| Số hiệu | 5411/BC-SNV |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/12/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
| \r\n ỦY BAN NHÂN DÂN | \r\n \r\n CỘNG\r\n HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM | \r\n
| \r\n Số: 5411 | \r\n \r\n Thành\r\n phố Hồ Chí Minh, ngày 31 tháng 12 năm | \r\n
\r\n\r\n\r\n\r\n
Căn cứ Kế hoạch số 182/KH-SNV ngày 14\r\ntháng 01 năm 2019 của Sở Nội vụ về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ\r\nvà quản lý tài liệu lưu trữ năm 2019, Sở Nội vụ tổ chức thực hiện đạt kết quả\r\nnhư sau:
\r\n\r\nI. CÔNG TÁC QUẢN\r\nLÝ VĂN THƯ, LƯU TRỮ
\r\n\r\n\r\n\r\na) Trong năm 2019, đã tổ chức triển\r\nkhai, giới thiệu và hướng dẫn thực hiện các văn bản mới quy định về công tác\r\nVTLT trên Trang thông tin điện tử Chi cục Văn thư - Lưu trữ, gồm: Thông tư số\r\n01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định\r\nquy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các\r\nchức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý\r\ncông việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01\r\nnăm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào\r\nvà yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử.
\r\n\r\nb) Kịp thời thông tin về các văn bản\r\nvà hoạt động của ngành VTLT trên Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư -\r\nLưu trữ.
\r\n\r\nc) Tổ chức Hội nghị công tác VTLT và\r\ntriển khai các văn bản mới cho cán bộ lãnh đạo, công chức, viên chức; tập huấn\r\ncho hơn 2.000 lượt cán bộ, công chức, viên chức làm công tác VTLT tại các cơ\r\nquan, tổ chức trên địa bàn Thành phố.
\r\n\r\n2. Tham mưu xây dựng,\r\nban hành và triển khai thực hiện văn bản
\r\n\r\na) Tham mưu trình Ủy ban nhân dân\r\nThành phố ban hành các văn bản chỉ đạo chuyên môn, các báo cáo về nghiệp vụ\r\nVTLT: Quyết định ủy quyền cho Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở\r\nNội vụ thực hiện một số nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; Quyết định ban\r\nhành Danh mục thành phần hồ sơ, tài liệu cơ quan cấp huyện nộp lưu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử Thành phố; Công văn chỉ đạo xây dựng phương hướng nhiệm vụ\r\ncông tác văn thư, lưu trữ năm 2019; Công văn chỉ đạo về triển khai thực hiện\r\nThông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
\r\n\r\nb) Sở Nội vụ ban hành các văn bản về\r\nquản lý và hướng dẫn nghiệp vụ VTLT như: Quy trình "Thẩm định Danh mục tài\r\nliệu hết giá trị" của cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử Thành phố; Quy trình thẩm định, phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu\r\nnộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố trực thuộc Chi cục Văn thư -\r\nLưu trữ; Quyết định ban hành quy trình giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm\r\nLưu trữ Lịch sử trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ; Hướng dẫn thực hiện công\r\ntác bảo quản tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức; Công văn xác định nguồn\r\ntài liệu thuộc phông Ủy ban nhân dân, cơ quan chuyên môn quận, huyện và lựa chọn\r\nthành phần hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử; Hướng dẫn tiếp\r\nnhận và hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu giấy tại Lưu trữ cơ quan; Hướng dẫn về thể\r\nthức văn bản ký thừa ủy quyền đối với Trưởng phòng chuyên môn được Chủ tịch Ủy\r\nban nhân dân quận, huyện ủy quyền thực hiện nhiệm vụ; Hướng dẫn về trách nhiệm\r\nkiểm tra chất lượng chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;\r\nCông văn về việc xác định, phân phông lưu trữ cơ quan trong quá trình phân loại,\r\nchỉnh lý tài liệu lưu trữ....
\r\n\r\n3. Công tác kiểm\r\ntra việc thực hiện chế độ quy định về VTLT
\r\n\r\nThực hiện chức năng quản lý nhà nước\r\nvề VTLT trên địa bàn, trong năm 2019, Sở Nội vụ giao Chi cục Văn thư - Lưu trữ\r\ntổ chức thực hiện Kế hoạch kiểm tra công tác VTLT tại 12 cơ quan, tổ chức, gồm:\r\nSở Kế hoạch và Đầu tư; Viện Nghiên cứu phát triển; Công ty TNHH
4. Công tác đào tạo,\r\nbồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ VTLT
\r\n\r\nSở Nội vụ tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ\r\ncông tác VTLT tại 20 cơ quan, tổ chức gồm: Công ty TNHH MTV Phát triển Công\r\nnghiệp Tân Thuận; Công ty TNHH MTV Quản lý Khai thác dịch vụ Thủy lợi; Sở Công\r\nThương; Sở Khoa học và Công nghệ; Sở Lao động - Thương binh và Xã hội; Trung\r\ntâm Truyền thông giáo dục sức khỏe; Ban Quản lý đường sắt đô thị; Trường Cao đẳng\r\nnghề Nguyễn Hữu Cảnh; UBND huyện Hóc Môn, Nhà Bè, Bình\r\nChánh; UBND Quận 1, 6, 7, 11, quận Bình Tân, Tân Phú, Quận Thủ Đức;\r\nUBND Phường 5, 12 - quận Bình Thạnh, UBND Phường 12 - Quận 5.
\r\n\r\nPhối hợp với Phân hiệu Trường Đại học\r\nNội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức 01 lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn\r\nthư, lưu trữ cho các viên chức, người lao động tại các cơ quan, đơn vị sự nghiệp\r\ncó 25 người tham dự.
\r\n\r\n5. Hiện đại hóa\r\ncông tác VTLT
\r\n\r\na) Thường xuyên cập nhật thông tin và\r\nđưa tin lên Website Chi cục Văn thư - Lưu trữ phục vụ công tác tuyên truyền, phổ\r\nbiến nâng cao nhận thức về vai trò, vị trí công tác VTLT nhất là giá trị tài liệu\r\nlưu trữ, góp phần phục vụ công tác trao đổi thông tin, hướng dẫn chuyên môn,\r\nnghiệp vụ chuyên ngành VTLT.
\r\n\r\nb) Công văn về hình thức chữ ký số của\r\nngười có thẩm quyền và của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản điện tử theo quy định\r\ntại Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
\r\n\r\nc) Công văn chỉ đạo về triển khai thực\r\nhiện Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
\r\n\r\n6. Về công tác thẩm\r\nđịnh Danh mục tài liệu hết giá trị
\r\n\r\nTrong năm, Chi cục đã tổ chức thẩm định,\r\nđồng ý cho phép tiêu hủy 5.017 mét tài liệu của 10 cơ quan: Cục Hải quan; Chi cục\r\nThuế Quận 1, quận Tân Bình, Bình Tân; Phòng Tư pháp Quận 1, 4, quận Phú Nhuận,\r\nTân Bình, Bình Thạnh; Kho Bạc nhà nước Quận 1; Liên hiệp\r\nHTX Thương mại Thành phố; Cảng vụ đường thủy nội địa.
\r\n\r\n7. Công tác cải cách\r\nhành chính trong lĩnh vực VTLT
\r\n\r\na) Thực hiện công khai, niêm yết thủ\r\ntục hành chính lĩnh vực lưu trữ: Thủ tục hành chính về cấp Chứng chỉ hành nghề\r\nlưu trữ; Thủ tục hành chính về Cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Thủ tục\r\nhành chính về Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của các cơ quan, tổ chức\r\nthuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
\r\n\r\nb) Năm 2019, đã thực hiện cấp 02 Chứng\r\nchỉ hành nghề lưu trữ; thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị của 10 cơ quan,\r\nđơn vị đúng quy trình và thời gian quy định.
\r\n\r\n8. Công tác quản\r\nlý hoạt động dịch vụ lưu trữ
\r\n\r\na) Tổ chức, tiếp nhận đăng ký thông\r\ntin hoạt động dịch vụ lưu trữ đối với 02 doanh nghiệp trên địa\r\nbàn Thành phố. Tính đến nay đã có 17 cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký.
\r\n\r\nb) Phối hợp kiểm tra chất lượng thực\r\nhiện dịch vụ lưu trữ 13 lượt tại các cơ quan, tổ chức và đề nghị bổ sung hoàn\r\nchỉnh các nội dung công việc.
\r\n\r\nc) Thực hiện thẩm định 07 hồ sơ năng\r\nlực của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện dịch vụ lưu trữ.
\r\n\r\n9. Thực hiện dự\r\nán, đề án, kế hoạch của Thành phố
\r\n\r\na) Về Dự án xây dựng Trung tâm Lưu trữ\r\nThành phố
\r\n\r\nĐến nay, công trình xây dựng trung\r\ntâm Lưu trữ Thành phố đang vào giai đoạn hoàn thiện và lắp đặt các trang thiết\r\nbị, dự kiến tháng 6 năm 2020 hoàn thành đưa vào khai thác, sử dụng.
\r\n\r\nb) Đề án chỉnh\r\nlý tài liệu tồn đọng
\r\n\r\nThực hiện Quyết định số 5663/QĐ
- Theo Đề án, năm 2019 sẽ tiến hành\r\nchỉnh lý đối với 07 cơ quan, tổ chức\r\nbao gồm: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Tài nguyên và Môi trường, Sở Quy hoạch - Kiến\r\ntrúc, Ban Thi đua - Khen thưởng, Chi cục Kiểm lâm, Chi cục Phòng chống tệ nạn\r\nxã hội và Thanh tra Sở Xây dựng. Đến nay, đã có 06/07 cơ quan, tổ chức lựa chọn\r\nnhà thầu thực hiện chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng: Sở Văn hóa và Thể thao, Sở\r\nTài nguyên và Môi trường, Ban Thi đua - Khen thưởng; Chi cục Kiểm lâm, Chi cục\r\nPhòng chống tệ nạn xã hội và Thanh tra Sở Xây dựng. Sở Quy hoạch và Kiến trúc đề\r\nnghị tiến hành chỉnh lý vào năm\r\n2020 do còn một số khó khăn.
\r\n\r\n- Có 24/24 quận, huyện đã tiến hành\r\nchỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng.
\r\n\r\nc) Đề án thu thập\r\nhồ sơ, tài liệu
\r\n\r\nThực hiện Quyết định số 559/QĐ-UBND\r\nngày 06 tháng 02 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Đề án thu\r\nthập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm\r\nLưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022: Xây dựng kế hoạch\r\nthực hiện các nhiệm vụ trọng tâm năm 2019 của Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của\r\ncác cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố\r\nHồ Chí Minh giai đoạn 2018 - 2022.
\r\n\r\nd) Kế hoạch tăng cường công tác quản\r\nlý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại phường, xã, thị trấn
\r\n\r\nThực hiện Quyết định số 3731/QĐ-UBND\r\nngày 31 tháng 8 năm 2019 của Ủy ban nhân dân Thành phố về phê duyệt Kế hoạch\r\ntăng cường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân\r\nphường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh:
\r\n\r\n- Tổ chức kiểm tra tiến độ thực hiện\r\nvà báo cáo sơ kết giai đoạn 1.
\r\n\r\n- Có 24/24 UBND quận, huyện triển\r\nkhai, ban hành kế hoạch chỉ đạo thực hiện.
\r\n\r\n- Có 26 UBND phường, xã, thị trấn thí\r\nđiểm giai đoạn 1 và được kiểm tra bao gồm: phường Tân Định, Quận 1; Phường 11,\r\nQuận 3; Phường 3, Quận 4; Phường 12, Quận 5; Phường 4 và 14, Quận 6; phường Tân\r\nThuận Đông, Quận 7; Phường 3, Quận 8; phường Hiệp Phú, Quận 9; Phường 2, 6 và\r\n14, Quận 10; Phường 1, Quận 11; phường Tân Chánh Hiệp, Quận 12; phường An Lạc,\r\nquận Bình Tân; phường Tân Quý, quận Tân Phú; Phường 10, quận Gò Vấp; xã Long\r\nHòa, Bình Khánh, Thạnh An, An Thới Đông và thị trấn Cần Thạnh,\r\nhuyện Cần Giờ; xã An Phú Tây và Vĩnh Lộc B, huyện Bình Chánh; xã Long Thới, huyện\r\nNhà Bè; xã Thới Tam Thôn, huyện Hóc Môn.
\r\n\r\n\r\n\r\na) Tổ chức các Hội nghị
\r\n\r\n- Hội nghị công tác văn thư, lưu trữ\r\nnăm 2019
\r\n\r\n- Hội nghị triển khai Kế hoạch tăng\r\ncường công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại UBND phường, xã, thị\r\ntrấn trên địa bàn Thành phố.
\r\n\r\n- Hội nghị triển khai thực hiện Đề án\r\nthu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử.
\r\n\r\n- Hội nghị Hướng dẫn thực hiện công\r\ntác chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng.
\r\n\r\nb) Chi cục Văn thư - Lưu trữ tổ chức\r\ncho 40 cán bộ, công chức, viên chức làm công tác VTLT tại các sở, ban, ngành,\r\nquận, huyện tham quan học tập, kinh nghiệm công tác VTLT tại Trung tâm Lưu trữ\r\nquốc gia IV và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Lâm Đồng.
\r\n\r\n\r\n\r\n1. Công tác thu\r\nthập chỉnh lý tài liệu
\r\n\r\n- Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu triển lãm\r\nvới chủ đề “Dấu ấn kiến trúc Pháp ở Sài Gòn - Thành phố Hồ Chí Minh” vào Trung\r\ntâm Lưu trữ lịch sử.
\r\n\r\n- Thực hiện nhập mục lục hồ sơ, tài\r\nliệu thuộc phông Ban Quản lý Người tỵ nạn theo kế hoạch đề ra, đạt 4.500 văn bản.
\r\n\r\n- Hoàn tất thay hộp tại Kho Lưu trữ\r\ntheo Kế hoạch năm 2019: 500 hộp.
\r\n\r\n- Hoàn thành nhập Danh mục tài liệu\r\ncó chỉ dấu các mức độ “mật” đạt 5.460 tài liệu với tổng số 67 hộp.
\r\n\r\n- Chỉnh lý 120 mét giá tài liệu của Ủy\r\nban nhân dân Thành phố theo Kế hoạch năm 2019, kết quả: Nhập 10.000 văn bản và\r\nchỉnh lý hoàn chỉnh 40 mét giá tài liệu.
\r\n\r\n- Thực hiện nhập mục lục Quyết định của\r\nChủ tịch Ủy ban nhân dân Thành phố về việc đưa người vào cơ sở chữa bệnh theo kế\r\nhoạch là 831 văn bản (đến nay nhập được 6.790/10.000 tài liệu).
\r\n\r\n2. Công tác bảo\r\nquản tài liệu
\r\n\r\nThường xuyên kiểm tra kho tàng, hệ thống\r\ncamera quan sát, đề xuất các biện pháp bảo quản an toàn đối với tài liệu lưu trữ,\r\nkiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy, phòng chống nấm mốc;\r\nthực hiện vệ sinh Kho Lưu trữ, phun thuốc trừ mối mọt bảo vệ tài liệu.
\r\n\r\n- Hoàn tất vệ sinh kho (quý I, II,\r\nIII/2019) và phun thuốc trừ mối mọt bảo vệ tài liệu lần thứ 1 theo Kế hoạch năm\r\n2019.
\r\n\r\n- Kiểm tra định kỳ Kho, hệ thống\r\ncamera quan sát, đề xuất các biện pháp bảo đảm an toàn đối với tài liệu lưu trữ,\r\nkiểm tra hệ thống phòng cháy, chữa cháy.
\r\n\r\n3. Hoạt động dịch\r\nvụ lưu trữ
\r\n\r\nLập dự toán, báo giá dịch vụ chỉnh\r\nlý, số hóa tài liệu và cung ứng vật tư, văn phòng phẩm theo yêu cầu của các cơ\r\nquan, đơn vị trên địa bàn Thành phố.
\r\n\r\n4. Công tác phục\r\nvụ sử dụng tài liệu
\r\n\r\n- Tiếp 151 lượt khách yêu cầu chứng\r\nthực tài liệu.
\r\n\r\n- Cấp 347 văn bản theo yêu cầu của\r\ncác cơ quan, tổ chức và cá nhân (trong đó, có 313 văn bản yêu cầu chứng thực\r\ntài liệu và 34 văn bản thuộc đối tượng chính sách) và 82 văn bản yêu cầu sao\r\ntài liệu.
\r\n\r\nIII. HOẠT ĐỘNG VTLT TẠI CÁC CƠ\r\nQUAN, TỔ CHỨC
\r\n\r\n1. Công tác\r\ntuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật về VTLT
\r\n\r\nCác cơ quan, tổ chức đã chủ động lồng\r\nghép việc triển khai, tuyên truyền, phổ biến các văn bản mới quy định về công\r\ntác VTLT hoặc tổ chức tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác VTLT.
\r\n\r\n2. Tổ chức thực\r\nhiện các quy định pháp luật và ban hành các văn bản
\r\n\r\na) Về chế độ thông tin báo cáo định kỳ
\r\n\r\nTrong năm, có 24/24 quận, huyện;\r\n23/55 các sở, ban, ngành và 01/34 công ty thực hiện việc báo cáo định kỳ; báo\r\ncáo thống kê công tác VTLT và tài liệu lưu trữ gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
\r\n\r\nb) Về xây dựng phương hướng nhiệm vụ
\r\n\r\nCó 24/24 quận, huyện, 16/61 sở, ban,\r\nngành và 04/36 Tổng Công ty, Công ty thực hiện việc xây dựng kế hoạch, phương\r\nhướng nhiệm vụ công tác VTLT.
\r\n\r\nc) Về ban hành văn bản
\r\n\r\nTrong năm 2019, các cơ quan, tổ chức\r\nđã rà soát, sửa đổi, bổ sung và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo triển khai\r\nthực hiện công tác VTLT.
\r\n\r\nd) Công tác kiểm tra, hướng dẫn việc\r\nthực hiện các quy định về VTLT
\r\n\r\nCông tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ\r\nvề VTLT tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc đã được các cơ quan, tổ chức quan\r\ntâm và chủ động triển khai thực hiện bằng hình thức lồng ghép vào công tác kiểm\r\ntra hàng năm của đơn vị. Có 12/24 quận, huyện phối hợp công tác kiểm tra công vụ,\r\ncải cách hành chính với công tác VTLT.
\r\n\r\nđ) Về bố trí xây dựng Kho Lưu trữ và\r\nbảo quản tài liệu
\r\n\r\nThực hiện ý kiến chỉ đạo của UBND\r\nThành phố, đa số các cơ quan, tổ chức đã bố trí kho lưu trữ và trang thiết bị cần\r\nthiết phục vụ công tác bảo quản tài liệu như: giá, hộp, cặp, máy hút bụi, máy\r\nđiều hòa, máy hút ẩm; đa số các cơ quan, tổ chức đã triển khai thực hiện tốt chế\r\nđộ vệ sinh kho tàng và tài liệu, phòng chống mối mọt,\r\nphòng chống cháy nổ, thiên tai tại các cơ quan, tổ chức và xây dựng kế hoạch,\r\nhướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện đảm bảo an toàn tài liệu.
\r\n\r\ne) Tổ chức sử dụng tài liệu: Các cơ\r\nquan, tổ chức đã phục vụ kịp thời, có hiệu quả cho công tác cấp bản sao tài liệu\r\nlưu trữ; ngoài ra còn cung cấp tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác thanh tra,\r\nkiểm tra.
\r\n\r\n\r\n\r\n\r\n\r\nThực hiện các quy định của pháp luật,\r\nsự quan tâm của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, đặc biệt là sự chỉ\r\nđạo của UBND Thành phố, lĩnh vực VTLT của Thành phố đạt được
a) Công tác VTLT luôn được Ủy ban\r\nnhân dân Thành phố quan tâm, tạo điều kiện phát triển.
\r\n\r\nb) Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu\r\ntrữ đã tập trung đầu tư nghiên cứu tham mưu xây dựng trình UBND Thành phố ban\r\nhành văn bản hướng dẫn chuyên sâu về nghiệp vụ VTLT, từng bước bổ sung, hoàn\r\nthiện hệ thống văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ tạo thuận lợi cho các cơ\r\nquan, tổ chức trên địa bàn thực hiện thống nhất.
\r\n\r\nc) Các cơ quan, tổ chức đã ban hành\r\ncác kế hoạch, đề án và tiến hành chỉ
d) Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức đã\r\ncó nhận thức đúng hơn về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của công tác VTLT và\r\nviệc quản lý tài liệu lưu trữ. Từ đó, đã quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, kinh\r\nphí, biên chế nhân sự và tạo điều kiện cho công tác này phát triển.
\r\n\r\nđ) Việc hiện đại hóa, ứng dụng công\r\nnghệ thông tin vào công tác VTLT tại các cơ quan, tổ chức được chú trọng, đáp ứng\r\nnhu cầu tra tìm, khai thác văn bản đi, đến.
\r\n\r\n\r\n\r\na) Công chức, viên chức làm công tác\r\nVTLT có chuyên môn nghiệp vụ chưa đồng đều, cơ sở vật chất, phương tiện, điều\r\nkiện làm việc chưa được trang bị đầy đủ, hiện đại; kiêm nhiệm nhiều công tác\r\nkhác, chưa đầu tư nhiều cho công tác VTLT nên chất lượng, hiệu quả chưa cao.
\r\n\r\nb) Cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư\r\ncho công tác VTLT còn nhiều hạn chế, nhất là kho lưu trữ và trang thiết bị bảo\r\nquản tài liệu ở một số cơ quan, tổ chức còn thiếu hoặc chưa đúng quy định.
\r\n\r\nc) Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ\r\nsơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện nghiêm túc.
\r\n\r\nd) Một số UBND quận, huyện chưa kịp\r\nthời quan tâm ban hành kế hoạch tăng cường công tác VTLT tại UBND phường, xã,\r\nthị trấn; một số Phòng Nội vụ quận, huyện chưa quan tâm đôn đốc, hướng dẫn, kiểm\r\ntra UBND phường, xã, thị trấn ban hành, thực hiện Kế hoạch; Mặc dù đa số UBND\r\nphường, xã, thị trấn đã ban hành Kế hoạch triển khai, thực hiện, nhưng lãnh đạo\r\nchưa quan tâm chỉ đạo xuyên suốt, kịp thời nên công tác lập hồ sơ công việc, chỉnh\r\nlý tài liệu tồn đọng chưa được thực hiện tốt; đa số UBND phường, xã, thị trấn\r\nkhông đủ kinh phí kết dư để chỉnh lý tài liệu tồn đọng.
\r\n\r\nđ) Một số cơ quan, tổ chức chưa quan\r\ntâm thực hiện đúng chế độ thông tin, báo cáo, chất lượng báo cáo, thống kê chưa\r\nđạt yêu cầu gây khó khăn trong việc tổng hợp, cũng như nắm chắc tình hình thực\r\ntế về công tác VTLT.
\r\n\r\ne) Công tác quản lý tài liệu điện tử\r\ntại các cơ quan, tổ chức còn nhiều khó khăn, bất cập do phần mềm Quản lý tài liệu\r\nđiện tử tại các cơ quan, tổ chức chưa đáp ứng đầy đủ các\r\nyêu cầu theo quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số
V. NHIỆM VỤ TRỌNG\r\nTÂM CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ NĂM 2020
\r\n\r\n1. Công tác quản\r\nlý nhà nước về VTLT
\r\n\r\na) Xây dựng trình Ủy ban nhân dân\r\nThành phố ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý công tác VTLT.
\r\n\r\nb) Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ\r\ntrong công tác quản lý nhà nước về VTLT
\r\n\r\nTổ chức phổ biến, tuyên truyền triển\r\nkhai các văn bản mới lĩnh vực VTLT.
\r\n\r\nXây dựng ban hành các văn bản hướng dẫn\r\nnghiệp vụ; tổ chức kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định của công tác\r\nVTLT.
\r\n\r\nXây dựng thang điểm thi đua về công\r\ntác VTLT năm 2020 của các cơ quan, tổ chức; xây dựng các kế hoạch chuyên đề về\r\nkiểm tra, đào tạo, học tập kinh nghiệm,...
\r\n\r\nTăng cường công tác kiểm tra việc chấp\r\nhành các quy định về văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\nTăng cường thực hiện việc quản lý hoạt\r\nđộng dịch vụ lưu trữ: Cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; thẩm định năng lực; kiểm\r\ntra hoạt động,...
\r\n\r\nc) Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu\r\ntrữ
\r\n\r\nSau khi Ủy ban nhân dân Thành phố ban\r\nhành công văn chỉ đạo, Chi cục Văn thư - Lưu trữ sẽ phối hợp với Sở Thông tin\r\nvà Truyền thông xây dựng kế hoạch, thực hiện nâng cấp, bổ sung các tính năng\r\ncòn thiếu của phần mềm Quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử của Thành phố để phù hợp\r\nvới quy định tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV và Thông tư số 02/2019/TT-BNV.
\r\n\r\n2. Thực hiện\r\ncác đề án, dự án, kế hoạch
\r\n\r\na) Tiếp tục triển khai thực hiện các\r\nđề án, kế hoạch đã được Thành phố phê duyệt: Đề án nâng cao năng lực đội ngũ\r\ncán bộ, công chức, viên chức làm công tác VTLT của Thành phố Hồ Chí Minh giai\r\nđoạn 2014 - 2020, Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan tổ chức thuộc\r\nnguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn\r\n2018 - 2022; Kế hoạch số hóa tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc\r\nChi cục Văn thư - Lưu trữ năm 2020; Kế hoạch nâng cao hiệu quả công tác VTLT tại\r\nỦy ban nhân dân phường, xã, thị trấn trên địa bàn Thành phố; Đề án chỉnh lý tài\r\nliệu tồn đọng...
\r\n\r\nb) Tham mưu xây dựng các đề án, kế hoạch\r\nmới: bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\nc) Tăng cường quản lý, đôn đốc, đẩy\r\nnhanh tiến độ xây dựng Trung tâm Lưu trữ Thành phố.
\r\n\r\n3. Hoạt động\r\nlưu trữ lịch sử
\r\n\r\na) Tăng cường đẩy nhanh tiến độ xây dựng\r\ncông trình Trung tâm Lưu trữ Thành phố hoàn thành. Tiếp nhận và đưa vào hoạt động.
\r\n\r\nb) Tổ chức di dời hồ sơ, tài liệu về\r\ntrụ sở mới đảm bảo an toàn.
\r\n\r\nc) Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài liệu\r\nnộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố.
\r\n\r\nd) Tổ chức thực hiện giao nhận hồ sơ,\r\ntài liệu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch\r\nsử Thành phố.
\r\n\r\nđ) Thực hiện tốt công tác bảo vệ, bảo\r\nquản, thống kê tài liệu lưu trữ.
\r\n\r\ne) Thực hiện thống kê tài liệu; báo\r\ncáo thống kê định kỳ công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ\r\nlịch sử của Thành phố.
\r\n\r\nh) Thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ,\r\nhệ thống camera quan sát, bảo trì hệ thống phòng cháy, chữa cháy nhằm bảo quản\r\nan toàn tài liệu.
\r\n\r\ni) Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng\r\ntài liệu lưu trữ.
\r\n\r\n4. Các cơ quan,\r\ntổ chức và Ủy ban nhân dân các quận, huyện
\r\n\r\na) Tổ chức thực hiện nghiêm Chỉ thị số\r\n35/CT-TTg ngày 07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công\r\ntác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;\r\nChỉ thị số 11/CT-UBND ngày 11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố về\r\nviệc tăng cường công tác quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức trên\r\nđịa bàn Thành phố.
\r\n\r\nb) Phối hợp tổ chức thực hiện các đề\r\nán, kế hoạch phát triển ngành VTLT Thành phố Hồ Chí Minh.
\r\n\r\nc) Tăng cường bố trí kinh phí cho hoạt\r\nđộng văn thư, lưu trữ theo quy định tại Điều 39 của Luật Lưu trữ: Cải tạo, nâng\r\ncấp, mở rộng kho lưu trữ đảm bảo đủ diện tích và điều kiện để bảo quản an toàn\r\ntài liệu lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo đề án của Thành phố.
\r\n\r\nd) Tổ chức lựa chọn và lập Mục lục hồ\r\nsơ, tài liệu thuộc danh mục tài liệu, thành phần nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ\r\nlịch sử Thành phố theo Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu của các cơ quan, tổ chức\r\nthuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành phố giai đoạn 2018 -\r\n2022.
\r\n\r\nđ) Tập trung đẩy nhanh tiến độ thực\r\nhiện giai đoạn 1 và các giai đoạn tiếp theo của Quyết định số 3731/QĐ-UBND.
\r\n\r\ne) Thực hiện chế độ phụ cấp độc hại\r\ncho những người làm công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
\r\n\r\ng) Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn\r\ncông tác VTLT tại các đơn vị trực thuộc.
\r\n\r\nTrên đây là Báo cáo Tổng kết công tác\r\nVTLT năm 2019 và Phương hướng nhiệm vụ công tác VTLT năm 2020./.
\r\n\r\n\r\n\r\n
| \r\n
| \r\n \r\n GIÁM ĐỐC | \r\n
\r\n\r\n
| Số hiệu | 5411/BC-SNV |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/12/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |
Bạn chưa có tài khoản? Hãy Đăng ký
| Số hiệu | 5411/BC-SNV |
| Loại văn bản | Báo cáo |
| Cơ quan | Sở Nội vụ Thành phố Hồ Chí Minh |
| Ngày ban hành | 31/12/2019 |
| Người ký | Trương Văn Lắm |
| Ngày hiệu lực | |
| Tình trạng |