Mẫu Các nội dung chính trong hồ sơ lưu tại ngân hàng giám sát và công ty quản lý quỹ phụ lục xxii ban hành – THÔNG TƯ 98/2020/TT-BTC

Quỹ/công ty đầu tư chứng khoán

Công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát

1) Chứng từ về tất cả các đợt phát hành mới chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán, với các nội dung sau:

– Ngày đặt mua

– Tên và địa chỉ của người đặt mua chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán

– Số lượng chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán

– Giá trị tài sản ròng và giá tị tài sản ròng trên một chứng chỉ quỹ/cổ phiếu

– Giá dịch vụ

– Tên của đại lý phân phối (nếu có)

– Hoa hồng

– Các vấn đề khác có liên quan;

– Ngày ký hợp đồng

2) Chứng từ thanh toán của mỗi hợp đồng

– Ngày thực hiện giao dịch

– Ngày nhận thanh toán, người thực hiện thanh toán

– Ngày chuyển tiền vào tài khoản của quỹ (ngân hàng giám sát)

– Ngày thanh toán (ngân hàng giám sát)

– Người nhận thanh toán (ngân hàng giám sát)

– Ngày khấu trừ khỏi tài khoản của quỹ (ngân hàng giám sát)

Giao dịch cho danh mục đầu tư của quỹ/công ty đầu tư chứng khoán

Ngân hàng giám sát

1) Hoạt động lưu chuyển tiền tệ của quỹ kèm theo hợp đồng và các hồ sơ, chứng từ thanh toán có liên quan tới:

– Các khoản thu từ các đợt phát hành thêm chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán

– Các khoản thanh toán cho việc mua lại chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán

– Các khoản thanh toán cho tổ chức môi giới chứng khoán cho các giao dịch mua chứng khoán cho quỹ

– Các khoản thu từ các tổ chức môi giới chứng khoán cho các giao dịch bán chứng khoán cho quỹ

2) Thông tin chi tiết về mọi lệnh giao dịch mua, bán cho tài sản quỹ/công ty đầu tư chứng khoán phải được lưu trữ trong sổ lệnh. Sổ lệnh phải bao gồm các nội dung sau:

– Tên của danh mục đầu tư của quỹ/công ty đầu tư chứng khoán

– Khối lượng chứng khoán/tài sản lệnh đặt

– Thời gian đặt lệnh

3) Khi lệnh đã được khớp, sổ lệnh cần phải cập nhật thêm các thông tin sau:

– Tên của danh mục đầu tư của quỹ/công ty đầu tư chứng khoán hoặc tên của nhà đầu tư ủy thác

– Khối lượng giao dịch đã thực hiện

– Thời gian thực hiện lệnh

– Thời điểm nhận Giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc thời điểm Giấy chứng nhận này được ngân hàng lưu ký phát hành

– Những điều chỉnh/thay đổi liên quan tới giao dịch hoặc các lỗi giao dịch

Các khoản đầu tư – Tài khoản vốn

Công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát

1) Thông tin về các khoản đầu tư phải được lưu trữ bao gồm:

– Khối lượng và giá của từng tài sản giao dịch

– Tổng chi phí giao dịch bao gồm hoa hồng và phí giao dịch

– Các giao dịch tiếp theo liên quan tới tài sản này

– Giá giao dịch liên quan tới tài sản này

– Các hoạt động về vốn

2) Thông tin về các hoạt động của tổ chức phát hành làm thay đổi bản chất, số lượng hoặc giá trị của tài sản (phát hành các quyền mua, chia tách cổ phiếu, điều chỉnh giảm vốn, thay đổi giá trị danh nghĩa, thay đổi tên, thâu tóm hoặc sáp nhập, phá sản hoặc thanh lý) đều phải được lưu trữ, bao gồm:

– Loại hoạt động

– Ngày có hiệu lực

– Kết quả thay đổi (theo giá trị hoặc khối lượng)

Các khoản đầu tư – tài khoản thu nhập

Ngân hàng giám sát

Thông tin về thu nhập và lợi nhuận phải bao gồm các nội dung:

– Loại hình thu nhập

– Người trả

– Nguồn thu nhập;

– Ngày nhận

– Tỷ lệ (trái khoán hoặc cổ tức)

– Giá trị

– Khấu trừ thuế, và tỷ lệ khấu trừ

Tiền vay

Công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát

Tiền vay

– Lượng tiền vay

– Mục đích

– Chứng khoán vay – các chi tiết cụ thể

– Người cho vay

– Ngày trả

– Tỷ lệ lãi suất

– Các điều kiện cho vay đặc biệt

Tính giá trị tài sản ròng (NAV)

Công ty quản lý quỹ và ngân hàng giám sát

1) Thông tin về quy trình và phương pháp tính giá trị tài sản ròng cần phải được lưu trữ bao gồm:

– Số lượng chứng khoán (cổ phiếu hoặc trái phiếu) hoặc các loại hình tài sản khác. Trong trường hợp tài sản là bất động sản thì cần có thêm thông tin về vị trí, loại hình bất động sản.

+ Giá của mỗi tài sản

+ Phương pháp tính NAV

+ Hồ sơ định giá do công ty quản lý quỹ thành lập

+ Đánh giá của người thẩm định hoặc cơ quan, tổ chức thẩm định giá;

+ Các lỗi trong phương pháp tính NAV do cơ quan, tổ chức thẩm định giá thẩm tra phát hiện

Tính giá một chứng chỉ chứng chỉ quỹ/cổ phiếu công ty đầu tư cứng khoán

Công ty quản lý quỹ

– Giá trị tài sản ròng của quỹ và thời điểm xác định giá trị này (ngày, tháng, giờ)

– Số lượng chứng chỉ của đợt phát hành sử dụng để định giá

– Giá dịch vụ – phát hành hoặc mua lại – giá dịch vụ này được cộng vào giá hoặc trừ đi từ giá chứng chỉ

– Hồ sơ định giá trình cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước để báo cáo

– Chứng từ, sổ sách

– Chi tiết các lỗi trong định giá chứng chỉ và cách xử lý các lỗi đó

Ngân hàng giám sát

– Xác nhận việc tính giá trị tài sản ròng

– Bằng chứng cho việc kiểm tra và xác nhận và bản sao của những thông báo gửi đến công ty quản lý quỹ xác nhận lỗi và việc sửa lỗi

Sổ đăng ký nhà đầu tư/cổ đông

Công ty quản lý quỹ

1) Sổ đăng ký nhà đầu tư/cổ đông của quỹ/công ty đầu tư chứng khoán cần phải luôn được cập nhật, sổ đăng ký phải được lập theo mẫu, dưới dạng văn bản và dưới dạng thông tin điện tử, gồm các nội dung sau:

– Tên và địa chỉ hiện tại (nếu có) của nhà đầu tư, mã số khách hàng, số chứng minh nhân dân hoặc thẻ Căn cước công dân hoặc Hộ chiếu còn hiệu lực

– Số lượng chứng chỉ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán nắm giữ

– Thời điểm mua chứng chỉ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán

– Tên đại lý phân phối chứng chỉ/cổ phiếu đó (nếu có)

– Các yêu cầu đặc biệt của nhà đầu tư, cổ đông (cầm cố chứng chỉ/cổ phiếu, các quy định đối với thủ tục phá sản, hoạt động điều tra hình sự, di chúc…)

2) Thông tin về các giao dịch cá nhân với các nội dung:

– Bản chất của mỗi giao dịch (mua, bán, hoặc các hình thức chuyển nhượng khác)

– Tên của đối tác giao dịch

– Ngày thực hiện giao dịch

– Khối lượng giao dịch

– Tên đại lý phân phối, địa điểm phân phối (nếu có)

Thông tin chi tiết về tài sản được lưu ký

Ngân hàng giám sát

1) Thông tin về các tài sản được lưu ký bao gồm:

– Ký danh (tên) của tài khoản lưu ký

– Danh mục đầu tư của quỹ/công ty đầu tư chứng khoán hoặc của các nhà đầu tư ủy thác

– Thông tin chi tiết của các hợp đồng lưu ký phụ cho từng tài sản (nếu có)

– Khối lượng tài sản

– Ngày thực hiện giao dịch

– Giá giao dịch

– Hình thức sở hữu và nơi lưu ký tài sản (ghi danh, chứng chỉ hoặc bút toán ghi sổ)

2) Các yêu cầu đặc biệt của nhà đầu tư (cầm cố chứng chỉ/cổ phiếu công ty đầu tư chứng khoán, các quy định đối với thủ tục phá sản, hoạt động điều tra hình sự, di chúc…)

Các thông tin này phải được xây dựng theo hình thức để có thể phân tích:

– Theo loại hình tài sản lưu ký

– Theo loại hình quỹ/công ty đầu tư chứng khoán

3) Thông tin về các giao dịch đã được thực hiện bao gồm:

– Loại, tên tài sản

– Số tiền

– Bản chất của giao dịch

– Ngày thực hiện giao dịch

– Thông báo xác nhận kết quả giao dịch (hóa đơn, chứng từ, xác nhận của ngân hàng)

– Hoạt động điều chỉnh trên tài khoản danh mục, nhà đầu tư ủy thác

– Giá trị tài sản ròng và phương pháp tính giá

– Các chứng từ kiểm tra và xác minh, các bản sao của các thông báo xác nhận kết quả giao dịch, thông báo báo lỗi…

Lưu trữ và bảo quản

Ngân hàng giám sát

– Địa điểm nơi các tài sản phải được lưu trữ, bảo quản

– Thẩm quyền di chuyển hoặc chuyển nhượng tài sản

– Các biên bản kiểm tra định kỳ về tình hình tài sản do ngân hàng lưu ký hoặc tổ chức kiểm toán hợp pháp thực hiện.