Hướng dẫn 3267/HD-SNV năm 2019 về tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ quan do Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh ban hành
| Số hiệu | 3267/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 20/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
\r\n\r\n
Trong thời gian qua, Lãnh đạo Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố đã quan tâm chỉ đạo thực hiện, phê duyệt nhiều Đề án, Kế hoạch\r\nnhằm tăng cường công tác quản lý và phát triển ngành văn thư, lưu trữ Thành phố;\r\ntrong đó, Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức đang tập trung\r\nthực hiện mất nhiều thời gian, kinh phí.
\r\n\r\nĐể tránh việc hồ sơ, tài liệu giấy\r\nhình thành mới, sau chỉnh lý có nguy cơ tái tồn đọng và giúp các cơ quan, tổ chức\r\nthực hiện thống nhất việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ\r\ncơ quan; Sở Nội vụ đề nghị Thủ trưởng cơ quan, tổ chức chỉ đạo, triển khai thực\r\nhiện tốt nhiệm vụ tại Lưu trữ cơ quan như sau:
\r\n\r\nI. QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM\r\nCỦA LƯU TRỮ CƠ QUAN
\r\n\r\n1. Về trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan trong việc\r\ngiúp người đứng\r\nđầu\r\ncơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu và ti
2. Về trách nhiệm tham mưu lựa chọn hồ sơ, tài liệu\r\ncó giá trị bảo quản
1. Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn\r\nviệc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\na) Theo dõi, thống kê, tổng hợp tình\r\nhình về khả năng và chất lượng của việc lập hồ sơ công việc của công chức, viên\r\nchức tại cơ quan để tham mưu đề xuất Thủ trưởng Văn phòng hoặc cơ quan có kế hoạch\r\ntập huấn việc lập hồ sơ công việc cho công chức, viên chức, để đảm bảo hồ sơ\r\nhình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức được lập đúng phương\r\npháp và đảm bảo chất lượng.
\r\n\r\nb) Phối hợp với Văn thư cơ quan đề xuất\r\nmua sắm văn phòng phẩm, công cụ, thiết bị đúng tiêu chuẩn phục vụ tốt cho công\r\ntác lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan như: giá (kệ), b
2. Theo dõi tình hình hồ sơ hình thành\r\nvà chuẩn bị tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\na) Theo dõi tình hình hồ sơ hình thành
\r\n\r\n- Trên cơ sở Bản Danh mục hồ sơ cơ\r\nquan ban hành hàng năm, người làm công tác lưu trữ (Lưu trữ cơ quan) phối hợp với\r\nVăn thư cơ quan theo dõi tình hình, chất lượng việc lập hồ sơ công việc và kịp\r\nthời phản ánh, đề xuất với Thủ trưởng đơn vị chấn chỉnh, khắc phục để hồ sơ được\r\nlập đúng phương pháp, chất lượng đảm bảo cho việc thu được hồ sơ vào Lưu trữ cơ\r\nquan và không phải tổ chức chỉnh lý.
\r\n\r\n- Tùy theo đặc điểm tình hình, quy mô\r\nhồ sơ, tài liệu hình thành tại cơ quan, Lưu trữ cơ quan cần đề xuất kế hoạch\r\nthu tài liệu định kỳ khả thi, phù hợp với tình thực tế tại cơ quan mình.
\r\n\r\nb) Công tác chuẩn bị cho việc tiếp nhận\r\nhồ sơ, tài liệu
\r\n\r\nTheo quy định, kế hoạch thu tài liệu định\r\nkỳ được Thủ trưởng cơ quan phê duyệt, người làm công tác lưu trữ cơ quan cần có\r\ncác bước chuẩn bị cho việc thu hồ sơ, tài liệu, cụ thể:
\r\n\r\n- Chuẩn bị kho tàng, giá và hộp bảo quản\r\nhồ sơ, tài liệu; ngay từ đầu năm, căn cứ vào Bản Danh mục hồ sơ cơ quan, dự kiến\r\nsố lượng hồ sơ hình thành, người làm công tác lưu trữ đề xuất cho việc mua sắm\r\nnày.
\r\n\r\n- Tham mưu thông báo kế hoạch và hướng\r\ndẫn các đơn vị, cá nhân về việc thu hồ sơ, tài liệu như: xác định thời gian\r\nthu, mẫu Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu (Mẫu số 1 kèm theo), mẫu Biên bản giao nhận hồ\r\nsơ, tài liệu (Mẫu số 2 kèm theo).
\r\n\r\n3. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\na) Trao đổi, thống nhất với Văn thư cơ\r\nquan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân về lịch tiếp nhận hồ sơ tài liệu\r\nđến hạn nộp lưu.
\r\n\r\nb) Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu\r\ntheo kế hoạch từ Văn thư cơ quan, Văn thư đơn vị hoặc các đơn vị, cá nhân: kiểm\r\ntra mức độ hoàn thiện của hồ sơ, rà soát đối chiếu hồ sơ thực tế với Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu nộp lưu; lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu.
\r\n\r\nc) Trường hợp phát hiện thiếu hồ sơ\r\nthì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm quyền giải quyết.
\r\n\r\n4. Hoàn chỉnh và sắp xếp hồ sơ, tài liệu
\r\n\r\nHoàn chỉnh hồ sơ: kiểm tra, rà soát,\r\nđiều chỉnh và bổ sung hồ sơ, bao gồm:
\r\n\r\na) Viết bìa hồ sơ theo mẫu (chỉnh sửa\r\ncác thông tin trên bìa hồ sơ nếu cần).
\r\n\r\nb) Đánh số tờ, biên mục văn bản trong\r\nhồ sơ (viết mục lục văn bản) và chứng từ kết thúc
\r\n\r\n- Hồ sơ, tài liệu có thời hạn 20 năm\r\ntrở lên phải đánh số tờ.
\r\n\r\n- Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn:\r\nđánh số tờ, biê
Theo yêu cầu
c) Việc đánh số hồ sơ bằng chữ số Ả rập\r\ncho toàn bộ hồ sơ của phông hoặc khối tài liệu lên phiếu tin, lên bìa hồ sơ.
- Đối với phông hoặc khối tài liệu đã\r\nđược chỉnh lý lần đầu: từ số 01 cho đến hết.
\r\n\r\n- Đối với phông hoặc khối tài liệu được\r\ntiếp nhận và cập nhật tiếp theo: từ số tiếp theo số hồ sơ cuối cùng trong Mục lục\r\nhồ sơ, tài liệu của chính phông hoặc khối tài liệu đó trong đợt hoàn chỉnh hồ\r\nsơ hoặc chỉnh lý trước.
\r\n\r\n5. Lập Mục lục hồ sơ lưu trữ
\r\n\r\na) Thống kê, tổng hợp các Mục lục hồ\r\nsơ, tài liệu nộp lưu từ các đơn vị, cá nhân nhận về và lập thành Mục lục hồ sơ,\r\ntài liệu lưu trữ.
\r\n\r\nb) Các loại Mục lục hồ sơ, tài liệu c
- Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn\r\nbảo quản vĩnh viễn.
\r\n\r\n- Mục lục hồ sơ, tài liệu có thời hạn\r\nbảo quản có thời hạn.
\r\n\r\nMục lục hồ sơ, tài liệu được đóng\r\nthành quyển (ít nhất 03 bộ) để phục vụ cho việc quản lý và khai thác, sử dụng\r\ntài liệu.
\r\n\r\nc) Hồ sơ, tài liệu có các mức độ mật,\r\nđược tiếp nhận, lập Mục lục và quản lý theo quy định về Bảo vệ bí mật nhà nước\r\nvà quy định cụ thể của cơ quan.
\r\n\r\n6. Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp,\r\nghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá
\r\n\r\na) Phân loại hồ sơ, tài liệu thành các\r\nđơn vị bảo quản (mỗi đơn bị bảo quản có độ dày không quá 03 cm).
\r\n\r\nTrường hợp hồ sơ có ít văn bản, tài liệu\r\nthì lập một đơn vị bảo quản.
\r\n\r\nTrường hợp một hồ sơ có nhiều văn bản,\r\ntài liệu thì
b) Tạo nhãn hộp hồ sơ, tài liệu (in và\r\ndán nhãn hộp):
\r\n\r\n- Khi in nhãn hộp, phải dùng loại mực\r\nđen, bền màu; chữ in trên nhãn phải rõ ràng, dễ đọc, nhãn được tạo theo kích\r\nthước phù hợp với hộp và dán nhãn vào gáy hộp (Mẫu số 3 kèm theo).
\r\n\r\n- Số hộp được ghi bằng chữ số Ả rập và\r\nđánh số liên tục trong toàn phông.
\r\n\r\nc) Đưa hộp hồ sơ, tài liệu lên giá\r\ntheo nguyên tắc xếp từ trái qua phải, từ trên xuống dưới trong mỗi khoang giá\r\ntheo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá. Trong toàn kho, tài liệu được xếp\r\nlên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải từ ngoài vào trong theo hướng\r\ncủa người đi từ cửa kho vào.
\r\n\r\n7. Tham mưu công tác giao nộp hồ sơ,\r\ntài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Mục lục hồ sơ, tài liệu\r\nkhi đến hạn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố (nếu cơ quan, tổ chức\r\nthuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố).
\r\n\r\n8. Tham mưu, đề xuất và tổ chức thực\r\nhiện hủy tài liệu hết giá trị theo quy định.
\r\n\r\n9. Về tiêu chuẩn bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu\r\nlưu trữ
\r\n\r\nBìa hồ sơ, hộp bảo quản,
10. Ứng dụng công nghệ thông tin vào\r\nviệc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ
\r\n\r\nLưu trữ cơ quan chủ động đề xuất sử dụng\r\nchương trình quản lý Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ hoặc chương trình Excel\r\ntrong việc xây dựng Mục lục hồ sơ, tài liệu lưu trữ cơ quan để tổ chức tìm kiếm\r\nnhanh chóng, kịp thời phục vụ yêu cầu tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ\r\nquan.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức
\r\n\r\na) Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập\r\nhồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; bố trí nhân sự, đầu tư\r\ncơ sở vật chất, trang thiết bị cho việc tiếp nhận, hoàn chỉnh hồ sơ lưu trữ; thực\r\nhiện có hiệu quả việc quản lý tài liệu tập trung, thống nhất, tránh tình trạng\r\nhồ sơ, tài liệu phân tán, tiếp tục tồn đọng hoặc tái tồn đọng sau khi thực hiện\r\nchỉnh lý.
\r\n\r\nb) Xác định trách nhiệm của Thủ trưởng\r\ncơ quan; Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính); người đứng đ
c) Trên cơ sở nội dung Hướng dẫn này,\r\ncăn cứ tình hì
2. Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\na) Chủ động tham mưu, đề xuất các giải\r\npháp để tổ chức thực hiện tốt các nội dung nhiệm vụ, công việc theo Hướng dẫn\r\nnày.
\r\n\r\nb) Phối hợp tốt công tác chuẩn bị và\r\nthực hiện có hiệu quả việc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ\r\ncơ quan.
\r\n\r\nTrên đây là hướng dẫn của Sở Nội vụ về\r\nviệc tiếp nhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấ
\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n \r\n | \r\n
Mục lục này gồm:
Viết bằng chữ:
Trong đó có:
\r\n\r\n.........................................
.........................................
\r\n\r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n
| \r\n
Hướng dẫn cách ghi các cột:
\r\n\r\nCột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp\r\ntài liệu giao nộp.
\r\n\r\nCột 2: Ghi số và ký hiệu của h
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa\r\nhồ sơ.
\r\n\r\nCột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn\r\nnhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ\r\nnhư trên bìa hồ sơ.
\r\n\r\nCột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có\r\ntrong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về\r\nnội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
| \r\n | \r\n \r\n | \r\n
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày\r\n22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu\r\nhồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
\r\n\r\nCăn cứ
Chúng tôi gồm:
\r\n\r\nBÊN GIAO: (tên đơn vị giao\r\nnộp tài liệu), đại diện là:
\r\n\r\n- Ông (bà):
Chức vụ công tác/chức danh:
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ\r\nquan), đại diện là:
\r\n\r\n- Ông (bà):
Chức vụ công tác/chức danh:
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài\r\nliệu với những nội dung như sau:
\r\n\r\n1. Tên khối tài liệu giao nộp:
2. Thời gian của tài liệu:
3. Số lượng tài liệu:
\r\n\r\n- Tổng số hộp (cặp):
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản);
3. Tình trạng t
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm\r\ntheo.
\r\n\r\nBiên bản này được lập thành hai bản;\r\nbên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n
| \r\n
![](\"00537901_files/image001.jpg\")
\r\n\r\n
Được hướng dẫn () Xem thêm
Bị hủy bỏ () Xem thêm
Được bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ () Xem thêm
Bị đình chỉ () Xem thêm
Bị đinh chỉ 1 phần () Xem thêm
Bị quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bị bãi bỏ () Xem thêm
Được sửa đổi () Xem thêm
Được đính chính () Xem thêm
Bị thay thế () Xem thêm
Được điều chỉnh () Xem thêm
Được dẫn chiếu () Xem thêm
Văn bản hiện tại
| Số hiệu | 3267/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 20/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Hướng dẫn () Xem thêm
Hủy bỏ () Xem thêm
Bổ sung () Xem thêm
Đình chỉ 1 phần () Xem thêm
Quy định hết hiệu lực () Xem thêm
Bãi bỏ () Xem thêm
Sửa đổi () Xem thêm
Đính chính () Xem thêm
Thay thế () Xem thêm
Điều chỉnh () Xem thêm
Dẫn chiếu () Xem thêm
Tóm tắt
| Số hiệu | 3267/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 20/08/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |