Kính gửi:

I. Các nguyên tắc xử lý liên quan đến gộp sổ BHXH:

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất nhưng chưa hưởng (hoặc chưa hưởng hết) trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

- Trường hợp NLĐ có sổ BHXH đang hưởng trợ cấp thường xuyên thì giữ lại sổ đó làm sổ gốc.

- Sổ có thời gian đóng BHXH ở tỉnh thành phố khác, nếu NLĐ muốn giảm trùng quá trình này, thì yêu cầu NLĐ liên hệ BHXH tỉnh thành phố đó để giảm trùng và chốt lại sổ;

- Sổ đã và đang hưởng chế độ Tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp;

- Sổ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng còn BHXH 1 lần chưa hưởng;

4. Sổ BHXH mà NLĐ đã hưởng các chế độ trợ cấp, thì xác nhận dữ liệu đã hưởng tương ứng với các phương án theo quy định, quá trình còn lại chưa hưởng chế độ trợ cấp thì vẫn được bảo lưu.

6. NLĐ có quá trình tham gia BHXH trùng nhau thì phải giảm quá trình trùng tương ứng, kể cả sổ có thời gian chưa hưởng chế độ mà trùng với sổ có thời gian đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp cũng phải giảm trùng đến tháng liền kề của sổ đã hưởng trước đó, khi giảm trùng thì phải thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có).

8. NLĐ đã dùng hồ sơ của người khác để tham gia BHXH và hưởng các chế độ trợ cấp BHXH, nếu còn quá trình chưa hưởng thì sau khi đơn vị (hoặc NLĐ) nộp hồ sơ điều chỉnh theo đúng quy định, cơ quan BHXH thực hiện điều chỉnh hồ sơ về nhân thân đúng và thông báo cho các nơi đã giải quyết chế độ cập nhật nhân thân đúng thông qua Bộ phận chế độ BHXH.

10. Quá trình tham gia BHXH mà NLĐ cam kết không thừa nhận, nhưng do quận, huyện khác quản lý thì phải nhập dữ liệu đó về để khóa phương án KB, KT.

II. Trình tự giải quyết hồ sơ liên quan đến gộp sổ BHXH tại các Phòng nghiệp vụ hoặc các Bộ phận (dưới đây gọi tắt là Bộ phận) Thu, Cấp sổ thẻ, Chế độ BHXH, Kế hoạch tài chính:

1. Trình tự giải quyết hồ sơ cấp số sổ BHXH mới:

- Chỉ cấp số sổ mới nếu không phát hiện được NLĐ có bất kỳ số sổ nào.

- Trường hợp không phát hiện số sổ nào, nhưng trong phần khai báo tăng mới BHXH, đơn vị có ghi số sổ cũ (kể cả số sổ do tỉnh, thành phố khác cấp), thì dùng số sổ của đơn vị khai báo nhưng phải có sổ photo kèm theo.

Bộ phận Cấp sổ thẻ khi giải quyết hồ sơ chốt sổ, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:

- Trả lại hồ sơ, kèm mẫu 07/SBH và phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV cho đơn vị (hoặc P02-CN nếu NLĐ nộp hồ sơ).

- Trường hợp đã chốt sổ nhưng không in tờ bìa, tờ rời thì phải ghi chú lên phiếu yêu cầu gộp P01-ĐV đối với đơn vị hoặc P02-CN đối với NLĐ.

Bộ phận chế độ BHXH khi giải quyết hồ sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp 1 lần, thai sản cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:

- Trả lại hồ sơ chưa giải quyết chế độ và phiếu yêu cầu gộp sổ P01-ĐV cho đơn vị (hoặc P02-CN cho NLĐ).

- Nếu NLĐ có số sổ cam kết không thừa nhận quá trình tham gia BHXH mà quá trình đó do quận, huyện khác hoặc Thành phố quản lý, thì Bộ phận chế độ BHXH lập mẫu C02-TS kèm hồ sơ, chuyển qua Bộ phận thu để nhập quá trình nơi khác về. Bộ phận thu sau khi nhập quá trình nơi khác về, chuyển tiếp hồ sơ cho Bộ phận cấp sổ thẻ thực hiện nghiệp vụ khóa dữ liệu theo phương án KB, KT, lập biên bản hủy số sổ tại mục “Hủy có nhiều sổ” và chuyển trả hồ sơ kèm biên bản hủy sổ cho Bộ phận chế độ BHXH giải quyết chi trả chế độ cho NLĐ.

Lưu ý:

+ Ngoài trình tự giải quyết hồ sơ như trên, Bộ phận chế độ BHXH vẫn phải thực hiện giải quyết hồ sơ như hướng dẫn tại văn bản số 1435/BHXH-CĐBHXH ngày 16/5/2013 của Bảo hiểm xã hội Thành phố.

Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ hơn số lượng sổ đã nộp theo hồ sơ thì thực hiện:

- Khi NLĐ bổ sung đầy đủ sổ kèm theo phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành gộp sổ theo quy định.

Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ điều chỉnh nhân thân, căn cứ CMND để vào chương trình SMS thực hiện rà soát tình trạng cấp số sổ cho NLĐ, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:

- Bộ phận cấp sổ thẻ in lại thẻ BHYT đã được điều chỉnh để trả cho đơn vị cùng với hồ sơ và phiếu yêu cầu gộp sổ.

Bộ phận cấp sổ thẻ khi giải quyết hồ sơ cấp mất, cấp hỏng sổ BHXH, nếu phát hiện NLĐ có nhiều sổ thì thực hiện:

- Khi NLĐ bổ sung đầy đủ hồ sơ sổ BHXH, kèm theo mẫu 07/SBH và phiếu yêu cầu gộp sổ BHXH, nơi gộp sổ sẽ tiến hành gộp sổ theo quy định.

7.1. Bộ phận thu khi giải quyết hồ sơ gộp sổ, nếu phát hiện NLĐ có thời gian tham gia BHXH trùng do mượn hoặc cho mượn hồ sơ thì hướng dẫn NLĐ điều chỉnh nhân thân theo hướng dẫn tại công văn số 2609/BHXH ngày 25/7/2013, về việc phối hợp xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý sổ BHXH.

7.2. Trường hợp người cho mượn hồ sơ không liên lạc được với người mượn hồ sơ thì:

- Nộp hồ sơ giải quyết theo PGNHS gộp sổ (304/.../SO).

- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án KB, KT và lập biên bản hủy sổ NLĐ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”. Nếu sổ không thừa nhận đã hưởng trợ cấp 1 lần, trợ cấp thất nghiệp thì khóa phương án CT, TT và lập biên bản hủy số sổ không thừa nhận tại mục “Hủy có nhiều sổ”.

- Bộ phận cấp sổ thẻ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT và lập biên bản thu hồi sổ tại mục “Thu hồi sổ giải quyết chế độ”. Trường hợp không còn sổ do bị cơ quan BHXH thu hồi hoặc bị mất sau khi hưởng hết chế độ thì chỉ khóa quá trình tham gia BHXH trên dữ liệu theo phương án CT, TT.

- Nếu số sổ BHXH bị lạm dụng mà NLĐ đó đang còn làm việc ở một đơn vị khác, thì mời NLĐ đó lên xác minh, để làm căn cứ giải quyết.

8. Trình tự giải quyết hồ sơ giảm trùng thời gian tham gia BHXH:

- Áp dụng cho trường hợp NLĐ đang làm việc, có quá trình tham gia BHXH chưa được chốt sổ nhưng trùng quá trình với đơn vị khác đã chốt.

- Đơn vị làm hồ sơ điều chỉnh giảm trùng quá trình tham gia BHXH theo PGNHS (103/.../THU), ghép với hồ sơ gộp sổ theo PGNHS (304/.../SO).

- Bộ phận CĐ.BHXH phản hồi lại kết quả cho Bộ phận thu (C02-TS) kèm 01 Quyết định thu hồi tiền trợ cấp (nếu có).

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

8.1.2. Trường hợp NLĐ đã hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

- Sau khi NLĐ đã nộp lại số tiền theo yêu cầu của BHXH, thì nộp lại hồ sơ gộp sổ (kèm chứng từ nộp tiền) để BHXH gộp sổ.

- Bộ phận thu tiến hành giảm trùng quá trình đóng BHXH; lập “Phiếu trình giải quyết công việc” kèm hồ sơ chuyển đến Phòng Thu (Bộ phận Tổng hợp thu), để trình Ban Giám đốc ra Quyết định hoàn trả (mẫu C16-TS); tiến hành gộp sổ theo quy định.

8.2. Thoái thu quá trình đóng trùng BHXH trực tiếp cho NLĐ:

- Thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (GT0001x hoặc GT0002x) kèm “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp hồ sơ gộp sổ).

- Bộ phận thu lập phiếu yêu cầu (C02-TS), chuyển Bộ phận CĐ.BHXH để xác minh việc giải quyết các chế độ BHXH đối với NLĐ trong thời gian đóng trùng, phiếu yêu cầu phải thể hiện đầy đủ các số sổ có thời gian trùng nhau, trong đó có xác định số sổ phải thu hồi.

8.2.1. Trường hợp NLĐ chưa hưởng chế độ đối với thời gian giảm trùng đóng BHXH:

- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị đi nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được giải quyết cho NLĐ.

a. Nếu số tiền hoàn trả cho NLĐ lớn hơn số tiền thu hồi thì:

- Bộ phận kế toán thực hiện thủ tục thu hồi và hoàn trả tiền cho NLĐ theo đúng quy định.

- Bộ phận thu không giải quyết hồ sơ gộp sổ; lập thông báo trả hồ sơ (kèm 01 QĐ thu hồi), yêu cầu NLĐ nộp lại số tiền đã hưởng trước khi giải quyết hồ sơ gộp sổ.

- Bộ phận thu nhận được hồ sơ gộp sổ (có kèm chứng từ nộp tiền của NLĐ), chuyển Bộ phận kế toán (C02-TS) để xác minh số tiền NLĐ đã nộp đúng, đủ theo yêu cầu mới thực hiện gộp sổ.

- Bộ phận thu lưu 01 QĐ hoàn trả tiền, gửi 01 QĐ hoàn trả cho Bộ phận kế toán; 01 QĐ hoàn trả cho NLĐ kèm 01 “Phiếu thông tin” trả tiền cho NLĐ (nếu đơn vị nộp hồ sơ gộp sổ) cùng với hồ sơ được giải quyết cho NLĐ.

- Nếu Bộ phận CĐ.BHXH xác định quá trình giảm trùng đã hưởng chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức) thì lập 03 quyết định thu hồi, chuyển Bộ phận kế toán 01 QĐ thu hồi, chuyển lại cho Bộ phận thu 01 QĐ thu hồi cùng với mẫu C02-TS để yêu cầu đơn vị hoặc NLĐ nộp lại tiền mới giải quyết gộp sổ.

- Căn cứ vào các xác nhận của Bộ phận chế độ thuộc BHXH quận, huyện hoặc Thành phố có liên quan; BHXH quận, huyện hoặc Thành phố đang giải quyết hồ sơ gộp sổ, có trách nhiệm ra quyết định và thu hồi số tiền trợ cấp BHXH đã hưởng (nếu có) của 3 chế độ ngắn hạn (ốm đau, thai sản, dưỡng sức). Trường hợp nếu có thu hồi trợ cấp bảo hiểm thất nghiệp thì chuyển đến Bộ phận thất nghiệp (Phòng Chế độ BHXH/TP), để đề nghị Trung Tâm Giới Thiệu Việc Làm ra quyết định thu hồi.

- Bộ phận thu dùng mã quản lý thu GT0001x (hoặc GT0002x) để thoái thu quá trình trùng cho NLĐ đối với tất cả các sổ có quá trình đóng BHXH trùng và đã chốt sổ (ngoại trừ quá trình trùng phải giảm của NLĐ đang làm việc mà chưa được đơn vị chốt sổ thì thực hiện hoàn trả tiền thoái thu cho NLĐ thông qua mã quản lý thu BHXH của đơn vị), cách khai báo thêm mã đơn vị mới trong chương trình SMS:

- Mã khối Xx - Mã đơn vị GT0002x với nội dung “Giảm trùng thời gian đóng BHXH trực tiếp cho NLĐ (Dùng cho đối tượng chỉ tham gia chế độ BHXH dài hạn)”

- Bộ phận thu thực hiện gộp sổ, chuyển toàn bộ quá trình về sổ gốc, cập nhật dữ liệu nhân thân và nhập dữ liệu nơi khác chuyển đến.

- Bộ phận thu dùng tiện ích từ chương trình SMS để in và gửi mẫu G01-NB vào folder “THÔNG BÁO GỘP SỔ” tương ứng từng Quận, Huyện hoặc Phòng Thu theo định kỳ hàng tuần, thông qua đường truyền FTP, để xử lý đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống, đồng thời hàng tháng in bản tổng hợp thông báo gộp sổ để gửi các đơn vị BHXH liên quan lưu trữ.

- Căn cứ nội dung thông báo gộp sổ mẫu G01-NB hoặc G02-NT, hằng quý Phòng Thu kiểm tra dữ liệu gộp sổ trên toàn Thành phố, để đảm bảo việc đồng bộ dữ liệu được thực hiện nghiêm túc.

- Bắt buộc in và gửi thông báo gộp sổ mẫu G01-NB và G02-NT từ chương trình SMS, không dùng các phần mềm khác để in thông báo như: word, excel ...

10. Trình tự giải quyết việc xác minh và điều chỉnh trùng số CMND của 2 NLĐ khác nhau:

Trường hợp người trùng CMND đã nghỉ việc không liên lạc được, tạm thời thêm ký tự “A” vào trước dãy số CMND của người trùng đã nghỉ việc đó.

III. Một số lưu ý khi xử lý nghiệp vụ liên quan đến gộp sổ BHXH:

2. NLĐ có nhiều số sổ BHXH mà sổ tham gia và chốt sau cùng thuộc tỉnh, thành phố khác, còn các sổ trước đó thuộc BHXH Thành phố Hồ Chí Minh quản lý, nhưng NLĐ đã hưởng hết chế độ hoặc sổ không thừa nhận, thì không nhận hồ sơ giải quyết gộp sổ do cá nhân NLĐ đi nộp. Chỉ nhận hồ sơ giải quyết gộp sổ do đơn vị đi nộp, khi NLĐ đi làm việc lại tại TP.Hồ Chí Minh. Trong trường hợp này, nếu NLĐ đi hưởng trợ cấp 1 lần tại địa bàn TP. Hồ Chí Minh thì quận, huyện nhận hồ sơ giải quyết theo điểm 3, mục II trên đây “Trình tự giải quyết hồ sơ hưu trí, tuất, tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp, trợ cấp 1 lần, thai sản cá nhân và 3 chế độ ngắn hạn khi NLĐ có nhiều sổ”

4. Khi giải quyết hồ sơ liên quan đến quá trình tham gia BHXH của NLĐ, nếu đủ căn cứ NLĐ đã hưởng trợ cấp thất nghiệp thì xác nhận dữ liệu bằng phương án TT, nếu không đủ căn cứ thì khóa dữ liệu bằng phương án KT.

6. Khi giải quyết các nghiệp vụ BHXH, phát hiện sổ đã được cấp mất, nhưng NLĐ nộp sổ không có dấu “Cấp lần 2” thì phải lập biên bản thu hồi. Vì trong trường hợp này NLĐ chỉ được sử dụng sổ cấp lần hai để giao dịch.

IV. Phạm vi áp dụng:

Văn bản này có hiệu lực kể từ ngày ký. Các hướng dẫn có liên quan trước đây trái với hướng dẫn tại văn bản này đều hết hiệu lực thực hiện.

Phòng Thu phối hợp Phòng Công nghệ thông tin tổng hợp yêu cầu, thực hiện bổ sung phần mềm chương trình quản lý và tạo thư mục trao đổi nghiệp vụ riêng trên đường truyền FTP. Phòng Tổ chức cán bộ chủ trì, phối hợp các phòng nghiệp vụ liên quan, bổ sung quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ, để đảm bảo thực hiện nhanh chóng và thuận lợi cho nghiệp vụ gộp sổ theo hướng dẫn này.

P01-ĐV

PHIẾU YÊU CẦU

V/v yêu cầu người lao động gộp sổ BHXH

Bảo hiểm xã hội ………………………… thông báo đến đơn vị:

các trường hợp người lao động đã được cấp nhiều sổ BHXH như sau:

Mẫu D01-TS

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ

Kính gửi: Bảo hiểm xã hội …………………….

Tôi tên là: ……………………………………….. Giới tính:........................................

Địa chỉ thường trú:..................................................................................................

Nội dung:

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

Hồ sơ gửi kèm:

.................................................................................................................................

Tôi xin cam đoan những nội dung trên là đúng sự thật và xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật./.

………,ngày…..tháng…..năm……

NGƯỜI VIẾT ĐƠN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

ĐƠN ĐỀ NGHỊ XÁC MINH SỐ CHỨNG MINH NHÂN DÂN GỐC

Kính gửi: Phòng Cảnh sát QLHC về TTXH ……………..

Tôi tên là: ……………………………………….. Giới tính:...........................................

CMND số: ………………; Cấp ngày: ……………………; Cấp tại:.............................

...................................................................................................................................

...................................................................................................................................

Nay tôi viết đơn này, đề nghị quý cơ quan xác minh số chứng minh nhân dân (CMND) gốc, để tôi bổ túc hồ sơ tham gia và giải quyết chế độ bảo hiểm xã hội.

Họ tên người trùng: …………………………….; Giới tính:.........................................

CMND số: ………………; Cấp ngày: …………………….; Cấp tại:............................

..................................................................................................................................

- CMND (photo) mang tên:........................................................................................

- CMND (photo) mang tên: .......................................................................................

..................................................................................................................................

BẢO HIỂM XÃ HỘI QUẬN (HUYỆN)
--------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------

Số:    /PTT-BHXH

TP. Hồ Chí Minh, ngày   tháng   năm 201

PHIẾU THÔNG TIN

V/v yêu cầu đơn vị chuyển trả số tiền thoái thu cho người lao động

Bảo hiểm xã hội ……………………. đã điều chỉnh giảm …………. đồng, là số tiền thoái thu cho:

…

khi thực hiện gộp sổ BHXH do đóng trùng nhiều nơi.

Trân trọng./.

Cán bộ BHXH

GIÁM ĐỐC

- Tên đơn vị;
- Lưu VT, THU.