Công văn 529/TCQLĐĐ-CĐKTK về việc sao và quét Giấy chứng nhận, hồ sơ cấp Giấy chứng nhận để xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính do Tổng cục Quản lý đất đai ban hành

Qua kiểm tra ở một số địa phương cho thấy việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất (Giấy chứng nhận) theo quy định tại Nghị định số 88/2009/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2009 của Chính phủ đã cơ bản đi vào nề nếp, ổn định; việc xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính tại các địa phương đang được đẩy mạnh. Tuy nhiên việc sao Giấy chứng nhận để lưu ở nhiều địa phương chưa được thực hiện đầy đủ, đúng quy định; việc quét Giấy chứng nhận và hồ sơ cấp Giấy chứng nhận ở các địa phương chưa được thực hiện thống nhất. Để khắc phục tình trạng này, Tổng cục Quản lý đất đai đề nghị Giám đốc Sở Tài nguyên và Môi trường chỉ đạo thực hiện một số các công việc sau:

1. Kiểm tra, uốn nắn, chỉ đạo các Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thực hiện nghiêm túc việc sao Giấy chứng nhận để lưu theo đúng quy định tại khoản 1 Điều 31 của Thông tư số 17/2009/TT-BTNMT ngày 21 tháng 10 năm 2009 quy định về giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.

2. Đối với những địa phương đã triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính thì phải thực hiện quét Giấy chứng nhận đã ký để lưu (dưới dạng ảnh) vào cơ sở dữ liệu trước khi trao cho người được cấp.

3. Đối với những địa phương đang xây dựng cơ sở dữ liệu địa chính trên cơ sở số hóa hồ sơ địa chính hiện có thì trước mắt chỉ thực hiện việc quét để lưu (dưới dạng ảnh) vào cơ sở dữ liệu đối với các giấy tờ pháp lý sau đây:

a) Bản lưu hoặc bản sao Giấy chứng nhận đã cấp (nếu có);

b) Các giấy tờ pháp lý về quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất quy định tại Điều 50 của Luật Đất đai và các Điều 8, 9, 10 của Nghị định số 88/2009/NĐ-CP (là căn cứ pháp lý để cấp Giấy chứng nhận);

c) Các hợp đồng hoặc văn bản về chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đã được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật (đối với trường hợp đăng ký biến động);

d) Các giấy tờ chứng minh về việc thực hiện nghĩa vụ tài chính về đất đai.

4. Chỉ đạo hệ thống Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất quản lý đầy đủ, chặt chẽ toàn bộ hồ sơ địa chính và các giấy tờ lập trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký, cấp giấy chứng nhận và đăng ký biến động đất đai để tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, tra cứu trong quá trình giải quyết thủ tục biến động đất đai và giải quyết những vấn đề phát sinh trong công tác quản lý đất đai sau này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc cần phản ánh về Tổng cục Quản lý đất đai để hướng dẫn thực hiện thống nhất./.