Hướng dẫn điền Sổ theo dõi ô tô ra vào cổng HC-20-BM03

Mục đích sử dụng

Sổ theo dõi ô tô ra vào cổng (mẫu HC-20-BM03) được thiết kế nhằm ghi nhận đầy đủ, chính xác thông tin của tất cả các phương tiện ô tô ra vào công ty. Mục đích chính là kiểm soát an ninh, truy xuất lịch sử ra vào khi cần thiết, đồng thời hỗ trợ bộ phận bảo vệ và quản lý trong việc giám sát luồng xe. Việc ghi chép bài bản giúp công ty nắm được tần suất sử dụng xe của công ty, cũng như quản lý khách ra vào một cách chuyên nghiệp. Đây là công cụ quan trọng để đảm bảo an toàn và trật tự tại khu vực cổng ra vào.

Ai điền và khi nào

Sổ này do nhân viên bảo vệ trực cổng hoặc nhân viên kiểm soát ra vào chịu trách nhiệm điền. Thời điểm điền là ngay tại thời điểm xe vào cổng và khi xe ra khỏi cổng. Cụ thể, khi một chiếc ô tô (dù là xe khách hay xe công ty) đến cổng vào, bảo vệ phải ghi ngay các thông tin như ngày, giờ vào, biển số xe và loại xe. Khi xe rời khỏi công ty, bảo vệ tiếp tục ghi giờ ra và các ghi chú cần thiết. Không được ghi sau khi xe đã đi qua cổng hoặc ghi theo trí nhớ vào cuối ca để tránh sai sót.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Ngày: Ghi ngày tháng năm hiện tại theo định dạng DD/MM/YYYY. Ví dụ: 15/05/2025. Mỗi lần xe vào đều phải ghi ngày, không bỏ trống.
2. Giờ vào: Ghi chính xác thời điểm xe bắt đầu đi qua cổng vào, theo khung 24 giờ. Ví dụ: 08:30 hoặc 14:45. Không ghi giờ ước lượng.
3. Giờ ra: Ghi thời điểm xe rời khỏi cổng ra. Mục này chỉ điền khi xe ra, có thể để trống tạm thời nếu xe chưa ra. Khi xe ra, phải điền ngay.
4. Biển số xe: Ghi đầy đủ biển số xe, bao gồm cả ký tự và số. Ví dụ: 51A-123.45 hoặc 29B-678.90. Kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn giữa các số gần giống nhau.
5. Xe của khách: Đánh dấu "X" hoặc ghi "có" nếu xe thuộc sở hữu của khách hàng, đối tác hoặc người ngoài công ty. Nếu không phải, để trống hoặc gạch chéo.
6. Xe của công ty: Đánh dấu "X" hoặc ghi "có" nếu xe là tài sản của công ty hoặc xe được công ty thuê dài hạn. Mỗi xe chỉ được chọn một trong hai loại: khách hoặc công ty.
7. Tên lái xe: Ghi họ và tên đầy đủ của người lái xe. Nếu là xe khách, có thể hỏi trực tiếp tài xế. Nếu là xe công ty, ghi tên nhân viên lái xe.
8. Ghi chú: Dùng để ghi lại các thông tin bổ sung như: mục đích ra vào (giao hàng, họp, sửa chữa...), số thẻ tạm trú, hoặc bất kỳ điểm bất thường nào. Nếu không có gì đặc biệt, có thể để trống hoặc gạch chéo.

Lưu ý quan trọng

• Luôn ghi chép ngay tại thời điểm xe vào hoặc ra, không chờ đến cuối ca trực mới điền.
• Chữ viết phải rõ ràng, dễ đọc, không tẩy xóa. Nếu sai, hãy gạch ngang một đường và viết lại bên cạnh, sau đó ký xác nhận.
• Kiểm tra kỹ biển số xe và tên lái xe vì đây là thông tin quan trọng để truy xuất sau này.
• Mỗi dòng chỉ ghi thông tin của một lượt xe vào và ra tương ứng. Không ghi chung nhiều xe trên một dòng.
• Bảo quản sổ cẩn thận, không để ướt, rách hoặc mất trang. Cuối ca phải bàn giao sổ cho ca kế tiếp.

Lỗi thường gặp

• Quên ghi giờ vào hoặc giờ ra, dẫn đến không xác định được thời gian xe có mặt trong công ty.
• Nhầm lẫn giữa mục "xe của khách" và "xe của công ty", đánh dấu cả hai hoặc không đánh dấu mục nào.
• Ghi biển số xe thiếu số hoặc sai ký tự, ví dụ ghi "51A 12345" thay vì "51A-123.45".
• Điền thông tin vào sai cột, ví dụ ghi tên lái xe vào cột ghi chú hoặc ngược lại.
• Bỏ trống mục "ngày" hoặc ghi ngày không đúng định dạng, gây khó khăn khi tra cứu theo thời gian.