Hướng dẫn điền sổ theo dõi khách ra vào cổng HC-20-BM01

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu HC-20-BM01 Sổ theo dõi khách ra vào cổng được thiết kế nhằm ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin của tất cả khách đến làm việc tại công ty. Sổ này giúp bộ phận bảo vệ và quản lý kiểm soát chặt chẽ người ra vào, đảm bảo an ninh trật tự trong khuôn viên doanh nghiệp. Đồng thời, đây là cơ sở dữ liệu quan trọng để truy xuất lịch sử ra vào khi cần thiết, phục vụ công tác điều tra hoặc thống kê lượng khách hàng ngày. Việc ghi chép đúng quy cách còn thể hiện tính chuyên nghiệp và trách nhiệm của công ty đối với an toàn lao động.

Ai điền và khi nào

Nhân viên bảo vệ trực cổng là người chịu trách nhiệm chính trong việc điền sổ theo dõi khách ra vào cổng. Sổ được điền ngay tại thời điểm khách đến đăng ký vào cổng, trước khi khách được phép vào khu vực làm việc. Đối với thông tin giờ ra, bảo vệ sẽ ghi nhận khi khách hoàn tất công việc và rời khỏi công ty. Trong trường hợp khách tự điền, bảo vệ cần kiểm tra và xác nhận tính chính xác của từng thông tin trước khi ký xác nhận. Việc điền sổ phải được thực hiện ngay lập tức, không để tình trạng ghi nhớ rồi điền sau vì dễ dẫn đến sai sót hoặc thiếu thông tin.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày: Ghi ngày tháng năm hiện tại theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/10/2024. Đây là thông tin bắt buộc để xác định thời điểm khách đến.
2. Họ tên: Ghi đầy đủ họ và tên của khách, viết chữ in hoa hoặc chữ thường rõ ràng, dễ đọc. Không viết tắt, không ghi biệt danh. Ví dụ: Nguyễn Văn An.
3. Cơ quan: Ghi tên công ty, tổ chức hoặc đơn vị mà khách đang công tác. Nếu khách là cá nhân tự do, ghi "Cá nhân" kèm địa chỉ nếu có. Ví dụ: Công ty TNHH ABC.
4. Người cần gặp: Ghi họ tên của nhân viên hoặc bộ phận mà khách muốn gặp tại công ty. Cần xác nhận thông tin này với khách và kiểm tra với nhân viên liên quan trước khi cho vào. Ví dụ: Phòng Nhân sự - Chị Lan.
5. Nội dung công việc: Mô tả ngắn gọn mục đích đến của khách, ví dụ: họp, ký hợp đồng, bảo trì thiết bị, phỏng vấn, giao hàng... Thông tin này giúp bảo vệ đánh giá mức độ ưu tiên và hướng dẫn khách đến đúng địa điểm.
6. Giờ vào: Ghi chính xác thời điểm khách bước qua cổng vào công ty, theo định dạng 24 giờ (HH:MM). Ví dụ: 08:30. Không ghi giờ ước lượng hoặc giờ dự kiến.
7. Giờ ra: Ghi chính xác thời điểm khách rời khỏi công ty, theo định dạng 24 giờ (HH:MM). Mục này chỉ điền khi khách ra về, không điền trước. Ví dụ: 11:45.

Lưu ý quan trọng

• Luôn yêu cầu khách xuất trình giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu) để đối chiếu thông tin trước khi ghi vào sổ.
• Không được để khách tự ý vào công ty khi chưa hoàn tất việc ghi sổ và chưa xác nhận được người cần gặp.
• Trường hợp khách đến gặp nhiều người, ghi tên người gặp đầu tiên hoặc người chủ trì cuộc họp.
• Giờ ra phải được ghi ngay khi khách rời cổng, không ghi theo giờ ước lượng hoặc ghi sau khi khách đã đi khỏi.
• Sổ phải được bảo quản cẩn thận, không để rách, ướt hoặc mất trang. Cuối mỗi ca trực, bảo vệ bàn giao sổ và kiểm tra số lượng trang còn lại.
• Không tẩy xóa thông tin trong sổ. Nếu viết sai, gạch ngang một đường ngang và viết lại thông tin đúng bên cạnh, ký xác nhận bên cạnh chỗ sửa.

Lỗi thường gặp

• Ghi thiếu thông tin "Người cần gặp" hoặc "Nội dung công việc" dẫn đến không xác định được mục đích khách đến, gây mất an ninh.
• Ghi giờ vào hoặc giờ ra không chính xác, thường do bảo vệ ghi nhớ rồi điền sau, dẫn đến sai lệch dữ liệu kiểm soát.
• Viết tắt tên cơ quan hoặc họ tên khách không rõ ràng, gây khó khăn khi tra cứu sau này. Ví dụ: ghi "CT TNHH" thay vì tên đầy đủ.
• Bỏ qua mục "Cơ quan" đối với khách vãng lai, dẫn đến không xác định được nguồn gốc khách.
• Không kiểm tra giấy tờ tùy thân của khách trước khi ghi sổ, tạo kẽ hở cho người lạ xâm nhập trái phép.
• Ghi giờ ra trước khi khách thực sự rời khỏi cổng, thường xảy ra khi bảo vệ chủ quan hoặc khách báo trước giờ ra nhưng chưa ra.