Mẫu Quy chế quản lý tài sản nội bộ công ty
1. Giới thiệu
Đang cập nhật.
2. Biểu mẫu
QUY CHẾ
VỀ QUẢN LÝ VỐN, TÀI SẢN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN – TÀI VỤ CỦA CÔNG TY […]
———————
CHƯƠNG I
NHỮNG NGUYÊN TẮC CHUNG
ĐIỀU I: Những căn cứ pháp lý
Quy chế về công tác quản lý vốn, tài sản và công tác kế toán – tài vụ của Công ty […] (sau đây viết tắt là “Công ty”) được xây dựng dựa trên những căn cứ pháp lý sau đây:
– Luật Doanh nghiệp đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua tại kỳ họp thứ 9 Quốc hội khóa XVI ngày 17/06/2020;
– Luật Kế toán do Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 20/11/2015;
– Nghị định 174/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật kế toán về chứng từ kế toán, tài liệu kế toán, tổ chức bộ máy kế toán, người làm kế toán, hoạt động kinh doanh dịch vụ kế toán, cung cấp dịch vụ kế toán qua biên giới và tổ chức nghề nghiệp về kế toán.
– Các Luật thuế hiện hành;
– Giấy chứng nhận Đăng ký kinh doanh số […], do Phòng Đăng ký kinh doanh, Sở Kế hoạch và Đầu tư […] cấp ngày […]–[…]-20[…];
– Quy chế về tổ chức và hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát; Quy chế về tổ chức và các mối quan hệ của bộ máy đều hành Công ty […] ban hành theo Quyết định số […] ngày […] tháng […] năm 20[…] của Tổng Giám đốc Công ty.
ĐIỀU 2: Phạm vi điều chỉnh:
2.1 Quy chế này điều chỉnh các hoạt động trong công tác quản lý vốn, tài sản và kế toán tài vụ của Công ty […];
2.2 Công tác quản lý vốn, tài sản và kế toán – tài vụ của các đơn vị cơ sở: Chi nhánh Công ty, các công ty TNHH một thành viên, thành lập tại các địa phương khác và các Văn phòng đại diện .v.v… (nếu có) được điều chỉnh theo một quy định riêng phù hợp với điều kiện cụ thể của từng địa phương nhưng không được trái với những điều có liên quan trong quy chế này.
Điều 3: Đối tượng điều chỉnh
Đối tượng điều chỉnh của quy chế này bao gồm:
– Tổ chức và cán bộ trong công tác kế toán – tài vụ;
– Quản lý các nguồn vốn;
– Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động;
– Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong Công ty;
– Quản lý và kế toán quỹ tiền mặt;
– Chứng từ thanh toán;
– Quản lý, điều hành tài khoản ngân hàng;
– Quản lý các hợp đồng kinh tế;
– Chế độ chi tiêu nội bộ;
– Công tác kiểm kê trong Công ty;
– Quyết toán hạng mục công trình và dự án đầu tư;
– Kiểm toán báo cáo tài chính.
CHƯƠNG II
TỔ CHỨC VÀ CÁN BỘ KẾ TOÁN – TÀI VỤ
Điều 4: Tổ chức bộ máy kế toán
4.1 Căn cứ Luật Kế toán và Nghị định số 174/2016/NĐ-CP của Chính phủ “Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh”, bộ máy kế toán của Công ty […] được tổ chức là Phòng Kế toán – Tài vụ;
4.2 Các bộ phận trực thuộc công ty như: các phòng, ban, Ban quản lý dự án… không phải là đơn vị kế toán.
Điều 5: Các chức danh quản lý và chuyên môn trong Phòng Kế toán – Tài vụ
5.1 Khi đã hình thành hoàn chỉnh, Phòng Kế toán – Tài vụ của Công ty có:
– Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty bổ nhiệm theo đề nghị của Tổng Giám đốc.
– Kế toán viên
– Thủ quỹ.
5.2 Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định sau:
a. Thực hiện chức năng chỉ đạo, kiểm tra công tác quản lý tài chính và kế toán – thống kê theo quy định của pháp luật và yêu cầu quản trị nội bộ trong phạm Công ty;
b. Để thực hiện các chức năng trên, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có những nhiệm vụ sau:
– Tham mưu cho Tổng Giám đốc và Hội đồng quản trị những phương án huy động và sử dụng vốn;
– Tổ chức, kiểm tra và giám sát công tác ghi chép ban đầu trong Công ty;
– Hướng dẫn việc lập, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ kế toán trong tất cả các bộ phận thuộc Công ty;
– Kiểm tra, giám sát mọi khoản thu, chi trong Công ty;
– Thẩm định về hiệu quả kinh tế của các dự án đầu tư;
– Lập và quản lý các sổ kế toán theo quy định của Pháp luật;
– Lập, trình ký, chuyển nộp và lưu trữ các Báo cáo kế toán, Báo cáo thuế, Báo các thống kê định kỳ, hồ sơ nộp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế,v…v… theo quy định của Pháp luật;
– Quản lý, theo dõi các nguồn vốn: vốn điều lệ; vốn bổ sung; vốn vay; quỹ khấu hao; vốn đầu tư xây dựng cơ bản; vốn Công ty đầu tư ra ngoài dưới các hình thức góp vốn, liên doanh, liên kết, mua bán chứng khoán; vốn trong công nợ phải thu, phải trả.. của Công ty;
– Tổ chức công tác Kiểm toán và quyết toán thuế hàng năm;
– Xây dựng đề án phát hành Cổ phiếu của Công ty ra công chúng và tổ chức thực hiện, chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn khi đề án được phê duyệt;
– Quản lý, sử dụng và bảo mật chứng từ, chương trình phần mềm kế toán;
– Thực hiện những nhiệm vụ đáp ứng yêu cầu của công tác Kế toán quản trị công ty;
– Kiểm tra cuối cùng và ký các chứng từ, báo cáo kế toán, các bảng lương, thưởng, báo cáo thuế hàng tháng, hồ sơ xin hoàn thuế, quyết toán thuế hàng năm và kết quả kiểm kê, kiểm toán trước khi trình Tổng Giám đốc ký duyệt;
– Cùng Tổng Giám đốc giải trình những vấn đề liên quan đến chế độ, chính sách tài chính, kế toán thống kê,kiểm toán trước cơ quan thuế, thanh tra, kiểm tra, điều tra theo quy định của Pháp luật.
c. Để thực hiện những nhiệm vụ trên, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có những quyền hạn sau:
– Toàn quyền điều hành các nhân viên thuộc phòng Tài chính – Kế toán công ty và tại các đơn vị cơ sở trực thuộc (nếu có);
– Kiểm tra, giám sát, đánh giá kết quả công tác của các nhân viên thuộc lĩnh vực Tài chính – Kế toán của Công ty;
– Đề xuất với Tổng Giám đốc về số lượng, cơ cấu cán bộ cần tuyển dụng và tham gia đánh giá các nhân viên trước khi tuyển dụng cho Phòng Tài chính – Kế toán Công ty trong từng thời kỳ;
– Đề nghị với Tổng Giám đốc về việc nâng lương, nâng bậc, khen thưởng, kỷ luật, buộc thôi việc đối với nhân viên phòng Tài chính – Kế toán của Công ty và kế toán viên thuộc các các đơn vị cơ sở trực thuộc ( nếu có);
– Đăng ký chữ ký điều hành tài khoản tại Ngân hàng;
– Dự thảo, kiểm tra và trình Tổng Giám đốc ký các công văn gửi ngân hàng, các báo cáo thống kê định kỳ, các công văn về thanh toán công nợ.
– Thừa lệnh Tổng Giám đốc, báo cáo, giải trình về tình hình tài chính và hiệu quả kinh doanh của Công ty trước Hội đồng quản trị;
– Là Phó trưởng ban thường trực Ban kiểm kê vật tư, tài sản và quỹ tiền mặt vào cuối năm tài chính theo quyết định của Tổng Giám đốc Công ty.
d. Kế toán viên thuộc Phòng Kế toán – Tài vụ, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng thực hiện những nhiệm vụ sau:
– Theo dõi toàn bộ công tác thanh toán, bao gồm thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản qua ngân hàng;
– Kiểm tra các chứng từ thanh toán, lập các phiếu chi, phiếu thu, các ủy nhiệm chi, điện chuyển tiền, viết séc, lập các Bảng kê nộp séc, giải quyết các thủ tục mở thư tín dụng (L/C) để nhập khẩu vật tư, tài sản, lập các chứng từ nộp thuế, v.v…;
– Quản lý các Giấy tạm ứng và theo dõi việc thanh toán tạm ứng;
– Lập Sổ lương, Bảng lương trình Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiểm tra và Tổng Giám đốc ký duyệt trước khi chi lương;
– Lập sổ Kế toán quỹ tiền mặt và đối chiếu với Sổ quỹ tiền mặt của Thủ quỹ;
– Lập, chuyển, nhận và quản lý các chứng từ ngân hàng; lập các sổ chi tiết về các Tài khoản tại ngân hàng theo yêu cầu của Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng;
– Chịu trách nhiệm cập nhật số liệu và cung cấp kịp thời những thông tin thuộc lĩnh vực được giao phụ trách cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng hoặc Tổng Giám đốc Công ty;
– Lập danh mục tài sản cố định và tính khấu hao tài sản cố định;
– Lập danh mục công cụ lao động và phân bổ công cụ lao động vào chi phí đầu tư, sản xuất – kinh doanh;
– Quản lý và lập các hóa đơn GTGT khi tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa của Công ty;
– Theo dõi và lập báo cáo về nợ phải thu, nợ phải trả đối với từng nhà cung cấp và tiêu thụ.
e. Thủ quỹ
– Thủ quỹ chịu trách nhiệm toàn diện trước Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc Công ty về việc quản lý quỹ tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của công ty;
– Trong mọi trường hợp, các khoản tiền mặt Việt Nam, tiền mặt là ngoại tệ (nếu có), vàng, bạc, dá quí (nếu có) và các giấy tờ có giá trị khác như trái phiếu, cổ phiếu, hối phiếu, lệnh phiếu, séc, thẻ tín dụng… của Công ty đều phải để trong két sau khi làm thủ tục thu nhận;
– Thủ quỹ là người duy nhất trong Công ty được quản lý khóa két và mở két;
– Thủ quỹ không được chi tiền và /hoặc chuyển giao vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá trị khác…. cho bất kỳ ai, trong bất cứ trường hợp nào nếu không có chứng từ bằng văn bản đã được ký duyệt của Tổng Giám đốc;
– Thủ quỹ không được đưa vào Két tiền của bản thân hoặc tiền tạm gửi của bất kỳ cá nhân nào;
– Thủ quỹ phải thực hiện kiểm kê, đối chiếu hàng ngày giữa số tồn quỹ theo sổ Kế toán quỹ tiền mặt và số tồn thực tế trong két. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và/ hoặc Tổng Giám đốc có quyền kiểm tra đột xuất số tồn quỹ. Trong mọi trường hợp, nếu số tồn thực tế trong két nhỏ hơn số tồn quỹ trên sổ quỹ tiền mặt đã được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng xác nhận, thủ quỹ đều phải bồi thường. Nếu số tiền mặt tồn thực tế trong két lớn hơn số tồn trong sổ quỹ tiền mặt, phần chênh lệch Công ty tạm thời quản lý và giải quyết sau khi đã xác minh.
– Thủ quỹ có trách nhiệm kiểm tra bảo đảm cho số tiền mặt Việt Nam, tiền mặt ngoại tệ, vàng, bạc, đá quí và các giấy tờ có giá không bị rách, nát, hư hỏng hoặc quá hạn sử dụng. Nếu để xẩy ra những trường hợp trên, thủ quỹ phải bồi thường tổn thất cho Công ty.
ĐIỀU 6: Việc thay thế, kiêm nhiệm công tác trong Phòng Kế toán – Tài vụ
6.1 Khi chưa có Kế toán tổng hợp, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiêm nhiệm công tác chuyên môn của Kế toán tổng hợp;
6.2 Trường hợp Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đi công tác vắng dài ngày hoặc nghỉ phép năm có thể ủy quyền bằng văn bản cho kế toán viên về một số công việc trong phạm vi cho phép;
6.3 Trường hợp thủ quỹ đi công tác vắng, nghỉ phép hoặc nghỉ việc riêng dài ngày phải báo cáo với Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng để bố trí người tạm thời thay thế.
6.4 Các cán bộ, nhân viên của công ty có thể được bố trí kiêm nhiệm công tác kế toán, trừ những người là cán bộ quản lý (Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc, các giám đốc điều hành, các Trưởng phòng, trưởng ban) thủ kho, thủ quỹ, cán bộ cung ứng vật tư.
CHƯƠNG III
QUẢN LÝ VỐN VÀ TÀI SẢN
ĐIỀU 7: Vốn và công tác quản lý vốn
7.1. Vốn của Công ty […] được hình thành từ các nguồn sau:
– Vốn góp của các thành viên/cổ đông;
– Vốn bổ sung từ lợi nhuận sau thuế;
– Vốn vay các Ngân hàng, các tổ chức tín dụng và các đối tượng khác;
– Vốn trong công nợ;
– Vốn huy động từ phát hành thêm cổ phiếu.
7.2. Vốn góp của các thành viên phải được quản lý, ghi chép theo những nguyên tắc sau:
– Số tiền, hình thức, thời gian góp vốn của các thành viên/cổ đông phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong Sổ đăng ký thành viên/cổ đông;
– Số vốn góp phải được hạch toán kịp thời đúng quy định trong các Tài khoản kế toán có liên quan;
– Việc chuyển nhượng giữa các thành viên/cổ đông sáng lập (nếu có) phải tuân thủ quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty và phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời trong các tài liệu và sổ kế toán có liên quan.
7.3. Trường hợp Công ty phát hành thêm cổ phiếu để tăng vốn, mua lại cổ phiếu đã phát hành để hủy bỏ hoặc tái phát hành, kế toán Công ty phải phản ánh kịp thời vào các tài khoản kế toán có liên quan theo quy định của Chế độ kế toán hiện hành;
7.4. Tại bất kỳ thời điểm nào, Phòng Kế toán- Tài vụ của Công ty phải cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác cho Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc Công ty về giá trị tuyệt đối và tỷ trọng các nguồn vốn trong tổng số vốn của công ty.
7.5. Trong giai đoạn đầu tư xây dựng Nhà máy […], Phòng Kế toán- Tài vụ Công ty phải báo cáo kịp thời, đúng và đầy đủ cho Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát và Tổng Giám đốc Công ty các chỉ tiêu:
– Chi tiết vốn đầu tư theo nguồn hình thành;
– Vốn đầu tư đã thực hiện theo hạng mục công trình, công trình;
– Vốn đầu tư đã quyết toán theo hạng mục công trình, công trình đã hoàn thành bàn giao;
– Các chi phí khác thuộc vốn đầu tư.
ĐIỀU 8: Mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động
Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định và công cụ lao động trong Công ty […] phải tuân thủ những nguyên tắc sau:
8.1. Việc mua sắm, trang bị tài sản cố định, công cụ lao động chỉ thực hiện khi có nhu cầu phục vụ cho công tác quản lý và/ hoặc sản xuất, kinh doanh của Công ty; phải có văn bản đề nghị của các đơn vị cơ sở, bao gồm nội dung sau:
– Thực trạng về trang bị tài sản cố định, công cụ lao động trong đơn vị;
– Những tài sản cố định, công cụ lao động đang thiếu để phục vụ cho hoạt động hàng ngày và hậu quả của nó;
– Số lượng, chủng loại, quy cách tài sản cố định, công cụ lao động cần trang bị;
– Thời gian cần có của từng loại tài sản cố định, công cụ lao động cần mua sắm.
8.2. Trường hợp cần mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn (trên 100 triệu đồng), phải tổ chức lựa chọn các nhà cung cấp, đánh giá việc lựa chọn hoặc tổ chức đấu thầu. Kết quả việc lựa chọn (hoặc đấu thầu) trình Hội đồng quản trị và chỉ được thực hiện theo quyết định của Hội đồng quản trị;
8.3. Trường hợp mua sắm công cụ lao động, tài sản cố định có giá trị không lớn (dưới 100 triệu đồng) cần phải lựa chọn ít nhất 2 nhà cung cấp. Trong trường hợp mua sắm thiết bị qua sử dụng phải có đề nghị của đơn vị cơ sở và được Tổng Giám đốc phê duyệt.
ĐIỀU 9: Quản lý tài sản cố định
9.1 Với những tài sản cố định do Công ty mua sắm:
a. Mọi tài sản cố định được mua sắm trang bị có giá trị (theo quy định của Bộ Tài chính) phải được phản ánh trong Sổ Tài sản cố định của Công ty;
b. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo Kế toán trưởng xác định số trích khấu hao tài sản cố định tính vào chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định của Bộ Tài chính;
c. Việc góp vốn đầu tư dưới hình thức liên doanh, liên kết góp vốn, mua sắm thêm tài sản cố định, thanh lý tài sản cố định phải thực hiện theo thẩm quyền quy định trong Điều lệ Công ty.
9.2. Với những tài sản thuê ngoài do Công ty ký hợp đồng thuê:
Căn cứ đề nghị của đơn vị cơ sở về việc thuê tài sản phục vụ sản xuất, xây dựng:
a. Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật kiểm tra và đưa ra ý kiến bằng văn bản về sự cần thiết phải thuê tài sản;
b. Hợp đồng thuê máy móc, thiết bị, phương tiện do Tổng Giám đốc ký và thanh toán qua Phòng Kế toán- Tài vụ của Công ty;
c. Đơn vị đề nghị thuê máy móc, thiết bị…. có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các máy móc, thiết bị, phương tiện, .v.v… thuê ngoài theo hợp đồng đã ký;
d. Khi hết thời hạn thuê theo hợp đồng, đơn vị sử dụng có trách nhiệm bàn giao các máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v… cho bên cho thuê;
e. Việc tiếp nhận và bàn giao máy móc, thiết bị, phương tiện, v.v… theo hợp đồng thuê phải được lập thành biên bản ghi rõ tình trạng kỹ thuật của từng loại máy móc, thiết bị, phương tiện… khi tiếp nhận thuê và khi bàn giao trả lại bên cho thuê, trên biên bản phải có chữ ký của Giám đốc Kế hoạch – Kỹ thuật và Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng.
ĐIỀU 10: Quản lý và kế toán quỹ tiền mặt
10.1 Sổ quỹ tiền mặt do Thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ hàng ngày. Mọi khoản thu, chi bằng tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt;
10.2 Các khoản thu, chi bằng tiền mặt đều phải được chứng minh bằng các chứng từ đã phê duyệt. Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi, Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán;
10.3 Phiếu thu, Phiếu chi tiền mặt phải được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng ký kiểm tra, Tổng Giám đốc ký duyệt trước khi chuyển cho Thủ quỹ chi tiền;
10.4 Phiếu thu do Kế toán viên lập thành 03 (ba) liên, phải ghi đầy đủ các nội dung và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào Phiếu thu trước khi ký tên. Thủ quỹ vào sổ và cuối ngày chuyển về Phòng Kế toán – Tài vụ.
10.5 Phiếu chi được lập thành 02 (hai) liên và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng và Tổng Giám đốc thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền, người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ, thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên thứ nhất của Phiếu chi lưu ở nơi lập phiếu. Liên thứ hai, thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán viên cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán.
10.6 Các chứng từ đính kèm theo Phiếu thu, Phiếu chi phải hợp pháp và được Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng kiểm tra trước khi lập phiếu.
ĐIỀU 11: Tạm ứng tiền mặt
11.1 Cán bộ, nhân viên trong Công ty chỉ được tạm ứng tiền phục vụ cho các hoạt động kinh doanh và quản lý Công ty, bao gồm:
a. Mua vật tư, nguyên liệu, nhiên liệu, phụ tùng thaythế phục vụ sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt;
b. Ứng trước tiền chi phí cho quá trình vận chuyển hàng hóa theo từng lệnh điều động;
c. Chi giao dịch được Tổng Giám đốc duyệt;
d. Mua tài sản, công cụ lao động theo kế hoạch được Tổng Giám đốc duyệt;
e. Ứng trước tiền lương, tiền công trong những trường hợp cần thiết được Tổng Giám đốc đồng ý.
11.2 Thủ tục xin tạm ứng quy định như sau:
a. Người được giao nhiệm vụ lập Giấy đề nghị tạm ứng theo mẫu quy định của Bộ Tài chính;
b. Giám đốc điều hành quản lý trực tiếp nhân viên xin tạm ứng ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc nếu khoản tạm ứng đó sai mục đích;
c. Tổng Giám đốc ký duyệt tạm ứng.
d. Kế toán viên căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng đã được Tổng giám đốc ký duyệt làm thủ tục chi tiền.
e. Trong quá trình thực hiện chi tạm tứng, nếu phát hiện thấy sai sót, chưa rõ nội dung, kế toán viên báo cáo Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng xin ý kiến chỉ đạo để có thể thực hiện Giấy đề nghị tạm ứng.
11.3 Điều kiện được tạm ứng tiền mặt cán bộ nhân viên chỉ được tạm ứng khi có đủ các điều kiện sau đây:
a. Thực hiện đúng mục đích và thủ tục quy định tại khoản 10.1; 10.2; nêu trên;
b. Chỉ được tạm ứng tiếp nếu đã thanh toán hết tạm ứng lần trước;
d. Thời hạn tạm ứng phải được ghi trong Giấy đề nghị tạm ứng.Với tạm ứng mua vật tư, phụ tùng thay thế, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 20 ngày, với các khoản tạm ứng khác, thời hạn tạm ứng tối đa không quá 05 ngày. Tạm ứng công tác phí, tùy theo thời gian đi công tác theo kế hoạch;
e. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm thông báo nợ tạm ứng quá thời hạn cho người nợ tạm ứng và báo cáo Tổng Giám đốc Công ty. Những trường hợp dã nhắc đến lần thứ 03 (ba) và đã quá 10 (mười) ngày kể từ lần nhắc đầu tiên, người nợ tạm ứng vẫn không thanh toán, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đề nghị Tổng Giám đốc cho trừ vào lương để thu hồi tạm ứng.
f. Các giấy đề nghị tạm ứng do người xin tạm ứng lập, có xác nhận của Giám đốc điều hành trực tiếp, ký duyệt của Tổng Giám đốc được chuyển cho Kế toán viên lập phiếu chi tạm ứng.
ĐIỀU 12: Quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng
Việc quản lý, điều hành tài khoản tiền gửi ngân hàng tại Công ty quy định như sau:
a. Công ty mở tài khoản tiền gửi đồng Việt Nam và Ngoại tệ Ngân hàng do Tổng Giám đốc Công ty lựa chọn;
b. Tổng Giám đốc Công ty đăng ký chữ chủ tài khoản. Phó Tổng giám đốc có thể được Tổng Giám đốc uỷ quyền và đăng ký chữ ký uỷ quyền tại Ngân hàng;
c. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng đăng ký chữ ký Kế toán trưởng tại Ngân hàng. Trong hai năm đầu, không có người được uỷ quyền của Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng.
ĐIỀU 13: Chứng từ thanh toán
Việc thanh toán mọi khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty phải tuân thủ quy định về chứng từ thanh toán theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Cụ thể như sau:
– Khi mua hàng của các doanh nghiệp là pháp nhân, hóa đơn tài chính phải ghi đầy đủ mã số thuế của đơn vị bán, đơn vị mua, đủ các chữ ký của Kế toán trưởng, Thủ trưởng đơn vị và đóng dấu của doanh nghiệp. Trường hợp mua hàng của các hộ kinh doanh cá thể không có con dấu phải ghi đầy đủ các thông tin: tên, địa chỉ của người bán hàng;
– Các chứng từ mua hàng của các Phòng ban trong Công ty, Nhà máy, đơn vị cơ sở v.v… kể cả trường hợp chưa trả tiền cho đơn vị bán phải chuyển cho Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng trước ngày 02 tháng sau để phục vụ việc báo cáo thuế tháng trước;
– Những trường hợp phải chi các khoản không thể có hóa đơn tài chính như: thuê bốc vác, thuê nhân công đào đắp, chi hoa hồng môi giới, v.v… người được giao nhiệm vụ chi tiêu phải lập báo cáo về số tiền chi có xác nhận của Giám đốc điều hành trực tiếp và được Tổng Giám đốc duyệt. Trong trường hợp này, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng chịu trách nhiệm giải quyết theo quy định của pháp luật sau khi đã có ý kiến đồng ý của Tổng Giám đốc Công ty.
ĐIỀU 14: Chế độ công tác phí áp dụng trong công ty
Chế độ công tác phí áp dụng cho từng chức danh cán bộ quản lý khi đi công tác trong nước và nước ngoài quy định như sau:
14.1 Công tác phí gồm:
– Tiền mua vé tàu, xe đi từ cơ quan đến nơi công tác và ngược lại;
– Phụ cấp lưu trú;
– Tiền thuê chỗ ở tại nơi đến công tác;
– Tiền khoán công tác phí hàng tháng áp dụng với những cán bộ phải đi công tác thường xuyên nhưng không đủ điều kiện để thanh toán theo ngày.
14.2 Chế độ quy định cụ thể như sau:
a. Tiền mua vé tàu, xe:
– Không định mức vé tàu, xe, vé máy bay đối với các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc công ty kể cả khi đi công tác trong nước và nước ngoài.
– Với các chức danh cán bộ quản lý khác như Phó Tổng giám đốc, Giám đốc điều hành khi đi công tác trong nước chỉ được sử dụng ô tô, tàu hoả nhanh-ghế ngồi mềm-toa điều hoà. Những trường hợp cần sử dụng phương tiện khác có mức phí cao hơn phải được Tổng giám đốc duyệt trước khi đi công tác.
– Việc đi công tác nước ngoài của Phó Tổng giám đốc, các Giám đốc điều hành, do Tổng giám đốc quyết định.
b. Phụ cấp lưu trú: Phụ cấp lưu trú là khoản tiền cấp cho người đi công tác tiêu vặt và bù thêm vào bữa ăn nhằm bảo đảm sức khoẻ.
– Trường hợp đi công tác trong nước: không định mức tiền phụ cấp lưu trú đối với các chức danh: Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc. Với các chức danh khác quy định như sau:
|
Chức danh cán bộ |
Mức phụ cấp (VNĐ/ngày) |
|
Phó Tổng giám đốc |
100.000 |
|
Giám đốc điều hành |
70.000 |
|
Kỹ sư/ chuyên viên |
50.000 |
– Trường hợp đi công tác nước ngoài: vận dụng quy định tại Thông tư số 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 của Bộ Tài chính, mức quy định của công ty như sau:
|
Chức danh cán bộ |
Mức phụ cấp (USD/ngày) |
|
Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc |
50 |
|
Phó Tổng giám đốc |
45 |
|
Giám đốc điều hành |
40 |
|
Kỹ sư/chuyên viên |
35 |
c. Tiền thuê chỗ ở tại nơi công tác:
– Trường hợp đi công tác trong nước: Không định mức tiền thuê chỗ ở đối với các chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc. Các chức danh khác quy định như sau:
|
Chức danh cán bộ |
Định mức chi phí (VNĐ/ngày-đêm) |
|
Phó Tổng giám đốc |
350.000 |
|
Giám đốc điều hành |
300.000 |
|
Kỹ sư/chuyên viên |
250.000 |
– Trường hợp đi công tác nước ngoài: vận dụng quy định tại Thông tư số …./……/TT-BTC ngày …./…./20…. của Bộ Tài chính, mức quy định của công ty như sau:
|
Chức danh cán bộ |
Định mức chi phí (USD/ngày- đêm) |
|
Chủ tịch HĐQT/ Tổng giám đốc |
55 |
|
Phó Tổng giám đốc |
50 |
|
Giám đốc điều hành |
45 |
|
Kỹ sư/chuyên viên |
40 |
14.3 Những quy định nêu trên sẽ được Tổng giám đốc công ty sửa đổi cho phù hợp với điều kiện thực tế trong từng thời kỳ.
ĐIỀU 15: Trang bị điện thoại di động và máy tính xách tay
15.1 Phục vụ cho nhu cầu công tác, công ty sẽ trang bị máy điện thoại di động và máy tính xách tay cho cán bộ quản lý. Các thiết bị này do cá nhân được trang bị quản lý và hạch toán vào công cụ lao động, tài sản cố định của công ty.
15.2 Các chức danh cán bộ quản lý được trang bị máy điện thoại di động và máy tính xách tay quy định như sau:
|
Tên thiết bị |
Chức danh cán bộ được trang bị |
|
Máy tính xách tay |
Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Phó Tổng giám đốc |
|
Điện thoại di động |
Chủ tịch Hội đồng quản trị; Tổng giám đốc; Phó Tổng giám đốc; Các giám đốc điều hành; Các kỹ sư/ chuyên viên theo danh sách do Tổng giám đốc duyệt. |
15.3 Các thiết bị đã trang bị cho cá nhân phải được sử dụng trong thời gian quy định, đối với điện thoại di động ít nhất 03 (năm); đối với máy tính xách tay ít nhất trong 05 (năm) năm. Việc sửa chữa mọi hư hỏng trong quá trình sử dụng do cá nhân được trang bị tự trang trải.
ĐIỀU 16: Mức chi tiền điện thoại di động cho cán bộ, nhân viên và chi tiêu tiếp khách trong Công ty:
16.1 Công ty thanh toán tiền điện thoại di động cho các cán bộ quản lý và một số cán bộ, kỹ sư, nhân viên thường xuyên phải sử dụng điện thoại di động để phục vụ giao dịch của công ty. Không quy định định mức đối với Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc công ty.
– Định mức chi phí điện thoại di động cho từng chức danh quy định như sau:
|
Chức danh cán bộ |
Mức chi tiền điện thoại (VNĐ/tháng) |
|
Phó Tổng giám đốc Trưởng Ban quản lý dự án tại […] |
1.000.000 |
|
Các giám đốc điều hành Kỹ sư giám sát thi công |
500.000 |
|
Lái xe con/ bảo vệ công trường |
300.000 |
– Danh sách cán bộ được công ty chi tiền điện thoại và mức chi hàng tháng có thể bổ sung, thay đổi và do Tổng giám đốc công ty quyết định.
– Việc tiếp khách giải quyết các công việc của công ty do Tổng giám đốc thực hiện. Trường hợp Phó Tổng giám đốc, các Giám đốc điều hành hoặc các kỹ sư, chuyên viên được Tổng Giám đốc uỷ quyền tiếp khách, Tổng Giám đốc sẽ quy định mức tối đa được chi khi giao nhiệm vụ.
CHƯƠNG IV
CÔNG TÁC KẾ TOÁN – TÀI VỤ
ĐIỀU 17: Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng trong công ty
17.1 Trong thời gian xây dựng Nhà máy […], công ty áp dụng “Chế độ kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư” ban hành theo Thông tư 195/2012/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành.
17.2 Theo chế độ kế toán nêu trên:
a. Chứng từ kế toán gồm 46 loại (Chi tiết trong phụ lục số 01 kèm theo quy chế này
b. Hệ thống tài khoản áp dụng gồm 33 tài khoản trong Bảng Cân đối kế toán và 04 tài khoản ngoài Bảng cân đối kế toán (Chi tiết trong phụ lục số 02 kèm theo quy chế này);
c. Để thuận tiện cho việc ứng dụng phần mềm kế toán, công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung.
d. Hệ thống Sổ kế toán khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầy đủ gồm 19 sổ (Chi tiết trong phụ lục số 03 kèm theo quy chế này);
e. Các Báo cáo tài chính của Công ty theo bảng sau:
|
STT |
Tên báo cáo |
Ký hiệu |
|
1 |
2 |
3 |
|
1 |
Bảng Cân đối kế toán |
B01-CĐT |
|
2 |
Nguồn vốn đầu tư |
B02-CĐT |
|
3 |
Thực hiện đầu tư |
B03-CĐT |
|
4 |
Thuyết minh báo cáo tài chính |
B04-CĐT |
|
5 |
Chi tiết nguồn vốn đầu tư |
F02-CĐT |
|
6 |
Thực hiện đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình |
F03A-CĐT |
|
7 |
Quyết toán vốn đầu tư theo dự án, công trình, hạng mục công trình bàn giao, sử dụng |
F03B-CĐT |
|
8 |
Chi phí khác |
F03C-CĐT |
|
9 |
Chi phí Ban quản lý dự án |
F03D-CĐT |
(Mẫu biểu chi tiết tại Phụ lục số 04 kèm theo quy chế này).
17.3 Các báo cáo tài chính của công ty trong giai đoạn đầu tư xây dựng Nhà máy ……….. được gửi cho:
+ Hội đồng quản trị;
+ Ban Kiểm soát;
+ Tổng giám đốc;
+ Các đơn vị cho vay;
+ Cơ quan Thống kê địa phương.
17.4 Kết thúc giai đoạn đầu tư xây dựng cơ bản, khi Nhà máy […] phát điện, Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số […]/QĐ-CĐKT ngày […]/[…]/20[…] của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Thời điểm chuyển đổi do Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng đề nghị, Tổng giám đốc công ty quyết định.
17.5 Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng công ty có trách nhiệm: Dự thảo, trình Tổng giám đốc ký văn bản đăng ký với cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan Thống kê về việc thực hiện Chế độ kế toán áp dụng cho chủ đầu tư ban hành theo Thông tư 195/2012/TT-BTC hướng dẫn kế toán áp dụng cho đơn vị chủ đầu tư do Bộ Trưởng Bộ Tài Chính ban hành.Công ty được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đến hết năm 20[…] và xin gia hạn sau thời gian nêu trên (nếu có).
ĐIỀU 18: Các báo cáo kế toán quản trị
18.1 Phục vụ cho việc điều hành dự án và lập kế hoạch đầu tư trong từng giai đoạn, Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng có trách nhiệm chỉ đạo kế toán viên lập đủ, đúng hạn và trình Tổng Giám đốc các Báo cáo kế toán quản trị.
18.2 Các báo cáo kế toán quản trị gồm:
a. Báo cáo tình hình thay đổi nguồn vốn đầu tư lập vào ngày cuối tháng- (BN01);
b. Báo cáo tình hình thực hiện đầu tư lập vào ngày cuối tháng (BN02);
c. Báo cáo thực hiện đầu tư theo công trình, hạng mục công trình lập vào ngày cuối tháng (BN03);
d. Báo cáo Nợ phải trả các nhà thầu lập vào ngày 15 và 30 hàng tháng (BN04);
e. Báo cáo khoản phải trả các tổ chức tín dụng, ngân hàng lập vào ngày 20 hàng tháng (BN05).
18.3 Các báo cáo kế toán quản trị quy định tại khoản 18.2 nêu trên phải lập đúng mẫu tại Phụ lục số 05 kèm theo quy chế này. Trường hợp cần thay đổi cho phù hợp với sự biến động trong thực tế, Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng báo cáo Tổng giám đốc bằng văn bản và thực hiện theo quyết định của Tổng giám đốc.
ĐIỀU 19: Công tác kiểm kê trong Công ty
Công ty […] và các đơn vị cơ sở thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định sau đây:
19.1 Kiểm kê hàng ngày: Việc kiểm kê hàng ngày nhằm phát hiện kịp thời số thừa, thiếu của từng loại vật tư, hàng hoá và tiền mặt tồn quỹ. Kiểm kê hàng ngày do Thủ kho, Kế toán vật tư, Kế toán thành phẩm và Thủ quỹ thực hiện và chỉ quy định bắt buộc đối với:
– Các loại vật tư, nguyên liệu quí, hiếm, có giá trị lớn;
– Quỹ tiền mặt.
19.2 Kiểm kê cuối tháng: Các kho của Công ty và các đơn vị cơ sở phải thực hiện việc kiểm kê cuối tháng. Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng chịu trách nhiệm chỉ đạo công tác kiểm kê cuối tháng đối với các đơn vị của Công ty và báo cáo kết quả cho Tổng giám đốc.
19.3 Kiểm kê giữa niên độ kế toán: Kiểm kê giữa niên độ kế toán được thực hiện vào ngày 30 tháng 6 hàng năm. Việc kiểm kê giữa niên độ kế toán do Công ty tổ chức theo quy định sau:
– Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng là Trưởng Ban kiểm kê;
– Giám đốc kế hoạch- kỹ thuật là Phó trưởng ban;
– Các ủy viên gồm: Kế toán viên, Thủ kho phụ trách trực tiếp từng kho và các cán bộ kỹ thuật có liên quan theo quyết định của Tổng giám đốc.
19.4 Kiểm kê vào cuối năm tài chính: Việc kiểm kê vào cuối năm tài chính được do Tổng giám đốc Công ty ra quyết định thành lập gồm:
a. Phó Tổng Giám đốc Công ty làm Trưởng ban;
b. Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng (hoặc Kế toán trưởng Công ty) là Phó trưởng ban thường trực;
c. Giám đốc Kế hoạch- kỹ thuật là Phó Trưởng ban;
d. Giám đốc Hành chính là uỷ viên;
e. Các ủy viên khác gồm: Thủ kho, kế toán viên, Thủ quỹ Công ty, Thủ quỹ và một số cán bộ kỹ thuật có liên quan.
19.5 Nội dung kiểm kê cuối năm gồm:
a. Kiểm kê tồn quỹ tiền mặt vào cuối ngày 31/12;
b. Kiểm kê tài sản cố định có đến ngày 31/12;
c. Kiểm kê ở tất cả các kho hàng của công ty từ ngày 01/01 năm sau.
19.6 Xử lý trường hợp thừa, thiếu tại các kho vật tư khi kiểm kê:
– Về nguyên tắc, số liệu hàng tồn kho bằng hiện vật trên sổ của Kế toán vật tư, sổ kho phải khớp đúng với số tồn kho trên thực tế;
– Nếu số tồn kho về một mặt hàng nào đó trong sổ sách thấp hơn trên thực tế, tức là số tồn kho thực tế thừa so với sổ sách, số lượng chênh lệch thừa do Công ty quản lý trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày. Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị cơ sở và Thủ kho phải giải trình bằng văn bản về sự chênh lệch. Nếu hết thời hạn quy định mà không giải trình được hoặc bản giải trình không được Tổng Giám đốc chấp nhận thì số vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế chênh lệch thừa được nhập vào tài sản của Công ty;
– Nếu số tồn kho về một mặt hàng nào đó trong sổ sách cao hơn trên thực tế, tức là số lượng tồn kho trên thực tế bị thiếu so với sổ sách. Trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị cơ sở và Thủ kho phải giải trình bằng văn bản về sự chênh lệch thiếu. Nếu hết thời hạn quy định mà không giải trình được hoặc bản giải trình không được Tổng Giám đốc chấp nhận thì số vật tư, nguyên liệu, phụ tùng thay thế chênh lệch thiếu, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc đơn vị cơ sở và Thủ kho phải bồi thường. Hình thức và mức độ bồi thường do Tổng Giám đốc Công ty quyết định bằng văn bản.
19.7 Xử lý trường hợp thừa, thiếu tài sản cố định, công cụ lao động phát hiện trong kiểm kê:
– Thủ trưởng của đơn vị trực tiếp sử dụng tài sản cố định và công cụ lao động chịu trách nhiệm giải trình bằng văn bản về nguyên nhân thừa, thiếu trong thời hạn 30 (ba mươi) ngày kể từ ngày kết thúc kiểm kê;
– Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm cùng thủ trưởng của đơn vị sử dụng kiểm tra, xác nhận nguyên nhân của tình trạng thừa, thiếu tài sản cố định và/ hoặc công cụ, dụng cụ;
– Trường hợp phát hiện mất tài sản cố định, Ban Kiểm kê phải lập Biên bản trình Tổng Giám đốc. Việc xử lý theo quyết định của Tổng Giám đốc;
– Những tài sản cố định và/ hoặc công cụ, dụng cụ phát hiện thừa khi kiểm kê không xác định được nguyên nhân trong thời hạn 03 (ba) tháng kể từ ngày kết thúc kiểm kê được ghi tăng tài sản cố định/ hoặc công cụ của Công ty;
– Những tài sản cố định và/ hoặc công cụ, dụng cụ phát hiện thiếu khi kiểm kê không xác định được nguyên nhân trong thời hạn 03 (ba) tháng kể từ ngày kết thúc kiểm kê, thủ trưởng trực tiếp của đơn vị sử dụng chịu trách nhiệm bồi thường theo quyết định của Hội đồng quản trị (trừ trường hợp chuyển hồ sơ cho cơ quan điều ra xem xét).
+ Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện và giám sát công tác kiểm kê ở các đơn vị có liên quan trong những trường hợp sau:
– Có quyết định của Hội đồng quản trị về việc chia, tách, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động hoặc nhượng bán công trình của công ty; Xảy ra lũ, lụt, hỏa hoạn và các thiệt hại bất thường khác tại Công ty và các đơn vị trực thuộc;
– Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
– Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
– Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng công ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ và quy định các mẫu báo cáo phục vụ công tác kiểm kê định kỳ theo quy định của quy chế này.
ĐIỀU 20: Các hợp đồng kinh tế của công ty
Các hợp đồng kinh tế do Công ty […] gồm:
1. Hợp đồng thăm dò địa chất công trình;
2. Hợp đồng tư vấn thiết kế;
3. Hợp đồng tư vấn giám sát;
4. Hợp đồng tư vấn quản lý;
5. Hợp đồng giao thầu thi công công trình, hạng mục công trình;
6. Hợp đồng thuê phương tiện, tài sản phục vụ thi công;
7. Hợp đồng nhập khẩu máy móc, thiết bị cho công trình;
8. Hợp đồng tiêu thụ điện ký với Tổng Công ty điện lực Việt Nam;
9. Các hợp đồng khác phục vụ công tác quản lý và hoạt động của công ty.
– Trước khi ký kết các hợp đồng kinh tế nêu tại khoản 20.1 trên đây (trừ các hợp đồng mua điện, nước, điện thoại, thiết bị quản lý có giá trị nhỏ), phải tổ chức đấu thầu hoặc ít nhất phải có 03 nhà cung cấp song song và độc lập với nhau. Việc tổ chức đấu thầu hay không tổ chức đấu thầu trước khi ký hợp đồng do Hội đồng quản trị công ty quyết định.
– Những hợp đồng kinh tế liên quan đến dự án xây dựng Nhà máy […] phải do Tổng Giám đốc công ty ký kết. Mọi uỷ quyền đều không có giá trị pháp lý.
– Các hợp đồng kinh tế sau khi đã được ký kết đúng quy định của pháp luật phải được chuyển cho:
+ Tổng Giám đốc;
+ Chủ tịch Hội đồng quản trị;
+ Trưởng Ban kiểm soát;
+ Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng.
+ Giám đốc kế hoạch – kỹ thuật.
Ngoài những chức danh trên, việc cung cấp các hợp đồng kinh tế cho bất kỳ đối tượng nào dưới bất kỳ hình thức nào đều phải được Tổng Giám đốc công ty cho phép.
ĐIỀU 21: Quyết toán vốn đầu tư hạng mục công trình và công trình xây dựng
– Các hạng mục công trình thuộc dự án đầu tư xây dựng Nhà máy […] khi đã hoàn thành phải được nghiệm thu, quyết toán kịp thời.
– Trên cơ sở Quyết toán vốn đầu tư các hạng mục công trình, khi toàn bộ dự án đã hoàn thành, Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng công ty phải lập Quyết toán vốn đầu tư của dự án phục vụ việc kiểm toán vốn đầu tư công trình.
– Mẫu quyết toán vốn đầu tư các hạng mục công trình và toàn bộ dự án theo phụ lục số 05 đính kèm quy chế này.
ĐIỀU 22: Kiểm toán Báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán vốn đầu tư
– Công ty […] thực hiện việc kiểm toán các báo cáo tài chính hàng năm và báo cáo quyết toán vốn đầu tư theo quy định của Pháp luật về kiểm toán và Điều lệ công ty.
– Khi có nhu cầu kiểm toán, Ban Kiểm soát của Hội đồng quản trị lựa chọn ít nhất 02 (hai) đơn vị để đàm phán hợp đồng kiểm toán và báo cáo Chủ tịch Hội đồng quản trị quyết định;
– Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng của Công ty có trách nhiệm cung cấp các chứng từ, tài liệu kế toán phục vụ cho công tác kiểm toán và giải trình những vấn đề do đơn vị kiểm toán đặt ra. Trong trường hợp có những vấn đề không đủ thông tin hoặc vượt quá thẩm quyền, Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng phải báo cáo Tổng Giám đốc Công ty xem xét giải quyết;
– Tổng Giám đốc và Giám đốc tài chính kiêm Kế toán trưởng có trách nhiệm hoàn thành bản giải trình theo yêu cầu cuả đơn vị kiểm toán theo quy định của Pháp luật;
– Ban Kiểm soát của Công ty, Hội đồng quản trị phải lưu giữ Báo cáo kiểm toán tại Công ty và chỉ được sử dụng vào những mục đích được Chủ tịch Hội đồng quản trị và/hoặc Tổng Giám đốc Công ty đồng ý.
CHƯƠNG V
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
ĐIỀU 23: Hiệu lực thi hành
Quy chế này có hiệu lực thi hành kể từ ngày Tổng Giám đốc Công ty ký quyết định ban hành. Mọi quy định và cách làm trước đây trái với những điều khoản trong quy chế này đều bị bãi bỏ. Mọi cán bộ, nhân viên trong Công ty có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc trong vị trí công tác của mình. Những vi phạm (nếu có) đều được coi là vi phạm quy chế của Công ty và bị xử lý kỷ luật.
ĐIỀU 24: Tổ chức thực hiện và tổng hợp, bổ sung, sửa đổi
Trong quá trình thực hiện, mọi cán bộ, nhân viên, công nhân trong Công ty nếu phát hiện những điều khoản, những quy định chưa hợp lý hoặc không thể thực hiện được phải báo cáo bằng văn bản hoặc trực tiếp trình bày với Giám đốc tài chính kiêm kế toán trưởng của Công ty. Những ý kiến góp ý, bổ sung phải được tập hợp, nghiên cứu để bổ sung, sửa đổi (nếu kiến nghị đó là đúng). Trong khi những quy định có liên quan trong quy chế này chưa được bổ sung, sửa đổi bằng văn bản của Tổng Giám đốc Công ty, mọi cán bộ, nhân viên, công nhân vẫn phải chấp hành./.
|
|
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY […] (Ký, ghi rõ chức vụ, họ tên và đóng dấu) |
