Hướng dẫn lập và triển khai kế hoạch ISO công ty xây dựng

1. Mục đích: Thống nhất phương pháp lập, triển khai kế hoạch tại Công ty Mẹ.

2. Phạm vi áp dụng:

Áp dụng đối với tất cả các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ trong công tác kế hoạch.

3. Tài liệu liên quan:

- Các văn bản pháp quy hiện hành của Nhà nước.

- Các hướng dẫn, quy định liên quan của cơ quan quản lý cấp trên.

4. Định nghĩa:

-Lập kế hoạch là hoạt động nhằm xác định các chỉ tiêu, điều kiện và các bước triển khai công việc trong sản xuất kinh doanh cho các khoảng thời gian nhất định trong tương lai của Công ty Mẹ, các đơn vị trực thuộc.

-Thực hiện kế hoạch là hoạt động triển khai để biến các chỉ tiêu kế hoạch đặt ra thành các kết quả thực tế trong sản xuất kinh doanh.

-Kiểm soát kế hoạch là hoạt động kiểm điểm các kết quả đạt được trong thực tế triển khai kế hoạch so với kế hoạch đã đặt ra. Hoạt động kiểm soát nhằm mục đích:

+  Xác định thực trạng hoạt động triển khai kế hoạch.

+ Đưa ra các giải pháp điều chỉnh xử lý kịp thời các sai lệch giữa thực tế triển khai với kế hoạch đặt ra.

+  Làm cơ sở để lập kế hoạch cho thời gian sau.

5. Nội dung:

5.1.Lập kế hoạch ở Tổng Công ty:

5.1.1Công tác lập kế hoạch ở Tổng Công ty bao gồm:

- Lập kế hoạch năm của Công ty Mẹ.

-Lập chỉ tiêu kế hoạch năm giao các đơn vị.

- Lập kế hoạch thực hiện năm của các đơn vị.

- Lập kế hoạch cho dự án và công trình thi công.

- Lập kế hoạch chi tiết.

5.1.2.Quy định trách nhiệm:

5.1.3. Lập kế hoạch năm: Kế hoạch năm của Tổng Công ty thực hiện theo 2 bước:

- Bước 1: Lập chỉ tiêu kế hoạch dự kiến

- Bước 2: Lập kế hoạch năm

A. Lập chỉ tiêu kế hoạch dự kiến:

- Trong đầu tháng 11 hàng năm, Phòng Kế hoạch lập chỉ tiêu kế hoạch (năm tiếp theo) dự kiến trên cơ sở:

  + Báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm trước.

  + Các báo cáo theo dõi thực hiện kế hoạch của các đơn vị gửi lên Phòng Kế hoạch.

  + Định hướng phát triển của Công ty Mẹ.

- Các chỉ tiêu kế hoạch năm (dự kiến) được lập theo biểu mẫu BM.09A.01 và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt trước khi gửi UBND Thành phố để báo cáo.

B-Lập kế hoạch năm chính thức:

- Kế hoạch năm dự thảo được thể hiện trong báo cáo trình bày trước đại hội Công nhân viên chức hàng năm của Công ty Mẹ và được lập trên cơ sở:

+ Quyết định của Tổng Công ty về việc giao chỉ tiêu sản xuất kinh doanh năm cho Công ty Mẹ.

+ Tổng hợp các báo cáo thực hiện kế hoạch 12 tháng của các đơn vị gửi Phòng Kế hoạch.

  + Ý kiến đóng góp của cán bộ chủ chốt của Công ty Mẹ.

+ Lấy ý kiến đóng góp, bổ sung thông qua Đại hội công nhân viên chức Công ty Mẹ.

- Kế hoạch năm chính thức được phòng Kế hoạch hoàn chỉnh ngay sau khi kết thúc Đại hội công nhân viên chức Công ty Mẹ và được trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt

- Phòng Kế hoạch lập chỉ tiêu kế hoạch năm chính thức của Công ty theo BM.09A.02.

5.1.4.Giao chỉ tiêu kế hoạch năm cho các đơn vị trong Công ty Mẹ:

- Chỉ tiêu kế hoạch năm giao cho các đơn vị được lập trên cơ sở:

+ Các chỉ tiêu kế hoạch năm của Công ty Mẹ.

+ Các thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị và Công ty Mẹ.

+ Nghị quyết Đại hội công nhân viên chức.

- Phòng kế hoạch chịu trách nhiệm:

+ Lập báo cáo giao các chỉ tiêu kế hoạch (năm) cho các đơn vị theo BM.09A.03. Báo cáo được trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.

+ Soạn thảo quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch (lập theo BM.09A.04) cho từng đơn vị và trình Tổng giám đốc phê duyệt. Việc giao chỉ tiêu kế hoạch đơn vị được thực hiện trong quý I của năm.

- Đối với một số dự án, công trình, công việc cụ thể, trách nhiệm thực hiện của đơn vị, cá nhân được xác định bằng quyết định riêng. Phòng kế hoạch soạn thảo Quyết định giao nhiệm vụ theo BM.09A.05 và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt.

5.1.5.Lập kế hoạch năm của đơn vị:

- Kế hoạch thực hiện (năm) chính thức của đơn vị hoàn chỉnh trên cơ sở:

+ Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của Công ty Mẹ (trước đó đơn vị đã báo cáo dự kiến kế hoạch sản xuất năm của đơn vị);

+ Năng lực và điều kiện thực tế của đơn vị;

+ Báo cáo và Nghị quyết Đại hội Công nhân viên chức của đơn vị.

- Kế hoạch thực hiện các chỉ tiêu năm của đơn vị bao gồm các nội dung chính như sau:

+ Mục tiêu thực hiện kế hoạch năm của đơn vị.

+ Trình tự triển khai kế hoạch.

+ Biện pháp thực hiện các mục tiêu kế hoạch.

+ Biện pháp đảm bảo cho quá trình triển khai kế hoạch.

- Kế hoạch thực hiện của đơn vị được phụ trách đơn vị xem xét và phê duyệt. Bản kế hoạch này được phổ biến, thông báo tới toàn bộ các thành viên trong đơn vị và được gửi tới lãnh đạo cũng như các đơn vị chức năng trong Công ty Mẹ.

5.1.6.Lập kế hoạch của dự án, công trình và công việc:

Đơn vị, cá nhân được giao chịu trách nhiệm lập kế hoạch thực hiện dự án, công trình, công việc được giao. Việc lập kế hoạch của dự án, công trình và công việc được thể hiện cụ thể trong các quy trình tương ứng.

5.1.7. Lập kế hoạch chi tiết:

Việc lập kế hoạch chi tiết được thực hiện theo yêu cầu của phụ trách đơn vị và thể hiện cụ thể trong các quy trình tương ứng.

5.2.Thực hiện kế hoạch:

- Các đơn vị, cá nhân được giao kế hoạch phải:

+ Tổ chức, triển khai các hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị theo kế hoạch thực hiện đã đề ra.

+ Thường xuyên tự kiểm tra, theo dõi, đánh giá hoạt động thực hiện kế hoạch của đơn vị nhằm đạt kết quả tốt nhất đối với các mục tiêu đặt ra.

+ Phối hợp chặt chẽ với phòng kế hoạch và các đơn vị liên quan trong quá trình lập và triển khai kế hoạch.

- Phòng Kế hoạch:

+ Theo dõi, kiểm tra, đánh giá quá trình thực hiện kế hoạch của các đơn vị và tổng hợp kết quả thực hiện kế hoạch của toàn Công ty Mẹ.

+ Hỗ trợ các đơn vị trong quá trình lập, thực hiện kế hoạch.

+ Kịp thời xử lý (trong phạm vi chức năng quyền hạn) hoặc đưa ra đề xuất giải quyết các điểm không phù hợp trong quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh ở Công ty Mẹ và các đơn vị.

-Các đơn vị, cá nhân được giao nhiệm vụ kiểm soát kế hoạch:  

 +  Theo dõi, kiểm tra sát sao quá trình thực hiện kế hoạch ở Tổng Công ty và đơn vị.

+ Tham gia trực tiếp và hỗ trợ kịp thời trong quá trình thực hiện kế hoạch của các đơn vị được giao theo đúng chức năng nhiệm vụ của mình.

5.3. Biện pháp kiểm soát thực hiện kế hoạch:

5.3.1. Các biện pháp kiểm soát thực hiện kế hoạch bao gồm:

- Tổ chức họp giao ban.

- Báo cáo thực hiện kế hoạch.

- Tổ chức kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện kế hoạch.

5.3.2. Tổ chức họp giao ban:

a. Hình thức họp giao ban:

- Họp định kỳ - Theo kế hoạch;

- Họp đột xuất - Theo yêu cầu của người có thẩm quyền

b. Nội dung chính của cuộc họp giao ban

- Kiểm điểm quá trình thực hiện kế hoạch của đơn vị, so sánh kết quả thực hiện được với các mục tiêu kế hoạch đã đề ra.

- Điều chỉnh hoặc bổ sung mục tiêu kế hoạch (nếu được phép của Người có thẩm quyền) cho phù hợp với điều kiện thực tế.

- Đề xuất biện pháp nhằm đảm bảo quá trình thực hiện kế hoạch được triển khai có hiệu quả và đạt được các mục tiêu kế hoạch đã đặt ra.

c. Giao ban định kỳ:

- Quy định về thời gian, trách nhiệm:

+ Công ty Mẹ - 2 lần/tháng vào ngày thứ 7 của tuần thứ 2 và tuần thứ tư trong tháng và do Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền chủ trì hoặc theo thời gian ấn định của Tổng Giám đốc (nếu cần thiết).

+ Các phòng chức năng của Công ty Mẹ - 1lần/ 2 tuần; vào chiều ngày thứ 5 của tuần và do phụ trách phòng chủ trì (trước khi họp giao ban Tổng Công ty hoặc đột xuất).

+ Ban quản lý dự án, Trung tâm và Xí nghiệp thi công - 1lần/ tuần; vào chiều ngày thứ 3 hàng tuần và do phụ trách đơn vị chủ trì (hoặc đột xuất).

+  Dự án, công trường thi công - 1lần/1 tuần; vào sáng ngày thứ 2 của tuần và do cán bộ phụ trách dự án, công trình chủ trì (hoặc đột xuất).

- Thành phần tham gia họp giao ban theo quy định của Công ty Mẹ.

-Việc thông báo kết quả cuộc họp giao ban được thực hiện theo quy định của Công ty Mẹ.

­Yêu cầu đối với họp giao ban Tổng Công ty:

+ Các đơn vị phải gửi báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh cho phòng Kế hoạch trước cuộc họp giao ban 02 ngày.

+ Phòng kế hoạch chuẩn bị nội dung họp giao ban và thông qua Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền xem xét trước khi tiến hành họp.

d. Giao ban đột xuất:

- Được tổ chức theo yêu cầu của Người có thẩm quyền hoặc đề xuất được Người có trách nhiệm phê duyệt (ở Tổng Công ty-Tổng Giám đốc, ở đơn vị-phụ trách đơn vị).

- Thời gian, thành phần, địa điểm, nội dung họp được xác định theo yêu cầu của người có thẩm quyền (ở Tổng Công ty-Tổng Giám đốc, ở đơn vị - phụ trách đơn vị).

5.3.3. Báo cáo thực hiện kế hoạch:

a-Báo cáo thực hiện kế hoạch năm:

- Các Phòng, Ban quản lý, Trung tâm, Xí nghiệp:

+ Lập bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch năm... của đơn vị theo BM.09A.08.

+ Lập báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm... của đơn vị theo BM.09A.10 và gửi Phòng kế hoạch theo thời gian quy định.

Bảng tổng hợp và báo cáo của các phòng chức năng được lập trên cơ sở trách nhiệm, công việc được giao và yêu cầu của lãnh đạo Tổng Công ty.

- Phòng kế hoạch:

+ Lập bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch năm... của tất cả các đơn vị trong Công ty Mẹ theo BM.09A 09.

+ Lập báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm... của Công ty Mẹ theo BM.09A.11 và trình Tổng Giám đốc xem xét, phê duyệt theo thời gian quy định.

b.Báo cáo thực hiện kế hoạch quý, tháng:

- Các phòng, ban quản lý, Trung tâm, Xí nghiệp:

+ Lập báo cáo thực hiện kế hoạch quý, tháng theo biểu mẫu BM.09A.06 và gửi phòng kế hoạch theo thời gian quy định của Công ty Mẹ.

+ Cập nhật kết quả thực hiện kế hoạch quý, tháng vào bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch của đơn vị.

- Phòng kế hoạch:

+ Lập bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch tháng... của Công ty Mẹ theo biểu mẫu BM.09A.07.

+ Cập nhật kết quả thực hiện kế hoạch quý, tháng vào bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch năm... của Công ty Mẹ.

c. Báo cáo thực hiện kế hoạch dự án, công trình, kế hoạch chi tiết:

Việc lập các báo cáo triển khai dự án, công trình, công việc được thực hiện theo các quy trình tương ứng và theo yêu cầu của Người có trách nhiệm.

5.4. Kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện kế hoạch:

- Việc tiến hành kiểm tra, đánh giá được thực hiện:

+ Định kỳ - theo kế hoạch định trước.

+  Đột xuất theo yêu cầu của Người có thẩm quyền hoặc theo đề xuất của các cá nhân, đơn vị được Tổng Giám đốc (Người được uỷ quyền) phê duyệt.

- Phòng kế hoạch hoặc cá nhân được giao chịu trách nhiệm xác định nội dung, lập văn bản và xác nhận kết quả kiểm tra, đánh giá.

- Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền chịu trách nhiệm xem xét, phê duyệt kết quả kiểm tra, đánh giá.

- Hồ sơ, tài liệu kiểm tra, đánh giá trong quá trình thực hiện kế hoạch đuợc gửi về phòng Kế hoạch để lưu giữ.

6. Hồ sơ:

Phòng Kế hoạch lưu trữ:

+ Kế hoạch năm, báo cáo thực hiện kế hoạch của Tổng Công ty.

+ Tài liệu, hồ sơ kiểm soát quá trình thực hiện kế hoạch.

+ Tài liệu hồ sơ kế hoạch do các đơn vị nộp.

7. Phụ lục: Các biểu mẫu

Dự kiến kế hoạch sản xuất của Công ty Mẹ BM.09A.01

Các chỉ tiêu kế hoạch năm... BM.09A.02

Báo cáo kế hoạch sản xuất kinh doanh năm... giao đơn vị BM.09A.03

Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch năm... (cho đơn vị) BM.09A.04

Quyết định giao nhiệm vụ thực hiện BM.09A.05

Báo cáo thực hiện kế hoạch tháng (quý)... của đơn vị BM.09A.06

Báo cáo thực hiện kế hoạch tháng... của Công ty Mẹ BM.09A.07

Bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch năm... của đơn vị BM.09A.08

Bảng tổng hợp theo dõi thực hiện kế hoạch năm... của Công ty Mẹ BM.09A.09

Báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm... của đơn vị BM.09A.10

Báo cáo tổng kết thực hiện kế hoạch năm... của Công ty Mẹ BM.09A.11

TT

Tên công việc

Nội dung chính

Kinh phí

Thời gian thực hiện

Ghi chú

Bắt đầu

 Hoàn thành

...

Tổng giá trị:

TT

Tên công trình, hạng mục

Khối lượng chính

 Giá trị sản lượng

Thời gian thực hiện

Ghichú

Kh/ công

 Hoàn thành

...

Tổng giá trị:

TT

Tên dự án,

 công trình...

Khối lượng

chính

Sản lượng

Thời gian (tháng)

Bắt đầu

Hoàn thành

Ghi  chú

1

2

3

.......

.......

........