Kính gửi: Bảo hiểm xã hội quận, huyện.

I. RÀ SOÁT CÁC KHO DỮ LIỆU KHI CẤP SỔ MỚI, KHI CHỐT SỔ VÀ KHI GIẢI QUYẾT TRỢ CẤP BHXH 1 LẦN.

- Khi giải quyết hồ sơ đề nghị cấp sổ của đơn vị, cán bộ Thu phải căn cứ số CMND của người lao động thực hiện rà soát dữ liệu trên phần mềm SMS để kiểm tra xem họ đã được cấp sổ BHXH chưa. Nếu người lao động chưa được cấp thì cấp sổ mới:

+ Trường hợp được cấp nhiều sổ BHXH thì tạm thời lấy số sổ được BHXH Thành phố cấp sau cùng để quản lý thu BHXH, BHTN, BHYT. Đồng thời thông báo cho đơn vị yêu cầu người lao động nộp lại các sổ đã cấp để lập hồ sơ gộp sổ theo quy định (mẫu đính kèm).

2. Rà soát khi chốt sổ BHXH:

3. Rà soát khi giải quyết chế độ hưu trí, trợ cấp BHXH 1 lần:

4. Quy trình rà soát thực hiện như sau:

4.2. Kiểm tra các sổ BHXH đã cấp trong kho dữ liệu trợ cấp BHXH 1 lần và dữ liệu hủy sổ tại địa chỉ: http://tracuu.vssic.gov.vn để xác định các sổ còn giá trị sử dụng, để yêu cầu gộp sổ.

1. Người lao động nộp sổ BHXH cấp trùng cho đơn vị đang làm việc hoặc đơn vị chốt sổ cuối cùng để lập hồ sơ và chuyển cho cơ quan BHXH gộp sổ. Trường hợp đơn vị cuối cùng giải thể thì người lao động nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH nơi đơn vị cuối cùng đăng ký tham gia BHXH để gộp sổ.

2. Gộp tất cả dữ liệu đóng BHXH, BHTN chưa hưởng về số sổ gốc, là sổ có quá trình tham gia BHXH sớm nhất (không phân biệt sổ đã hoặc chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần), và giữ lại số sổ đó để tiếp tục tham gia BHXH; thu hồi và hủy các sổ (và số sổ) cấp trùng.

+ Thời gian đóng BHXH, BHTN đã chốt sổ ở tỉnh thành phố khác.

+ Nơi đóng cả BHXH, BHTN.

Trường hợp sổ đã chốt ở tỉnh thành phố khác có thời gian đóng trùng nhau thì yêu cầu người lao động liên hệ cơ quan BHXH tỉnh thành phố đó để chốt sổ lại. Nếu người lao động có đơn đề nghị hủy bỏ thì giữ lại thời gian đóng BHXH, BHTN theo thứ tự ưu tiên trên đây.

4.1. Trường hợp người lao động được cấp nhiều sổ BHXH nhưng sổ thứ 2 (hoặc thứ 3...) đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần tại Thành phố Hồ Chí Minh thì phải tính lại mức hưởng trợ cấp của toàn bộ quá trình từ sổ đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần sau cùng trở về trước.

4.2. Trường hợp các sổ đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần nhưng còn quá trình BHTN thì được bảo lưu, với điều kiện các sổ đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần được giải quyết đúng quy định. Trường hợp đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần sai quy định (thời gian nghỉ việc chưa đủ 12 tháng) hoặc đã nhận trợ cấp thất nghiệp ở những sổ sau thì thời gian đóng BHTN trước đó không được bảo lưu.

5. Trường hợp người lao động không cung cấp được sổ để gộp (không lấy được sổ, sổ có thời gian tham gia BHXH quá ít, mất sổ...) nếu có đơn cam kết từ bỏ thì khóa quá trình đóng BHXH, BHTN liên quan (theo phương án KB, KT).

6. Trường hợp do đơn vị nợ tiền BHXH, BHTN chưa chốt sổ trả cho người lao động (có đơn trình bày của người lao động) thì vẫn thực hiện gộp quá trình tham gia vào sổ có thời gian tham gia BHXH sớm nhất, không yêu cầu nộp lại sổ. Thời gian đóng BHXH, BHTN đó sẽ được cơ quan BHXH tạm thời khóa lại (theo phương án NB, NT). Khi đơn vị nộp đủ tiền thì sẽ được chốt bổ sung.

7. Cấp lại tờ bìa sổ BHXH để giao cho đơn vị hiện tại quản lý trong các trường hợp sau:

- Sổ gốc đã nộp khi giải quyết trợ cấp BHXH 1 lần.

8. Đối với các sổ BHXH gộp có thời gian đóng trùng BHXH, BHTN nhưng chưa hưởng trợ cấp BHXH 1 lần hoặc BHTN, thì thời gian đóng trùng đó sẽ được cơ quan BHXH thoái trả sau khi thu hồi lại các khoản trợ cấp BHXH đã chi trả trước đó (nếu có) thông qua đơn vị. Trường hợp đơn vị giải thể thì thoái trả cho người lao động.

Lưu ý: Trường hợp một người lao động có nhiều sổ, nhưng trong đó có một hoặc nhiều sổ đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần ở các tỉnh thành khác thì không tính lại mức hưởng trợ cấp như quy định tại điểm 4.1 trên đây, nhưng khóa dữ liệu đóng BHXH, BHTN đối với thời gian trước khi nhận trợ cấp BHXH 1 lần và không thu hồi các sổ có liên quan.

III. MỘT SỐ LƯU Ý KHI XỬ LÝ NGHIỆP VỤ GỘP SỔ:

- Hướng dẫn đơn vị, người lao động kê khai đầy đủ tình trạng các sổ BHXH và thực hiện chuyển hồ sơ cho các bộ phận nghiệp vụ xử lý.

- Tập hợp dữ liệu và nhập bổ sung quá trình đóng BHXH, BHTN ở tỉnh thành phố khác chuyển đến theo mã đơn vị CQ000x theo từng số sổ BHXH tương ứng.

- Trường hợp các sổ BHXH gộp có thời gian đóng trùng: trước khi gộp sổ, cán bộ Thu:

Nếu phát hiện đã giải quyết trợ cấp thì bộ phận Chế độ BHXH lập quyết định thu hồi số tiền trợ cấp đã giải quyết để chuyển cho bộ phận Kế hoạch Tài chính giảm chi vào đợi quyết toán liền kề của đơn vị, đồng thời chuyển lại mẫu C02-TS phản hồi thông tin cho bộ phận Thu để thực hiện tiếp quy trình gộp sổ.

+ Lập 02 bản D02-TS điều chỉnh giảm thời gian đóng trùng BHXH, BHTN, đồng thời giảm hết quá trình ở sổ hủy, tăng lại thời gian không trùng bằng số sổ giữ lại (không tính lãi truy thu), sử dụng công cụ hiệu chỉnh số sổ BHXH để đổi số thẻ (nếu có); chuyển 01 bản D02-TS và thông tin (theo mẫu đính kèm) cho đơn vị để hoàn trả lại tiền BHXH, BHTN đóng trùng cho người lao động,

3.1. Khóa mở dữ liệu:

- Mở lại dữ liệu đã khóa và xác nhận bổ sung trong trường hợp:

+ Trường hợp đặc biệt, nếu vì lý do nào đó người lao động đề nghị công nhận lại quá trình đã hủy nêu tại mục 5 Phần II trên đây, thì phải cung cấp được sổ BHXH và có đơn đề nghị; được Trưởng phòng Thu hoặc Giám đốc BHXH quận huyện phê duyệt chấp nhận thì mới giải quyết mở khóa dữ liệu để chốt bổ sung.

3.2. Thu hồi và cấp lại sổ BHXH:

- Cấp lại tờ bìa sổ BHXH và in tờ rời để chốt toàn bộ thời gian đóng BHXH, BHTN lại theo số sổ gốc.

- Tính lại mức hưởng trợ cấp BHXH 1 lần đối với trường hợp quy định tại điểm 4.1 phần II của văn bản này.

IV. QUY TRÌNH GỘP SỔ BHXH ĐỐI VỚI TRƯỜNG HỢP MƯỢN, CHO MƯỢN HỒ SƠ THAM GIA BHXH:

- Trong trường hợp, người mượn hồ sơ của người khác để tham gia BHXH, đã nhận trợ cấp BHXH 1 lần hoặc trợ cấp thất nghiệp thì không điều chỉnh lại nhân thân. Đối với người cho mượn hồ sơ trong trường hợp này giải quyết như sau:

+ Thời gian đóng BHXH, BHTN trước đó (nếu có) thì được phép giữ lại. Không giải quyết bổ sung trợ cấp BHXH 1 lần (hoặc trợ cấp thất nghiệp) như trường hợp chính bản thân họ đã nhận.

- Bước 1: Bộ phận nghiệp vụ nào phát hiện thì lập phiếu yêu cầu hủy bỏ thời gian đóng trùng BHXH, BHTN từ tháng 03/2011 đến tháng 02/2012 của người cho mượn hồ sơ để chuyển cho bộ phận cấp sổ thẻ, kèm theo 02 sổ BHXH (của người mượn và người cho mượn hồ sơ), để hủy.

+ Thu hồi lại 02 sổ BHXH.

+ Hủy số sổ của người mượn hồ sơ trên phần mềm SMS “Hủy có nhiều sổ".

+ Cấp lại sổ BHXH cho người lao động với thời gian đóng BHXH, BHTN     theo giấy xác nhận.

Cũng ví dụ trên, nếu sổ của người mượn hồ sơ mới chỉ nhận trợ cấp thất nghiệp thì thực hiện tương tự, nhưng chỉ hủy thời gian đóng BHTN của người cho mượn hồ sơ trùng với thời gian đã giải quyết trợ cấp thất nghiệp của người mượn hồ sơ theo phương án KT.

Văn bản này có hiệu lực từ ngày ký. Đề nghị Bảo hiểm xã hội quận huyện và các phòng nghiệp vụ có liên quan thực hiện đúng nội dung hướng dẫn trên. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc thì phản ánh về Bảo hiểm xã hội Thành phố (các phòng nghiệp vụ liên quan) để được giải quyết. Các hướng dẫn có liên quan trước đây trái với hướng dẫn tại văn bản này đều hết hiệu lực thực hiện./.

Nơi nhận:
- Như trên;
- Ban Giám đốc;
- Các phòng chức năng;
- Lưu VT, P.Thu (T, 01 bản).

KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC




Đỗ Quang Khánh

BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI
QUẬN (HUYỆN)…
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Tp. Hồ Chí Minh, ngày    tháng   năm 20…

PHIẾU YÊU CẦU

Kính gửi: ……………………………………………..

STT

Họ và tên

Số sổ BHXH (đang sử dụng)

Các sổ BHXH đã được cấp khác

Số sổ sử dụng tạm để quản lý

Ghi chú

1

..

. . .

Đề nghị quý đơn vị thông báo cho người lao động biết và nộp lại toàn bộ các sổ BHXH nói trên cho đơn vị để lập hồ sơ gộp sổ theo Phiếu giao nhận số 304/SO.

Trân trọng.

Cán bộ BHXH
(Ký ghi họ tên)

GIÁM ĐỐC
(Ký đóng dấu họ tên)

- Đối với bộ phận cấp sổ thẻ thì mục (1) ghi “danh sách xác nhận sổ (mẫu 01-DS/XNS)".

PHIẾU THÔNG TIN

Kính gửi: ……………………………………………….

Ông (Bà): …………………………………..; Số sổ ………………………………………

…

Đề nghị đơn vị hoàn trả lại cho người lao động số tiền nói trên. (Đính kèm 01 bản D02-TS)./.

BẢO HIỂM XÃ HỘI
TP. HỒ CHÍ MINH
BẢO HIỂM XÃ HỘI ………
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------

Số: …../GXN-BHXH
V/v cấp lại sổ BHXH

Tp. Hồ Chí Minh, ngày    tháng   năm 20…

GIẤY XÁC NHẬN

Ông (Bà): …………………………………………………….

Mã số BHXH: ……………………………………………

Ông (Bà) ……………… được bảo lưu quá trình đóng BHXH, BHTN nhưng chưa hưởng như sau: