Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-20-BM04 Biên bản vụ việc được sử dụng để ghi nhận một cách chính thức, khách quan và chi tiết các sự việc, sự cố, hành vi vi phạm hoặc bất kỳ tình huống bất thường nào xảy ra trong phạm vi công ty, đặc biệt liên quan đến nhân viên, khách ra vào cổng. Biên bản này là căn cứ pháp lý quan trọng để công ty xem xét, xử lý kỷ luật, giải quyết tranh chấp hoặc báo cáo lên cấp trên. Việc lập biên bản đúng quy cách giúp đảm bảo tính minh bạch, công bằng và bảo vệ quyền lợi của tất cả các bên liên quan.

Ai điền và khi nào

Biên bản này do người có thẩm quyền hoặc người được phân công lập, thường là nhân viên bảo vệ, trưởng ca, quản lý trực tiếp hoặc cán bộ phụ trách an ninh, kiểm soát nội bộ. Biên bản được lập ngay khi phát hiện hoặc ngay sau khi sự việc xảy ra, tại hiện trường hoặc tại phòng làm việc của người lập biên bản. Thời điểm lập biên bản phải được ghi rõ ràng, chính xác. Ngoài người lập biên bản, biên bản còn có sự tham gia của người chứng kiến (nếu có) và người liên quan đến vụ việc để xác nhận nội dung.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Thời gian, địa điểm lập biên bản: Ghi rõ giờ, ngày, tháng, năm hiện tại và địa điểm cụ thể nơi lập biên bản (ví dụ: Phòng bảo vệ, cổng số 1, văn phòng công ty).
2. Người lập biên bản: Ghi họ tên đầy đủ và chức danh của người trực tiếp viết biên bản. Có thể có 1 hoặc 2 người lập.
3. Người chứng kiến: Ghi họ tên, chức danh, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người chứng kiến sự việc (nếu có). Mục này giúp tăng tính khách quan.
4. Người liên quan đến vụ việc: Ghi họ tên, chức danh, số CMND/CCCD, ngày cấp, nơi cấp và địa chỉ thường trú của người có hành vi hoặc liên quan trực tiếp đến vụ việc.
5. Nội dung vụ việc: Đây là phần quan trọng nhất. Cần ghi chi tiết, trung thực, khách quan diễn biến sự việc theo trình tự thời gian: thời gian xảy ra, địa điểm, hành vi cụ thể, nguyên nhân, hậu quả, người chứng kiến, các biện pháp đã xử lý tạm thời, tang chứng vật chứng (nếu có). Không được thêm nhận xét chủ quan.
6. Số bản lập và thời gian kết thúc: Ghi số lượng bản biên bản được lập (thường là 2 hoặc 3 bản) và thời gian kết thúc việc lập biên bản. Cuối cùng, tất cả những người có tên (người chứng kiến, người liên quan, người lập biên bản) phải ký và ghi rõ họ tên.

Lưu ý quan trọng

• Biên bản phải được viết bằng mực xanh hoặc đen, không được viết bằng bút chì hoặc mực đỏ. Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa.
• Nếu có chỗ sai, phải gạch ngang, viết lại nội dung đúng ở bên cạnh và có chữ ký xác nhận của người lập biên bản và người liên quan.
• Mọi người có tên trong biên bản đều phải ký và ghi rõ họ tên. Nếu người liên quan không chịu ký, phải ghi rõ lý do vào biên bản và có chữ ký của người chứng kiến.
• Biên bản phải được lập thành ít nhất 02 bản: một bản lưu tại bộ phận an ninh/quản lý, một bản giao cho người liên quan hoặc cấp trên xử lý.
• Không được bỏ sót các thông tin về thời gian, địa điểm, nhân thân của những người tham gia vì đây là yếu tố pháp lý quan trọng.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin về người chứng kiến hoặc người liên quan, đặc biệt là số CMND/CCCD và địa chỉ thường trú, khiến biên bản thiếu căn cứ xác thực.
• Mô tả nội dung vụ việc quá sơ sài, chung chung, không có diễn biến cụ thể hoặc thiếu trình tự thời gian, gây khó khăn cho việc xử lý sau này.
• Để trống các trường thông tin như giờ, ngày tháng năm hoặc địa điểm lập biên bản, làm mất tính chính xác của văn bản.
• Người lập biên bản tự ý đưa ra nhận xét, đánh giá chủ quan về sự việc thay vì chỉ ghi lại sự kiện khách quan.
• Không yêu cầu người liên quan ký xác nhận hoặc không ghi lý do từ chối ký, dẫn đến biên bản không có giá trị pháp lý khi cần thiết.
• Viết tẩy xóa, sửa chữa nội dung mà không có xác nhận của các bên liên quan, khiến biên bản bị nghi ngờ về tính trung thực.