| Số hiệu | 2332/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 08/07/2016 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY\r\n BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 2332 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 7 năm 2016 \r\n | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố tại Công văn số 11067/VP-PCNC ngày 16 tháng 11 năm 2015 của\r\nVăn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố về việc chấn chỉnh thiếu sót, khắc phục hạn\r\nchế và nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ, bảo quản và khai thác Sổ\r\nhộ tịch trên địa bàn Thành phố, Sở Nội vụ hướng dẫn về công tác lưu trữ Sổ hộ tịch,\r\nhồ sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận, huyện, phường, xã, thị trấn\r\ntrên địa bàn Thành phố như sau:
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày\r\n11 tháng 11 năm 2011;
\r\n\r\n2. Luật Hộ tịch số 60/2014/QH13 ngày\r\n20 tháng 11 năm 2014;
\r\n\r\n3. Nghị định số 123/2015 ngày 15 tháng\r\n11 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành\r\nLuật Hộ tịch;
\r\n\r\n4. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03\r\ntháng 6 tháng 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu\r\nhình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
\r\n\r\n5. Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16\r\ntháng 11 năm 2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật\r\nHộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 11 năm 2015 của Chính phủ\r\nquy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch.
\r\n\r\nII. PHẠM VI ĐIỀU\r\nCHỈNH VÀ ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG
\r\n\r\nVăn bản này hướng dẫn một số nội dung\r\nliên quan đến công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch; được áp dụng\r\nđối với Ủy ban nhân dân quận, huyện; Phòng Tư pháp quận, huyện và Ủy ban nhân\r\ndân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố (gọi chung là các cơ quan).
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Trách nhiệm quản\r\nlý Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nCăn cứ quy định tại Điều 6 và Điều 25\r\nLuật Lưu trữ, người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc thu\r\nthập, sắp xếp, phân loại, chỉnh lý, bảo quản và sử dụng sồ hộ tịch, hồ sơ đăng\r\nký hộ tịch, sắp xếp, bố trí Kho Lưu trữ có diện tích phù hợp; đầu tư trang thiết\r\nbị, phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký\r\nhộ tịch trong phạm vi quản lý.
\r\n\r\n2. Thời hạn bảo\r\nquản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nTheo quy định tại Điều 58 Luật Hộ tịch;\r\nĐiều 12 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP; Thông tư số 09/2011/TT-BNV và Điều 28\r\nThông tư số 15/2015/TT-BTP: Sổ hộ tịch và hồ sơ đăng ký hộ tịch có thời hạn bảo\r\nquản vĩnh viễn.
\r\n\r\n3. Công tác quản\r\nlý, chỉ đạo
\r\n\r\na) Bố trí Kho Lưu trữ cơ quan
\r\n\r\n- Đối với Phòng Tư pháp quận, huyện:\r\nTùy theo điều kiện, tình hình thực tế có thể bố trí một phòng có diện tích phù\r\nhợp làm Kho Lưu trữ cơ quan, trong đó có lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch\r\nhoặc có thể bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ tập\r\ntrung của Ủy ban nhân dân quận, huyện.
\r\n\r\n- Đối với Ủy ban nhân dân phường, xã,\r\nthị trấn: Tùy theo quy mô khối lượng hồ sơ, tài liệu hiện có cần sắp xếp, bố\r\ntrí một phòng có diện tích phù hợp làm Kho Lưu trữ cơ quan để thu thập và bảo\r\nquản đầy đủ hồ sơ hình thành trong quá trình hoạt động, trong đó có Sổ hộ tịch,\r\nhồ sơ đăng ký hộ tịch.
\r\n\r\n- Không để các vật dụng khác ngoài hồ\r\nsơ, tài liệu lưu trữ trong Kho Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\nb) Bố trí người làm công tác lưu trữ\r\ncó trình độ chuyên môn, nghiệp vụ phù hợp để tổ chức thực hiện tốt nhiệm vụ Lưu\r\ntrữ cơ quan.
\r\n\r\nc) Xây dựng và ban hành các văn bản\r\nquản lý công tác văn thư, lưu trữ: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, quy định\r\nvề quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ\r\nđăng ký hộ tịch.
\r\n\r\nd) Cử cán bộ, công chức làm công tác\r\nvăn thư, lưu trữ và cán bộ làm công tác hộ tịch tham gia các lớp đào tạo, bồi\r\ndưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ do Thành phố tổ chức.
\r\n\r\nđ) Tổ chức thực hiện việc thu thập và\r\nquản lý thống nhất hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động vào Lưu\r\ntrữ cơ quan theo quy định, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
\r\n\r\ne) Bố trí kinh phí mua sắm trang thiết\r\nbị bảo quản hồ sơ, tài liệu của cơ quan, trong đó có Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký\r\nhộ tịch.
\r\n\r\n4. Công tác lưu\r\ntrữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\na) Công tác thu thập
\r\n\r\n- Lưu trữ cơ quan phối hợp với công\r\nchức làm công tác Hộ tịch thu thập tất cả Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch từ\r\ntrước đến năm 2015 vào Kho Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n- Năm 2016 và những năm tiếp theo:\r\nHàng năm, sau khi khóa Sổ hộ tịch, công chức làm công tác Hộ tịch có trách nhiệm\r\ngiao nộp Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào Lưu trữ cơ quan để bảo quản theo\r\nquy định.
\r\n\r\nb) Công tác phân loại, chỉnh lý, số\r\nhóa Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nRà soát, thống kê số lượng, chất lượng,\r\ntình trạng vật lý Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Kho Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n- Đối với Sổ hộ tịch:
\r\n\r\n+ Phân loại Sổ hộ tịch theo từng tên\r\nloại của Sổ và năm hình thành.
\r\n\r\n+ Lập Mục lục Sổ hộ tịch hiện đang\r\nlưu trữ tại Kho Lưu trữ cơ quan (Mẫu số 1 của Phụ lục kèm theo).
\r\n\r\n+ Sắp xếp, phân chia Sổ hộ tịch theo đơn\r\nvị bảo quản (hoặc nhóm sổ) vào hộp bảo quản: Tùy theo kích thước Sổ hộ tịch từng\r\nnăm (có khác nhau), sắp xếp Sổ hộ tịch vào hộp bảo quản có kích thước phù hợp.\r\nMỗi đơn vị bảo quản có từ 2 đến 3 Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n+ Dán nhãn hộp, ghi số thứ tự hộp bảo\r\nquản Sổ hộ tịch (Mẫu số 4 của Phụ lục kèm theo): Dán nhãn chính giữa bề gáy\r\ntheo chiều đứng của hộp bảo quản; đồng thời ghi đầy đủ các thông tin trên nhãn.
\r\n\r\n- Đối với hồ sơ đăng ký hộ tịch:
\r\n\r\nLập hồ sơ cho từng hồ sơ đăng ký hộ tịch\r\nvà phân chia thành từng đơn vị bảo quản như sau:
\r\n\r\n+ Lập hồ sơ cho mỗi hồ sơ đăng ký hộ\r\ntịch: sắp xếp, định vị thành phần tài liệu trong từng hồ sơ và gắn Thẻ hồ sơ\r\nvào từng hồ sơ (Mẫu số 3 của Phụ lục kèm theo).
\r\n\r\n+ Tùy theo thành phần của từng loại hồ\r\nsơ đăng ký hộ tịch, có thể phân chia, sắp xếp theo từng đơn vị bảo quản. Mỗi\r\nđơn vị bảo quản có độ dày không quá 03 cm. Ví dụ: Đối với hồ sơ đăng ký khai\r\nsinh, có thể sắp xếp từ 20 đến 25 hồ sơ vào một đơn vị bảo quản.
\r\n\r\n+ Mỗi đơn vị bảo quản cần lập Mục lục\r\nhồ sơ đăng ký hộ tịch trong đơn vị bảo quản đó.
\r\n\r\nTổng hợp tất cả Mục lục hồ sơ đăng ký\r\nhộ tịch hiện đang lưu trữ tại Kho Lưu trữ cơ quan (Mẫu số 2 của Phụ lục kèm\r\ntheo)
\r\n\r\n+ Sắp xếp các đơn vị bảo quản vào hộp\r\nhồ sơ,
\r\n\r\n+ Dán nhãn hộp, ghi số thứ tự hộp bảo\r\nquản hồ sơ đăng ký hộ tịch (Mẫu số 4 của Phụ lục kèm theo).
\r\n\r\n- Để bảo quản và khai thác sử dụng hiệu\r\nquả và tránh hư hỏng So hộ tịch qua nhiều lần khai thác; Thủ trưởng cơ quan chỉ\r\nđạo xây dựng kế hoạch số hóa Sổ hộ tịch để bảo quản, sử dụng và nâng cao tuổi\r\nthọ của Sổ hộ tịch.
\r\n\r\nc) Xếp hộp bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ\r\nđăng ký hộ tịch lên giá, kệ
\r\n\r\n- Kiểm tra hoàn thiện việc sắp xếp Sổ\r\nhộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào hộp bảo quản.
\r\n\r\n- Sắp xếp hộp bảo quản Sổ hộ tịch, hồ\r\nsơ đăng ký hộ tịch lên giá, kệ: Hộp bảo quản sồ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch\r\nphải được xếp đứng trên giá, kệ bảo quản hồ sơ.
\r\n\r\n- Lập sơ đồ quản lý Sổ hộ tịch, hồ sơ\r\nđăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ.
\r\n\r\nNhằm quản lý, khai thác sử dụng tốt Sổ\r\nhộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ, công chức được phân công bảo quản, khai\r\nthác sử dụng Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cần lập sơ đồ quản lý Mục lục hồ\r\nsơ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trong Kho Lưu trữ.
\r\n\r\n5. Bảo quản Sổ hộ\r\ntịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\na) Tổ chức vệ sinh; phun thuốc trừ mối,\r\nmọt, côn trùng đối với Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nĐịnh kỳ 6 tháng 1 lần, Lưu trữ cơ\r\nquan đề xuất thủ trưởng cơ quan, tổ chức thực hiện các việc sau:
\r\n\r\n- Vệ sinh Kho Lưu trữ cơ quan, tài liệu\r\nlưu trữ; Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch;
\r\n\r\n- Phun thuốc phòng, chống mối, mọt,\r\ncôn trùng đối với tài liệu lưu trữ; Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch;
\r\n\r\nb) Các yêu cầu khác
\r\n\r\n- Môi trường trong Kho đảm bảo yêu cầu\r\nsạch sẽ, thoáng mát, tránh ẩm thấp, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào\r\nhồ sơ, tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n- Hệ thống điện chiếu sáng trong Kho\r\nvà bảo vệ ngoài Kho được lắp đặt riêng; có phương tiện đóng, ngắt điện chung\r\ncho Kho. Đường dây điện trong Kho phải thực hiện theo yêu cầu của tiêu chuẩn kỹ\r\nthuật an toàn điện.
\r\n\r\n- Kho Lưu trữ phải được trang bị đầy\r\nđủ các phương tiện, thiết bị theo yêu cầu phòng cháy, chữa cháy, nổ và chống\r\nsét.
\r\n\r\n- Thường xuyên kiểm tra an toàn hệ thống\r\nđiện và các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy, nổ và chống sét.
\r\n\r\n6. Khai thác, sử\r\ndụng Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nĐể bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu\r\nlưu trữ, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch đúng quy định, tránh hư hỏng, thất lạc;\r\nđồng thời xác định trách nhiệm quản lý; các cơ quan xây dựng quy định khai\r\nthác, sử dụng tài liệu lưu trữ, Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm trực tiếp phục vụ\r\nnhu cầu khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch\r\ntrong Kho Lưu trữ cơ quan.
\r\n\r\n7. Mua sắm trang\r\nthiết bị bảo quản
\r\n\r\nThủ trưởng cơ quan quan tâm bố trí\r\nkinh phí mua sắm trang thiết bị bảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch gồm:
\r\n\r\na) Giá bảo quản;
\r\n\r\nb) Hộp bảo quản theo tiêu chuẩn, quy\r\ncách phù hợp với kích thước Sổ hộ tịch hiện có;
\r\n\r\nc) Bìa hồ sơ bảo quản hồ sơ đăng ký hộ\r\ntịch;
\r\n\r\nd) Thẻ hồ sơ;
\r\n\r\nđ) Thiết bị phòng cháy, chữa cháy;\r\nmáy hút ẩm, quạt thông gió, máy điều hòa nhiệt độ...
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Đối với Ủy ban nhân dân quận,\r\nhuyện
\r\n\r\na) Chỉ đạo Phòng Nội vụ tổ chức thực\r\nhiện các nội dung công việc như sau:
\r\n\r\n- Tham mưu triển khai thực hiện, đôn\r\nđốc, theo dõi, kiểm tra các cơ quan thực hiện Hướng dẫn này.
\r\n\r\n- Tổng hợp, báo cáo kết quả thực hiện;\r\nnhững khó khăn, vướng mắc và kiến nghị của cơ quan trong quá trình thực hiện Hướng\r\ndẫn này về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\nb) Chỉ đạo Phòng Tài chính - Kế hoạch\r\nphối hợp với Phòng Nội vụ tham mưu đề xuất kinh phí cho việc thực hiện bố trí,\r\nxây dựng, cải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ, chỉnh lý và mua sắm trang thiết bị bảo\r\nquản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cho các cơ quan.
\r\n\r\n2. Đối với Phòng Tư pháp quận, huyện\r\nvà Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn
\r\n\r\na) Tổ chức thực hiện các nội dung\r\nliên quan đến công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
\r\n\r\nb) Bố trí hoặc đề xuất kinh phí xây dựng,\r\ncải tạo, nâng cấp Kho Lưu trữ, chỉnh lý và mua sắm trang thiết bị bảo quản Sổ hộ\r\ntịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch.
\r\n\r\nc) Mua sắm bìa, hộp, cặp, giá kệ bảo\r\nquản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch theo quy định.
\r\n\r\n3. Đối với Chi cục Văn thư - Lưu\r\ntrữ
\r\n\r\na) Xây dựng kế hoạch kiểm tra một số\r\ncơ quan trong việc thực hiện Hướng dẫn này
\r\n\r\nb) Bổ sung nội dung công tác lưu trữ\r\nSổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch vào kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu\r\ntrữ định kỳ hàng năm.
\r\n\r\n4. Chế độ thông tin báo cáo
\r\n\r\na) Ủy ban nhân dân quận, huyện chỉ đạo:
\r\n\r\n- Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo kết\r\nquả thực hiện công tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, trong báo cáo\r\nkết quả thực hiện công tác nội vụ năm về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\n- Các cơ quan thực hiện hoàn thành\r\ncông tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch trước ngày 31 tháng 12 năm\r\n2017 và báo cáo về Phòng Nội vụ tổng hợp và báo cáo về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\nb) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổng hợp\r\ntham mưu Sở Nội vụ báo cáo Ủy ban nhân dân Thành phố kết quả thực hiện công tác\r\nbảo quản Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch và những khó khăn, vướng mắc, kiến\r\nnghị của các cơ quan.
\r\n\r\nTrên đây là Hướng dẫn của Sở Nội vụ về\r\ncông tác lưu trữ Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân quận,\r\nhuyện, phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố. Trong quá trình thực hiện nếu\r\ncó vướng mắc cần trao đổi, đề nghị liên hệ Chi cục Văn thư - Lưu trữ (địa chỉ Tầng\r\n6, Cao ốc IPC, số 1489 Đại lộ Nguyễn Văn Linh, phường Tân Phong, Quận 7, điện\r\nthoại số 37.760.692) để phối hợp giải quyết./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n GIÁM\r\n ĐỐC | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
\r\n(Kèm theo Hướng dẫn số 2332/HD-SNV ngày 08 tháng 7 năm 2016 của Sở Nội vụ)
1. Mẫu số 1: Mục lục Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n2. Mẫu số 2: Mục lục Hồ sơ đăng ký hộ\r\ntịch.
\r\n\r\n3. Mẫu số 3: Thẻ hồ sơ đăng ký hộ tịch,
\r\n\r\n4. Mẫu số 4: Nhãn hộp.
\r\n\r\n…………………
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
MỤC\r\nLỤC SỔ ...(*)
\r\n\r\nTừ\r\nnăm … đến năm …
\r\n\r\n| \r\n Số\r\n thứ tự Sổ \r\n | \r\n \r\n Số,\r\n ký hiệu Sổ \r\n | \r\n \r\n Tiêu\r\n đề Sổ \r\n | \r\n \r\n Thời\r\n gian hình thành Sổ \r\n | \r\n \r\n Số\r\n trường hợp đăng ký \r\n | \r\n \r\n Ghi\r\n chú \r\n | \r\n
| \r\n (1) \r\n | \r\n \r\n (2) \r\n | \r\n \r\n (3) \r\n | \r\n \r\n (4) \r\n | \r\n \r\n (5) \r\n | \r\n \r\n (6) \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
Mục lục Sổ có: ……………….quyển.
\r\n\r\nThời gian từ năm ………..
Số trường hợp được đăng ký: ………………..
\r\n\r\n\r\n\r\n
Hướng dẫn cách ghi:
\r\n\r\n(*) Mục lục Sổ..:\r\nGhi cụ thể tên Sổ. Ví dụ: Mục lục Sổ Đăng ký kết hôn, Mục\r\nlục Sổ Đăng ký khai sinh...
\r\n\r\n(1) Ghi số thứ tự của Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n(2) Ghi số và ký hiệu của Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n(3) Ghi tiêu đề Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n(4) Ghi thời gian mở và đóng của Sổ hộ\r\ntịch.
\r\n\r\n(5) Ghi tổng số trường hợp đăng ký có\r\ntrong Sổ hộ tịch.
\r\n\r\n(6) Ghi những thông tin cần chú ý về\r\nnội dung và hình thức của Sổ hộ tịch./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
Mẫu 2: Mục lục\r\nHồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\n1. Mẫu Bìa Mục lục hồ sơ đăng ký hộ\r\ntịch
\r\n\r\n| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) \r\n\r\n \r\n \r\n MỤC\r\n LỤC HỒ SƠ...(2) \r\n\r\n \r\n \r\n PHÔNG Năm\r\n ……. \r\nTừ\r\n hồ sơ số …… đến hồ sơ số ……. \r\n\r\n \r\n \r\n \r\n
| \r\n
\r\n\r\n
Hướng dẫn cách ghi:
\r\n\r\n(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\n(2) Ghi cụ thể Mục lục của từng loại\r\nhồ sơ. Ví dụ: Mục lục Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Mục lục Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
\r\n\r\n(3) Tên phông: Ghi tên cơ quan tại thời\r\nđiểm hình thành tài liệu.
\r\n\r\n\r\n\r\n
2. Mẫu Mục lục hồ sơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\nMỤC\r\nLỤC HỒ SƠ …..(*)
\r\n\r\nNăm\r\n……..
\r\n\r\n| \r\n Số | \r\n \r\n Số | \r\n \r\n Tiêu\r\n đề hồ sơ \r\n | \r\n \r\n Thời\r\n gian hồ sơ \r\n | \r\n \r\n Thời\r\n hạn bảo quản \r\n | \r\n \r\n Số\r\n tờ \r\n | \r\n \r\n Ghi\r\n chú \r\n | \r\n
| \r\n (1) \r\n | \r\n \r\n (2) \r\n | \r\n \r\n (3) \r\n | \r\n \r\n (4) \r\n | \r\n \r\n (5) \r\n | \r\n \r\n (6) \r\n | \r\n \r\n (7) \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
Mục lục này gồm: ……………………………………………. hồ\r\nsơ (đơn vị bảo quản).
\r\n\r\nViết bằng chữ: …………………………………………………. hồ\r\nsơ (đơn vị bảo quản).
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n \r\n | \r\n \r\n ……..,\r\n ngày .... tháng …. năm 20….. | \r\n
Hướng dẫn cách ghi các cột:
\r\n\r\n(*) Ghi cụ thể Mục lục của từng loại\r\nhồ sơ. Ví dụ: Mục lục Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Mục lục Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
\r\n\r\nCột 1: Ghi số thứ tự của hồ sơ.
\r\n\r\nCột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ\r\nnhư Thẻ hồ sơ.
\r\n\r\nCột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên Thẻ\r\nhồ sơ.
\r\n\r\nCột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn\r\nnhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ\r\nsơ như trên bìa Mục lục.
\r\n\r\nCột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có\r\ntrong hồ sơ.
\r\n\r\nCột 7: Ghi những thông tin cần chú ý\r\nvề nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
Mẫu 3: Thẻ hồ\r\nsơ đăng ký hộ tịch
\r\n\r\n| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) \r\n | \r\n |
| \r\n Số:.. | \r\n |
| \r\n HỒ\r\n SƠ...(3) \r\n | \r\n |
| \r\n Thành\r\n phần hồ sơ gồm: \r\n | \r\n |
| \r\n 1. ………………. \r\n | \r\n \r\n □ \r\n | \r\n
| \r\n 2. ………………. \r\n | \r\n \r\n □ \r\n | \r\n
| \r\n 3. ………………. \r\n | \r\n \r\n □ \r\n | \r\n
| \r\n 4. ……………….. \r\n | \r\n \r\n □ \r\n | \r\n
| \r\n ….. \r\n | \r\n \r\n \r\n | \r\n
Ghi chú:
\r\n\r\nThẻ hồ sơ được in trên khổ giấy A8\r\n(kích thước 74mm x 52mm).
\r\n\r\nHướng dẫn cách ghi:
\r\n\r\n(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức hình\r\nthành tài liệu.
\r\n\r\n(2) Ghi số thứ tự của hồ sơ trong\r\nnăm. Ví dụ: Số: 01/2016, số: 85/2016
\r\n\r\n(3) Ghi tên cụ thể từng loại Hồ sơ.\r\nVí dụ: Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Hồ sơ Đăng ký kết hôn...
\r\n\r\n- 1, 2, 3, 4 ...: Liệt kê thành phần\r\nhồ sơ cụ thể theo quy định đối với từng loại hồ sơ hộ tịch. Ví dụ: Đối với hồ\r\nsơ Khai sinh thành phần gồm có:
\r\n\r\n+ Giấy chứng sinh.
\r\n\r\n+ Tờ khai,
\r\n\r\n+ ....
\r\n\r\n- Kiểm tra những loại hồ sơ nào có\r\ntrong thành phần hồ sơ thì đánh dấu X vào ô vuông.
\r\n\r\n- Bấm Thẻ hồ sơ chung với thành phần\r\nhồ sơ.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n 1. Mẫ | \r\n \r\n Ghi\r\n chú: \r\nMẫu\r\n nhãn hộp: \r\na) Hình dạng: Hình chữ nhật \r\nb) Kích thước: Dài 120mm, rộng:\r\n 90mm \r\nc) Các thông tin trên nhãn và kỹ\r\n thuật trình bày (theo mẫu) \r\n | \r\n
| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) \r\n\r\n TÊN SỔ... (2) \r\n\r\n HỘP SỐ…. (3) \r\nTừ\r\n năm ….. Đến năm ..... \r\n\r\n Từ Sổ số …. \r\nĐến Sổ số …… \r\n | \r\n |
| \r\n 2. Mẫ | \r\n |
| \r\n TÊN\r\n CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) \r\n\r\n HỒ SƠ … (2) \r\n\r\n HỘP SỐ … (3) \r\nNăm\r\n …… \r\n\r\n Từ hồ sơ số …. \r\nĐến hồ sơ số …. \r\n | \r\n \r\n Hướng dẫn cách ghi nhãn hộp: \r\n(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức hình\r\n thành tài liệu.(2) Ghi tên cụ thể của từng loại Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ\r\n tịch, Ví dụ: \r\n- Sổ Đăng ký khai sinh, Sổ Đăng ký\r\n kết hôn... \r\n- Hồ sơ Đăng ký khai sinh, Hồ sơ\r\n Đăng ký kết hôn... \r\n(3) Ghi số thứ tự hộp. Ví dụ: Hộp số\r\n 01, Hộp số 02... \r\n | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 2332/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 08/07/2016 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 2332/HD-SNV |
| Loại văn bản | Hướng dẫn |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 08/07/2016 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |