Công văn 1564/BHXH-TST năm 2025 hướng dẫn đơn vị thực hiện hồ sơ thu - sổ, thẻ, chính sách khi sáp nhập, hợp nhất do Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Trong thời gian các sở, ban, ngành, … đồng bộ triển khai phương án sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy, để bảo đảm quyền lợi của người tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), bảo hiểm tai nạn, lao động, bệnh nghề nghiệp (BHTNLĐ-BNN), BHXH Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn Đơn vị sử dụng lao động; Đơn vị/tổ chức quản lý người tham gia BHYT; Cơ sở giáo dục và đào tạo (gọi chung là đơn vị) sau khi có Quyết định về việc sáp nhập, hợp nhất, chấm dứt tồn tại thực hiện thủ tục, hồ sơ thu - sổ, thẻ sau:

1. Thủ tục hồ sơ thu - sổ, thẻ, chuyển nộp tiền:

1.1. Đơn vị sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động (Đơn vị cũ):

- Báo giảm toàn bộ lao động (kể cả lao động đang nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động, tạm giam, …) đang tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN trên tất cả các mã đơn vị chính và mã phụ (AD, BW, IC, ...).

- Chuyển nộp đầy đủ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.

1.2. Đơn vị mới/tiếp nhận (Đơn vị mới):

- Đăng ký mới/thay đổi thông tin đơn vị: kê khai đầy đủ thông tin Mẫu TK3- TS và ghi chú mã đơn vị cũ; đính kèm bản chính văn bản về việc sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động/thành lập mới ….

- Báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN theo từng mã đơn vị chính và mã phụ quản lý đối tượng nghỉ không hưởng lương, nghỉ ốm, nghỉ thai sản, tạm hoãn hợp đồng lao động. tạm giam (AD, BW, IC, ...). Trường hợp chưa được cấp mã đơn vị thì liên hệ BHXH quận/huyện/liên huyện nơi tiếp nhận để được cấp mã kịp thời).

1.3. Trường hợp đơn vị cũ sau khi thu hồi con dấu, không còn tư cách pháp nhân mà chưa nộp hồ sơ báo giảm lao động thì đơn vị mới thực hiện:

- Báo tăng lao động kèm theo bản sao văn bản về việc sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động/thành lập mới …. Sau khi tăng lao động tại đơn vị mới, phần mềm ngành BHXH tự động giảm lao động, giảm giá trị sử dụng thẻ BHYT tại đơn vị cũ theo Công văn số 2745/BHXH-BT ngày 23/7/2018 của BHXH Việt Nam.

- Chuyển nộp đầy đủ tiền đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN của đơn vị cũ theo đúng cấu trúc (+BHXH+103+00+Mã đơn vị cũ+Mã cơ quan BHXH cũ+dong BHXH+).

- Nộp hồ sơ đề nghị xác nhận quá trình BHXH, BHTN, cấp tờ rời sổ (Giấp tiếp nhận hồ sơ 620) qua dịch vụ bưu chính đến cơ quan BHXH quản lý đơn vị cũ.

2. Thủ tục, hồ sơ giải quyết chế độ BHXH:

Lập hồ sơ giải quyết chế độ BHXH theo quy định (đối với các đơn vị đã đóng BHXH, BHYT, BHTN đầy đủ cho người lao động đến trước tháng có phát sinh các chế độ BHXH) kèm theo các chứng từ liên quan có ngày phát sinh trước khi đơn vị sáp nhập/hợp nhất/chấm dứt hoạt động theo mã đơn vị mới chuyển đến cơ quan BHXH theo phân cấp thu BHXH, BHYT, BHTN để được giải quyết và chi trả trợ cấp BHXH kịp thời và đầy đủ cho người lao động.

3. Cơ quan BHXH:

- Xác nhận đầy đủ quá trình BHXH, BHTN của người lao động đến thời điểm đơn vị đóng đủ tiền.

- Trường hợp thừa tiền: Chuyển số tiền còn thừa của mã đơn vị cũ vào số đầu kỳ của mã đơn vị mới hoặc hoàn trả lại theo quy định của BHXH Việt Nam.

- Trường hợp chậm đóng:

+ Gửi thư mời đại diện đơn vị mới và đơn vị cũ đến làm việc tại cơ quan BHXH để lập biên bản thống nhất về số lao động, số tiền chậm đóng bao gồm lãi.

+ Chuyển số tiền chậm đóng của mã đơn vị cũ vào số phải thu đầu kỳ của mã đơn vị mới.

Yêu cầu các đơn vị, tổ chức thực hiện đúng theo hướng dẫn trên, rà soát danh sách người lao động đang quản lý, kê khai hồ sơ tăng/giảm/điều chỉnh đối tượng/mức đóng và hồ sơ chế độ BHXH theo quy định. Trường hợp chậm trễ, ảnh hưởng đến quyền lợi BHXH/BHYT của người tham gia thì đơn vị hoàn toàn chịu trách nhiệm.

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, kịp thời phản hồi về cơ quan BHXH để xem xét, giải quyết./.