Kính gửi: Bảo hiểm xã hội quận, huyện

BHXH thành phố hướng dẫn quy trình chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH, BHYT bắt buộc trong phạm vi thành phố Hồ Chí Minh đối với đơn vị sử dụng lao động và trách nhiệm của cơ quan BHXH có liên quan, như sau:

1.1. Chậm nhất, vào ngày 15 của tháng cuối cùng trước khi chuyển đi, đơn vị lập danh sách các phát sinh tăng, giảm (biểu A1a-TS, D02-TS...) nộp cho cơ quan BHXH nơi đi.

1.3. Thanh toán đầy đủ tiền BHXH, BHYT đến tháng chuyển đi, lập thủ tục chốt sổ và nộp hồ sơ giải quyết chế độ cho người lao động tại BHXH nơi đi dứt điểm đến thời điểm chuyển đi.

Ví dụ: Đơn vị chuyển từ thành phố xuống quận A từ 1/7/2012, thì nộp hồ sơ đăng ký với quận A ngay từ tháng 6/2012.

2.1. Căn cứ quyết định về phân cấp quản lý thu của BHXH thành phố, hoặc đề nghị chuyển địa bàn của đơn vị, thông báo cho đơn vị những nội dung, yêu cầu công việc và thời gian phải thực hiện (theo mục 1 trên đây), đồng thời, gửi kèm 1 bản thông báo cho BHXH nơi đến để tiếp tục theo dõi.

- Dữ liệu nhân thân và mức đóng trước ngày 22 của tháng đóng cuối cùng (lưu ý thông tin nhân thân phải đầy đủ để import vào phần mềm SMS của BHXH nơi đến).

Ví dụ: Đơn vị chuyển từ thành phố xuống quận A từ 1/7/2012, Phòng Thu chuyển dữ liệu nhân thân, mức đóng tháng 6 của người lao động cho quận A vào trước ngày 22/6; chuyển dữ liệu quá trình đóng BHXH, BHTN sau khi đơn vị đã thanh toán đầy đủ và chốt sổ BHXH.

2.4. Giải quyết việc chốt sổ BHXH đối với đơn vị đã đóng đủ tiền.

2.6. Đối với đơn vị nợ thì chưa chốt sổ BHXH, đánh dấu theo dõi đơn vị chuyển đi trên phần mềm SMS. Khi nhận được thông báo của BHXH nơi đến xác nhận đơn vị đã thanh toán xong tiền nợ thì BHXH nơi đi chốt sổ cho đơn vị.

3. BHXH nơi đến:

3.2. Cập nhật dữ liệu người lao động do BHXH nơi đi chuyển đến (quy định tại mục 2.2) để tiếp tục quản lý ngay khi đơn vị đăng ký tham gia.

Đối với thẻ cấp trùng (do không trả lại BHXH nơi đi) căn cứ danh sách (biểu D02-TS) do BHXH nơi đi xác nhận thu hồi và giảm giá trị tương ứng.

3.5. Theo dõi số nợ của đơn vị với BHXH nơi đi (nếu có) sau khi đơn vị thanh toán đủ, thì BHXH nơi đến gửi thông báo cho BHXH nơi đi biết để có căn cứ chốt sổ cho người lao động.

4. Xử lý nợ của đơn vị chuyển đi:

BHXH nơi đến tiếp nhận nợ và giải quyết việc theo dõi, quản lý bình thường theo thông báo của BHXH nơi đi.

BHXH nơi đi yêu cầu đơn vị làm cam kết thanh toán nợ theo quy định và chuyển cam kết này cùng với các hồ sơ nhắc nộp (biên bản kiểm tra đối chiếu thu, công văn nhắc nộp, ...) cho BHXH nơi đến để tiếp tục theo dõi, quản lý theo quy định.

4.3.1. BHXH nơi đi đã nộp đơn khởi kiện hoặc đang thi hành án:

- Nếu BHXH nơi đi đã nộp đơn khởi kiện và Tòa án nơi đến đang thụ lý vụ kiện thì BHXH nơi đi lập giấy ủy quyền cho BHXH nơi đến tiếp tục theo dõi vụ kiện.

- Nếu đơn vị nợ đang trong thời gian thi hành án thì BHXH nơi đi chuyển toàn bộ hồ sơ pháp lý liên quan đến việc thi hành án cho BHXH nơi đến (có văn bản ủy quyền).

- BHXH nơi đi phải gửi công văn cho BHXH nơi đến xác định tình hình theo dõi công nợ đối với đơn vị kèm hồ sơ xác định công nợ, bao gồm:

√ Các công văn đôn đốc nhắc nợ của cơ quan BHXH.

√ Giấy phép thành lập hoặc giấy nhận kinh đăng ký kinh doanh (bản sao);

- Trường hợp BHXH nơi đi đã nộp đơn khởi kiện đơn vị nợ ra Tòa án thì số nợ trên sẽ được loại trừ khi tính số nợ cuối năm cho cả BHXH nơi đi và BHXH nơi đến.

√ Theo điểm 4.2: BHXH nơi đi không có các hồ sơ nhắc nộp.

Phòng Thu theo dõi và xác định tỷ lệ nợ làm cơ sở đánh giá công tác thi đua cuối năm đối với BHXH nơi đi.

5.1. Quy trình này cũng áp dụng cho các trường hợp đơn vị sử dụng lao động chuyển địa bàn hoạt động từ quận này sang quận khác.

5.3. Việc chuyển nơi đăng ký tham gia BHXH thực hiện vào đầu mỗi quý, trường hợp đơn vị thay đổi địa chỉ vào tháng giữa quý thì thực hiện chuyển đi từ đầu quý sau, và thời gian chậm chuyển (nếu có) tối đa không quá 6 tháng.