Hướng dẫn quy trình họp xem xét lãnh đạo ISO công ty xây dựng

Mục đích sử dụng

Quy trình họp xem xét lãnh đạo (ký hiệu QT) được ban hành nhằm thống nhất trình tự tổ chức các cuộc họp của Ban lãnh đạo Công ty để đánh giá toàn diện hệ thống quản lý chất lượng. Mục tiêu là đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp, đầy đủ, hiệu lực và không ngừng cải tiến, đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001 cũng như chính sách và mục tiêu chất lượng mà công ty đã công bố. Biểu mẫu này là công cụ để ghi nhận, kiểm soát toàn bộ quá trình từ khâu lập kế hoạch, tổ chức họp cho đến lưu trữ hồ sơ.

Ai điền và khi nào

Quy trình này được áp dụng cho tất cả các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty. Đối tượng chính thực hiện bao gồm: Đại diện chất lượng (QMR) chịu trách nhiệm lập kế hoạch và chủ trì báo cáo; Phòng Quản lý chất lượng thực hiện soạn thảo tài liệu, mời họp và lưu hồ sơ; Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch và đưa ra kết luận cuối cùng; các đơn vị trực thuộc lập báo cáo hoạt động của đơn vị mình. Thời điểm thực hiện là định kỳ theo kế hoạch triển khai ISO hoặc theo chỉ đạo đột xuất của Tổng Giám đốc.

Hướng dẫn điền từng mục

1. Tiêu đề quy trình: Ghi rõ "QUY TRÌNH HỌP XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO". Đây là tên gọi chính thức, không được viết tắt hay sửa đổi.
2. Thông tin biên soạn, kiểm tra, phê duyệt: Điền đầy đủ họ tên người thực hiện từng bước. Cột "Họ tên" ghi rõ LÊ THỊ HƯƠNG THẢO (Ban ISO), NGUYỄN TIẾN THÀNH (Phó Tổng Giám đốc QMR), PHAN KIM LÂN (Tổng Giám đốc). Cột "Chữ ký" để trống để ký tay sau khi in. Cột "Chức danh" ghi đúng vị trí của từng người.
3. Nội dung sửa đổi (bảng phía dưới): Khi có thay đổi quy trình, điền số thứ tự (STT), số trang bị sửa, nội dung sửa đổi cụ thể, ngày sửa đổi và ghi chú lý do. Nếu là bản phát hành lần đầu, để trống hoặc ghi "Phát hành lần đầu".
4. Mục I. MỤC ĐÍCH: Sao chép nguyên văn nội dung đã được soạn thảo: "Quy định thống nhất trình tự việc xem xét của Ban lãnh đạo Công ty về các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty".
5. Mục II. PHẠM VI ÁP DỤNG: Ghi rõ quy trình này áp dụng cho các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty.
6. Mục III. TÀI LIỆU LIÊN QUAN: Liệt kê các tài liệu tham chiếu như: Sổ tay chất lượng, quy trình đánh giá chất lượng nội bộ, quy trình kiểm soát tài liệu và hồ sơ. Đây là các văn bản có liên quan trực tiếp đến quy trình này.
7. Mục IV. ĐỊNH NGHĨA: Ghi định nghĩa "Xem xét của lãnh đạo" là hoạt động tổng hợp, phân tích, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng nhằm đảm bảo tính thích hợp, cải tiến đáp ứng yêu cầu, chính sách và mục tiêu chất lượng.
8. Mục V. NỘI DUNG - Sơ đồ quá trình (bảng 7 bước): Điền lần lượt từ bước 1 đến bước 7 theo đúng tiến trình: Lập kế hoạch họp, Phê duyệt, Mời họp, Lập báo cáo đơn vị, Lập báo cáo Công ty, Tổ chức họp, Kết thúc. Mỗi bước ghi rõ nội dung, trách nhiệm, tài liệu và hồ sơ tương ứng (ví dụ: BM.15.01, BM.15.02, BM.15.03).
9. Mục 5.2. Mô tả chi tiết: Đây là phần diễn giải cụ thể cho 7 bước trên. Người soạn thảo cần mô tả rõ trách nhiệm của từng bộ phận (QMR, Phòng QLCL, Tổng Giám đốc, các đơn vị) và các mốc thời gian quan trọng (ví dụ: báo cáo đơn vị phải gửi trước họp 2 ngày).
10. Mục VI. HỒ SƠ và VII. BIỂU MẪU: Ghi thời gian lưu trữ: tại Phòng QLCL 05 năm, tại Đơn vị 03 năm. Liệt kê đầy đủ 03 biểu mẫu kèm theo: BM.15.01 (Kế hoạch tổ chức họp), BM.15.02 (Báo cáo hoạt động HTQLCL của đơn vị), BM.15.03 (Báo cáo hoạt động HTQLCL của Công ty).

Lưu ý quan trọng

• Quy trình này phải được phê duyệt bởi Tổng Giám đốc trước khi ban hành và áp dụng chính thức. Mọi sửa đổi đều phải được kiểm soát theo quy trình kiểm soát tài liệu.
• Báo cáo của các đơn vị (BM.15.02) phải được gửi về Phòng Quản lý chất lượng ít nhất 2 ngày trước cuộc họp để có thời gian tổng hợp và xem xét.
• Cuộc họp xem xét lãnh đạo phải có sự tham gia đầy đủ của Tổng Giám đốc, Đại diện chất lượng (QMR), Phòng Quản lý chất lượng và đại diện các đơn vị liên quan.
• Biên bản cuộc họp phải được lập ngay sau khi kết thúc cuộc họp, ghi rõ các kết luận, quyết định và hành động cải tiến được thống nhất.
• Tất cả hồ sơ liên quan (kế hoạch, báo cáo, biên bản, thông báo) phải được lưu trữ đúng thời hạn quy định: 05 năm tại Phòng QLCL và 03 năm tại các đơn vị.

Lỗi thường gặp

• Nhầm lẫn giữa "họp xem xét lãnh đạo" với "họp giao ban" thông thường. Họp xem xét lãnh đạo tập trung đánh giá hiệu lực của toàn bộ hệ thống quản lý chất lượng, không phải họp giải quyết công việc hàng ngày.
• Bỏ sót bước phê duyệt kế hoạch của Tổng Giám đốc trước khi tổ chức họp. Nhiều đơn vị chỉ thông qua QMR mà không trình Tổng Giám đốc phê duyệt, dẫn đến sai quy trình.
• Không gửi báo cáo đơn vị đúng hạn (2 ngày trước họp), khiến Phòng QLCL không đủ thời gian tổng hợp và phân tích số liệu.
• Ghi thiếu hoặc sai mã biểu mẫu (BM.15.01, BM.15.02, BM.15.03) trong phần hồ sơ, gây khó khăn cho việc tra cứu và kiểm tra sau này.
• Không lập biên bản cuộc họp hoặc biên bản không ghi rõ các hành động cải tiến, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm thực hiện.
• Lưu trữ hồ sơ không đúng thời hạn quy định, đặc biệt là tại các đơn vị thường chỉ lưu 1-2 năm thay vì 3 năm theo yêu cầu.