Chương trình 31/CTr-UBND thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 do Ủy ban nhân dân Quận 5, thành phố Hồ Chí Minh ban hành

CHƯƠNG TRÌNH

THỰC HIỆN NHIỆM VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ NĂM 2012

Thực hiện Công văn số 55/VTLTNN-NVĐP ngày 18 tháng 01 năm 2012 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 đối với các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Công văn số 193/SNV-CCVTLT ngày 23 tháng 02 năm 2012 của Sở Nội vụ về xây dựng phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2012; Ủy ban nhân dân quận 5 xây dựng Chương trình công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 với các nội dung như sau:

I. Những nhiệm vụ trọng tâm:

Trong năm hướng dẫn các đơn vị trực thuộc lập kế hoạch cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại đơn vị nhằm tổ chức tốt việc thu và giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

Tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo Hướng dẫn số 207/HD-SNV ngày 27 tháng 02 năm 2012 của Sở Nội vụ về tổ chức quản lý kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ thuộc Ủy ban nhân dân quận, huyện;

Tiếp tục đầu tư xây dựng, cải tạo và nâng cấp kho lưu trữ của quận, phường (hiện nay có 06/15 trụ sở Ủy ban nhân dân phường được xây dựng mới, đảm bảo bố trí kho chuyên dụng đúng quy định). Định kỳ kiểm tra việc thực hiện, bảo quản tài liệu lưu trữ, trang thiết bị phục vụ bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của đơn vị.

II. Những nhiệm vụ thường xuyên:

1. Công tác tổ chức và cán bộ:

Bố trí, tăng cường đủ số lượng và chất lượng cán bộ để làm tốt công tác quản lý Nhà nước về văn thư, lưu trữ của quận.

Tiếp tục kiện toàn tổ chức, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị bố trí, tăng cường công chức, viên chức đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ để làm tốt công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn.

Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong các đơn vị từ phòng ban, đơn vị thuộc quận đến Ủy ban nhân dân 15 phường.

Thực hiện chế độ tiền lương và chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo quy định.

2. Xây dựng và ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ:

Quận đã ban hành Công văn về tăng cường công tác PCCC, phòng chống mối mọt và bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ (số 983/NV ngày 08 tháng 11 năm 2011).

Hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào kho Lưu trữ quận lập kế hoạch tổ chức thực hiện việc lưu trữ và bảo quản tài liệu.

Kế hoạch kiểm tra định kỳ 6 tháng công tác văn thư, lưu trữ.

Tiếp tục xây dựng và ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của quận (theo Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31 tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân Thành phố về ban hành Quy chế (mẫu) công tác văn thư, lưu trữ).

3. Về chỉ đạo, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị tổ chức thuộc quận:

Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức, đơn vị phòng ban và Ủy ban nhân dân 15 phường với các nội dung như sau:

a) Công tác văn thư:

Căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản chỉ đạo của Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước; Sở Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ), Ủy ban nhân dân quận 5 tổ chức triển khai hướng dẫn các nội dung công việc:

Công tác tổ chức, cán bộ (về tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các chế độ đối với cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Nhà nước);

Thực hiện và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị trực thuộc về công tác soạn thảo và ban hành văn bản theo quy định.

Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định;

Quản lý văn bản đi, văn bản đến;

Quản lý và sử dụng con dấu theo đúng các quy định của Nhà nước;

Thực hiện định kỳ chế độ báo cáo, thống kê Nhà nước về văn thư, lưu trữ theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và 14/2005/QĐ-BNV của Bộ Nội vụ.

b) Công tác lưu trữ:

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu:

Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức trong việc lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đúng thời hạn và thủ tục;

Thực hiện và hướng dẫn các đơn vị tổ chức xác định giá trị tài liệu, thành lập Hội đồng tiêu hủy tài liệu hết giá trị.

- Bảo quản, thống kê tài liệu lưu trữ:

Đầu tư các trang thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như: phương tiện báo cháy, phương tiện chống đột nhập; máy điều hòa không khí, máy hút ẩm; giá, hộp, cặp đựng tài liệu, bìa hồ sơ,...;

Thường xuyên thực hiện chế độ vệ sinh kho; thông gió hoặc duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu để kéo dài tuổi thọ của tài liệu;

Thực hiện chế độ kiểm kê, thống kê tài liệu và thực hiện báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ.

Trên đây là chương trình công tác văn thư, lưu trữ năm 2012, trong quá trình thực hiện Ủy ban nhân dân quận 5 sẽ cụ thể hóa các nội dung và triển khai đến các cơ quan, đơn vị để thực hiện.

Trên cơ sở nội dung chương trình này, các Phòng Ban chuyên môn, đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân 15 phường xây dựng chương trình và triển khai thực hiện công tác văn thư, lưu trữ năm 2012 phù hợp với đặc điểm của từng đơn vị./.