Công văn 1192/STC-VP năm 2019 về tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ do Sở Tài chính Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

THÔNG BÁO

VỀ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC BẢO VỆ, BẢO QUẢN AN TOÀN TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

Căn cứ công văn số 566/SNV-CCVTLT ngày 19/02/2019 của Sở Nội vụ về tăng cường công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Nhằm thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của cơ quan, đề nghị Lãnh đạo các phòng, ban và Chi cục Tài chính doanh nghiệp thực hiện nghiêm một số nội dung như sau:

1. Đối với các phòng, ban và Chi cục Tài chính doanh nghiệp:

Đề nghị Lãnh đạo các phòng, ban và Chi cục Tài chính doanh nghiệp thuộc Sở Tài chính (sau đây gọi chung là đơn vị) có trách nhiệm phối hợp thực hiện tốt công tác phòng, chống cháy - nổ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu tại đơn vị mình, cụ thể:

- Thường xuyên quan tâm, kiểm tra, nhắc nhở cán bộ công chức trong việc bảo quản hồ sơ, tài liệu tại nơi làm việc cũng như tại kho lưu trữ riêng của đơn vị mình. Hồ sơ tài liệu đang sử dụng cần được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp đảm bảo có thể di chuyển dễ dàng khi có sự cố xảy ra.

- Đối với những hồ sơ đã giải quyết xong và đến hạn đưa vào lưu trữ thì phải sắp xếp, chỉnh lý hồ sơ, tài liệu để đưa vào lưu trữ theo đúng quy định.

- Đối với kho lưu trữ hồ sơ cần trang bị đầy đủ các phương tiện phòng cháy chữa cháy đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ sử dụng khi có yêu cầu.

- Thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ công chức trong đơn vị thực hiện nghiêm các quy định về phòng cháy chữa cháy.

- Thường xuyên kiểm tra việc sử dụng các thiết bị làm việc và thiết bị điện..., nếu có hiện tượng bất ổn xảy ra phải báo ngay cho người có trách nhiệm hoặc báo cho Văn phòng Sở để kịp thời xử lý nhằm hạn chế mức thấp nhất thiệt hại về người, về tài sản của cá nhân và của tập thể.

2. Đối với các tổ chức, đơn vị trong khuôn viên của Sở:

- Người đứng đầu hoặc người phụ trách trực tiếp có trách nhiệm phối hợp, chấp hành đầy đủ các quy định về phòng chống cháy - nổ. Thường xuyên kiểm tra thiết bị sử dụng điện... để phát hiện và xử lý kịp thời các sự cố (nếu có), tuyệt đối không để xảy ra cháy nổ.

- Nhắc nhở nhân viên hoặc người làm công của mình giữ gìn vệ sinh chung, trật tự, an toàn trong khuôn viên hoạt động để không làm ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan Sở Tài chính.

- Có trách nhiệm phối hợp thực hiện các nội dung - quy chế có liên quan đến công tác phòng chống cháy - nổ trong khuôn viên theo quy định hiện hành.

3. Văn phòng Sở, Phòng quản lý Công sản (03 kho tài sản), Chi cục Tài chính doanh nghiệp:

- Thu thập, bảo quản tài liệu và phân loại tài liệu còn hoặc đã hết giá trị dựa vào bảng thời hạn quy định theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; Thông tư 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính Quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính. Riêng đối với những tài liệu đã hết giá trị thì tiêu hủy theo đúng quy định.

- Trang bị kệ sắt lưu trữ hồ sơ theo đúng quy cách, định kỳ xử lý mối mọt, hút bụi, vệ sinh nhằm đảm bảo an toàn tài liệu trong kho lưu trữ. Nếu như phát hiện có tình trạng mối xông phải đề xuất diệt trừ dứt điểm tránh để lây lan. Đề xuất sửa chữa kịp thời kho lưu trữ nếu có hiện tượng thấm dột, mối mọt.

- Rà soát cập nhật lại Phương án phòng cháy chữa cháy hiện có để bổ sung thêm nội dung phòng cháy chữa cháy và phòng chống lụt bão của kho lưu trữ cho phù hợp. Đề xuất cử CBCC tham dự các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ về những kiến thức cơ bản của công tác phòng chống cháy - chữa cháy và các nguyên tắc phòng ngừa cháy - nổ, tập huấn thao tác cứu hộ, cứu nạn, thoát hiểm v.v... cho lực lượng phòng cháy - chữa cháy của cơ quan để ứng phó kịp thời khi có sự cố xảy ra.

- Niêm yết các quy định, biện pháp về phòng cháy - chữa cháy trong khuôn viên của cơ quan để cán bộ công chức của cơ quan, các tổ chức - đơn vị và Căn tin biết, thực hiện đúng quy định (nội quy số 3161/STC-VP ngày 21/4/2017 của Sở Tài chính về nội quy phòng cháy chữa cháy).

- Thường xuyên kiểm tra các thiết bị phòng cháy - chữa cháy như: họng nước, vòi nước chữa cháy, bình chữa cháy... đảm bảo đặt đúng vị trí quy định, dễ thấy, dễ lấy và sử dụng tốt khi có sự cố xảy ra; đồng thời phải theo dõi và đề xuất sửa chữa, mua sắm trang thiết bị phòng cháy - chữa cháy khi phát hiện hư hỏng hoặc đến thời hạn thay thế bảo dưỡng theo quy định.

- Định kỳ hàng tháng thực hiện kiểm tra thiết bị sử dụng điện tại các phòng ban, tủ điện của cơ quan. Nếu phát hiện các ổ cắm, phích cắm, jack cắm hoặc mối nối bị lỏng, hở phải tiến hành sửa chữa khắc phục ngay nhằm tránh hiện tượng hồ quang điện gây cháy.

- Thường xuyên nhắc nhở, kiểm tra và thực hiện các quy định - nội quy - quy chế liên quan đến công tác phòng chống cháy - nổ.

- Định kỳ có kế hoạch kiểm tra kho lưu trữ hồ sơ tài liệu tránh ẩm ướt, mối mọt, kiểm tra các rãnh thoát nước, máng xối trong khuôn viên cơ quan và báo cáo Ban Giám đốc vào ngày 05 đầu mỗi quý. Nếu có sự cố thì phải kịp thời báo cáo ngay cho Ban Giám đốc để xem xét, chỉ đạo xử lý. Định kỳ hàng quý thực hiện xịt mối, vệ sinh, hút bụi tại liệu tại các kho lưu trữ.

Đề nghị Lãnh đạo các phòng, ban, Chi cục Tài chính doanh nghiệp, các cá nhân và các đơn vị thực hiện tốt những nội dung nêu trên./.