Công văn số 696/BHXH-Pthu về việc hướng dẫn bổ sung nghiệp vụ thu do Bảo hiểm xã hội thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Tiếp theo Văn bản số 33/BHXH-Pthu ngày 07/01/2008, Bảo hiểm xã hội thành phố hướng dẫn bổ sung một số vấn đề liên quan đến nghiệp vụ công tác thu BHXH – BHYT bắt buộc như sau:

1. Đóng bổ sung chênh lệch lương do quyết định nâng lương của cấp có thẩm quyền ra chậm:

- Các đơn vị thực hiện chế độ tiền lương theo thang, bảng lương Nhà nước, nếu vì quyết định nâng lương của cấp có thẩm quyền ra chậm, hoặc do sơ sót của cán bộ nghiệp vụ chậm điều chỉnh tiền lương đóng BHXH thì mức truy đóng được tính theo tiền lương tối thiểu chung từng thời kỳ.

- Trường hợp đơn vị thực hiện chế độ tiền lương cho người lao động sai quy định, nay xin điều chỉnh lại cả quá trình dài, liên quan đến nhiều năm trước (nếu có) thì mức truy đóng phải được tính theo tiền lương tối thiểu hiện hành.

2. Quy trình thu đối với doanh nghiệp ngoài quốc doanh có sử dụng dưới 10 lao động:

2.1 Nguyên tắc đóng BHXH, BHYT: đóng theo kỳ hạn quý 1 lần, thời gian đóng từ ngày 1 đến ngày 10 của tháng đầu quý.

2.2 Quy trình thực hiện:

- Đơn vị:

+ Đăng ký thực hiện (theo mẫu).

+ Lập danh sách (3 bản theo mẫu) và nộp tiền vào tài khoản của BHXH quận, huyện. Cơ quan BHXH quận, huyện ký – đóng dấu xác nhận và trả lại đơn vị 1 bản danh sách.

- Cơ quan BHXH quận, huyện:

+ Cập nhật dữ liệu.

+ Cấp thẻ BHYT (theo quý), thẻ có giá trị từ ngày nộp tiền.

+ Cấp sổ mới (đối với trường hợp chưa có sổ), ghi và xác nhận quá trình đóng

BHXH vào sổ theo quy định.

- Nếu đến hạn mà đơn vị không nộp tiền thì chưa cập nhật dữ liệu (lao động, tiền lương và số phải đóng BHXH) trong kỳ, cơ quan BHXH quận, huyện có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở đơn vị thực hiện theo đúng quy định. Khi đơn vị đóng bổ sung thì cập nhật dữ liệu; ghi sổ cho người lao động.

- Không thực hiện cơ chế thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT hàng tháng, quý như những đơn vị sử dụng đông lao động.

3. Cấp thẻ BHYT cho thân nhân hạ sỹ quan, binh sỹ tại ngũ:

- BHXH thành phố phân cấp cho BHXH quận, huyện công tác cấp thẻ BHYT thân nhân hạ sỹ quan, binh sỹ tại ngũ như đối với đối tượng là thân nhân sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong quân đội, theo văn bản số 4588/BHXH-BT ngày 07/12/2007 của BHXH Việt Nam.

- Thẻ BHYT cấp cho thân nhân hạ sỹ quan, binh sỹ tại ngũ có thời hạn sử dụng theo đúng thời hạn phục vụ quân đội của hạ sỹ quan, binh sỹ.

- Đơn vị lập biểu 2b*-TBH riêng cho thân nhân hạ sỹ quan, binh sỹ để cấp thẻ BHYT có thời hạn sử dụng đến khi hạ sỹ quan, binh sỹ hết hạn phục vụ quân đội gửi cơ quan BHXH, trường hợp trong một đơn vị có nhiều thời hạn thẻ khác nhau thì lập các biểu theo từng thời hạn tương ứng.

- Đối tượng thân nhân hạ sỹ quan, binh sỹ sử dụng chung mã đơn vị quản lý với đối tượng là thân nhân sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong đơn vị.

- Mức phí BHYT được tính trên cơ sở thời hạn (số tháng) được hưởng chế độ khám chữa bệnh in trên thẻ.

4. Đơn vị chuyển địa bàn quản lý trong thành phố:

- Khi một đơn vị sử dụng lao động chuyển sang hoạt động tại địa bàn khác, cơ quan BHXH đang quản lý có trách nhiệm giải quyết hết công nợ về số thu BHXH, BHYT bắt buộc với đơn vị, sau đó xác nhận và chốt sổ BHXH cho người lao động đến thời điểm di chuyển.

Khi thực hiện chốt sổ, nếu phát hiện sai sót thì phải hướng dẫn đơn vị bổ sung, điều chỉnh lại cho đúng để đãm bảo thu đúng, chốt sổ đúng cho người lao động. Trên cơ sở đó lập lại biên bản để tất toán hết số thu cho đơn vị.

- Trường hợp đơn vị đề nghị chuyển số nợ sang thực hiện tại cơ quan BHXH nơi đến, thì phải có văn bản chính thức, có ý kiến xác nhận của cơ quan BHXH nơi đến.

Cơ quan BHXH nơi đi có trách nhiệm lập văn bản xác định số tiền nợ của đơn vị để chuyển cho cơ quan BHXH nơi đến thực hiện.

- Riêng trường hợp đơn vị sau khi đã chốt sổ BHXH chuyển đi có những sai sót cần điều chỉnh bổ sung thì đơn vị lập thủ tục và điều chỉnh bổ sung tại BHXH quận, huyện nơi đến.

- Khi di chuyển ra khỏi địa bàn cũ, nếu thẻ BHYT của NLĐ vẫn còn giá trị sử dụng thì vẫn tiếp tục được sử dụng. Cơ quan BHXH nơi đến thu đủ 23% nhưng không phải cấp lại thẻ cho đến khi thẻ cũ hết giá trị sử dụng. Cơ quan BHXH nơi đi có trách nhiệm cung cấp danh sách NLĐ được cấp thẻ BHYT cho cơ quan BHXH nơi đến để theo dõi, quản lý.

Chú ý: Các trường hợp di chuyển do thực hiện theo phân cấp của BHXH thành phố: kể từ thời điểm quản lý theo quyết định phân cấp, BHXH quận, huyện chịu trách nhiệm làm đầu mối giải quyết tồn đọng. Các phòng nghiệp vụ của BHXH thành phố theo chức năng phối hợp với BHXH quận, huyện để giải quyết kịp thời cho đơn vị.

5. Điều chỉnh và bổ sung mã khối đơn vị quản lý mới:

5.1 Bổ sung mã khối quản lý đơn vị mới:

- Khối phu nhân, phu quân (16%): GA

- Khối tự đóng theo NĐ 121 cán bộ xã (16%): GB

- Khối tự đóng theo CV 2150 của mầm non bán công (16%): GC

- Khối nghỉ dôi dư theo 132 (16%): GD

- Khối tinh giản biên chế 110 (16%): GE

- Khối tự đóng để hưởng tuất (16%): GF

- Khối đơn vị trúng thầu, làm việc nước ngoài (20%):

+ Nộp theo hệ số lương: LA

+ Nộp theo mức tiền lương hợp đồng: LB.

- Khối thân nhân người làm công tác cơ yếu (3%): BR

- Đơn vị tạm dừng đóng (chỉ đóng 7%): ZA

- Đơn vị đưa ra theo dõi ngoại bảng: ZB

5.2 Điều chỉnh mã khối đơn vị đang quản lý:

- Khối hợp tác xã: chuyển từ mã khối Z sang mã khối:

+ Nộp theo hệ số lương: EA

+ Nộp theo mức tiền lương hợp đồng: EB.

(ví dụ: ZA0001A => EA0001A hoặc EB0001A).

- Khối xuất khẩu lao động và hợp đồng làm việc trực tiếp tại nước ngoài (16%):

GX (VD: đơn vị thuộc quận 1 GX0001A, quận 2 GX0001B).

Phòng Thu và các BHXH quận, huyện thực hiện việc bổ sung và điều chỉnh mã khối quản lý các đơn vị tham gia BHXH bắt buộc theo quy định trên đây trong quý 02/2008.

6. Một số lưu ý trong việc sử dụng phần mềm thông tin quản lý thu (SMS):

6.1 Khi có những bổ sung, điều chỉnh về SMS, sau khi được Phòng CNTT cài đặt (hoặc hướng dẫn cài đặt), cán bộ nghiệp vụ phải nghiên cứu kỹ bản hướng dẫn bổ sung (được đính kèm theo) để thực hiện đúng yêu cầu sử dụng SMS.

6.2 Thực hiện quy trình tự động gia hạn thẻ BHYT (trước 20 ngày khi thẻ cũ hết hạn sử dụng) đối với những đơn vị sử dụng lao động đóng BHXH, BHYT đúng quy định như sau:

+ Điều kiện: đơn vị sử dụng lao động thực hiện chế độ trích nộp BHXH, BHYT hàng tháng theo quy định, đã nộp đủ BHXH, BHYT đến tháng trước liền kề của thời điểm thực hiện quy trình tự động gia hạn thẻ.

+ Phòng Thu (cán bộ thu): vào SMS, mục tiếp nhận hồ sơ mới (mặc dù không có hồ sơ đơn vị kèm theo) /tiếp nhận hồ sơ / loại hồ sơ GIAHẠN / nhập giá trị thẻ BHYT được gia hạn và chuyển “Biên bản bàn giao hồ sơ cấp thẻ BHYT” cho Phòng Cấp sổ, thẻ (bộ phận in thẻ) thực hiện theo quy định.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc BHXH thành phố (Phòng Thu) để có ý kiến chỉ đạo và giải quyết.