Hướng dẫn điền biểu mẫu tờ trình nội bộ ABC chi tiết

Mục đích sử dụng

Biểu mẫu tờ trình nội bộ (Mẫu số: QT kiểm soát tài liệu) được Công ty ABC sử dụng để trình bày, đề xuất hoặc báo cáo một vấn đề cụ thể lên cấp có thẩm quyền xem xét và phê duyệt. Đây là công cụ giao tiếp chính thức trong nội bộ doanh nghiệp, giúp đảm bảo mọi đề xuất đều được ghi nhận, luân chuyển và xử lý đúng quy trình. Tờ trình thường được dùng để xin ý kiến về các kế hoạch, dự án, thay đổi quy trình, đề xuất ngân sách hoặc các vấn đề cần sự can thiệp của lãnh đạo.

Ai điền và khi nào

Biểu mẫu này do các trưởng bộ phận, phòng ban hoặc nhân viên được ủy quyền soạn thảo khi có nhu cầu trình bày một vấn đề lên Ban Lãnh đạo Công ty. Thời điểm điền là khi cần xin phê duyệt cho một kế hoạch mới, đề xuất thay đổi quy trình làm việc, xin cấp kinh phí cho hoạt động đột xuất, hoặc báo cáo về một tình huống đặc biệt cần sự chỉ đạo. Người soạn thảo cần đảm bảo nội dung tờ trình đầy đủ, chính xác và có cơ sở thuyết phục trước khi trình lên cấp trên.

Hướng dẫn điền từng mục

1. TÊN ĐƠN VỊ SOẠN THẢO: Ghi rõ tên phòng ban, bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo tờ trình (ví dụ: Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật).
2. Số:......./2007/TT/TÊN ĐƠN VỊ: Điền số văn bản theo quy định của công ty, thường bao gồm số thứ tự, năm và tên viết tắt của đơn vị (ví dụ: 01/2024/TT/PKD).
3. Địa danh và ngày tháng: Ghi "Hà Nội" và ngày tháng năm lập tờ trình. Ngày tháng cần được điền đầy đủ và chính xác.
4. V/v:.........................................................................: Ghi tóm tắt nội dung chính của tờ trình, bắt đầu bằng cụm từ "V/v" (ví dụ: V/v đề xuất mua sắm thiết bị văn phòng).
5. Kính gửi: Ghi rõ chức danh hoặc tên phòng ban nhận tờ trình (ví dụ: Kính gửi: - Ban Giám đốc; - Phòng Hành chính Nhân sự).
6. Nội dung: Trình bày chi tiết vấn đề cần trình. Phần này cần nêu rõ lý do, mục đích, cơ sở đề xuất, các phương án (nếu có) và kiến nghị cụ thể. Nội dung cần được viết ngắn gọn, rõ ràng, có luận cứ thuyết phục.
7. Nơi nhận: Liệt kê các đơn vị hoặc cá nhân sẽ nhận bản sao của tờ trình để biết và thực hiện (ví dụ: - Phòng Kế toán; - Lưu VP).
8. ĐƠN VỊ TRÌNH: Ghi tên đơn vị trình tờ trình. Phần này thường được đóng dấu của đơn vị (nếu có).
9. (1) Quyền hạn của người ký: Ghi rõ chức danh của người ký tờ trình (ví dụ: Lãnh đạo Công ty, Trưởng phòng Kinh doanh). Chữ in hoa, cỡ chữ 12, đứng đậm.

Lưu ý quan trọng

• Luôn kiểm tra kỹ số hiệu văn bản và ngày tháng để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống quản lý văn bản của công ty.
• Phần nội dung cần được trình bày mạch lạc, có cấu trúc rõ ràng, tránh lan man, dài dòng. Nên chia thành các đoạn nhỏ với các ý chính được gạch đầu dòng.
• Đảm bảo tất cả các thông tin trong tờ trình đều chính xác, trung thực và có căn cứ. Các số liệu, dẫn chứng cần được kiểm chứng.
• Chữ ký và chức danh của người ký phải đúng thẩm quyền theo quy định của công ty. Người ký chịu trách nhiệm về nội dung tờ trình.
• Lưu giữ bản gốc tờ trình sau khi được phê duyệt tại văn thư hoặc bộ phận hành chính theo quy định lưu trữ hồ sơ.

Lỗi thường gặp

• Thiếu số văn bản hoặc ngày tháng: Nhiều nhân viên quên điền số hiệu và ngày tháng, khiến văn bản không có giá trị pháp lý và khó tra cứu sau này.
• Phần "V/v" quá chung chung: Viết "V/v đề xuất" thay vì "V/v đề xuất mua sắm 5 máy tính xách tay cho phòng Kỹ thuật", gây khó khăn cho người xử lý trong việc nắm bắt nội dung chính.
• Nội dung trình bày thiếu căn cứ: Chỉ nêu đề xuất mà không đưa ra lý do, số liệu hoặc phân tích lợi ích, khiến tờ trình thiếu sức thuyết phục.
• Ghi sai đối tượng nhận: Gửi tờ trình đến sai phòng ban hoặc sai chức danh, dẫn đến việc xử lý bị chậm trễ hoặc không được phê duyệt.
• Không ghi rõ quyền hạn người ký: Bỏ trống hoặc ghi không đúng chức danh của người ký, làm giảm tính chính thức của văn bản.