Hướng dẫn kiểm soát hồ sơ ISO công ty xây dựng

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu "QT kiểm soát hồ sơ" được xây dựng nhằm thiết lập một phương pháp thống nhất trong toàn bộ hoạt động kiểm soát hồ sơ tại Công ty Mẹ. Tài liệu này quy định chi tiết quy trình từ khâu tiếp nhận, sắp xếp, lưu trữ, bảo quản, truy cập, sử dụng cho đến xử lý hồ sơ. Mục tiêu cuối cùng là đảm bảo mọi hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh đều được quản lý chặt chẽ, khoa học và dễ dàng tra cứu khi cần thiết, đáp ứng các yêu cầu khắt khe của tiêu chuẩn ISO trong lĩnh vực xây dựng.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này được sử dụng bởi cán bộ lưu trữ của Phòng Tổ chức quản trị hành chính (TCQTHC) và nhân viên các đơn vị trực thuộc Công ty Mẹ. Cán bộ lưu trữ sẽ điền biểu mẫu khi tiếp nhận hồ sơ từ các đơn vị chuyển đến để nộp lưu trữ, ghi chép vào sổ nhận hồ sơ theo BM.02A.03. Ngoài ra, biểu mẫu còn được sử dụng khi lập danh mục hồ sơ lưu trữ (BM.03A.01) và khi nhân viên có nhu cầu mượn hồ sơ (BM.03A.02). Thời điểm điền là ngay khi có giao dịch hồ sơ phát sinh, đảm bảo tính kịp thời và chính xác của dữ liệu quản lý.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Mục đích: Ghi rõ mục tiêu của quy trình là "Quy định phương pháp thống nhất trong việc kiểm soát hồ sơ". Không cần thêm bất kỳ nội dung nào khác vào mục này.
2. Phạm vi áp dụng: Xác định rõ đối tượng áp dụng là "hoạt động kiểm soát các hồ sơ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty Mẹ". Không mở rộng sang các công ty con hay đơn vị khác nếu chưa có quy định bổ sung.
3. Tài liệu liên quan: Liệt kê đầy đủ các văn bản pháp lý làm căn cứ, bao gồm "Văn bản của Nhà nước về quản lý tài liệu, hồ sơ, TCVN 5814 -1994" và "Các quy định về quản lý tài liệu, hồ sơ của Tổng Công ty".
4. Định nghĩa: Ghi nhận hai khái niệm cốt lõi: "Hồ sơ là bằng chứng ghi nhận kết quả đã đạt được về các hoạt động sản xuất kinh doanh" và "Kiểm soát hồ sơ là hoạt động tiếp nhận, quản lý, sử dụng hồ sơ".
5. Nội dung - Quy định chung: Mô tả các nguyên tắc cơ bản: hồ sơ tồn tại ở nhiều dạng (văn bản, bản vẽ, ảnh, phim, băng, đĩa), trách nhiệm lưu trữ thuộc Phòng TCQTHC, các đơn vị phải sắp xếp và lập danh mục trước khi nộp.
6. Nội dung - Mô tả quy trình: Chi tiết hóa 5 bước: Tiếp nhận (ghi sổ theo BM.02A.03, từ chối hồ sơ không đạt yêu cầu), Sắp xếp (theo mã hiệu đơn vị, lập danh mục BM.03A.01), Lưu trữ và bảo quản (theo thời gian quy định, xếp trên giá tủ đúng tiêu chuẩn), Truy cập và sử dụng (cùng bộ phận được tự do, khác bộ phận phải xin phép, viết giấy mượn BM.03A.02), Xử lý hồ sơ (lập danh sách hàng năm, lập biên bản BM.02A.06 khi hủy).
7. Hồ sơ: Ghi nhận rằng hồ sơ lập được lưu giữ theo điều kiện cụ thể của đơn vị và quy định của Công ty Mẹ.
8. Phụ lục: Đính kèm danh mục các biểu mẫu liên quan: BM.03A.01 (Danh mục hồ sơ lưu trữ) và BM.03A.02 (Giấy mượn hồ sơ).

Lưu ý quan trọng

• Hồ sơ nộp lưu trữ phải ở trạng thái khô ráo, nguyên vẹn, có danh mục rõ ràng. Tuyệt đối không chấp nhận hồ sơ ẩm ướt, mục nát hoặc không được đóng gói, sắp xếp.
• Mọi việc truy cập hồ sơ của bộ phận khác đều phải có sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Tổng Công ty hoặc phụ trách đơn vị có hồ sơ. Việc chuyển hồ sơ ra bên ngoài cần có sự cho phép của Lãnh đạo Tổng Công ty có thẩm quyền.
• Khi xử lý hồ sơ (hủy hoặc loại bỏ), phải lập biên bản theo biểu mẫu BM.02A.06 và được lãnh đạo có thẩm quyền phê duyệt. Ngay sau đó, tên hồ sơ phải được gạch bỏ khỏi tất cả danh mục và sổ nhận/giao hồ sơ.
• Các đơn vị chịu trách nhiệm hoàn toàn về nội dung và tình trạng hồ sơ trước khi nộp lưu trữ. Phòng TCQTHC chỉ chịu trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lưu trữ sau khi đã tiếp nhận.

Lỗi thường gặp

• Không ghi chép đầy đủ thông tin vào sổ nhận hồ sơ BM.02A.03 khi tiếp nhận, dẫn đến mất dấu vết kiểm soát và khó truy xuất nguồn gốc hồ sơ sau này.
• Nhân viên tự ý truy cập hồ sơ của bộ phận khác mà không có giấy phép hoặc không viết giấy mượn BM.03A.02, vi phạm quy định về bảo mật và kiểm soát nội bộ.
• Không lập danh mục hồ sơ BM.03A.01 trước khi nộp lưu trữ, hoặc danh mục không khớp với hồ sơ thực tế, gây khó khăn cho công tác sắp xếp và tra cứu.
• Bỏ qua bước lập biên bản BM.02A.06 khi xử lý hồ sơ hết hạn, dẫn đến thiếu căn cứ pháp lý cho việc hủy bỏ và có thể bị cơ quan kiểm toán hoặc thanh tra phát hiện sai phạm.