xuất chuyển đơn đến cơ quan có TQ.

VB chuyển đơn theo mẫu TT 07/2014

Tại các Phòng, Ban

Lập PĐX xử lý đơn, giao bộ phận chuyên môn tham mưu giải quyết.

Đối với đơn thuộc TQ của Phòng, Ban.

05 ngày

PĐX;

Lập PĐX xử lý lưu đơn;

Đối với đơn thuộc TQ UBND quận mà trong đơn có ghi gửi cho UBND quận

PĐX

Lập PĐX xử lý chuyển đơn đến Ban TCD quận để tập trung đơn một đầu mối.

Đối với đơn thuộc TQ UBND quận mà trong đơn không ghi có gửi cho UBND quận.

PĐX; văn bản chuyển đơn theo mẫu TT 07/2014

Lập PĐX xử lý chuyển đơn đến cơ quan có TQ và đồng thời gửi cho Ban TCD quận biết để theo dõi số lượng đơn nhận; trường hợp trong đơn ghi có gửi cho cơ quan có TQ thì đề xuất xử lý lưu đơn.

Nếu đơn thuộc TQ cơ quan khác.

PĐX; văn bản chuyển đơn theo mẫu TT 07/2014

Phê duyệt xử lý đơn.

Lãnh đạo phê duyệt PĐX xử lý đơn

01 ngày

Chuyển thụ lý

Chuyển VB giao việc tham mưu giải quyết cho Phòng - Ban hoặc bộ phận chuyên môn.

01 ngày

3

Thụ lý giải quyết

20 ngày

Tiếp nhận thụ lý đơn thuộc thẩm quyền UBND quận.

Tiếp nhận VB UBND quận giao tham mưu giải quyết; lập PĐX lãnh đạo giao thụ lý giải quyết đơn.

01 ngày

PĐX; sổ tiếp nhận đơn.

Phê duyệt thụ lý

Lãnh đạo Phòng, Ban xem và giao bộ phận chuyên môn hoặc chuyên viên thụ lý.

01 ngày

Thụ lý

Người thụ lý tiếp nhận vụ việc; tiến hành thu thập hồ sơ, xác minh, kiểm tra, đối chiếu quy định pháp luật để tham mưu giải quyết.

Quá trình làm việc có thể tiếp xúc người dân để nắm thêm thông tin và hồ sơ. Hoặc phối hợp với các đơn vị có liên quan khi cần thiết.

Đối với các vụ việc phức tạp, cần nhiều thời gian để thu thập hồ sơ, kiểm tra, xác minh hoặc lập bản vẽ ... thì thời gian có thể kéo dài thêm, nhưng người thụ lý phải báo cáo xin ý kiến lãnh đạo Phòng, Ban và Phòng, Ban phải có thông tin về Ban TCD quận.

10 ngày

Mẫu biên bản theo quy định.

Không tính thời gian chờ xác minh của phường, các cơ quan thành phố...

Báo cáo kết quả

Lập BC kết quả kiểm tra, xác minh vụ việc trình lãnh đạo Phòng - Ban.

Đúng quy định pháp luật.

02 ngày

Mẫu Báo cáo theo quy định

Phê duyệt BC kết quả xác minh.

Lãnh đạo Phòng - Ban xem và phê duyệt BC.

Trường hợp báo cáo kết quả chưa đạt yêu cầu, phải xác minh thêm và bổ sung, điều chỉnh BC làm thời gian thụ lý giải quyết của Phòng, Ban vượt 20 ngày, Phòng, Ban phải có thông tin về Ban TCD quận.

05 ngày

Trình UBND quận

Trình UBND quận văn bản phúc đáp người gửi đơn.

Hồ sơ kèm theo: đơn, BC và các tài liệu khác.

01 ngày

Mẫu Công văn theo quy định

4

Kết quả giải quyết

05 ngày

Tiếp nhận hồ sơ

VP.UBND quận tiếp nhận hồ sơ do các Phòng - Ban trình; kiểm tra và trình lãnh đạo UBND quận.

02 ngày

Phê duyệt

UBND quận xem và phê duyệt; ký VB phúc đáp.

02 ngày

Phát hành

Phát hành VB phúc đáp

Phải gửi Ban TCD quận để theo dõi.

01 ngày

5

Công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra.

Các Phòng - Ban theo dõi tiến độ thụ lý giải quyết hàng tháng.

Ban TCD quận thực hiện rà soát kết quả giải quyết hàng quý.

6

Lưu trữ hồ sơ

Tập hợp hồ sơ đưa vào lưu trữ

Thành phần hồ sơ, bao gồm:

+ Đơn hoặc bản ghi nội dung phản ảnh, kiến nghị;

+ Tài liệu, chứng cứ do các bên cung cấp;

+ Biên bản kiểm tra, xác minh;

+ Biên bản tiếp xúc (nếu có);

+ Báo cáo kết quả xác minh;

+ Văn bản phúc đáp người dân;

+ Các tài liệu khác có liên quan.